Projektschätzung: Methoden und Best Practices

Was ist die Projektschätzung?

Bei der Projektschätzung werden Prognosen zu den für das Projekt erforderlichen Ressourcen, der benötigten Zeit und den zu erwartenden Kosten aufgestellt. Das beinhaltet die Analyse verfügbarer Informationen, z. B. Projektumfang, historische Daten und Branchen-Benchmarks, sowie die Bestimmung von begründeten Annahmen zu potenziellen Risiken und Herausforderungen.

Dieser Prozess zielt darauf ab, ein realistisches Bild des Gesamtaufwands und der Kosten des Projekts zu zeichnen. Effektive Methoden zur Projektschätzung ermöglichen Projektmanagern , realistische Fristen festzulegen, Ressourcen zuzuweisen und während des gesamten Projektlebenszyklus fundierte Entscheidungen zu treffen.

Warum ist es wichtig, eine Projektschätzung durchzuführen?

Die Projektschätzung ist eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Ausführung eines Projekts. Präzise Schätzungen ermöglichen Projektmanagern, fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen zu treffen. Wenn du das zu erwartende Arbeitspensum kennst, kannst du Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Mitarbeitern zuweisen und so eine Über- oder Unterauslastung von Ressourcen verhindern.

Realistische Projektschätzungen ermöglichen umsetzbare Zeitpläne. Wenn Manager wissen, wie viel Zeit für jede Projektphase benötigt wird, können sie realistische Fristen und Meilensteine festlegen. Diese Transparenz fördert das Vertrauen der Stakeholder und mindert das Risiko, dass Fristen oder Zeitpläne nicht eingehalten werden können.

Die Projektschätzung ist eine entscheidende Voraussetzung für den Umgang mit den Erwartungen der Stakeholder. Wenn im Voraus realistische Zeitpläne und Ressourcenanforderungen kommuniziert werden, können Stakeholder fundierte Entscheidungen treffen, um Enttäuschungen oder Frustration in Bezug auf den Projektfortschritt zu verhindern.

Methoden zur Projektschätzung

Die Projektschätzung ist unerlässlich, um die Zeit, die Kosten und die Ressourcen, die für einen erfolgreichen Projektabschluss erforderlich sind, möglichst genau vorherzusagen. Es gibt verschiedene Methoden zur Projektschätzung, auf die wir im Folgenden eingehen.

Expertenschätzung

Bei der Expertenschätzung wird das Wissen und die Erfahrung von Spezialisten in einem bestimmten Fachgebiet genutzt. Die Experten können interne Teammitglieder mit fundiertem Wissen oder externe Berater mit nachgewiesener Expertise sein. Durch Konsultationen, Interviews oder Umfragen tragen ihre Erkenntnisse dazu bei, Projektparameter wie Dauer, Kosten und Ressourcenbedarf abzuschätzen. Dieser Ansatz ermöglicht Teams, potenzielle Risiken und Herausforderungen zu identifizieren, die bei einem rein datengestützten Ansatz möglicherweise nicht ohne weiteres ersichtlich sind.

Drei-Punkt-Schätzung

Bei der Drei-Punkt-Schätzung wird die inhärente Ungewissheit der Projektplanung berücksichtigt. Laut dieser Methode gibt es drei mögliche Szenarien für jede Aufgabe: optimistisch (bester Fall), pessimistisch (schlechtester Fall) und am wahrscheinlichsten (wahrscheinlicher Fall). Durch die Verwendung eines gewichteten Durchschnitts, der diese drei Schätzungen beinhaltet, liefert diese Methode ein umfassenderes Bild potenzieller Projektzeitpläne. Dem wahrscheinlichsten Szenario wird das meiste Gewicht zugewiesen.

Optimistische und pessimistische Schätzungen berücksichtigen mögliche Risiken und ideale Ergebnisse und helfen Projektmanagern, realistischere Zeitrahmen aufzustellen, in denen mögliche Abweichungen bei der Aufgabenausführung eingerechnet werden.

Analoge Schätzung

Bei der analogen Schätzung werden historische Daten von Projekten mit vergleichbaren Aufgaben und Ergebnissen herangezogen, um den Aufwand für ein neues Projekt abzuschätzen. Durch die Analyse vergangener Projektdaten, zum Beispiel der aufgewendeten Zeit oder der zugewiesenen Ressourcen, können Projektmanager eine Schätzungsgrundlage für das neue Projekt erstellen.

Dieser Ansatz kann für Projekte mit begrenzten historischen Daten oder auch für ganz neue Vorhaben genutzt werden. Um eine einigermaßen genaue Schätzung zu gewährleisten, sollten die Unterschiede zwischen den Vergleichsprojekten und den aktuellen Projekten bestimmt und hervorgehoben werden.

Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung basiert auf statistischen Beziehungen zwischen historischen Daten und Projektvariablen, um den Projektaufwand zu prognostizieren. Diese Methode stützt sich auf etablierte Formeln oder Algorithmen, die historische Datenpunkte berücksichtigen, z. B. die Projektgröße (etwa die Quadratmeterzahl für Bauprojekte) oder die Anzahl der Features (für die Softwareentwicklung).

Parametrische Schätzungen können Schätzwerte für Parameter wie Zeit, Kosten und Ressourcen hervorbringen. Dieser datengestützte Ansatz eignet sich vor allem für Projekte mit klar definierten Parametern und leicht verfügbaren Informationen.

Bottom-up-Schätzung

Bei der Bottom-up-Schätzung wird das Projekt in seine kleinsten, überschaubarsten Komponenten unterteilt, die als Arbeitspakete bezeichnet werden. Für jedes Arbeitspaket werden individuelle Schätzungen für Zeit, Ressourcenbedarf und Kosten aufgestellt. Anschließend werden die Schätzwerte zusammengeführt, um eine Schätzung für das gesamte Projekt zu erhalten.

Diese Methode bietet eine hohe Granularität und eignet sich gut für Projekte mit klar definierten Bereichen und Aufgaben. Bei komplexen Projekten kann sie jedoch zeitaufwendig sein und erfordert ein klares Verständnis der Projektstruktur.

Top-down-Schätzung

Die Top-down-Schätzung bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, eine allgemeine Projektschätzung zu erstellen. Bei dieser Methode werden vorhandenes Wissen, Branchen-Benchmarks oder Expertenmeinungen genutzt, um einen Projektzeitrahmen und ein Budget festzulegen. Dabei werden Faktoren wie Projektgröße, historische Daten oder sogar analoge Projekte aus verschiedenen Branchen herangezogen.

Erste Schätzungen sind möglicherweise weniger detailliert als beim Bottom-up-Ansatz, bieten aber einen wertvollen Ausgangspunkt für die Projektplanung. Im Laufe des Projekts kannst du Top-down-Schätzungen durch die Bottom-up-Schätzung oder die Expertenschätzung verfeinern, um bessere Einblicke in Projektumfang und Ressourcenbedarf zu erhalten.

Einflussfaktoren bei der Projektschätzung

Es gibt verschiedene wichtige Faktoren, die sich auf die Genauigkeit der Projektschätzung auswirken. Ein klar definierter Projektumfang mit verständlichen Ergebnissen bildet die Grundlage für zuverlässige Schätzungen. Unsicherheiten in Bezug auf die Projektanforderungen können zu Fehleinschätzungen oder zu "Scope Creep" führen. Die Verfügbarkeit der Ressourcen spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. Nur wenn du die Kapazität und die Fähigkeiten des Teams kennst, kannst du den Arbeitsaufwand und die Dauer von Aufgaben realistisch schätzen.

Die Komplexität des Projekts ist ein weiterer entscheidender Faktor. Bei sehr komplizierten Projekten mit zahlreichen Abhängigkeiten oder neuartigen Technologien wird eventuell zusätzliche Zeit für die Planung und Ausführung benötigt, was sich auf die ersten Schätzungen auswirkt. Externe Abhängigkeiten, beispielsweise von Drittanbietern oder externen Genehmigungen, können zu Unsicherheiten und Verzögerungen führen, die du bei deiner Schätzung berücksichtigen musst.

Eine umfassende Risikobewertung ist entscheidend. Du solltest potenzielle Risiken ermitteln und bewerten, um proaktive Strategien zur Minderung entwickeln und die ursprünglichen Schätzungen anpassen zu können, was die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht.

Best Practices für eine effektive Projektschätzung

Befolge diese Best Practices, um deine Projektschätzungen zu optimieren:

Formuliere eine klare Projektdefinition. Der Projektumfang bildet die Grundlage für genaue Schätzungen. Uneindeutige Anforderungen oder Änderungen in letzter Minute können sich erheblich auf den Projektzeitplan und die Ressourcenzuweisung auswirken.

Beziehe die Stakeholder mit ein. Es ist wichtig, die Stakeholder in den gesamten Schätzprozesses einzubeziehen. Ihre Einblicke in Projektziele, Benutzeranforderungen und potenzielle Hindernisse können den Prozess bereichern.

Nutze mehrere Techniken. Wenn du verschiedene Techniken nutzt, erhältst du einen umfassenderen Überblick über die potenziellen Projektparameter. Kombiniere Bottom-up-Schätzungen für die einzelnen Aufgaben mit Expertenmeinungen zu unvorhergesehenen Herausforderungen, um zu einer robusteren Schätzung zu gelangen.

