12 Prinzipien und Konzepte für das Projektmanagement

Wichtigste Vorteile

• Projektmanagementprinzipien bilden einen einheitlichen Rahmen für die Planung, Durchführung, Nachverfolgung und den Abschluss von Projekten im Team.

• Grundlegende Konzepte wie eine klare Rollenverteilung und der Fokus auf Wertschöpfung gelten für alle Branchen und Methoden.

• Die Umsetzung dieser Prinzipien verbessert die Erfolgsquoten von Projekten und fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit.

• Du kannst anhand dieser Prinzipien deine aktuellen Praktiken überprüfen und ermitteln, wo in deinem Team Verbesserungspotenzial besteht.

Effektives Projektmanagement ist für den Erfolg von Unternehmen aller Art unverzichtbar. Hinter jeder wichtigen Geschäftsinitiative steht eine Reihe von Projekten, die den Fortschritt vorantreiben und einen Mehrwert liefern.

Herausragende Ergebnisse basieren aber nicht nur auf Tabellen, RACI-Diagrammen oder gelegentlichen Teammeetings. Echter Projekterfolg hängt von einem transparenten, klar definierten Workflow und nahtloser Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Rollen ab.

Die zuverlässigsten Strategien basieren auf einer Reihe von Leitprinzipien für das Projektmanagement, die für Klarheit und Konsistenz sorgen und die Teamarbeit fördern. 

In diesem Leitfaden werden 12 wesentliche Projektmanagementprinzipien vorgestellt, die einen soliden und dennoch anpassbaren Rahmen für jedes Team bilden. Wenn du diese Prinzipien befolgst, kann deine Organisation Projekte souverän und zuverlässig planen, ausführen und liefern.

Was sind Projektmanagementprinzipien?

Projektmanagementprinzipien sind die grundlegenden Richtlinien, an die sich Teams halten, wenn sie Projekte planen, durchführen, überwachen und abschließen. Sie definieren, wie Aufgaben strukturiert werden, wie Entscheidungen getroffen werden und wie Teams vom Projektstart bis zum Abschluss aufeinander abgestimmt arbeiten.

Prinzipien sind allgemeiner als eine konkrete Projektmanagementmethode. 

Ob dein Team nun agile Sprints, ein Wasserfallmodell, Kanban oder einen hybriden Ansatz nutzt: Es gelten immer dieselben Grundprinzipien. Sie geben Teams einen gemeinsamen Handlungsrahmen, der unabhängig von der Strukturierung der Arbeit funktioniert.

In der Praxis tragen Projektmanagementprinzipien in Teams dazu bei, Fragen wie diese zu beantworten:

• Was möchten wir erreichen?

• Wer ist für welchen Teil der Arbeit zuständig?

• Wie verwalten wir den Umfang, Risiken und Änderungen?

• Wie messen wir unseren Erfolg?

• Wie dokumentieren wir Erkenntnisse für das nächste Projekt?

Projektmanagementprinzipien im Vergleich zu Projektmanagementphasen

Während Prinzipien regeln, wie ein Team arbeitet, wird mit Projektmanagementphasen vorgegeben, wann die Aufgaben umgesetzt werden. Es handelt sich um aufeinanderfolgende Phasen, die von der Projektinitiierung bis zum Projektabschluss reichen.

Prinzipien beeinflussen die Entscheidungsfindung in jeder Phase, während Phasen die strukturelle Projektzeitleiste bilden, die dafür sorgt, dass alles auf Kurs bleibt.

Die 12 Projektmanagementprinzipien auf einen Blick

Ein kurzer Überblick über die 12 Prinzipien und ihre Funktion im Team

12 grundlegende Projektmanagementprinzipien

Ein sinnvoller Projektplan liefert alle erforderlichen Informationen für die Durchführung eines Projekts von Anfang bis Ende und zur Evaluierung.

Unabhängig von deiner Methodik muss der Ansatz die Projektanforderungen, die Erwartungen der Stakeholder sowie die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens erfolgreich berücksichtigen. Die Einhaltung der folgenden 12 grundlegenden Konzepte für das Projektmanagement kann zum Erfolg deines Projekts beitragen.

1. Projektstruktur herstellen

Bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann, braucht ein Projekt eine klare Struktur, auf die sich alle (Teammitglieder und Stakeholder gleichermaßen) beziehen können und die zur Evaluierung dient. Diese Struktur sollte vorgeben, was zum Umfang des Projekts zählt und was nicht.

