Ressourcenplanung im Projektmanagement

Was ist Ressourcenplanung?

Bei der Ressourcenplanung werden bestimmten Aufgaben und Projekten innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens Ressourcen zugewiesen. Je nach Branche handelt es sich bei deinen Ressourcen um Teammitglieder, Ausrüstung und Einrichtungen.

Teammitglieder wie Stakeholder und alle Beteiligten dazwischen haben Zugriff auf den Ressourcenplan, in dem die zeitlichen Verpflichtungen und Zuständigkeiten während des gesamten Projektlebenszyklus zusammengefasst sind, damit keine Verwirrung entsteht.

Bei den meisten Projekten stellen sich bei der Ressourcenplanung die folgenden drei Fragen:

• Welche Ressourcen benötigt dieses Projekt?
• Wann werden die Ressourcen benötigt?
• Sind die Ressourcen verfügbar?

Die Beantwortung dieser Fragen hält alle auf dem Laufenden und verhindert Verzögerungen, da Projektmanager so den genauen Ressourcenbedarf, die Zeitbeschränkungen und die Verfügbarkeit ermitteln können. Außerdem ist eine effektive Ressourcenplanung entscheidend für ein effektives Zeitmanagement, mit dem gewährleistet wird, dass dein Team die verfügbaren Stunden produktiv nutzt und die Projektziele erreicht.

Mehr Effizienz bei den Mitarbeitern

Projekteffizienz leidet unter verschiedenen Aktionen: von der Zuweisung falscher Ressourcen bis hin zum verspäteten Delegieren von Aufgaben. Ressourcenplanung ermöglicht es Managern, den gesamten Projektumfang abzubilden und die Anforderungen jedes Projekt zu ermitteln.

Stell dir vor, du brauchst einen erfahrenen Entwickler, um an der Unternehmens-App zu arbeiten. Aber du nimmst keine Ressourcenplanung vor. Daher vergisst du vielleicht, dass der Entwickler mit dem Finanzteam zusammenarbeiten muss, bis es zu spät ist und du die Projektzeitleiste ändern musst.

Bei der Ressourcenplanung weist du alle Ressourcen und Aufgaben während der Projektplanungsphase zu. Auf diese Weise brauchst du dir keine Gedanken über die Lösung von Ressourcenkonflikten machen.

Schluss mit der Überlastung von Ressourcen

Angenommen, du hast einen erfahrenen Entwickler, der an einer neuen App arbeitet. Ist er auch mit der neuen Website beschäftigt? Was ist mit dem Chatbot, den die Geschäftsleitung gleichzeitig starten will? Wenn der Entscheidungsprozess nur berücksichtigt, wann der Entwickler verfügbar ist, könntest du ihn überlasten.

Mit Ressourcenmanagement kannst du Aufgaben gleichmäßig verteilen und verhinderst einen Burn-out deiner Mitarbeiter. Du bist dann informiert, wenn jemand zu viele Aufgaben hat oder umgekehrt mehr Arbeit braucht.

Überlastungen zu verhindern, ist finanziell sinnvoll. Ein fehlerhafter oder gar fehlender Ressourcenplan kann dazu führen, dass du einem Projekt zu viele Ressourcen zuweist. Zusätzliche Ressourcen erhöhen am Ende die Kosten und verhindern, dass das Team andere Aufgaben übernimmt.

Ressourcenplanungssoftware stoppt eine Überallokation. Es kann jedoch eine Lernphase geben. Beurteile die durchschnittliche Produktivität deines Teams, um eine gerechte Aufgabenverteilung sicherzustellen.

Optimiert Projektfristen und Projektumsetzung

Sorgt für eine optimale Ressourcennutzung

Hast du Teammitglieder, die untätig herumsitzen, weil ihre Projekte den Arbeitstag nicht ausfüllen? Arbeiten Teammitglieder über ihre Belastungsgrenze hinaus? Die Ressourcenplanung zeigt, wie dein Team seine Ressourcen nutzt und welche Ergebnisse diese Nutzung hat.

Du erreichst eine optimale Ressourcennutzung, wenn du mit minimalen Reibungsverlusten die höchste Produktivität aus deinen Ressourcen herausholst. Dieses Gleichgewicht manuell zu finden ist fast unmöglich – und ohne Ressourcenplanung verlierst du den Überblick über deine Ressourcen und ihre Verfügbarkeit. Das macht es schwierig, unter- oder überbeanspruchte Ressourcen zu identifizieren, und kann dazu führen, dass du Schwierigkeiten hast, Rollen effektiv zuweisen.

