Cos'è un organigramma?

Comprendere gli organigrammi

Gli organigrammi sono roadmap visive che delineano il modo in cui opera un'azienda. Chiariscono da chi dipendono i vari ruoli, quali dipartimenti gestiscono funzioni specifiche e come i diversi team collaborano per raggiungere gli obiettivi aziendali. Fornendo una visione completa della struttura di un'azienda, gli organigrammi aiutano a eliminare la confusione su ruoli e responsabilità.

Questi strumenti visivi sono preziosi per la comunicazione interna, aiutando i dipendenti a identificare i responsabili delle decisioni e a comprendere i processi di approvazione. Quando tutti conoscono la catena di comando, le domande vengono indirizzate alle persone giuste e la gestione dei progetti ne trae vantaggio man mano che i progetti procedono in modo più efficiente. Un organigramma aziendale ben progettato è un punto di riferimento che i team possono consultare ogni volta che hanno bisogno di orientarsi nella struttura aziendale.

Come creare un organigramma

La creazione di un organigramma efficace segue un processo semplice che trasforma delle relazioni complesse in immagini chiare. Anche se il processo di creazione può sembrare semplice, la vera sfida è mantenere il grafico aggiornato man mano che nuove persone entrano, escono o cambiano ruolo all'interno dell'organizzazione. Fissare delle revisioni regolari aiuta a garantire che l'organigramma rifletta sempre accuratamente la struttura della tua azienda.

Ecco come iniziare a creare il tuo organigramma:

Definisci lo scopo e l'ambito

Chiarisci perché stai creando il grafico e chi lo userà. Alcuni grafici potrebbero essere sviluppati per un pubblico specifico, ad esempio sui siti web aziendali, mentre altri potrebbero essere progettati per uso interno durante l'onboarding o la pianificazione strategica.

Decidi se il tuo grafico comprenderà l'intera organizzazione o si concentrerà su un reparto o un team specifico. L'ambito influenzerà il livello di dettaglio e il formato che sceglierai, in modo che tu possa creare uno strumento più mirato e utile.

Raccogli informazioni precise

Collabora con le risorse umane per raccogliere dati aggiornati su tutte le posizioni, tra cui qualifiche professionali, relazioni di reporting e incarichi dei membri dei team. La precisione in questa fase è fondamentale, poiché un grafico obsoleto o errato può generare confusione anziché fare chiarezza.

Verifica le informazioni con i responsabili di reparto per assicurarti di acquisire sia le linee di reporting formali che le eventuali relazioni rappresentate con linee tratteggiate che potrebbero esistere all'interno della tua organizzazione. Questa collaborazione consente di identificare eventuali modifiche recenti che potrebbero non essere ancora state riportate nei registri ufficiali delle risorse umane.

Scegli un formato

Seleziona un tipo di grafico che rappresenti al meglio la struttura effettiva della tua organizzazione. I tradizionali grafici gerarchici funzionano bene per molte aziende, ma i formati a matrice o divisionali potrebbero essere più adatti alle organizzazioni complesse con più relazioni di reporting.

Prendi in considerazione l'utilizzo di strumenti che consentano aggiornamenti e condivisione facili in tutta l'organizzazione. I moderni software di mappatura e diagrammi dei processi possono rendere il tuo grafico più flessibile e accessibile rispetto ai documenti statici.

Inserisci i dati e organizza gli elementi

Usa la piattaforma che hai scelto per creare riquadri che rappresentano le posizioni e linee che mostrano le relazioni di reporting. Disponi questi elementi in un flusso logico che comunichi chiaramente la struttura organizzativa.

Le lavagne Confluence offrono una tela intuitiva per creare organigrammi, con la funzionalità drag-and-drop che semplifica il posizionamento degli elementi e la regolazione delle relazioni. La natura collaborativa delle lavagne online consente inoltre agli stakeholder di contribuire modificando il grafico in tempo reale.

Etichetta e compila ogni sezione

Aggiungi nomi, qualifiche, informazioni di contatto e qualsiasi altra informazione pertinente a ciascun riquadro. Se il grafico verrà utilizzato per gli elenchi dei dipendenti o per l'onboarding, considera la possibilità di includere brevi descrizioni dei ruoli.

Mantieni la coerenza visiva in tutto il grafico utilizzando lo stesso formato per posizioni e relazioni simili. Una codifica per colore coerente dei reparti o livelli può migliorare la leggibilità e aiutare chi consulta il grafico a identificare rapidamente le varie unità organizzative.

Rivedi, condividi e aggiorna

Prima di finalizzare il grafico, chiedi alle parti interessate di esaminarlo per verificarne l'accuratezza e la completezza. Apporta le correzioni necessarie in base al loro feedback per assicurarti che il grafico rifletta la struttura attuale.

Condividi il grafico completo attraverso i canali appropriati, come ad esempio la tua intranet aziendale, la piattaforma di condivisione delle conoscenze o dei display fisici negli uffici. Stabilisci un programma o un processo di aggiornamento regolare per riportare i cambiamenti organizzativi man mano che avvengono.