Confluence 화이트보드를 사용하여 팀 정렬을 구축하는 방법
교차 공동 작업 프로젝트 또는 캠페인을 관리하다 보면 혼란 또는 불일치가 발생할 여지가 커집니다. 프로젝트가 구체화되면 서로 다른 부서의 팀원이 의미 없는 변경을 하거나 범위, 목표 및 예산을 벗어난 작업을 수행할 수 있습니다.
한 가지 캠페인 또는 프로젝트에 너무 많은 팀원이 참여하므로 커뮤니케이션이 가장 중요하며 일관성이 없는 경향이 있습니다. 예를 들어 마케팅 팀이 판매 또는 고객 서비스 팀에 정보를 공유하지 않고 대규모 프로모션 또는 캠페인을 진행하여 예상치 못한 수요 또는 문의가 몰려온다고 가정하겠습니다.
서로 다른 지역 또는 시간대에 흩어져 있는 팀은 경로를 수정하거나 이슈를 빠르게 해결하기가 훨씬 더 어렵습니다. 하지만 이 어려움 및 좌절은 성공적인 팀 정렬로 모두 방지할 수 있습니다.
모든 이해 관계자가 정렬되면 모두가 목표를 명확히 하고 제약 및 우선 순위를 이해하고 메시지를 일관되게 유지하고 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다. 그런데 어떻게 하면 팀 전체의 조화를 이룰 수 있습니까? Confluence 화이트보드의 도움을 받아 가시성, 명확한 커뮤니케이션 및 목표에 대한 통합된 이해를 개선하는 검증된 방법을 구현하세요.
팀 정렬 모범 사례
최근 연구에 따르면 이해 관계자 관리는 기업 경영진의 5대 과제로 꼽힙니다. 설문 조사에 참여한 임원 중 단 13%만이 팀이 모두의 우선 순위 및 목표 달성을 위한 진행률을 언제든지 완전히 알고 있다고 답했습니다. 우선 순위 정렬 및 진행률과 관련하여 조직 내에서 상당한 커뮤니케이션 및 가시성 격차가 있다는 것을 시사합니다.
다음과 같은 필수 관행은 팀이 협력하는 방식 및 전반적인 성과를 개선하여 정렬을 촉진할 수 있습니다.
- 목표를 명확하게 정의: 모든 팀원이 원하는 결과 및 노력을 집중시킬 방법을 이해할 수 있도록 구체적인 목표를 설정합니다. 이 목표는 프로젝트 또는 캠페인을 완료하는 데 필요한 작업을 알려주는 기본 원칙이 됩니다.
- 우선 순위, 프로세스 및 워크플로 문서화: 모두가 액세스할 수 있도록 각 프로젝트의 여러 단계를 실행하는 방법에 대한 참조를 만듭니다. 여기에는 연구, 커뮤니케이션, 승인, 제공 및 기타 관련 단계에 관한 운영 절차를 자세히 설명하는 우선 순위 작업, 프로세스 및 워크플로가 포함됩니다.
- 역할 및 책임 식별: 각 이해 관계자의 역할 및 책임을 요약하여 팀 내에서 누가 어떤 작업 및 의사 결정을 담당하는지 보여줍니다. 이 정보는 혼란을 없애고 커뮤니케이션 채널을 간소화하며 모두가 특정 사안에 대해 누구와 연락해야 하는지 알 수 있도록 합니다.
- 중앙 집중식 프로젝트 허브 제공: 모든 문서, 참조, 자료 및 작업 영역을 하나의 단일 정보 출처로 통합합니다. 그러면 모두가 자신에게 필요한 정확한 모든 최신 데이터에 액세스할 수 있는 하나의 지정된 공간이 생깁니다.
- 비동기식 공동 작업: 비동기식 공동 작업으로 연결을 강화하고 불필요한 미팅을 줄이세요. 메시지, 공동 작업 문서 및 동영상을 통해 디지털 커뮤니케이션을 하면 팀원이 언제 어디서 일하든 항상 최신 정보를 얻고 서로 연결된 상태로 독립적으로 일할 수 있습니다.
- 팀 회고: 정기적으로 팀 회고를 실시하여 완료된 프로젝트를 돌아보고 개선해야 할 부분을 식별하고 시정 조치를 취합니다. 회고는 지속적인 학습 및 적응을 가능하게 하여 지속적인 팀 효과성 및 효율성을 높여줍니다.
- 서로를 지원하고 열린 팀 문화: 적극적인 참여, 소통 및 신뢰를 촉진하는 팀 문화를 양성하세요. 모두가 편하게 도움을 요청하고 제공할 수 있도록 질문 및 집단적 문제 해결을 장려합니다. 진전 및 달성한 것을 축하하면 팀 유대감이 강해지고 성과도 더 높아집니다.
