Como usar os quadros brancos do Confluence para alinhar equipes
Gerenciar projetos ou campanhas intercolaborativas deixa muito espaço para possíveis confusões ou discrepâncias. À medida que um projeto toma forma, pessoas em diferentes departamentos podem fazer alterações que não fazem sentido ou trabalhar em tarefas fora do escopo, das metas e do orçamento.
Com tantas pessoas diferentes envolvidas em uma campanha ou projeto, a comunicação é fundamental — e está sujeita a inconsistências. Por exemplo, suponha que a equipe de marketing lance uma grande promoção ou campanha sem comunicar o pessoal de vendas ou atendimento ao cliente, resultando em uma enxurrada de demandas ou consultas inesperadas.
Equipes dispersas em diferentes locais ou fusos horários tornam ainda mais difícil corrigir o curso ou resolver problemas com rapidez. No entanto, esses desafios e contratempos podem ser evitados com um bom alinhamento da equipe.
Quando todas as partes interessadas estão alinhadas, todos têm clareza sobre os objetivos, entendem as restrições e prioridades, trocam mensagens consistentes e mantêm os projetos em andamento. Mas como você alcança essa harmonia em toda a equipe? Implemente métodos comprovados que melhorem a visibilidade, a comunicação clara e a compreensão unificada dos objetivos com a ajuda dos quadros brancos do Confluence.
Melhores práticas para alinhamento de equipes
A gestão de partes interessadas está entre os cinco principais desafios dos executivos corporativos, de acordo com uma pesquisa recente. Apenas 13% dos executivos entrevistados disseram que as equipes têm plena consciência das prioridades de cada um e do progresso atingido para atender a essas prioridades a qualquer momento, o que sugere uma lacuna significativa de comunicação e visibilidade dentro das organizações em relação ao alinhamento de prioridades e ao progresso.
As práticas essenciais a seguir vão ajudar você a promover o alinhamento, o que vai melhorar a forma como as equipes trabalham juntas e o desempenho geral.
- Defina metas com clareza: estabeleça metas específicas para que cada membro da equipe entenda os resultados esperados e saiba onde concentrar esforços. Essas metas servem como princípios orientadores que informam o trabalho necessário para concluir o projeto ou a campanha.
- Documente prioridades, processos e fluxos de trabalho: crie referências sobre as formas de executar as diferentes etapas de cada projeto para que todos possam acessar. Devem ser inclusos tarefas, processos e fluxos de trabalho prioritários que detalham os procedimentos operacionais relacionados à pesquisa, comunicação, aprovações, entrega e outras etapas relevantes.
- Identifique funções e responsabilidades: descreva as funções e responsabilidades de cada parte interessada para mostrar quem é responsável por quais tarefas e decisões dentro da equipe. Essas informações eliminam a confusão, simplificam os canais de comunicação e garantem que todos saibam com quem falar sobre assuntos específicos.
- Crie um hub de projetos centralizado: reúna todos os documentos, referências, materiais e áreas de trabalho em uma única fonte de informações. Assim, você cria um espaço específico para que todo mundo acesse todos os dados atualizados e precisos de que necessitam.
- Colaboração assíncrona: fortaleça conexões e diminua a quantidade de reuniões desnecessárias com a colaboração assíncrona. A comunicação digital por meio de mensagens, documentos colaborativos e vídeos permite que os membros da equipe trabalhem com independência, continuando informados e conectados uns aos outros, não importando de onde ou quando estejam trabalhando.
- Retrospectivas da equipe: conduza retrospectivas regulares da equipe para refletir sobre os projetos concluídos, identificar áreas de melhoria e implementar medidas corretivas. As retrospectivas dão continuidade ao aprendizado e à adaptação, mantendo a eficácia e a eficiência da equipe.
- Cultura de equipe aberta e solidária: cultive uma cultura de equipe que promova participação ativa, comunicação e confiança. Incentive as perguntas e a resolução coletiva de problemas para que todos se sintam à vontade para pedir e dar ajuda. Celebrar o progresso e as conquistas também vai promover laços e desempenho mais fortes com a equipe.
