So verbesserst du die Teamausrichtung mit Confluence-Whiteboards
Die Verwaltung abteilungsübergreifender Projekte oder Kampagnen lässt viel Raum für potenzielle Verwirrung oder Diskrepanzen. Im Verlauf eines Projekts nehmen Stakeholder in verschiedenen Abteilungen möglicherweise Änderungen vor, die keinen Sinn ergeben, oder arbeiten an Aufgaben, die außerhalb des Umfangs, der Ziele und des Budgets liegen.
Wenn viele verschiedene Personen an einer Kampagne oder einem Projekt beteiligt sind, ist die Kommunikation von größter Bedeutung – und anfällig für Inkonsistenzen. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Marketingteam startet eine große Werbeaktion oder Kampagne, ohne den Vertrieb oder den Kundendienst einzubeziehen. Das kann eine unerwartete Nachfrage oder zahlreiche Anfragen zur Folge haben.
Wenn Teams über verschiedene Standorte oder Zeitzonen verteilt sind, ist es noch schwieriger, den Kurs zu korrigieren oder Probleme schnell zu lösen. Diese Herausforderungen und Rückschläge kannst du jedoch alle durch eine erfolgreiche Teamausrichtung verhindern.
Die Ausrichtung aller Beteiligten ermöglicht, dass sich alle über die Ziele im Klaren sind, Einschränkungen und Prioritäten verstehen, dieselbe Botschaft verbreiten und Projekte auf Kurs halten. Aber wie kannst du diese teamweite Harmonie erreichen? Mithilfe von Confluence-Whiteboards kannst du bewährte Methoden implementieren, die die Sichtbarkeit und Kommunikation verbessern und ein einheitliches Verständnis der Ziele ermöglichen.
Best Practices für die Teamausrichtung
Laut unserer aktuellen Studie gehört das Stakeholdermanagement zu den fünf wichtigsten Herausforderungen von Führungskräften. Lediglich 13% der befragten Führungskräfte gaben an, dass ihre Teams die Prioritäten aller Beteiligten kennen und auch jederzeit über den erreichten Fortschritt Bescheid wissen. Das deutet auf eine erhebliche Kommunikations- und Sichtbarkeitslücke innerhalb der Organisationen in Bezug auf Prioritätenausrichtung und Fortschritt hin.
Die folgenden grundlegenden Praktiken unterstützen dich bei der Ausrichtung und optimieren so die Zusammenarbeit von Teams und ihre Gesamtleistung.
- Klar definierte Ziele: Lege spezifische Ziele fest, damit jedes Teammitglied die gewünschten Ergebnisse versteht und weiß, wie es seine Bemühungen konzentrieren kann. Diese Ziele dienen als Leitprinzipien für die Arbeit, die zur Fertigstellung des Projekts oder der Kampagne erforderlich ist.
- Prioritäten, Prozesse und Workflows definieren: Erstelle Referenzen für die Art und Weise, auf die verschiedenen Phasen jedes Projekts ausgeführt werden sollen, damit jeder darauf zugreifen kann. Dazu gehören Aufgabenprioritäten, Prozesse und Workflows, in denen die betrieblichen Abläufe rund um Recherche, Kommunikation, Genehmigungen, Lieferung und andere relevante Schritte detailliert beschrieben sind.
- Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren: Beschreibe die Rollen der einzelnen Stakeholder und ihre Verantwortlichkeiten, um zu zeigen, wer für welche Aufgaben und Entscheidungen innerhalb des Teams verantwortlich ist. Diese Informationen beseitigen Verwirrung, rationalisieren die Kommunikationskanäle und stellen sicher, dass jeder weiß, mit wem er sich in bestimmten Angelegenheiten in Verbindung setzen kann.
- Eine zentrale Projektanlaufstelle: Konsolidiere all deine Dokumente, Referenzen, Materialien und Arbeitsbereiche in einer einzigen Informationsquelle. Dadurch schaffst du einen ausgewiesenen Bereich, in dem jedes Teammitglied auf alle aktuellen und genauen Daten zugreifen kann, die es benötigt.
- Asynchrone Zusammenarbeit: Stärke Verbindungen und reduziere unnötige Meetings mit asynchroner Zusammenarbeit. Die digitale Kommunikation über Nachrichten, kollaborative Dokumente und Video ermöglicht es den Teammitgliedern, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig informiert und miteinander in Verbindung zu bleiben – egal, wo oder wann sie arbeiten.
- Team-Retrospektiven: Führe regelmäßig Team-Retrospektiven durch, um über abgeschlossene Projekte zu reflektieren, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Retrospektiven ermöglichen kontinuierliches Lernen und Anpassung und fördern so die kontinuierliche Effektivität und Teameffizienz.
- Unterstützende und offen Teamkultur: Kultiviere eine Teamkultur, die aktive Teilnahme, Kommunikation und Vertrauen fördert. Ermutige Fragen und ein kollektives Problemlösen, damit sich alle trauen, um Hilfe zu bitten und Hilfe zu leisten. Auch das Feiern von Fortschritten und Erfolgen führt zu einer tieferen Teambindung und gesteigerter Leistung.
