Was ist ein Organigramm?

Grundlegendes zu Organigrammen

Organigramme (kurz für "Organisationsdiagramm") sind visuelle Roadmaps, die verdeutlichen, wie ein Unternehmen arbeitet. Sie zeigen, wer wem unterstellt ist, welche Abteilungen bestimmte Funktionen wahrnehmen und wie verschiedene Teams zusammenarbeiten, um die Unternehmensziele zu erreichen. Organigramme bieten einen umfassenden Überblick über die Unternehmensstruktur und tragen so zur Vermeidung von Missverständnissen über Rollen und Zuständigkeiten bei.

Diese visuellen Tools sind für die interne Kommunikation wertvoll und erleichtern es den Mitarbeitern, Entscheidungsträger zu identifizieren und Genehmigungsprozesse zu verstehen. Wenn alle die Befehlskette kennen, werden Fragen an die richtigen Personen weitergeleitet und das Projektmanagement profitiert davon, dass Projekte effizienter voranschreiten. Ein gut gestaltetes Unternehmensorganigramm ist ein Bezugspunkt, den Teams jederzeit zur Verfügung haben, wenn sie sich in der Unternehmensstruktur zurechtfinden müssen.

So erstellt man ein Organigramm

Die Erstellung eines Organigramms folgt einem einfachen Prozess, der komplexe Beziehungen in klar aufbereitete Grafiken umwandelt. Dieser Prozess mag einfach erscheinen. Die Herausforderung besteht jedoch darin, das Diagramm auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten, es verlassen oder die Rollen innerhalb der Organisation wechseln. Ein regelmäßiger Überprüfungsplan stellt sicher, dass dein Organigramm die Struktur deines Unternehmens genau widerspiegelt.

So beginnst du mit der Erstellung eines Organigramms:

Zweck und Umfang definieren

Stelle klar, warum du das Diagramm erstellst und wer es verwenden wird. Einige Diagramme werden vielleicht für die Veröffentlichung auf Unternehmenswebsites entwickelt, während andere für den internen Gebrauch während des Onboardings oder der strategischen Planung gedacht sind.

Entscheide, ob dein Diagramm die gesamte Organisation umfassen wird oder sich auf eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Team konzentriert. Der Umfang beeinflusst den Detaillierungsgrad und das gewählte Format und hilft dir dabei, ein zielgerichteteres und nützlicheres Tool zu erstellen.

Genaue Informationen sammeln

Arbeite mit der Personalabteilung zusammen, um aktuelle Daten zu allen Positionen zu sammeln, einschließlich Berufsbezeichnungen, Berichtsbeziehungen und Teamzuweisungen. In dieser Phase ist Genauigkeit entscheidend, da ein veraltetes oder falsches Diagramm eher zu Verwirrung als zu Klarheit führen kann.

Überprüfe die Informationen mit den Abteilungsleitern und stelle sicher, dass du sowohl formelle Berichtslinien als auch alle gepunkteten Beziehungen, die möglicherweise in deiner Organisation bestehen, erfasst hast. Diese Zusammenarbeit hilft dabei, kürzlich erfolgte Änderungen zu identifizieren, die möglicherweise noch nicht in den offiziellen Personalakten enthalten sind.

Ein Format wählen

Wähle die Art von Diagramm, die die tatsächliche Struktur deiner Organisation am besten wiedergibt. Traditionelle hierarchische Diagramme passen zu vielen Unternehmen, während Matrix- oder Abteilungsformate sich möglicherweise besser für komplexe Organisationen mit mehreren Berichtsbeziehungen eignen.

Ziehe Tools in Betracht, die eine einfache Aktualisierung und den unternehmensweiten Austausch ermöglichen. Moderne Software für die Prozessabbildung und Diagrammerstellung macht dein Diagramm flexibler und zugänglicher als statische Dokumente.

Daten eingeben und Elemente anordnen

Erstelle auf deiner gewählten Plattform Felder, die Positionen darstellen und Linien, die die Berichtsbeziehungen zeigen. Ordne diese Elemente in einem logischen Ablauf an, der die Organisationsstruktur klar kommuniziert.

Confluence-Whiteboards bieten eine intuitive Oberfläche für die Erstellung von Organigrammen mit Drag-and-Drop-Funktionen, die es einfach machen, Elemente zu positionieren und Beziehungen anzupassen. Der kollaborative Charakter von Online-Whiteboards ermöglicht es allen Stakeholdern, in Echtzeit zum Diagramm beizutragen und es zu verfeinern.

Abschnitte beschriften und ausfüllen

Füge Namen, Titel, Kontaktinformationen und alle anderen relevanten Informationen zu jedem Positionsfeld hinzu. Du kannst kurze Rollenbeschreibungen hinzufügen, wenn das Diagramm als Mitarbeiterverzeichnis oder beim Onboarding verwendet werden soll.

Sorge für visuelle Konsistenz im gesamten Diagramm, indem du dasselbe Format für ähnliche Positionen und Beziehungen verwendest. Eine einheitliche Farbcodierung für Abteilungen oder Ebenen kann die Lesbarkeit verbessern und dabei helfen, verschiedene Organisationseinheiten schnell zu identifizieren.

Überprüfen, teilen, updaten

Bitte vor der Fertigstellung die Stakeholder darum, das Diagramm auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Nimm auf der Grundlage ihres Feedbacks die notwendigen Korrekturen vor, damit das Diagramm die aktuelle Struktur widerspiegelt.

Teile das fertige Diagramm über die entsprechenden Kanäle, egal ob es sich um das Intranet deines Unternehmens, eine Plattform für den Wissensaustausch oder Aushänge in Büroräumen handelt. Richte einen regelmäßigen Aktualisierungsplan oder -prozess ein, um organisatorische Änderungen zu erfassen, sobald sie auftreten.