Ative as funções do quadro branco do Confluence para alinhar equipes
Os quadros brancos do Confluence são a ferramenta definitiva para implementar todas essas melhores práticas. Eles proporcionam um espaço colaborativo compartilhado para mapear projetos e se comunicar em um só lugar, para que todos os envolvidos estejam sempre na mesma página.
As funções do quadro branco permitem que você crie cronogramas de projetos, discuta e determine prioridades e desenvolva ideias e etapas para cada projeto ou campanha. Aqui estão as maneiras de aproveitar cada função para alinhar todas as partes interessadas:
Votação
Nos quadros brancos, você pode usar selos para votar em ideias colocadas em notas adesivas ou em outras partes do espaço. Essa é uma maneira fácil de todas as partes interessadas relevantes de um projeto ou campanha tomarem decisões juntas com base na opinião de todos. Por exemplo, os líderes de um projeto podem usar um selo, como um polegar para cima ou um emoji de "+1", para identificar tarefas prioritárias para a equipe. Ou a equipe criativa pode usar emojis de coração ou estrela para selecionar recursos visuais favoritos ou copiar para uma campanha.
Adesivos
As notas adesivas virtuais, que podem ser colocadas no quadro branco, permitem que você anote ideias com rapidez e facilidade. Elas têm uma ampla gama de aplicações. Equipes de marketing podem usar essas notas para fazer brainstorming sobre os elementos da estratégia geral de marketing de um produto ou cliente ou sobre um conteúdo individual. Gerentes de projeto podem usar essa função para organizar a ordem de um cronograma ou construir as diferentes etapas de vários processos de trabalho.
Adesivos e selos
Além da votação, os adesivos e selos são úteis para deixar feedback visual sempre que você quiser uma contribuição rápida da equipe. Por exemplo, os membros da equipe podem adicionar adesivos aos quadros brancos durante retrospectivas para mostrar como se sentem em relação a diferentes aspectos do próprio trabalho ou do projeto como um todo.
Comentários e menções
Quando você precisar ampliar a discussão de ideias com colegas de equipe ou dar mais contexto e informações do que os selos podem oferecer, use comentários e menções. Escreva suas impressões em notas adesivas com um comentário ou use um comentário para marcar e chamar a atenção de cada uma das partes interessadas para pontos específicos do quadro branco.
Por exemplo, alguém pode marcar o gerente de projeto em um comentário em que explica como modificaria ou reorganizaria parte de um processo. Ou um líder de equipe pode mencionar um gerente de contas em um comentário pedindo que apresente a um cliente um elemento de uma estratégia exibido em um quadro branco.
Templates
O Confluence tem inúmeros templates prontos, então você pode seguir uma estrutura comprovada para diferentes exercícios se não quiser começar do zero. Alguns que são úteis em especial para o alinhamento das partes interessadas incluem:
- Matriz de priorização: uma maneira clara e fácil de visualizar o que deve ser feito de imediato e o que pode ser feito depois ou atribuir níveis de importância a determinadas tarefas. Você também pode categorizar tarefas com significantes como "obrigatório" e "bom de se ter".
- Rede de equipes: um gráfico que identifica cada parte interessada envolvida em uma campanha ou projeto e qual é a função. Os quadros brancos são a plataforma colaborativa perfeita para administrar uma rede ativa de exercícios de equipes para determinar os tipos de equipes e o nível de envolvimento.
- Calendário anual: um calendário para planejar lançamentos, prazos e outros marcos e cronogramas importantes para projetos e campanhas.
Links públicos
Depois de finalizar um quadro branco ou se quiser a opinião das partes interessadas externas, você vai poder compartilhar com um link público. Por exemplo, as agências podem compartilhar calendários editoriais com os clientes para aprovação ou os clientes podem compartilhar resumos ou quadros de ideias para campanhas com as agências parceiras.
Para saber mais sobre links públicos, consulte este artigo.
