Как согласовать действия команды с помощью Confluence

От хаоса к ясности — с помощью централизованной рабочей области

Для сплоченности команды крайне важно устранить разрозненность информации. Когда сведения о проекте разбросаны по разным электронным сообщениям или нескольким инструментам, командам трудно поддерживать эффективное сотрудничество. Эту проблему можно решить, создав специальный раздел Confluence и таким образом упорядочив знания команды в единой рабочей области.

Благодаря своей продуманной структуре раздел проекта становится настоящим единым достоверным источником информации, из которого все — от руководства до менеджеров программ — могут черпать нужные сведения в нужное время.

Как настроить раздел проекта

Процесс создания специального раздела проекта в Confluence простой и интуитивно понятный. Для начала нажмите Create (Создать) на дашбоарде и выберите Space (Раздел).

Присвойте разделу имя, отражающее суть проекта, например «Проект „Нексус“», и добавьте значок, чтобы раздел был визуально различим в рабочей области. Далее выберите его назначение.

• Collaboration (Совместная работа): для работы с такими инструментами, как доски и шаблоны, при проведении мозговых штурмов, планировании и отслеживании.
• Knowledge Base (База знаний): для команд, управляющих большим объемом документации.
• Custom (Пользовательский): для адаптации настроек к конкретным рабочим процессам вашей команды.

Такая структура раздела позволяет легче находить обновления и не тратить время на поиск среди разрозненных инструментов.

Используйте шаблоны для создания структуры

Быстро запускайте проекты и обеспечьте единообразие с помощью готовых шаблонов Confluence. Они экономят время команды и предоставляют ей четкую стандартизированную дорожную карту.

Для начала просмотрите библиотеку шаблонов и выберите тот, который соответствует вашим потребностям. На странице шаблона нажмите Use template (Использовать шаблон), выберите раздел проекта и нажмите Create page (Создать страницу). Как только шаблон будет создан, предложите команде заполнить его.

Например, с помощью шаблона хронологии проекта вы можете наметить цели и назначить ключевые задачи проекта, чтобы держать все под контролем. Добавьте сроки, зависимости, теги статуса и встроенные ссылки на вспомогательные документы, чтобы все имели четкое представление о предстоящей работе.

В Confluence множество шаблонов, которые позволяют руководителям проектов и программ делать работу команд организованной и эффективной. Попробуйте следующие основные шаблоны для управления проектами.

Шаблоны планирования проектов

• Project plan (План проекта). Изложите цели, ожидаемые результаты и ключевые контрольные точки.
• Project charter (Устав проекта). Определите цели проекта, объем работ и обязанности команды.
• Resource planning (Планирование ресурсов). Эффективно распределите кадры, бюджет и материалы.
• PI planning (PI-планирование). Проведите структурированный сеанс, где согласуете бизнес-цели с командой.

Шаблоны рабочего процесса и выполнения проекта

• Sprint planning (Планирование спринта). Поставьте перед Agile-командой цели спринта и спланируйте их достижение.
• Risk assessment (Оценка рисков). Выявите риски, определите их приоритет и разработайте стратегию по их снижению.
• Swimlanes (Дорожки). Проясните роли, рабочие процессы и ответственность за задачи.
• Product vision board (Доска концепции продукта). Определите направление развития продукта и ключевые приоритеты.

Настройка шаблонов в соответствии с потребностями вашей команды может повысить ясность и эффективность. Например, в плане проекта для визуализации хода выполнения задач можно добавить к каждой из них маркированный цветом тег статуса: зеленый соответствует статусу «По графику», красный — «Не по графику», а серый — «Не начато». В плане ресурсов можно обеспечить централизованный доступ к важнейшим сведениям, встроив ссылки на электронные таблицы с расчетами бюджета или таблицы доступности команд. Эти простые настройки помогают командам скоординироваться и сосредоточиться на выполнении задач.

Знаете ли вы, что для стандартизации рабочих процессов и единообразного оформления документации по проектам можно создавать собственные шаблоны Confluence?

Поощряйте совместную работу с помощью встроенных отзывов и упоминаний

Четкая и действенная коммуникация способствует сплоченности команды. Решение Confluence улучшает совместную работу с помощью инструментов, которые напрямую связывают отзывы со сведениями о проекте, чтобы все участники оставались в курсе событий и концентрировались на выполнении задач.

Используйте встроенные комментарии для точной обратной связи. Например, при проверке документа по стратегии проекта руководитель программы может выделить фрагмент из предложения по функции, а затем предложить к нему изменения или уточнить требования. Привязка комментариев к конкретным элементам придает обратной связи контекст и позволяет без труда реагировать на нее.

Упоминания, или @упоминания, — это эффективный способ отметить участника команды или группу для выполнения задач, просмотра обновлений или получения подтверждений. Заинтересованная сторона может отметить руководителя проекта, чтобы тот подтвердил результаты или одобрил корректировку сроков. Упомянутые лица немедленно получают уведомление, что гарантирует четкую коммуникацию и оперативное принятие мер ответственным сотрудником.