Eine klar definierte Projektstruktur legt in der Regel Projektmeilensteine, Umfang, Zeitleiste, Stakeholder, erwartete Ergebnisse, Budget und Einschränkungen fest. 

Wenn du alle diese Informationen mit einer Projektplanvorlage oder einem Projektauftrag dokumentierst, hat das Team von Anfang an eine zentrale Informationsquelle und das Risiko von Missverständnissen zu einem späteren Zeitpunkt wird verringert.

2. Projektziele und -vorgaben definieren

Es ist wichtig, die Projektziele und -vorgaben zu definieren, um die Struktur festzulegen und Unterstützung von Mitgliedern des Projektmanagementteams und Stakeholdern zu erhalten.

Formuliere die allgemeinen und spezifischen Ziele des Projekts klar und achte darauf, dass sie mit den Gesamtzielen des Unternehmens im Einklang sind. Eine klare Zielsetzung in der Planungsphase hilft Teams außerdem, bei begrenzten Ressourcen besser zu priorisieren. 

Deine Projektmanagementsoftware muss die Möglichkeit bieten, Ziele direkt mit Vorgängen zu verknüpfen, damit alle nachvollziehen können, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt. Teams, die OKRs verwenden, helfen diese OKR-Beispiele dabei, Ziele in messbaren und umsetzbaren Begriffen zu verankern.

3. Projektsponsor ermitteln

Die Unterstützung durch Sponsoren ist für den Erfolg eines Projekts entscheidend. Ein Projektsponsor bietet Rückhalt auf Führungsebene, beseitigt organisatorische Hindernisse und sichert die Ressourcen, die Teams brauchen, um voranzukommen.

Der Sponsor ist in der Regel nicht in das Tagesgeschäft involviert, spielt aber bei übergeordneten Entscheidungen und Eskalationen eine direkte Rolle. In der Regel übernimmt ein Projektsponsor folgende Aufgaben:

• Umfang und Erfolgskriterien genehmigen: Der Sponsor bestätigt, dass die Grenzen des Projekts und die Definition von "Erfolg" auf die geschäftlichen Prioritäten abgestimmt sind.

• Zum Beseitigen größerer Hindernisse beitragen: Der Sponsor hilft, den Weg freizumachen, wenn Teams auf Probleme stoßen, die sich nicht auf Projektebene lösen lassen.

• Der Führungsebene den Wert des Projekts kommunizieren: Der Sponsor agiert als Fürsprecher und sorgt dafür, dass die Führungskräfte informiert und eingebunden bleiben.

• Budget- oder Ressourcenentscheidungen mittragen: Der Sponsor vermittelt die Begründung, wenn zusätzliche Investitionen erforderlich sind.

Dokumentiere den Projektsponsor und seine Rolle in einem Projektauftrag, damit das ganze Team die Entscheidungshierarchie von Anfang an kennt. Eine kostenlose Vorlage für einen Projektauftrag erleichtert dir den Einstieg. Damit kannst du dein Team vernetzen und klare Erwartungen für die wichtigsten Aufgaben festlegen.

4. Rollen und Zuständigkeiten klären

Die Rollen und Zuständigkeiten variieren je nach Geschäftsanforderungen, Erwartungen der Stakeholder und verfügbaren Ressourcen. Wenn du diese Rollen klar und frühzeitig definierst, sorgst du für eine effektive Zusammenarbeit und vermeidest Mehrarbeit.

Projekte kommen schneller voran, wenn alle wissen, wer für Entscheidungen, Aufgaben, Überprüfungen und Genehmigungen verantwortlich ist. Ein RACI-Diagramm ist eine praktische Möglichkeit, das sichtbar zu machen.

RACI steht für "Responsible, Accountable, Consulted, Informed". Das heißt, das Diagramm ordnet Aufgaben den Personen zu, die verantwortlich oder rechenschaftspflichtig sind bzw. die konsultiert oder informiert werden müssen. 

Beim Veröffentlichen von Inhalten beispielsweise ist in der Regel der Ersteller verantwortlich und der Marketingleiter rechenschaftspflichtig. Die Rechtsabteilung wird konsultiert und der Rest des Teams informiert. Diese Klarheit verhindert Rätselraten und hält die Arbeit in Bewegung.

