Как использовать доски Confluence для согласования действий между командами
При управлении совместными проектами или кампаниями легко могут возникать путаница или расхождения. По мере того как проект набирает обороты, сотрудники различных отделов могут вносить ненужные изменения или работать над задачами, выходящими за рамки области, целей и бюджета проекта.
Поскольку в одной кампании или проекте участвует очень много людей, коммуникация имеет первостепенное значение, но именно здесь и возникают нестыковки. Например, маркетинговая команда запускает крупную рекламную акцию или кампанию, не уведомив об этом отдел продаж или службу поддержки клиентов, которые оказываются не готовы к внезапному росту количества заказов и запросов.
А если команды разбросаны по разным местам или часовым поясам, корректировать курс или быстро решать проблемы становится еще труднее. Однако все эти сложности можно предотвратить, если правильно согласовать работу команд.
Когда работа всех заинтересованных сторон согласована, все четко понимают цели, ограничения и приоритеты, поддерживают коммуникацию и реализуют проекты в соответствии с графиком. Но как достичь такой гармонии в командной работе? Воспользуйтесь проверенными методами, которые повышают прозрачность, обеспечивают четкую коммуникацию и единое понимание целей с помощью досок Confluence.
Рекомендации по согласованию действий команд
Согласно нашему недавнему исследованию, управление заинтересованными сторонами входит в пятерку основных сложностей для руководителей предприятий. Лишь 13 % опрошенных руководителей заявили, что их команды всегда осведомлены о приоритетах и прогрессе всех участников. Это говорит о том, что во многих организациях существует значительный недостаток коммуникации и осведомленности в отношении согласования приоритетов и прогресса.
Следующие базовые рекомендации помогут согласовать действия команд, сделать их совместную работу эффективнее и повысить общую производительность.
- Четко определите цели. Задайте конкретные цели, чтобы каждый участник команды понимал, какого результата нужно добиться и как это сделать. Эти цели служат руководящими принципами, лежащими в основе работы над проектом или кампанией.
- Документируйте приоритеты и рабочие процессы. Всем участникам команд должна быть доступна информация о том, как выполнять этапы проекта. К такой информации относятся списки приоритетных задач и документация по рабочим процессам, в которой подробно описаны операционные процедуры, относящиеся к исследованиям, коммуникации, подтверждениям, поставке и другим этапам работы.
- Определите роли и обязанности. Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны, чтобы пояснить, кто в команде отвечает за те или иные задачи и решения. Эта информация устраняет путаницу и упрощает выбор канала коммуникации, и все сотрудники будут знать, к кому обращаться по конкретным вопросам.
- Централизуйте информацию о проекте. Объедините все документы, справки, материалы и рабочие пространства в единый достоверный источник информации. Так у всех сотрудников будет доступ ко всем актуальным и точным данным в едином месте.
- Асинхронная совместная работа: укрепляйте связи и сокращайте количество ненужных собраний с помощью асинхронной совместной работы. Цифровое общение через обмен сообщениями, видео и совместную работу над документами позволяет участникам команды работать самостоятельно, оставаясь в курсе событий и на связи друг с другом вне зависимости от того, где и когда они работают.
- Командные ретроспективы: проводите регулярные командные ретроспективы, чтобы проанализировать завершенные проекты, определить области, нуждающиеся в улучшении, и принять корректирующие меры. Ретроспективы обеспечивают непрерывное обучение и адаптацию, обеспечивая постоянную эффективность работы команды.
- Развивайте в команде культуру поддержки и открытости. Такая культура способствует активному участию, общению и доверию. Поощряйте вопросы и коллективное решение проблем, чтобы всем было удобно обращаться за помощью и помогать другим. Отмечайте прогресс и достижения: это также способствует укреплению командных связей и повышению производительности.
Используйте доски Confluence для согласования действий между командами
Доски Confluence — идеальный инструмент для внедрения всех этих рекомендаций. Это общее пространство для совместной работы, позволяющее планировать проекты и общаться в одном месте, чтобы все участники всегда были в курсе событий.
Функции досок позволяют устанавливать сроки реализации проектов, обсуждать и определять приоритеты, а также разрабатывать идеи и шаги для каждого проекта или кампании. Ниже приведены способы использования каждой функции для согласования действий всех заинтересованных сторон.
Голосование
На досках можно использовать ярлыки, чтобы голосовать за идеи, размещенные на записках или в других частях пространства. Это простой способ для всех заинтересованных сторон проекта или кампании совместно принимать решения на основе мнения каждого. Например, руководители проекта могут использовать ярлык в виде эмодзи «палец вверх» или «плюс 1», чтобы пометить приоритетные задачи для команды. Или творческая команда может использовать эмодзи в виде сердечек или звездочек, чтобы выбрать наиболее удачные визуальные материалы или текст для рекламной кампании.
Записки
Виртуальные записки позволяют быстро и легко набрасывать идеи и размещать их на доске. Существует множество вариантов их использования. Маркетинговые команды могут использовать записки для мозгового штурма элементов общей маркетинговой стратегии продукта или клиента, или отдельного фрагмента контента. Руководители проектов могут использовать записки для упорядочения хронологии проекта или построения различных этапов рабочих процессов.
Стикеры и ярлыки
Помимо голосования, стикеры и ярлыки полезны для визуальной обратной связи, когда вы хотите быстро узнать мнение участников команды. Например, во время ретроспектив участники команды могут добавлять стикеры на доски, чтобы выразить свое отношение к различным аспектам своей работы или проекта в целом.
Комментарии и упоминания
Если нужно дополнительно обсудить идеи с коллегами или добавить больше контекста и подробностей, чем позволяют ярлыки, используйте комментарии и упоминания. Добавляйте свои мысли в виде записок с комментариями или отмечайте отдельных заинтересованных лиц в комментариях, чтобы привлечь их внимание к определенным элементам на доске.
Например, сотрудники могут оставлять комментарии о том, как можно изменить или реорганизовать часть процесса. Они могут отметить в комментарии руководителя проекта, чтобы он был в курсе их предложений. Или, например, руководитель группы может отметить менеджера по работе с клиентами в комментарии, чтобы попросить его представить клиенту элемент стратегии, описанный на доске.
Шаблоны
Confluence предлагает множество готовых шаблонов, поэтому можно использовать проверенную структуру для выполнения различных задач, если не хотите начинать с нуля. Вот некоторые из них, которые особенно полезны для согласования действий заинтересованных сторон.
- Матрица приоритетов: простой и понятный способ визуализировать, что следует сделать в первую очередь, а что — позже, или назначить уровни важности тем или иным задачам. Можно также классифицировать задачи с помощью обозначений, например «обязательно» и «желательно».
- Сеть команд: диаграмма с указанием всех заинтересованных сторон кампании или проекта и их ролей. Доски — это идеальная коллективная платформа для упражнения «сеть команд» в режиме реального времени для определения типов команд и их уровня вовлеченности.
- Годовой календарь позволяет запланировать начало, сроки и другие ключевые контрольные точки и расписание реализации проектов и кампаний.
Общедоступные ссылки
Когда вы завершите организацию доски или захотите получить информацию от внешних заинтересованных сторон, можно будет поделиться доской с помощью общедоступной ссылки. Например, агентства могут представлять клиентам на утверждение тематические планы, а клиенты могут делиться брифами или досками идей для кампаний со своими агентствами-партнерами.
Чтобы узнать больше о публичных ссылках, ознакомьтесь с этой статьей.