Решение Confluence позволяет избежать разрозненных цепочек электронных писем и сообщений Slack благодаря интеграции отзывов с помощью встроенных комментариев и упоминаний. Такой оптимизированный подход помогает командам быстрее согласовывать свои действия, устраняет недоразумения и способствует эффективному выполнению проектов.

Удобно визуализируйте и оптимизируйте рабочие процессы

Каждому проекту нужно пространство для идей и творческого подхода к решению проблем. Доски Confluence — это бесконечный холст для проведения мозговых штурмов, планирования и перехода от идей к реализуемым планам.

Они упрощают совместную работу, позволяя командам визуализировать идеи в режиме реального времени или асинхронно. Например, во время дизайн-спринта можно использовать записки, чтобы определить типы пользователей, составить блок-схему пути клиента и выделить ключевую аналитику аннотациями. Участники команды могут добавлять реакции с помощью наклеек или оставлять комментарии в формате текста либо видео, чтобы определить дальнейшие действия.

Встраивание страниц Confluence или других ссылок непосредственно на доску гарантирует соответствие каждой идеи целям проекта. Такой комплексный подход позволяет командам реже переключать контекст и оставаться в курсе событий, чтобы эффективно реализовывать идеи.

Централизуйте и встраивайте ресурсы проектов с помощью баз данных

Разрозненные документы и информация могут сбить команды с толку и замедлить прогресс. Базы данных Confluence централизуют ресурсы проекта в единой адаптируемой рабочей области с возможностью поиска. Возможности баз данных — от систем отслеживания задач до журналов рисков — помогают командам упорядочивать важную информацию и оставаться на одной волне.

Процесс создания базы данных простой и гибкий. Используйте кнопку Create (Создать) на панели навигации, значок «+» на боковой панели раздела или команду /database (база данных) непосредственно на странице.

После создания настройте базу данных в соответствии с потребностями проекта. Импортируйте существующие данные из CSV-файла или начните с чистого листа. Добавьте поля даты, владельца, тега статуса и другие, чтобы обеспечить возможность фильтрации, сортировки и поиска данных. Настройте представление в виде таблицы, карточки или доски, чтобы упорядочить информацию в оптимальном для команды формате.

Базы данных упрощают доступ к ресурсам благодаря возможностям синхронизации и встраивания в режиме реального времени. Например, команда по продукту может встроить базу данных технических спецификаций в свой раздел проекта, что позволит участникам мгновенно ссылаться на обновления без переключения инструментов. Это обеспечит единообразие и актуальность информации для эффективного ведения совместной работы.

Знаете ли вы, что записи в базе данных Confluence можно связать с задачами Jira? Это помогает без труда отслеживать задания, риски и обновления по проектам в едином интерфейсе — синхронизировать информацию вручную не требуется.

Наводите порядок в разделах проектов

Плохая организация ресурсов замедляет прогресс и приводит к путанице. Продуманная структура разделов Confluence позволяют каждому быстро найти нужную информацию, не прерывая работу.

Используйте папки и вкладывание, чтобы объединять документы в логичные группы по этапам проекта, отделам или обязанностям.

Например, руководитель программы, планирующий запуск продукта, может создать папки «План проекта», «Журнал рисков» и «Результаты работы команды», чтобы сделать поиск ресурсов удобнее. Вложение результатов в родительские страницы связывает эти результаты с общей хронологией проекта, помогая участникам команды видеть, как их работа способствует достижению масштабных целей.

Единообразие — ключ к ясности. Используйте четкие правила именования, например добавляйте даты или номера версий к именам файлов, и маркируйте связанный контент метками, например «отчеты» или «маркетинговые материалы». Это позволяет командам легко находить информацию с помощью фильтров, сокращая затраты времени на поиск ресурсов.

Для обеспечения безопасности раздела проекта в Confluence предусмотрены гибкие средства контроля доступа. Приглашайте коллег по команде или сторонних участников с помощью таких инструментов, как Google, Slack или Microsoft. Гостевой доступ позволяет сторонним партнерам работать над конкретными страницами без просмотра конфиденциальной информации, обеспечивая целенаправленную и безопасную совместную работу.

Подключайтесь к внешним платформам с помощью интеллектуальных ссылок

Для обмена важными ресурсами в проектах часто используются такие инструменты, как Google Документы и файлы Figma. С помощью интеллектуальных ссылок Confluence можно встраивать такие файлы непосредственно в рабочую область для беспрепятственного взаимодействия при параллельной работе в разных продуктах Atlassian и сторонних приложениях.

Интеллектуальные ссылки можно адаптировать к вашему рабочему процессу благодаря множеству вариантов отображения. Например, встроенный текст оптимален для компактных макетов, карточки подойдут для краткого ознакомления с более подробным контекстом, а полный предварительный просмотр — для детального взаимодействия. И все эти возможности доступны прямо на странице.

Благодаря встраиванию внешних инструментов с помощью интеллектуальных ссылок решение Confluence становится централизованным хранилищем ресурсов и единым достоверным источником информации. Это позволяет командам получать доступ ко всем файлам проекта непосредственно в Confluence.