Whiteboard-Funktionen von Confluence aktivieren und Teamausrichtung verbessern
Confluence-Whiteboards sind das ultimative Tool, um all diese Best Practices umzusetzen. Hier bietet sich ein gemeinsamer Raum für die Zusammenarbeit, die Planung von Projekten und die Kommunikation – an einem zentralen Ort, sodass alle Beteiligten jederzeit auf demselben Stand sind.
Mit Whiteboard-Funktionen kannst du Projektzeitpläne erstellen, Prioritäten besprechen und festlegen sowie Ideen und Schritte für jedes Projekt oder jede Kampagne festhalten. Du kannst die Funktionen folgendermaßen einsetzen, um alle Stakeholder aufeinander abzustimmen:
Abstimmen
In Whiteboards können Teams mit Stempeln über Ideen abstimmen, die auf Notizen oder in anderen Bereichen notiert wurden. Das ist eine einfache Möglichkeit für alle relevanten Stakeholder eines Projekts oder einer Kampagne, gemeinsam Entscheidungen auf der Grundlage des Team-Feedbacks zu treffen. Zum Beispiel können die Leiter eines Projekts den Stempel "Daumen hoch" oder das Plus-1-Emoji verwenden, um wichtige Aufgaben für das Team zu identifizieren. Das Kreativteam kann wiederum mit Herz- oder Stern-Emojis seine bevorzugten visuellen Elemente oder Texte für eine Kampagne auswählen.
Notizen
Dank virtueller Notizzettel kann das Team Ideen schnell und einfach aufschreiben und auf dem Whiteboard platzieren. Notizzettel sind vielseitig einsetzbar: Marketingteams können mit ihnen Brainstorming über Elemente einer übergeordneten Marketingstrategie für ein Produkt, einen Kunden oder einen einzelnen Inhalt durchführen. Projektmanager können sie verwenden, um den Ablauf einer Projektzeitleiste oder die einzelnen Schritte verschiedener Arbeitsprozesse auszuarbeiten.
Sticker und Stempel
Sticker und Stempel sind nicht nur praktisch für Abstimmungen, sondern auch für visuelles Feedback, wann immer du schnelle die Meinung deines Teams benötigst. Zum Beispiel können Teammitglieder während Retrospektiven Sticker auf Whiteboards anbringen, um zu zeigen, wie sie zu verschiedenen Aspekten ihrer eigenen Arbeit oder dem gesamten Projekt stehen.
Kommentare und Erwähnungen
Wenn du Ideen weiter mit Teamkollegen besprechen oder mehr Kontext und Details hinzufügen möchtest, als mit Stempeln möglich ist, kommen Kommentare und Erwähnungen zum Einsatz. Füge deine Gedanken mit einem Kommentar zu einem Notizzettel hinzu oder erwähne einzelne Stakeholder in einem Kommentar, um ihre Aufmerksamkeit auf bestimmte Teile des Whiteboard zu lenken.
Zum Beispiel könnte ein Teammitglied den Projektmanager in einem Kommentar erwähnen und fragen, wie er einen Prozessteil ändern oder neu anordnen würde. Ein Teamleiter könnte wiederum einen Account Manager in einem Kommentar erwähnen und ihn darum bitten, einem Kunden ein Strategie-Element zu präsentieren, das auf einem Whiteboard dargestellt wird.
Vorlagen
Die zahlreichen vorgefertigten Vorlagen in Confluence bieten ein bewährtes Framework für verschiedene Übungen und erleichtern den Start. Einige der Vorlagen sind für die Ausrichtung der Stakeholder besonders nützlich:
- Priorisierungsmatrix: Eine klare und einfache Methode, um zu visualisieren, was das Team sofort erledigen sollte und welche Arbeit es später abschließen kann. Außerdem kannst du damit bestimmten Aufgaben Prioritäten zuzuweisen. Aufgaben lassen sich auch mit Markierungen wie „Unbedingt erforderlich“ und „Nicht unbedingt erforderlich“ kategorisieren.
- Netzwerk aus Teams: Ein Diagramm, das alle an einer Kampagne oder einem Projekt beteiligten Stakeholder und ihre Rolle identifiziert. Whiteboards sind die perfekte kollaborative Plattform, um eine Live-Übung für ein Netzwerk aus Teams durchzuführen, um die Team-Arten und den Grad ihrer Beteiligung zu ermitteln.
- Jahreskalender: Ein Kalender zur Planung von Projektstarts, Fristen und anderen wichtigen Meilensteinen und Zeitplänen für Projekte und Kampagnen.
Öffentliche Links
Falls du ein Whiteboard fertiggestellt hast oder Feedback von externen Stakeholdern benötigst, kannst du das Whiteboard über einen öffentlichen Link teilen. Agenturen können redaktionelle Kalender beispielsweise zur Genehmigung mit Kunden teilen und Kunden können Briefings oder Ideenboards für Kampagnen an ihre Agenturpartner weiterleiten.
In diesem Artikel findest du weitere Informationen über öffentliche Links.
