Un flusso di lavoro è una sequenza definita di task e attività progettata per raggiungere un obiettivo specifico. Questo semplifica i processi, migliora l'efficienza e garantisce la coerenza tra le varie operazioni all'interno di un'organizzazione. Implica l'esecuzione e la revisione sistematiche di task in modo che i team possano collaborare in modo efficace, monitorare gli avanzamenti e ottenere i risultati previsti riducendo al minimo errori e ridondanze.

Esempi di flussi di lavoro includono:

• Gestione dei progetti

• Il ciclo di vita di sviluppo del software

• Campagne di marketing

• Progetti di progettazione

• Task relativi alle risorse umane, come le assunzioni, l'onboarding e la valutazione delle prestazioni

• Creazione di contenuti

• Progettazione di pagine web

• Monitoraggio dei bug IT

• Elaborazione degli ordini di vendita

• Gestione dell'assistenza clienti

• Onboarding di nuovi dipendenti

L'efficienza dei flussi di lavoro è un fattore fondamentale per le aziende, in quanto consente di semplificare i processi, ridurre le ridondanze e gli errori umani massimizzando la produttività e assicurando che i task vengano portati a termine in modo preciso ed efficiente.

Questo approccio strutturato alla gestione dei task consente ai team di collaborare in modo efficace, di ottimizzare l'allocazione delle risorse e di rispettare le scadenze in modo coerente. Migliora l'efficienza operativa complessiva e agevola il processo decisionale basato sui dati e il miglioramento continuo, garantendo risultati migliori dei progetti e un crescente successo aziendale.

I flussi di lavoro migliorano la gestione dei progetti, il servizio clienti, i processi interni e la collaborazione tra i team in vari scenari aziendali.

Jira, grazie ai suoi modelli personalizzabili e ai flussi di lavoro adattabili, soddisfa le esigenze specifiche di diversi team e progetti, rendendolo lo strumento ideale per ottimizzare i flussi di lavoro tra i reparti. Che si tratti di sviluppo software, marketing, progettazione o risorse umane, le funzioni di Jira, come i modelli di progetto personalizzabili, l'automazione del flusso di lavoro e gli strumenti di collaborazione, contribuiscono a semplificare i processi, a migliorare l'efficienza e a ottenere risultati migliori.

Gestione dei progetti

La semplificazione dei processi di gestione dei progetti migliora la collaborazione tra i team, il monitoraggio degli avanzamenti e il rispetto delle scadenze grazie a una comunicazione chiara, a ruoli ben definiti e a strumenti di monitoraggio dei task.

Prova il nostro modello gratuito di roadmap di progetto

Sviluppo software

L'intero ciclo di sviluppo del software comprende fasi di pianificazione, progettazione, codifica, test, distribuzione e manutenzione. Metodologie come Agile e Scrum contribuiscono a semplificare i flussi di lavoro di sviluppo del software. Questi framework favoriscono l'avanzamento iterativo, la flessibilità e la collaborazione, ottimizzando lo sviluppo del prodotto e aiutando i team a raggiungere i propri obiettivi.

Il modello di monitoraggio dei bug è uno strumento fondamentale in questo processo poiché aiuta i team a creare log, definire priorità e risolvere i bug del software in modo efficace.

Marketing

I flussi di lavoro di marketing migliorano la pianificazione delle campagne, la creazione di contenuti, l'esecuzione della strategia e l'analisi. Ottimizzano i task, le risorse e le decisioni basate sui dati per un'esecuzione immediata.

Progetta

I flussi di lavoro di progettazione favoriscono lo sviluppo del prodotto, dall'idea alla sua realizzazione. Migliorano la collaborazione tra i team e incorporano i feedback per ottenere un miglioramento continuo e funzionalità superiori.

Risorse umane

I flussi di lavoro delle risorse umane semplificano le assunzioni, l'onboarding, la valutazione delle prestazioni e la gestione delle ferie standardizzando e automatizzando i task. Ciò garantisce la conformità e aiuta a gestire l'intero ciclo dei dipendenti.

I flussi di lavoro aziendali integrano varie operazioni, come la gestione Agile dei progetti, lo sviluppo software, il marketing, la progettazione e le risorse umane, migliorando la produttività. Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro aziendali:

Campagna di marketing

1. Definizione degli obiettivi: fissa obiettivi chiari.

2. Ricerche di mercato: comprendi i destinatari e la concorrenza.

3. Identificazione dei destinatari: personalizza la messaggistica in base ai destinatari e seleziona i canali appropriati.

