O que são organogramas?

O que são organogramas

Os organogramas (gráficos organizacionais) são roteiros visuais que descrevem como a empresa opera. Os mapas identificam quem se reporta a quem, quais departamentos lidam com funções específicas e como diferentes equipes colaboram para atingir as metas da empresa. Ao oferecer a visão geral da estrutura da empresa, os organogramas ajudam a eliminar a confusão sobre funções e responsabilidades.

Essas ferramentas visuais são valiosas para a comunicação interna, facilitando para os funcionários identificarem os tomadores de decisão e aprenderem os processos de aprovação. Quando todas as pessoas conhecem a cadeia de comando, as perguntas são direcionadas às pessoas certas e a gestão de projetos se beneficia à medida que os projetos avançam com mais eficiência. O organograma serve de referência para as equipes consultarem ao navegar pela estrutura da empresa.

Como criar um organograma

A criação de um organograma útil segue um processo objetivo que transforma relações complexas em imagens claras. Embora o processo pareça simples, o verdadeiro desafio está em manter o gráfico atualizado à medida que as pessoas entram, saem ou mudam de função dentro da organização. Estabelecer um cronograma de revisão regular ajuda a garantir que seu organograma reflita com precisão a estrutura da empresa.

Veja como começar a criar seu organograma:

Defina a finalidade e o escopo

Esclareça o motivo de você estar criando o gráfico e por quem ele vai ser usado. Alguns gráficos podem ser desenvolvidos para fins públicos nos sites da empresa, enquanto outros são projetados para uso interno durante a integração ou o planejamento estratégico.

Decida se seu diagrama vai abranger toda a organização ou se concentrar em um departamento ou equipe específica. O escopo vai influenciar o nível de detalhamento e o formato que você escolher, assim você poderá criar uma ferramenta mais direcionada e útil.

Colete informações precisas

Trabalhe com o RH para coletar dados atuais sobre todas as posições, incluindo cargos, relações hierárquicas e atribuições de equipe. A precisão nesta etapa é crucial, pois um gráfico desatualizado ou incorreto pode gerar confusão em vez de clareza.

Verifique as informações com os chefes de departamento para garantir que você capture estruturas organizacionais formais e relações indiretas que possam existir na sua organização. Essa colaboração ajuda a identificar alterações recentes que ainda não estejam refletidas nos registros oficiais do RH.

Escolha um formato

Selecione o tipo de gráfico que melhor represente a estrutura real da sua organização. Os diagramas hierárquicos tradicionais funcionam para muitas empresas, mas os formatos matriciais ou divisionais podem ser mais interessantes para organizações complexas com várias relações de subordinação.

Considere usar ferramentas que permitam atualizações e compartilhamento fáceis em toda a organização. Softwares modernos de diagramação e mapeamento de processos podem tornar seu gráfico mais flexível e acessível do que documentos estáticos.

Insira dados e organize elementos

Use sua plataforma preferida para criar espaços que representem posições e linhas que mostrem as relações hierárquicas. Organize esses elementos em um fluxo lógico que comunique com clareza a estrutura organizacional.

Os quadros brancos do Confluence oferecem uma tela intuitiva para criar organogramas, com a funcionalidade de arrastar e soltar que facilita o posicionamento de elementos e o ajuste de relações. A natureza colaborativa dos quadros brancos on-line também permite que as partes interessadas contribuam e aprimorem o gráfico em tempo real.

Rotule e preencha cada seção

Adicione nomes, títulos, informações de contato e outros dados relevantes a cada espaço de posição. Considere incluir breves descrições das funções se o diagrama for usado para diretórios de funcionários ou fins de integração.

Mantenha a consistência visual em todo o gráfico usando o mesmo formato para posições e relações semelhantes. Usar códigos de cores consistentes para departamentos ou níveis pode melhorar a legibilidade e ajudar os visualizadores a identificar diferentes unidades organizacionais com rapidez.

Revise, compartilhe e atualize

Antes de finalizar seu gráfico, peça às partes interessadas que o revisem para melhorar a precisão e a integridade. Faça as correções necessárias com base no feedback delas para que o documento reflita sua estrutura atual.

Compartilhe o gráfico finalizado pelos canais apropriados, seja na intranet da sua empresa, na plataforma de compartilhamento de conhecimento ou em espaços físicos no escritório. Estabeleça um cronograma ou processo de atualização regular para incluir as mudanças organizacionais à medida que elas ocorrerem.