Confluence 화이트보드 기능을 활성화하여 팀 정렬 강화
Confluence 화이트보드는 이 모든 모범 사례를 구현하는 최고의 도구입니다. 모든 관련자가 항상 같은 내용을 이해할 수 있도록 프로젝트를 계획하고 모두 한곳에서 소통할 수 있는 공유 공동 작업 공간을 제공합니다.
화이트보드 기능을 사용하면 프로젝트 타임라인을 세우고 우선 순위를 논의 및 결정하고 모든 프로젝트 또는 캠페인의 아이디어 및 단계를 개발할 수 있습니다. 각 기능을 활용하여 모든 이해 관계자를 정렬하는 방법은 다음과 같습니다.
투표하기
화이트보드에서는 스티커 또는 스페이스의 다른 부분에 놓인 아이디어에 스탬프를 사용하여 투표할 수 있습니다. 프로젝트 또는 캠페인의 모든 관련 이해 관계자가 모두의 의견을 바탕으로 함께 의사 결정을 내릴 수 있는 쉬운 방법입니다. 예를 들어 프로젝트의 리더는 엄지손가락 또는 더하기 1 이모지와 같은 스탬프로 팀의 우선 순위 작업을 식별할 수 있습니다. 또는 크리에이티브 팀에서 하트 또는 별 이모지를 사용하여 캠페인에 대해 즐겨 사용하는 시각적 자산 또는 카피를 선택할 수 있습니다.
스티키 메모
가상 스티키 메모를 사용하면 아이디어를 빠르고 쉽게 적어 화이트보드에 놓을 수 있으며 용도가 아주 다양합니다. 마케팅 팀은 제품이나 고객 또는 개별 콘텐츠에 대한 전체 마케팅 전략의 요소를 브레인스토밍하는 데 사용할 수 있으며 프로젝트 매니저는 프로젝트 타임라인 순서를 정하거나 다양한 작업 프로세스의 여러 단계를 구성하는 데 사용할 수 있습니다.
스티커 및 스탬프
투표 외에도 스티커 및 스탬프는 팀의 간단한 의견이 필요할 때마다 시각적 피드백을 남기는 데 유용합니다. 예를 들어 팀원이 회고 중에 화이트보드에 스티커를 붙여서 자신의 업무 또는 프로젝트 전체의 다양한 측면에 대해 어떻게 느끼는지 보여줄 수 있습니다.
댓글 및 멘션
팀원과 아이디어에 대해 더 논의하거나 스탬프로 가능한 것보다 더 많은 컨텍스트 및 세부 사항을 추가해야 하는 경우 댓글 및 멘션을 사용하세요. 스티키 메모에 댓글과 함께 생각을 추가하거나 댓글로 개별 이해 관계자를 태그하고 화이트보드의 특정 부분에 관심을 집중시킬 수 있습니다.
예를 들어 누군가가 댓글을 남기고 프로젝트 매니저에게 프로세스의 일부를 수정하거나 다시 정렬하는 방법을 태그할 수 있습니다. 또는 팀 리더가 계정 매니저를 댓글로 멘션하여 화이트보드에 배치된 전략의 요소를 고객에게 제시해 달라고 요청할 수도 있습니다.
템플릿
Confluence에는 미리 만들어진 템플릿이 많으므로 처음부터 시작하고 싶지 않은 경우 검증된 프레임워크에 따라 다양한 연습을 할 수 있습니다. 이해 관계자 정렬에 특히 유용한 몇 가지 템플릿은 다음과 같습니다.
- 우선 순위 행렬: 즉시 해야 할 일 및 나중에 할 수 있는 일을 시각화하거나 특정 작업에 중요도를 할당하는 명확하고 쉬운 방법입니다. "꼭 있어야 함", "있으면 좋음"과 같은 기표로 작업을 분류할 수도 있습니다.
- 팀 네트워크: 캠페인 또는 프로젝트와 관련된 모든 이해 관계자 및 그 역할이 무엇인지 나타내는 차트입니다. 화이트보드는 팀 네트워크 연습을 실시간으로 운영하며 팀 유형 및 참여 수준을 결정하기 위한 완벽한 공동 작업 플랫폼입니다.
- 연간 캘린더: 프로젝트 및 캠페인의 시작, 마감 날짜, 기타 주요 마일스톤 및 타이밍을 계획하는 캘린더입니다.
공개 링크
화이트보드를 완성했거나 외부 이해 관계자의 의견을 듣고 싶은 경우 공개 링크로 공유할 수 있습니다. 예를 들어 에이전시는 승인을 위해 편집 캘린더를 고객과 공유할 수 있으며 고객은 캠페인 브리프 또는 아이디어 보드를 에이전시 파트너와 공유할 수 있습니다.
공개 링크에 대해 자세히 알아보려면 이 문서를 확인하세요.
