¿Qué es un organigrama?

Comprensión de los organigramas

Los organigramas son hojas de ruta visuales que describen el funcionamiento de una empresa. Aclaran quién rinde cuentas a quién, qué departamentos se encargan de funciones específicas y cómo colaboran los distintos equipos para alcanzar las metas de la empresa. Al proporcionar una visión completa de la estructura de una empresa, los organigramas ayudan a eliminar la confusión sobre las funciones y responsabilidades.

Estas herramientas visuales son valiosas para la comunicación interna, ya que facilitan a los empleados la identificación de los responsables de la toma de decisiones y la comprensión de los procesos de aprobación. Cuando todo el mundo conoce la cadena de mando, las preguntas se dirigen a las personas adecuadas y la gestión de proyectos se beneficia, ya que los proyectos avanzan de manera más eficiente. Un organigrama empresarial bien diseñado es un punto de referencia que los equipos pueden consultar siempre que necesiten navegar por la estructura de la empresa.

Cómo crear un organigrama

La creación de un organigrama útil sigue un proceso sencillo que transforma las relaciones complejas en imágenes claras. Si bien el proceso de creación puede parecer sencillo, el verdadero desafío es mantener el organigrama actualizado a medida que las personas entran en la organización, la abandonan o cambian de rol dentro de ella. Planificar revisiones regulares ayuda a garantizar que el organigrama refleje con precisión la estructura de la empresa.

Aquí tienes cómo empezar a crear tu organigrama:

Define la finalidad y el alcance

Aclara por qué estás creando el organigrama y quién lo usará. Algunos organigramas pueden desarrollarse con fines públicos en los sitios web de las empresas, mientras que otros pueden diseñarse para uso interno durante la incorporación o la planificación estratégica.

Decide si tu organigrama abarcará a toda la organización o se centrará en un departamento o equipo específico. El alcance influirá en el nivel de detalle y el formato que elijas, lo que te ayudará a crear una herramienta más específica y útil.

Recopila información precisa

Colabora con el equipo de recursos humanos para recopilar datos actuales sobre todos los puestos, incluidos los cargos, las relaciones jerárquicas y las tareas de los equipos. La precisión en esta fase es crucial, ya que un organigrama obsoleto o incorrecto puede generar confusión más que claridad.

Verifica la información con los jefes de departamento para asegurarte de que estás indicando tanto las líneas jerárquicas formales como cualquier relación secundaria que pueda existir dentro de tu organización. Esta colaboración ayuda a identificar cualquier cambio reciente que aún no se refleje en los registros oficiales de recursos humanos.

Elige un formato

Selecciona el tipo de organigrama que mejor represente la estructura real de tu organización. Los organigramas jerárquicos tradicionales funcionan bien para muchas empresas, pero los formatos matriciales o divisionales podrían ser más útiles para las organizaciones complejas con varias relaciones jerárquicas.

Considera usar herramientas que permitan modificar y compartir fácilmente el organigrama en toda la organización. El software moderno de creación de diagramas y mapeo de procesos pueden hacer que tu organigrama sea más flexible y accesible que los documentos estáticos.

Introduce los datos y organiza los elementos

Usa la plataforma que prefieras para crear cuadros que representen posiciones y líneas que indiquen las relaciones jerárquicas. Organiza estos elementos en un flujo lógico que comunique claramente la estructura organizativa.

Las pizarras de Confluence ofrecen un lienzo intuitivo para crear organigramas, con una función de arrastrar y soltar que facilita la organización de los elementos y la modificación de las relaciones. La naturaleza colaborativa de las pizarras online también permite a las partes interesadas contribuir y perfeccionar el organigrama en tiempo real.

Etiqueta y rellena cada sección

Añade nombres, cargos, información de contacto y cualquier otra información relevante a cada casilla. Considera la posibilidad de incluir descripciones breves de los roles si la tabla se usará para directorios de empleados o con fines de incorporación.

Mantén la coherencia visual en todo el organigrama utilizando el mismo formato para puestos y relaciones similares. Utilizar de forma coherente códigos de colores para los distintos departamentos o niveles puede mejorar la legibilidad y ayudar a identificar rápidamente las diferentes unidades organizativas.

Revisa, comparte y actualiza

Antes de finalizar el organigrama, pide a las partes interesadas que lo revisen para comprobar su corrección e integridad. Haz las correcciones necesarias en función de sus comentarios para asegurarte de que el organigrama refleje la estructura actual.

Comparte el organigrama completo a través de los canales apropiados, ya sea la intranet de tu empresa, la plataforma de intercambio de conocimientos o las pantallas físicas en los espacios de oficina. Establece un cronograma o proceso de actualización regular para reflejar los cambios organizativos a medida que se producen.