4. Creazione di contenuti e materiali: produci contenuti che suscitino l'interesse dei destinatari.

5. Promozione: diffondi la campagna di marketing su vari canali per ottenere il massimo impatto.

6. Monitoraggio le metriche delle prestazioni: monitora gli avanzamenti e l'efficacia della campagna.

7. Analisi dei risultati: ottieni approfondimenti e comunica i futuri impegni in materia di ottimizzazione.

Lancio del prodotto

1. Roadmap: stabilisci un piano di lancio del prodotto che ne delinei la visione, le funzioni principali e le milestone.

2. Approvazione del progetto: crea e porta a termine la progettazione del prodotto tramite le necessarie iterazioni e l'approvazione degli stakeholder.

3. Comunicazione tra team e clienti: garantisci una comunicazione chiara e coerente tra i membri del team e gli stakeholder durante tutto il processo di lancio.

4. Analisi dei dati: configura sistemi per raccogliere e analizzare i dati e comunicare così il processo decisionale e misurare il successo del lancio.

5. Creazione di report: sviluppa report per monitorare gli avanzamenti e condividere approfondimenti con il team e gli stakeholder.

6. Notifiche automatiche: implementa avvisi automatici per aggiornare il team sul completamento dei task e sugli sviluppi del progetto.

7. Allineamento tra marketing e vendite: coordinati con il marketing e le vendite per garantire una messaggistica coerente e per assicurarti che il team di vendita disponga delle informazioni e dei materiali necessari.

8. Feedback dei clienti: raccogli e incorpora il feedback dei clienti durante e dopo il lancio per perfezionare il prodotto e migliorare i progetti futuri.

Creazione di contenuti

1. Ideazione: genera idee in base a ricerche sui destinatari, alle tendenze e agli obiettivi del contenuto.

2. Pianificazione: delinea il contenuto, definisci gli obiettivi e fissa le scadenze.

3. Assegnazione: distribuisci i task tra i membri del team, come writer, progettisti ed editor.

4. Produzione di contenuti: scrivi, progetta e produci i contenuti.

5. Revisione e modifica: rivedi i contenuti per verificarne la qualità, l'accuratezza e l'allineamento agli obiettivi.

6. Approvazione: ottieni l'approvazione finale dagli stakeholder o dai project manager.

7. Pubblicazione: rilascia i contenuti sulle piattaforme desiderate.

8. Promozione: condividi e promuovi i contenuti tramite social media, e-mail di marketing e altri canali.

9. Monitoraggio delle prestazioni: monitora il coinvolgimento, la portata e altre metriche pertinenti.

10. Analisi e feedback: analizza i dati sulle prestazioni e raccogli i feedback per il futuro miglioramento dei contenuti.

Progettazione di pagine web

1. Wireframing: crea bozze della struttura e del layout delle pagine web.

2. Prototipazione: crea un prototipo cliccabile per simulare l'interazione dell'utente.

3. Progettazione visiva: intervieni sul design, inclusi i colori, i caratteri tipografici e le immagini.

4. Codifica: sviluppa il sito web utilizzando HTML, CSS, JavaScript e altre tecnologie.

5. Test: controlla il sito web per verificarne l'usabilità, l'accessibilità e la compatibilità tra browser.

6. Distribuzione: lancia il sito web su un server ad accesso pubblico.

7. Cicli di feedback iterativi: raccogli feedback e apporta le modifiche necessarie per migliorare il sito web.

Monitoraggio dei bug IT

1. Identificazione: individua e documenta eventuali bug del software.

2. Report: invia report dettagliati del bug, inclusi i passaggi per riprodurlo, i risultati previsti rispetto a quelli effettivi e screenshot e log pertinenti.

3. Valutazione: valuta e assegna priorità al bug in base alla gravità, all'impatto e alla complessità.

4. Assegnazione: assegna il bug allo sviluppatore o al team più appropriato per la sua risoluzione.

5. Risoluzione: documenta il processo di correzione del bug, che può comportare codifica, test e revisione.

6. Verifica: testa il software dopo la correzione per assicurarti che non si siano aperti nuovi ticket.

7. Chiusura: contrassegna il bug come risolto e chiudi il ticket di monitoraggio dei bug una volta verificato.

Ordine di vendita

1. Posizionamento: i clienti ordinano tramite piattaforme di e-commerce, e-mail, telefono o di persona.

2. Revisione e conferma: il team di vendita verifica l'accuratezza dell'ordine e conferma la disponibilità del prodotto.

3. Generazione degli ordini di vendita: un ordine di vendita formale specifica i prodotti, la spedizione, i prezzi e i termini di consegna.