5. Verantwortlichkeit im Team schaffen

Verantwortlichkeit bedeutet, dass jeder Vorgang einen sichtbaren Besitzer, eine klare Deadline und eine Möglichkeit zur Fortschrittsverfolgung hat. Es geht weniger um Kontrolle als vielmehr um gemeinsames Dranbleiben.

Das bedeutet, dass alle im Team die Erwartungen kennen und nachvollziehen können, wie die Arbeit voranschreitet. Mit Tools wie Jira lässt sich Verantwortlichkeit ganz einfach in Workflows integrieren: 

• Aufgabenverantwortung: Wenn du Aufgaben namentlich zuweist, beseitigst du Unklarheiten darüber, wer wofür verantwortlich ist.

• Fälligkeitsdaten und Status-Updates: Klare Deadlines und regelmäßige Statusprüfungen geben dem Team einen gemeinsamen Einblick in den aktuellen Stand.

• Kanban Boards: Die Visualisierung der laufenden Arbeiten hilft Teams, Engpässe zu erkennen, bevor sie zu Blockern werden.

• Dashboard-Berichterstellung: Zusammengefasste Ansichten für Fortschritt, Blocker und Abschlussquoten halten sowohl das Team als auch die Stakeholder auf dem Laufenden.

6. Projektumfang und Änderungen verwalten

Anpassungsfähigkeit ist im gesamten Lebenszyklus eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Ziele, Anforderungen, Erwartungen, verfügbare Personen und Ressourcen können sich jederzeit ändern.

Deshalb sollte jeder Plan eine klare Strategie für das Verwalten des Projektumfangs und für die Reaktion auf Änderungen enthalten. Scope Creep, also eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs, tritt auf, wenn ungeplante Aufgaben in ein Projekt aufgenommen werden, ohne dass Zeitleiste, Budget oder Ressourcen entsprechend angepasst werden. 

Oft fängt es klein an – etwa mit einer zusätzlichen Funktionsanfrage oder einem weiteren erwarteten Ergebnis –, aber diese Kleinigkeiten können sich schnell summieren. Eine Vorlage für den Projektumfang hilft Teams, die Ergebnisse, Ausschlüsse, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Genehmigungsprozesse gleich zu Beginn festzulegen.

So sind Änderungsanfragen leichter zu bewerten. In Kombination mit einem Änderungsmanagementplan bietet ein klar dokumentierter Projektumfang dem Team eine strukturierte Möglichkeit, zu entscheiden, ob es neue Aufgaben übernimmt, auf einen späteren Zeitpunkt legt oder ablehnt.

7. Einen Risikomanagementplan erstellen

Risiken können ein Projekt schnell gefährden, wenn nicht sogar das Unternehmen selbst. Projektpläne müssen daher umfassende Schritte zur Ermittlung, Bewertung und Minderung der Projektrisiken beinhalten. 

Überprüfe und aktualisiere im Verlauf des Projekts regelmäßig den Plan für das Risikomanagement. Zu den gängigen Risikokategorien, die du bei der Planung berücksichtigen solltest, gehören:

• Risiken für den Zeitplan: Abhängigkeiten, Verzögerungen oder eine Fehleinschätzung des Aufwands können das Erreichen von Meilensteinen verzögern.

• Ressourcenbezogene Risiken: Verfügbarkeitsprobleme, Fluktuation oder Fähigkeitslücken im Team können sich auf die Kapazität auswirken.

• Budgetrisiken: Kostenüberschreitungen, Änderungen des Umfangs oder unerwartete Ausgaben gefährden das Budget.

• Technische Risiken: Systemeinschränkungen, Integrationsfehler oder technische Schulden sind ernstzunehmende Risiken.

• Risiken bei Stakeholdern oder Genehmigungen: Dies können Verzögerungen bei Entscheidungen, wechselnde Prioritäten oder nicht abgestimmte Erwartungen sein.

Bewerte bei jedem Risiko die Wahrscheinlichkeit des Eintretens, die potenziellen Auswirkungen, die verantwortliche Person und den Maßnahmenplan zur Risikominderung. Ein Risikoregister und eine Risikomatrix sind praktische Tools, um diese Informationen organisiert und für das Team sichtbar bereitzustellen.

8. Projektfortschritt überwachen

Ein weiteres wichtiges Prinzip des Projektmanagements ist, den Fortschritt in jeder Phase zu überwachen. Lege KPIs (Key Performance Indicators) fest, um den Fortschritt im Hinblick auf die festgelegten Ziele zu ermitteln. 