Bei der Ressourcenplanung werden die Aufgaben jedes Teammitglieds in Echtzeit angezeigt, sodass du sie schnell anpassen kannst, wenn Probleme auftreten. Du kannst zum Beispiel jemandem mit mehr Zeit und Fähigkeiten eine Aufgabe zuweisen oder die Kapazität deines Teams neu ausbalancieren.

Arten der Ressourcenplanung

Projekte können unterschiedliche Herangehensweisen an die Ressourcenplanung erfordern. Wenn du verstehst, wann du welche Methode anwenden solltest, kannst du die richtige Strategie für die Anforderungen deines Teams wählen.

Gängige Ressourcenplanungsmethoden:

• Zeitbasierte Planung: Diese Methode konzentriert sich auf bestimmte Zeitfenster und Fristen für die Projektausführung. Ressourcen werden auf der Grundlage von Lieferterminen zugewiesen, nicht auf der Basis ihrer Verfügbarkeit. Die zeitbasierte Planung eignet sich gut für Projekte mit festen Fristen, z. B. Produkteinführungen oder Marketingkampagnen.
• Ressourcenabgleich: Wenn du begrenzte Ressourcen, aber flexible Fristen hast, hilft dir ein Ressourcenabgleich, Arbeitsbelastungsspitzen auszugleichen. Bei dieser Methode werden die Projektzeitpläne an die Kapazität deines Teams angepasst. Ein Projekt wird dann möglicherweise um einige Wochen verlängert, aber dafür wird dein bester Designer nicht mit drei parallel laufenden Kampagnen überlastet.
• Ressourcenglättung: Im Gegensatz zum Abgleich wird der ursprüngliche Projektzeitplan bei der Ressourcenglättung beibehalten. Aufgaben werden innerhalb dieses Zeitrahmens neu verteilt. Dieser Ansatz funktioniert, wenn Fristen nicht verhandelbar sind, du aber die Arbeitsbelastung des Team ausgleichen und dafür die Fristen einiger Aufgaben innerhalb derselben Projektphase ändern musst.

Die Komplexität eines Projekts bestimmt in der Regel, welche Methode am besten geeignet ist. Einfache Projekte mit klaren Zeitplänen erfordern oft nur eine zeitbasierte Planung. Komplexe Projekte mit mehreren Abhängigkeiten profitieren hingegen von einem Ressourcenabgleich oder einer Ressourcenglättung, damit Engpässe vermieden werden.

Erstellen eines effektiven Ressourcenplans für dein nächstes Projekt

Die Erstellung einer funktionierenden Ressourcenplanung erfordert nicht nur eine Auflistung von Aufgaben. Du brauchst einen strategischen Ansatz in Bezug auf Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Projektziele.

So kannst du Jira nutzen, um diese Herausforderung zu bewältigen:

Schritt 1: Projekt erstellen

Als Erstes solltest du dein Projekt in Jira einrichten. Dies ist die Grundlage für eine genaue Planung und ein präzises Aufgabenmanagement. Mit diesem Schritt legst du den Rahmen fest, auf dem jede spätere Planungsentscheidung basiert. Wähle eine Projektvorlage aus, die zu deinem Workflow passt, z. B. Scrum, Kanban oder einen benutzerdefinierten Ansatz. Die Auswahl hat keine Auswirkungen auf die Visualisierung und Verwaltung deines Ressourcenplans im Laufe des Projektlebenszyklus.

Schritt 2: Aufgaben für das Projekt anlegen

Wenn du Vorgänge in Jira richtig erstellst, legst du damit das Fundament für eine fehlerfreie Ressourcenzuweisung. Verwende verschiedene Vorgangstypen für verschiedene Aufgaben: Tasks für spezifische Aktionen, Epics für größere Projekte, Storys für Anforderungen und Bugs für Probleme, die behoben werden müssen. Richte die Anforderungen der Aufgaben an den Fähigkeiten und Erfahrungen der Teammitglieder aus. Ein erfahrener Entwickler stellt eine komplexe Integration eventuell in zwei Tagen fertig, während ein unerfahrener Kollege eine Woche braucht. Dein Ressourcenplan sollte diese Qualifikationsunterschiede widerspiegeln.