Знаете ли вы, что ИИ может создать сводку содержимого интеллектуальной ссылки, чтобы команды могли сразу просмотреть ключевые детали?

С легкостью назначайте и отслеживайте задачи

Для согласования необходимы четкое понимание обязанностей и прозрачность. Инструмент Confluence упрощает управление задачами, позволяя встраивать их непосредственно на страницы проекта. Упоминайте участников команды, устанавливайте сроки с помощью дат выполнения и связывайте эти элементы с соответствующими данными проекта. Так каждый участник точно будет знать, что и когда нужно сделать.

Согласовывайте работу команд, пометив ожидаемые результаты такими статусами, как «Черновик», «В работе» или «Заблокировано». Уведомления в режиме реального времени оповещают участников команд об обновлениях и позволяют руководителям программ по необходимости корректировать сроки или переназначать задачи, не выходя из Confluence.

Например, во время запуска продукта непосредственно в Confluence можно назначать и отслеживать такие задачи, как обновление рекламного текста, доработка технических спецификаций или планирование релиза. По мере выполнения задач участники команды отмечают их галочкой, позволяя наблюдать за прогрессом в режиме реального времени.

Для больших проектов используйте макрос отчета о задачах, чтобы просматривать все задачи в одном окне. Это поможет выявлять узкие места, отслеживать обновления и соблюдать сроки.

Без труда отслеживайте проекты с помощью Jira

Вместе Confluence и Jira устраняют разрозненность, собирая обновления по проектам, задачи и документацию воедино. Добавляйте дорожные карты, доски и заявки Jira на страницы Confluence. Просматривайте, редактируйте и создавайте страницы Confluence прямо из Jira. Автоматическая синхронизация между этими платформами позволяет командам всегда быть в курсе приоритетов и прогресса, не переключаясь между инструментами.

Решение Confluence оснащено макросом задач Jira. При упоминании такой задачи он автоматически создает ссылку, связывающую обновления с соответствующей информацией о проекте. А в Jira можно воспользоваться диалоговым окном ссылки, чтобы привязать к задачам справочную документацию, например протоколы собраний или планы проектов, и предоставить команде необходимый контекст.

Предположим, вы разрабатываете обновление ПО для умного дома. Подключив Confluence к Jira, вы можете встроить дорожную карту Jira в раздел проекта, чтобы отслеживать разработку функций или связывать отчеты о багах с техническими исправлениями. Эта интеграция помогает согласовать работу команд, ускорить принятие решений и беспрепятственно перейти от концепции к запуску.

Знаете ли вы, что 76 % клиентов Jira после добавления Confluence выполняли проекты быстрее?

Внесите ясность с помощью видео Loom

Кое-что проще объяснить устно. Интегрировав Loom и Confluence, команды смогут использовать видео для ведения более эффективной и слаженной совместной работы.

Встраивание записей Loom в Confluence повышает ясность, добавляя контекст к рабочим процессам. Например, руководитель программы, пересматривающий график, может создать видео с описанием корректировок, чтобы все поняли, что делать дальше. Встроенные видео информируют участников команды, работающих асинхронно, оставляя возможность повторного просмотра для уточнения деталей.

Без труда создавайте видео Loom на страницах или досках Confluence. Выберите Record (Запись) на панели инструментов редактора или введите /loom, чтобы записать видео и встроить его в нужное место.

Видео Loom превращают длинные объяснения в четкие визуальные обновления, которые экономят время и сводят к минимуму необходимость в собраниях. Такая интеграция позволяет избежать недопониманий и сделать взаимодействие более личным для обеспечения слаженной и эффективной командной работы.

Знаете ли вы, что, используя расширение Loom для Chrome, приложение для компьютеров или мобильное приложение, можно легко делиться обновлениями из любой точки мира?

Упростите рабочие процессы с помощью ИИ

Для обеспечения согласованности между командами требуются оптимизированные рабочие процессы и доступная аналитика. Искусственный интеллект преображает работу команд, автоматизируя процессы, резюмируя контент и расширяя возможности сотрудничества, чтобы команды могли сосредоточиться на достижении важных целей.

Используйте ИИ, чтобы:

• Обобщать и систематизировать контент. Превращайте протоколы собраний в планы действий, а сеансы мозгового штурма — в структурированные задачи.
• Автоматизировать повторяющиеся задачи. Опишите, что вам нужно, и создайте правила автоматизации за считаные секунды. Настройте напоминания о сроках выполнения задач или автоматически архивируйте неактивные страницы.
• Ускорить поиск информации. Сузьте поиск в Confluence с учетом контекста работы и находите ответы быстрее.

Представьте: после сеанса мозгового штурма руководитель проекта превращает доску в подробный план действий с помощью искусственного интеллекта. Пока команда выполняет работу, ИИ автоматически рассылает обновления заинтересованным сторонам, резюмирует содержимое страниц прогресса и выявляет потенциальные узкие места.

Сокращая объем ручной работы и упрощая сотрудничество, ИИ позволяет команде сосредоточиться на достижении результатов.

Объедините команду с помощью Confluence