Dein Plan muss auch ein System zur regelmäßigen Nachverfolgung und Bewertung des Projektfortschritts sowie zur Berichterstattung darüber beinhalten. Folgendes sollten Teams in allen Phasen verfolgen:

• Aufgabenstatus: Durchlaufen Vorgänge wie geplant den Workflow?

• Meilensteine: Erreicht das Team wichtige Kontrollpunkte planmäßig?

• Änderungen an der Projektzeitleiste: Haben sich Abhängigkeiten verschoben oder verzögert?

• Blocker: Was behindert den Fortschritt und was wird dagegen unternommen?

• Budget- oder Ressourcenbeschränkungen: Ist das Projekt finanziell und in Bezug auf die Kapazität auf Kurs?

Verschiedene Ansichten eignen sich für unterschiedliche Überwachungsanforderungen. Die Projektverfolgung mit Kanban Boards macht Workflows sichtbar. 

Zeitleistenansichten sind eine gute Wahl, um Abhängigkeiten und die Zeitplanung zu verwalten. Kalenderansichten tragen dazu bei, anstehende Fristen sichtbar zu machen. Dashboards eignen sich für die Berichterstattung zum Fortschritt an Stakeholder.

9. Effektive Wertschöpfung priorisieren

Das Ziel jedes Projekts ist es, den Stakeholdern und dem Unternehmen als Ganzes einen Mehrwert einzubringen. Behandle Aufgaben, die zum Erfolg des Projekts beitragen, mit der höchsten Priorität. 

Bei diesem Prinzip geht es um Methoden und Tools, die deinem Team die kontinuierliche Bewertung und Anpassung der Prioritäten auf der Grundlage der Stakeholder-Anforderungen und der Projektziele ermöglichen.

Eine hilfreiche Methode zur Priorisierung ist das Evaluieren von Aufgaben anhand von Auswirkungen, Dringlichkeit, Aufwand und Übereinstimmung mit den Projektzielen. In der Regel bietet es sich an, Aufgaben mit hoher Wirkung und geringem Aufwand zuerst anzugehen. 

Aufgaben, die nicht klar mit der Zielsetzung des Projekts zusammenhängen, sollten aufgeschoben oder ganz gestrichen werden. Wenn du Aufgaben im Verlauf des Projekts auf diese Weise abwägst, ist es einfacher, sich auf die wirklich wichtigen zu konzentrieren.

10. Eine Baseline für die Leistung festlegen

Effektives Leistungsmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg des Projektmanagements. Lege eine Baseline für das Leistungsmanagement fest, um die Team- und Projektleistung zu bewerten und nachzuverfolgen. 

Ermittle anhand von Leistungsmetriken Bereiche mit Verbesserungspotenzial und erkenne Erfolge an. Zu den nützlichsten Baseline-Metriken gehören:

• Geplante vs. tatsächliche Zeitleiste: Verläuft das Projekt nach Zeitplan?

• Budgetabweichung: Entsprechen die Ausgaben der ursprünglichen Schätzung?

• Abgeschlossene Meilensteine: Hat das Team die vorab festgelegten Kontrollpunkte erreicht?

• Ressourcennutzung: Arbeitet das Team mit nachhaltiger, den Erwartungen entsprechender Kapazität?

• Qualitäts- oder Akzeptanzkriterien: Entsprechen die Ergebnisse den zu Beginn festgelegten Standards?

Die Nachverfolgung anhand einer Baseline erleichtert es dir, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, bevor aus kleinen Lücken größere Probleme werden.

11. Projektergebnisse fertigstellen

Erledige alle notwendigen Aufgaben, die in deinem Projektplan definiert sind, um dein Projekt erfolgreich abzuschließen. Vergewissere dich, dass alle Ergebnisse den Qualitätsstandards entsprechen. 

Hole die erforderlichen Genehmigungen von den Stakeholdern und vom Management ein. Der Projektabschluss bedeutet auch, zu bestätigen, dass alle Vorgänge dokumentiert und ordnungsgemäß übergeben wurden. 

Bei diesem Projektmanagementprinzip werden in der Regel vier Punkte abgehakt:

• Prüfen, ob alle Aufgaben abgeschlossen sind: Sieh dir den Projektplan noch einmal an und vergewissere dich, dass jedes geplante Ergebnis berücksichtigt wurde.