Schritt 3: Ressourcenverfügbarkeit und -planung analysieren

Gehe relevante Kalender, die aktuelle Arbeitsauslastung und geplante Urlaube durch, um Beschränkungen zu identifizieren, die die Verfügbarkeit von Mitarbeitern beeinträchtigen. Die Aufgabenvisualisierung in Jira bietet verschiedene Perspektiven für die Ressourcenzuweisung. In der Board-Ansicht von Jira werden Vorgänge beispielsweise in Workflow-Schritten angezeigt und die Zeitleistenansicht hilft dir, Vorgänge zu planen, den Fortschritt zu verfolgen und Abhängigkeiten abzubilden. Diese visuellen Tools erleichtern die Erkennung von Problemen, bevor sie deinen Zeitplan durcheinander bringen.

Schritt 4: Regelmäßig überwachen und anpassen

Verfolge den Fortschritt und weise Ressourcen nach Bedarf neu zu, wenn es zu Verzögerungen oder Änderungen kommt. Jira bietet datengestützte Berichte und Einblicke, die dir eine Übersicht über die Entwicklung von Projekten und Änderungen in puncto Prioritäten bieten. Regelmäßige Check-ins sorgen für eine offene Kommunikation mit dem Team. Dadurch kannst du Probleme frühzeitig erkennen und rechtzeitig Anpassungen vornehmen. Jira-Berichte, in Kombination mit der Zeitleistenansicht, ermöglichen Teams, effektiv im Blick zu behalten, wie gut ihr Ressourcenplan mit dem tatsächlichen Projektfortschritt übereinstimmt.

Wenn du diese Schritte befolgst und die starken Funktionen von Jira nutzt, kannst du einen effektiven Ressourcenplan erstellen, der die Projekteffizienz verbessert und eine optimale Ressourcennutzung gewährleistet.

Häufige Herausforderungen bei der Ressourcenplanung

In einer perfekten Welt verliefe die Ressourcenplanung ohne Probleme. Zeitpläne würden sich von selbst ergeben und Ressourcen wären immer verfügbar.

Teams kämpfen häufig mit Projektbeschränkungen, unterschiedlichen Aufgabenbereichen und konkurrierenden Interessen. Zum Beispiel möchte das Content-Team deinen neuen Freelancer für die Erstellung von Website-Blogs einsetzen, während die Werbeabteilung der Meinung ist, dass neue Anzeigentexte Vorrang haben sollten. Priorisierung ist jedoch ein wichtiger Bestandteil der Ressourcenplanung

Hier sind vier typische Hindernisse, denen Teams bei der Ressourcenplanung begegnen:

Ressourcenkonflikte und Überallokation

Überallokation ist oft das größte Problem eines Teams. Eine gute Ressourcenplanung verhindert normalerweise extreme Fälle von Überallokation. Das Problem kann sich jedoch als hartnäckig erweisen.

Angenommen, du weist einer Person drei Aufgaben zu, die parallel laufen und jeweils ein Drittel ihres Arbeitstages in Anspruch nehmen. Da bleibt nicht viel Spielraum. Gerät ein Projekt ins Hintertreffen, sind oft auch andere Projekte betroffen. Das führt zu Stress und die betroffene Person wird versuchen, irgendwie zu einem Ergebnis zu kommen. Jetzt hat das Team einen Ressourcenkonflikt.

Mit der Ressourcenplanung kannst du Überallokation vielleicht nicht aus der Welt schaffen, aber du kannst dafür sorgen, dass sie seltener vorkommt. Halte also einen Ressourcenmanagementplan bereit und achte auf Updates.

Umgang mit Ressourcenverfügbarkeit und Fähigkeiten

Die Ressourcenplanung macht es einfach, Aufgaben zuzuweisen, aber was ist, wenn jemand nicht verfügbar ist?

Beim Ressourcenabgleich passt du den Zeitplan und die Fälligkeitstermine so an, dass die gestellten Aufgaben von den vorhandenen Ressourcen erledigt werden können. Angenommen, ein Designer muss an zwei Werbekampagnen arbeiten. Anstatt einen zweiten Designer anzuheuern, verlängerst du einfach den Projektzeitplan.

Wenn du dich auf Tabellen und Whiteboards verlässt, hast du möglicherweise Schwierigkeiten, die notwendigen Informationen zu finden. Nur zu wissen, wer an einem Projekt arbeitet, reicht nicht aus, wenn du nach bestimmten Fähigkeiten oder Informationen zur Verfügbarkeit suchst.

Mit einer effektiven Ressourcenmanagement-Software wie Jira kannst du den Arbeitsplan und die Fähigkeiten jedes Teammitglieds verfolgen. Mit der Software kannst du potenzielle Engpässe erkennen, bevor sie sich ausweiten, und Taktiken wie den Ressourcenabgleich anwenden.

