組織図とは

組織図を理解する

組織図は、企業がどのように運営されているかを概説する視覚的なロードマップです。直属の上下関係や特定の任務を担っている部署に加え、会社のゴールを達成するためにさまざまなチームがコラボレーションしている仕組みを明確化します。組織図によって会社の構造が包括的に可視化されるため、役割と責任に関する混乱を解消することが可能です。

このビジュアル ツールは社内のコミュニケーションに有益であり、従業員が意思決定者を特定しやすく、承認プロセスを理解しやすくなります。全員が指揮系統を把握していれば、質問が適切な担当者に伝わり、プロジェクトが効率的に進行するため、プロジェクト管理にもメリットがあります。適切に設計された会社組織図は、社内のチームが会社の構造を確認する必要があるときにいつでも参照できる基準点です。

組織図の作成方法

役立つ組織図を作成するには、複雑な関係をわかりやすいビジュアルに変換するシンプルなプロセスに従います。作成プロセスは簡単そうに見えますが、真の課題は、組織内での人材の入社、退職、役割の変更に合わせて組織図を最新の状態に保つことです。定期的なレビュー スケジュールを設定することで、組織図が会社の構造を正確に反映していることを確認できます。

組織図の作成を開始する手順は、以下のとおりです。

目的とスコープを定義する

図を作成する理由と、誰が使用するのかを明確にします。図の中には、会社の Web サイトで公開するために開発されるものもあれば、オンボーディングや戦略計画における社内使用のためにデザインされるものもあります。

図を組織全体に適用するのか、特定の部門やチームに焦点を当てるのかを決めます。作成する範囲によって、詳細レベルや形式が変わり、より的を絞った便利なツールを作成できます。

正確な情報を収集する

人事部と協力し、役職、上下関係、チーム配属など、すべての職位に関する最新データを収集します。この段階では正確さが非常に重要です。古かったり不正確な図は、明確さよりもむしろ混乱を招く可能性があります。

部門長と情報を確認し、正式なレポート ラインだけでなく、組織内に存在する可能性のある点線の関係も確実に把握するようにします。このコラボレーションにより、公式の人事記録にまだ反映されていない可能性のある最近の変更を特定するのに役立ちます。

形式を選択する

組織の実際の構造を最もよく表す図の種類を選択してください。従来の階層図は多くの企業に適していますが、複数の上下関係を持つ複雑な組織にはマトリックス形式や部門形式の方が適している場合があります。

組織全体で簡単に更新したり共有したりできるツールの使用を検討してください。最新のプロセス マッピングおよび図作成ソフトウェアを使用すれば、静的なドキュメントよりも柔軟でアクセスしやすい図を作成できます。

データを入力して要素を配置する

選択したプラットフォームを使用して、職位を表すボックスと、上下関係を示す線を作成します。これらの要素を論理的な流れに沿って配置することで、組織構造を明確に伝えることができます。

Confluence ホワイトボードは、組織図を作成するための直感的なキャンバスです。ドラッグ アンド ドロップ機能により、要素の配置や関係の調整が簡単に行えます。オンライン ホワイトボードのコラボレーション機能により、関係者はリアルタイムで図の作成に貢献し、修正を加えることができます。

各セクションにラベルを付けて記入する

各職位のボックスに、名前、役職、連絡先情報、その他の関連情報を追加します。図を従業員名簿やオンボーディングに使用する場合は、役割の簡単な説明を追加することを検討してください。

類似の職位や関係には同じ形式を使用し、図全体で視覚的な一貫性を保ちます。部門や階層ごとに色分けを統一することで、読みやすさが向上し、閲覧者が組織単位をすばやく識別できるようになります。

レビュー、共有、更新

図を完成させる前に、関係者に正確性と完全性についてレビューしてもらいます。フィードバックに基づいて必要な修正を加え、図が現在の構造を反映していることを確認してください。

完成した図を、社内イントラネット、ナレッジ共有プラットフォーム、オフィス スペース内のディスプレイなど、適切なチャンネルを通じて共有します。組織の変更が発生したときにそれを把握するための定期的な更新スケジュールまたはプロセスを確立します。