• Einhaltung der Qualitätsstandards verifizieren: Stelle sicher, dass alle Ergebnisse die zu Beginn des Projekts festgelegten Akzeptanzkriterien erfüllen.

• Genehmigungen der Stakeholder einholen: Hole die formelle Freigabe von den relevanten Stakeholdern und Entscheidungsträgern ein.

• Projektdokumentation archivieren: Bewahre die endgültigen Dokumente, Entscheidungen und Assets an einem leicht zugänglichen Ort auf, damit du später darauf zurückgreifen kannst.

12. Gewonnene Erkenntnisse dokumentieren

Überlege, welche Erfolge das Projekt hervorgebracht hat, und hebe die Schlüsselfaktoren hervor, die zu positiven Ergebnissen beitragen. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten auch dokumentiert werden, um damit zukünftige Projekte zu unterstützen und kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.

Projektretrospektiven sind eine unaufwendige, strukturierte Möglichkeit, diese Erkenntnisse festzuhalten. Teams klären dabei, was gut gelaufen ist, was nicht und was sie beim nächsten Mal anders machen würden. 

Diese Dokumentation wird zu einer Ressource für alle, die später ein ähnliches Projekt übernehmen. Konsistente Retrospektiven sind einer der wichtigsten Faktoren für kontinuierliche Verbesserung in Teams und Organisationen.

Projektmanagementprinzipien in der Praxis

Mit den 12 oben genannten Prinzipien erhalten Teams ein reproduzierbares Framework, um mit Klarheit und Konsistenz vom Projektstart bis zum Abschluss zu gelangen. Die Prinzipien funktionieren unabhängig von Branche, Teamgröße und Methodik.

Confluence hilft Teams, Projektpläne, Ziele, Entscheidungen und Retrospektiven zentral zu dokumentieren. Jira verknüpft die Ziele direkt mit den Vorgängen. Zeitleisten-, Kalender- und Kanban-Ansichten stehen zur Verfügung, um den Fortschritt zu verfolgen und über die Ergebnisse zu berichten. 

Mit beiden Tools zusammen haben Teams alles, was sie brauchen, um diese Prinzipien vom ersten Tag an in die Praxis umzusetzen.

Du kannst Jira und Confluence kostenlos testen und dir selbst ein Bild davon machen, wie sie zur Umsetzung der Projektmanagementprinzipien beitragen. 

FAQ zu Projektmanagementprinzipien

Warum ist ein klares Projektziel so wichtig?

Eine klar definierte Zielsetzung vermittelt Orientierung und Sinn und stellt sicher, dass alle Teammitglieder wissen, was Erfolge ausmacht. Sie erleichtert die Entscheidungsfindung und sorgt dafür, dass das Projekt auf die angestrebten Ergebnisse ausgerichtet bleibt.

Welchen Einfluss haben Führungskräfte auf die Projektergebnisse?

Führungskräfte geben im Team die Richtung vor, was die Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Motivation anbelangt. Im Optimalfall tragen sie dazu bei, Konflikte zu lösen, Hindernisse zu beseitigen und das Projekt auf die Ziele auszurichten.

Warum ist es wichtig, Projektmanagementansätze individuell anzupassen?

Jedes Projekt ist einzigartig. Daher erhöhen angepasste, auf Größe, Komplexität und Kontext des Projekts abgestimmte Prinzipien und Methoden die Erfolgschancen. Durch die individuelle Anpassung wird sichergestellt, dass die Prozesse effizient und relevant statt starr oder überambitioniert sind.

Warum sollten Projekte in Phasen verwaltet werden?

Die Aufteilung eines Projekts in mehrere Phasen ermöglicht eine regelmäßige Überprüfung, Anpassung und Validierung des Fortschritts. Dieser schrittweise Ansatz trägt zum Risikomanagement bei und sorgt dafür, dass in jeder Phase ein Mehrwert erzielt wird, bevor die Arbeit weiterläuft.

Wie trägt die kontinuierliche Einbindung der Stakeholder zum Projekterfolg bei?

Wenn du die Stakeholder während des gesamten Projekts einbeziehst, ist sichergestellt, dass ihre Anforderungen und Erwartungen verstanden und berücksichtigt werden. Diese fortlaufende Einbindung schafft Vertrauen und verringert das Risiko von Widerstand oder unschönen Überraschungen in späten Phasen.