Что такое организационная диаграмма?

Понятие организационной диаграммы

Организационные диаграммы (схемы оргструктуры) — это наглядные дорожные карты, описывающие работу компании. На них видно, кто кому подчиняется, какие отделы выполняют конкретные функции и как разные команды работают вместе для достижения целей компании. Обеспечивая всестороннее представление о структуре компании, организационные диаграммы помогают устранить путаницу в распределении ролей и обязанностей.

Эти визуальные инструменты приносят пользу при внутренней коммуникации, помогая сотрудникам находить лиц, принимающих решения, и понимать процесс подтверждения. Когда порядок подчинения ясен для всех, вопросы задаются нужным людям, а управление проектами упрощается благодаря их более эффективному выполнению. Хорошо продуманная организационная диаграмма бизнеса помогает командам ориентироваться в структуре компании.

Как создать организационную диаграмму

Создание полезной организационной диаграммы — простой процесс, который помогает четко визуализировать сложные взаимоотношения. Несмотря на простоту создания диаграммы, поддерживать ее в актуальном состоянии может быть нелегко, ведь люди могут присоединяться к организации, уходить из нее или менять роли. Чтобы организационная структура компании всегда оставалась точной и актуальной, полезно составить расписание регулярных проверок.

Вот как начать создание организационной структуры.

Определите цель и область

Зачем и для кого вы создаете диаграмму? Некоторые разрабатываются для публичного размещения на веб-сайте компании, а другие —для внутреннего использования во время адаптации или стратегического планирования.

Определите, будет ли диаграмма охватывать всю организацию или только конкретный отдел или команду. Область применения влияет на уровень детализации и формат. Так вы сможете создать более целенаправленный и полезный инструмент.

Соберите точную информацию

Вместе с отделом кадров соберите текущие данные по всем должностям, включая названия должностей, подотчетность и распределение по командам. Точность на данном этапе крайне важна, поскольку устаревшая или неправильная диаграмма может вызвать путаницу.

Уточните информацию у руководителей отделов, чтобы зафиксировать и официальный порядок подчиненности, и незадокументированные отношения, которые существуют в вашей организации. Это поможет выявить изменения, которые, возможно, еще не нашли отражения в официальных кадровых отчетах.

Выберите формат

Выберите тип диаграммы, который лучше всего отражает фактическую структуру вашей организации. Для многих компаний хорошо подходят традиционные иерархические диаграммы, а сложным организациям с несколькими линиями подотчетности может больше подойти матричный формат или диаграмма подразделений.

Рассмотрите возможность использования инструментов, позволяющих легко обновлять и распространять информацию по всей организации. Современное программное обеспечение для составления карт процессов и построения диаграмм поможет сделать диаграмму гибче и доступней, чем обычные статические документы.

Введите данные и упорядочите элементы

Используйте выбранную платформу для создания полей с должностями и линий, отражающих отношения подчиненности. Расположите эти элементы в логическом порядке, четко отражающем организационную структуру.

Доски Confluence представляют собой интуитивно понятный холст для создания организационных диаграмм, снабженный функцией перетаскивания, которая позволяет легко позиционировать элементы и корректировать отношения. Совместный характер онлайн-досок также позволяет заинтересованным сторонам изменять диаграмму и дорабатывать ее в режиме реального времени.

Заполните и подпишите каждый элемент

Добавьте имена, должности, контактные данные и прочую необходимую информацию в каждое поле. Добавьте краткие описания ролей, если диаграмма используется как каталог сотрудников или в процессе адаптации.

Используйте один и тот же формат для аналогичных должностей и отношений, чтобы визуально упорядочить диаграмму. Последовательное цветовое кодирование отделов или уровней сделает диаграмму понятней для пользователей и поможет им быстро найти различные организационные подразделения.

Проверьте, поделитесь и обновляйте

Перед завершением работы над диаграммой попросите заинтересованные стороны ознакомиться с ней на предмет точности и полноты. Внесите необходимые исправления на основе отзывов, чтобы в диаграмме отражалась текущая структура организации.

Распространите готовую диаграмму по соответствующим каналам, будь то внутренняя сеть компании, платформа для обмена знаниями или дисплеи в офисных помещениях. Установите расписание или процедуру регулярного обновления информации для учета организационных изменений.