Czym jest schemat organizacyjny?

Zrozumienie schematów organizacyjnych

Schematy organizacyjne (wykresy organizacyjne) to wizualne plany działania, które przedstawiają sposób funkcjonowania firmy. Wyjaśniają, kto podlega komu, które działy zajmują się konkretnymi zadaniami i w jaki sposób różne zespoły współpracują, aby osiągnąć cele firmy. Dzięki kompleksowemu przedstawieniu struktury firmy schematy organizacyjne pomagają wyeliminować niejasności dotyczące ról i obowiązków.

Te wizualne narzędzia są cenne dla komunikacji wewnętrznej, ułatwiając pracownikom identyfikację osób podejmujących decyzje i zrozumienie procesów zatwierdzania. Kiedy wszyscy znają strukturę hierarchiczną, pytania kierowane są do właściwych osób, a zarządzanie projektami zyskuje na efektywności, ponieważ projekty są realizowane sprawniej. Dobrze zaprojektowany schemat organizacyjny firmy stanowi punkt odniesienia, z którego zespoły mogą korzystać w razie potrzeby, aby zorientować się w strukturze firmy.

Jak sporządzić schemat organizacyjny

Tworzenie przydatnego schematu organizacyjnego to prosty proces wizualizowania skomplikowanych zależności. Sam proces tworzenia schematu może się wydawać prosty; prawdziwym wyzwaniem jest utrzymanie aktualności schematu w miarę jak pracownicy dołączają do firmy, opuszczają ją i zmieniają swoje role. Dzięki regularnym przeglądom wykonywanym według harmonogramu schemat będzie dobrze odzwierciedlał strukturę firmy.

Oto jak zacząć tworzyć schemat organizacyjny:

Ustalenie celu i zakresu

Wyjaśnij, dlaczego tworzysz schemat i kto będzie z niego korzystać. Niektóre schematy mogą służyć do publicznego udostępniania w witrynach internetowych organizacji, inne do użytku wewnętrznego podczas onboardingu lub planowania strategicznego.

Należy zdecydować, czy schemat będzie obejmował całą organizację, czy też określony dział lub zespół. Zakres schematu wpłynie na jego szczegółowość i format. W ten sposób powstanie bardziej ukierunkowane i użyteczne narzędzie.

Zebranie dokładnych informacji

We współpracy z działem HR zbierz aktualne dane o wszystkich stanowiskach, w tym odpowiadające im tytuły zawodowe, zależności służbowe i przypisania do zespołów. Dokładność na tym etapie ma kluczowe znaczenie, ponieważ nieaktualny lub niedokładny schemat wprowadza zamieszanie zamiast przejrzystości.

Zweryfikuj informacje z szefami działów, aby mieć pewność, że odzwierciedlono zarówno formalną hierarchię podległości służbowej, jak i inne zależności (oznaczane liniami przerywanymi), które mogą istnieć w organizacji. W ten sposób można zidentyfikować ostatnie zmiany, nieujęte jeszcze w oficjalnych dokumentach działu HR.

Wybór formatu

Wybierz typ schematu najlepiej reprezentujący rzeczywistą strukturę organizacji. Tradycyjne schematy organizacyjne sprawdzają się w wielu firmach. Z kolei schematy macierzowe i działowe lepiej pasują do skomplikowanych organizacji z wieloma relacjami podległości.

Rozważ użycie narzędzi umożliwiających łatwą aktualizację i udostępnianie w organizacji. Nowoczesne oprogramowanie do mapowania procesów i tworzenia diagramów może dodać schematowi elastyczności i sprawić, że będzie bardziej dostępny niż dokumenty statyczne.

Wprowadzenie danych i uporządkowanie elementów

Użyj wybranej platformy w celu utworzenia pól reprezentujących stanowiska i linii oznaczających zależności. Uporządkuj elementy w logiczny sposób jasno odzwierciedlający strukturę organizacji.

Tablice Confluence oferują intuicyjne płótno do tworzenia schematów organizacyjnych z funkcją przeciągania i upuszczania ułatwiającą pozycjonowanie elementów i dostosowywanie zależności. Zorientowanie tablic online na współpracę umożliwia też interesariuszom wnoszenie wkładu w schematy i ich udoskonalanie w czasie rzeczywistym.

Oznaczenie i wypełnienie poszczególnych sekcji

Dodaj nazwiska, tytuły zawodowe, informacje kontaktowe i inne istotne informacje do każdego pola stanowiska. Możesz tam umieścić również krótkie opisy ról, jeśli schemat ma być przeznaczony do ewidencji pracowników lub do celów onboardingu.

Zachowaj wizualną spójność schematu: używaj tego samego formatu do odzwierciedlania podobnych stanowisk i zależności. Spójne kodowanie działów i poziomów kolorami zwiększa czytelność schematu i pomaga odbiorcom szybko identyfikować jednostki organizacyjne.

Przeglądaj, udostępniaj i aktualizuj

Przed sfinalizowaniem schematu poproś interesariuszy o jego przejrzenie pod kątem kompletności i dokładności. Na podstawie informacji zwrotnych wprowadź niezbędne poprawki, aby schemat odzwierciedlał aktualną strukturę firmy.

Gotowy schemat udostępnij odpowiednimi kanałami: w firmowym intranecie, na platformie udostępniania wiedzy lub w postaci wydruków w biurach. Określ harmonogram regularnych aktualizacji, aby schemat na bieżąco odzwierciedlał zmiany zachodzące w organizacji.