Dokumentiere alles. Halte unbedingt alle Annahmen fest, die während des Schätzprozesses getroffen wurden. Diese Annahmen können im Verlauf des Projekts als Bezugspunkte dienen und ermöglichen bei Bedarf Anpassungen.

Bleib flexibel und setze auf häufige Aktualisierungen. Deine Schätzungen sind nicht in Stein gemeißelt. Aktualisiere sie regelmäßig anhand des tatsächlichen Fortschritts und unter Berücksichtigung möglicher neuer Herausforderungen. Damit sorgst du für Transparenz und hältst die Projektzeitpläne und die Ressourcenzuweisung auf Kurs.

Agile Story Points bei der Projektschätzung

Agile Teams können Story Points in Jira als flexiblen Ansatz zur Projektschätzung nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen zeitbasierten Schätzungen spiegeln Story Points den relativen Aufwand wider, der erforderlich ist, um eine User Story fertigzustellen. Bei dieser Methode wird die inhärente Unsicherheit von agilen Projekten berücksichtigt und die relative Komplexität erhält mehr Gewicht als die geschätzte Zeitdauer.

Atlassian definiert Story Points als eine Maßeinheit zum Schätzen des Gesamtaufwands, der für die vollständige Implementierung eines Elements aus dem Produkt-Backlog erforderlich ist. In der Planungsphase weisen die Teams jeder User Story unter Berücksichtigung von Komplexität, Umfang und Risiko die entsprechenden Story Points zu.

So kannst du mit Story Points in Jira die Projektschätzungen in deinem Agile-Workflow verbessern:

• Konzentriere dich auf den Aufwand statt auf die benötigte Zeit. Wenn deine Schätzungen nicht an die Zeit gebunden sind, kannst du flexibler auf Änderungen und "Scope Creep" reagieren. Beides kommt bei agilen Projekten häufig vor.
• Beziehe dein Team in Schätzungen ein. Teammeetings zur Schätzung von Story Points fördern die Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis der Teammitglieder und stärken so das Verantwortungsbewusstsein und die Zustimmung zum Projekt.

• Erhöhe die Transparenz. Durch das Verfolgen der pro Sprint abgeschlossenen Story Points erhalten Teams wertvolle Einblicke in die Velocity des Teams, d. h. die durchschnittliche Menge der pro Sprint erledigten Arbeit. Diese Daten sind für die Planung und Schätzung künftiger Projekte hilfreich.

Jira lässt sich nahtlos in die Story-Point-Schätzung integrieren. Funktionen wie Planungs-Boards visualisieren User Storys und die ihnen zugewiesenen Story Points. Mit Burndown-Charts in Jira kannst du den Fortschritt während des Sprints verfolgen. Teams behalten so die verbleibende Arbeit im Blick und werden früher auf potenzielle Hindernisse aufmerksam.

Mithilfe von Story Points in Jira können agile Teams den Umfang und den Aufwand des Projekts besser nachvollziehen, was zu vorhersehbareren Projektergebnissen führt.

Mehr Genauigkeit bei der Projektschätzung mit Jira

Jira optimiert Projektschätzungen, erhöht die Genauigkeit und verbessert die Erfolgschancen von Projekten. Das leisten die Kernfunktionen von Jira:

• Detaillierte Aufgabenverfolgung: Teile das Projekt in überschaubare Aufgaben auf, schätze die Dauer jeder Aufgabe und verfolge den Fortschritt in Echtzeit. Das Ergebnis: genauere Projektschätzungen.
• Ressourcenmanagement: Visualisiere den Workload und die Kompetenzen des Teams. Mit Einblick in die Verfügbarkeit der Ressourcen kannst du bei Schätzungen die Kapazität des Teams berücksichtigen. Dies trägt auch dazu bei, Überlastung zu vermeiden und Projektzeitpläne realistischer zu gestalten.
• Berichtsfunktionen: Nutze die Berichtstools von Jira, um Erkenntnisse aus Verlaufsdaten zu gewinnen. Analysiere die Dauer, die Ressourcenzuweisung und die Kosten vergangener Projekte als Grundlage für künftige Schätzungen. So verbesserst du die Genauigkeit der Projektschätzung insgesamt.

• Einblicke in Echtzeit: Verfolge den Projektfortschritt und identifiziere potenzielle Hindernisse frühzeitig. Die Echtzeit-Dashboards von Jira halten deine Teams auf dem Laufenden und machen es ihnen leicht, bei Bedarf Anpassungen an den ursprünglichen Schätzungen vorzunehmen. Mit diesem proaktiven Ansatz stellst du sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und dass Abweichungen vom Zeitplan vermieden werden.

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