Umgang mit Veränderungen und Unsicherheiten

Die Ressourcenplanung hilft deinem Projektmanagement-Team, auf Änderungen zu reagieren, aber das reicht vielleicht nicht aus, wenn dein Zeitplan immer knapp bemessen ist.

Was geschieht, wenn du neue Kunden gewinnst oder ein Teammitglied in den Mutterschutz geht? Wie gehst du vor, wenn dein Terminplan immer voll ist und du keine zusätzlichen Ressourcen zur Verfügung hast? In diesen Situationen hast du in der Regel drei Möglichkeiten: ein Projekt pausieren, Fristen verschieben oder weitere Mitarbeiter einstellen.

Diese Änderungen lassen sich mit der Hilfe von Software leichter bewältigen. Mit Jira erhältst du automatische Änderungsbenachrichtigungen, sodass du mehr Zeit hast, die nächsten Schritte zu bestimmen.

Mehrere Projekte und Prioritäten unter einen Hut bringen

Jeder in deinem Team hat Projekte und Prioritäten. Auch wenn die Teammitglieder die gleichen Ziele verfolgen, musst du mehrere Projekte koordinieren und die Ressourcenplanung liefert dir kaum Anhaltspunkte zur Festlegung von Prioritäten.

Eine gute Ressourcenplanung hilft zwar dabei, Reibungspunkte auszugleichen, ist aber nicht die einzige Lösung. Individuelle Probleme mit der Motivation können leicht übersehen werden, weshalb regelmäßige Kommunikation mit deinem Team entscheidend ist. Nach Projektupdates zu fragen und immer offen für Feedback zu sein, ist ebenfalls wichtig.

Diese Herausforderung wird komplexer, wenn du verschiedenartige Projekte bearbeitest. Dein Gantt-Diagramm zeigt vielleicht, dass theoretisch alles perfekt läuft, aber in der Praxis kann der Kontextwechsel zwischen Projekten alle Beteiligten ausbremsen. Manche Teammitglieder leben von Abwechslung, andere wiederum brauchen fokussierte Einzelprojekte, um besser zu arbeiten.

Best Practices für die Ressourcenplanung

Bei einer effektiven Ressourcenplanung geht es um mehr als nur darum, Personen Aufgaben zuzuordnen. Man braucht Strategien, um die typischen Fallstricke zu vermeiden, die Projekte sonst zum Scheitern bringen und Teams überfordern.

Folge bei der Ressourcenplanung diesen Tipps:

• Pufferzeit einplanen: Nicht jede Minute eines jeden Tages muss verplant sein. Aufgaben dauern oft länger als erwartet, Notfälle tauchen auf und die Leute brauchen Luft zum Atmen. Plane für die meisten Aufgaben zusätzliche Zeit ein. Dieser Puffer verhindert, dass eine Verzögerung gleich den gesamten Zeitplan durcheinander wirft.
• Regelmäßige Check-ins mit deinem Team einplanen: Wöchentliche oder zweiwöchentliche Treffen helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen. Diese Meetings müssen nicht lang sein – nur lang genug, um Hindernisse oder Änderungen bei der Verfügbarkeit zu erkennen. Teammitglieder zögern oft, Probleme anzusprechen, bis daraus Krisen werden. Schaffe also sichere Räume für diese Gespräche.
• Bessere Planung mit historischen Daten: Verfolge Aufgaben, um zu erfahren, wie viel Zeit Aufgaben und größere Projekte im Vergleich zu deinen Schätzungen tatsächlich benötigen. Nachdem du ein paar Projekte abgeschlossen hast, wirst du bald ein Muster erkennen. Vielleicht nehmen deine Design-Reviews immer doppelt so viel Zeit in Anspruch wie geplant, oder deine Entwickler sind immer früher mit ihren Programmieraufgaben fertig, benötigen aber zusätzliche Zeit für das Testen. Mit diesen Daten kannst du den Zeitaufwand das nächste Mal besser einschätzen.

Jira zentralisiert all deine Projektinformationen an einem Ort und bietet dir durch Funktionen wie Zeitleistenansichten, Kapazitätsplanung und benutzerdefinierte Felder einen einheitlichen Überblick über die Ressourcenzuweisung. Gleichzeitig kannst du mit Jira Product Discovery priorisieren, welche Projekte Ressourcen benötigen, bevor daraus Verpflichtungen werden. So stellst du sicher, dass du Ressourcen für wichtige Arbeit einplanst und nicht nur für dringende Aufgaben.

Optimierte Ressourcenplanung mit Jira