Wat is een organigram?

Inzicht krijgen in organigrammen

Organigrammen zijn visuele stappenplannen die aangeven hoe een bedrijf werkt. Ze maken duidelijk wie aan wie rapporteert, welke afdelingen specifieke functies vervullen en hoe verschillende teams samenwerken om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Door een uitgebreid overzicht te geven van de structuur van een bedrijf, helpen organigrammen verwarring over rollen en verantwoordelijkheden te voorkomen.

Deze visuele hulpmiddelen zijn waardevol voor interne communicatie, waardoor het voor werknemers eenvoudiger is om te weten wie de besluitvormers zijn en om goedkeuringsprocessen te begrijpen. Als iedereen de taakverdeling kent, worden vragen aan de juiste mensen gesteld, en heeft dit positieve invloed op het projectbeheer naarmate projecten efficiënter verlopen. Een goed ontworpen bedrijfsorganigram is een referentiepunt dat teams kunnen raadplegen wanneer ze dat nodig hebben om door de bedrijfsstructuur te navigeren.

Een organigram aanmaken

Een nuttig organigram aanmaken verloopt volgens een eenvoudig proces dat complexe relaties omzet in een duidelijk overzicht. Hoewel het proces eenvoudig lijkt, is de echte uitdaging om het diagram actueel te houden wanneer mensen in dienst treden, vertrekken of van functie veranderen binnen je organisatie. Door een planning voor regelmatige revisies op te stellen, kun je ervoor zorgen dat je organigram een accurate weergave is van de structuur van je bedrijf.

Zo begin je met het aanmaken van je organigram:

Definieer het doel en de scope

Maak duidelijk waarom je het diagram maakt en wie het gaat gebruiken. Sommige diagrammen kunnen worden ontwikkeld voor openbare doeleinden op bedrijfswebsites, terwijl andere kunnen zijn ontworpen voor intern gebruik tijdens onboarding of strategische planning.

Beslis of je overzicht de hele organisatie omvat of gericht is op een specifieke afdeling of team. De scope is van invloed op het detailniveau en de lay-out die je kiest, waardoor je een doelgerichter en nuttiger hulpmiddel kunt creëren.

Verzamel nauwkeurige informatie

Werk samen met HR om actuele gegevens te verzamelen over alle posities, inclusief functienamen, rapportagerelaties en teamopdrachten. Nauwkeurigheid is in dit stadium cruciaal, omdat een verouderd of onjuist diagram eerder tot verwarring dan tot duidelijkheid kan leiden.

Verifieer informatie met afdelingshoofden om er zeker van te zijn dat je zowel de formele rapportagelijnen als eventuele stippellijnrelaties binnen je organisatie vastlegt. Deze samenwerking helpt bij het identificeren van recente wijzigingen die mogelijk nog niet zijn weergegeven in de officiële HR-dossiers.

Kies een lay-out

Selecteer een diagramtype dat het beste de werkelijke structuur van je organisatie weergeeft. Traditionele hiërarchische diagrammen passen goed bij veel bedrijven, maar matrix- of afdelingsdiagrammen zijn misschien meer geschikt voor complexe organisaties met meerdere rapportagerelaties.

Overweeg hulpmiddelen te gebruiken waarmee je eenvoudig updates kunt uitvoeren en zaken kunt delen binnen de organisatie. Met moderne software voor het in kaart brengen van processen en voor diagrammen kun je je diagram flexibeler en toegankelijker maken dan statische documenten.

Voer gegevens in en rangschik elementen

Gebruik het door jou gekozen platform om boxes te maken die posities en lijnen weergeven die rapportagerelaties weergeven. Rangschik deze elementen in een logische flow die de organisatiestructuur duidelijk overbrengt.

Confluence-whiteboards bieden een intuïtief canvas voor het aanmaken van organigrammen, met functionaliteit voor slepen en neerzetten waarmee je eenvoudig elementen kunt positioneren en relaties kunt aanpassen. Door het samenwerkingsgerichte ontwerp van online whiteboards kunnen belanghebbenden ook in realtime bijdragen aan het diagram en dit verfijnen.

Label en vul elke sectie in

Voeg namen, functies, contactgegevens en andere relevante informatie toe aan elke positiebox. Overweeg om korte functiebeschrijvingen toe te voegen als het diagram wordt gebruikt voor werknemersdirectory's of onboardingsdoeleinden.

Behoud de visuele consistentie in het hele diagram door dezelfde lay-out te gebruiken voor vergelijkbare posities en relaties. Consistente kleurcodering voor afdelingen of niveaus kan de leesbaarheid verbeteren en toeschouwers helpen om snel verschillende organisatie-eenheden te identificeren.

Controleer, deel en werk bij

Vraag belanghebbenden voordat je je diagram voltooit om het te controleren op nauwkeurigheid en volledigheid. Breng de nodige correcties aan op basis van hun feedback om ervoor te zorgen dat het diagram je huidige structuur weerspiegelt.

Deel het ingevulde diagram via de juiste kanalen, of het nu het bedrijfsintranet, een platform voor het delen van kennis of fysieke displays in kantoorruimten is. Stel een regelmatig(e) bijwerkplanning of -proces op voor het vastleggen van organisatorische veranderingen wanneer deze zich voordoen.