4. Evasione degli ordini: il magazzino o il reparto inventario preleva, imballa e prepara l'ordine per la spedizione.

5. Spedizione: il reparto logistico spedisce l'ordine all'indirizzo del cliente, fornendo un numero di tracciamento.

6. Fatturazione e pagamento: il cliente riceve una fattura e paga secondo i termini concordati.

7. Assistenza post-vendita: il servizio clienti risponde al feedback e alle domande e risolve i ticket dopo la consegna.

Assistenza clienti

1. Avvio della richiesta del cliente: il cliente contatta l'assistenza tramite telefono, e-mail, chat o social media.

2. Generazione di ticket: un sistema automatico crea un ticket di assistenza con i dati del cliente e una descrizione del ticket stesso.

3. Assegnazione del ticket: un agente dell'assistenza riceve un ticket in base all'esperienza o alla disponibilità.

4. Indagine sul problema: l'agente assegnato indaga sul ticket, raccogliendo, se necessario, ulteriori informazioni dal cliente.

5. Risoluzione e risposta: l'agente risolve il ticket e comunica la soluzione al cliente fornendo chiare istruzioni sulla procedura.

6. Follow-up: l'agente contatta di nuovo il cliente per confermare la risoluzione e raccogliere feedback.

7. Chiusura del ticket: il ticket viene chiuso dopo la conferma del cliente o dopo un determinato periodo di inattività.

8. Analisi e feedback: il team di assistenza analizza i ticket risolti per individuare ticket comuni e feedback per migliorare prodotti e servizi.

Onboarding di nuovi dipendenti

1. Preboarding: compila i documenti necessari e dai il benvenuto al nuovo dipendente prima della sua entrata effettiva in azienda.

2. Orientamento nel primo giorno: presenta il nuovo assunto ai colleghi, organizza un tour dell'ufficio e avvia il processo di onboarding aziendale.

3. Definizione degli obiettivi per la prima settimana: stabilisci obiettivi di 30, 60 e 90 giorni e avvia una formazione basata sui ruoli.

4. Controlli dopo 30, 60 e 90 giorni: esamina gli avanzamenti, offri feedback e assegna task relativi ai ruoli per un successo precoce.

5. Revisione semestrale: valuta la capacità del dipendente di lavorare in modo indipendente e fornisci formazione o risorse aggiuntive, se necessario.

6. Supporto e sviluppo continui: offri supporto e opportunità di sviluppo continui per un'integrazione efficace nella cultura e nel ruolo aziendali.

Jira migliora il processo di onboarding dei dipendenti organizzando i task, fornendo nuovi modelli di onboarding dei dipendenti con elenchi di controllo composti da un massimo di 55 elementi e semplificando il flusso di lavoro generale.

Assunzione di dipendenti

1. Ricerca di candidati: identifica i potenziali candidati tramite offerte di lavoro, social media, agenzie di reclutamento e segnalazioni dei dipendenti.

2. Scrematura dei curriculum: esamina i curriculum inviati per selezionare i candidati in base ai requisiti e alle qualifiche lavorative.

3. Conduzione di interviste: organizza e conduci interviste con i candidati selezionati per valutare competenze, esperienza e idoneità culturale.

4. Fare offerte di lavoro: seleziona i candidati più adatti ed estendi le offerte di lavoro, comprese le condizioni di negoziazione, se necessario.

5. Onboarding: una volta che il candidato accetta l'offerta, avvia l'onboarding per integrare il nuovo assunto nell'azienda.

Approvazione delle spese

1. Invio delle spese: i dipendenti inviano le note spese con la documentazione necessaria, come ricevute e una descrizione delle spese.

2. Revisione automatica: il sistema verifica automaticamente che l'invio sia conforme alle politiche aziendali in materia di spese.

3. Revisione manageriale: il report viene indirizzato al responsabile appropriato per la revisione e l'approvazione. Il responsabile potrà approvare, rifiutare o richiedere informazioni aggiuntive.

4. Elaborazione: il responsabile inoltra le spese approvate all'ufficio contabilità o finanziario per l'elaborazione.

5. Rimborso: l'ufficio finanziario elabora il rimborso, che il dipendente riceverà tramite il metodo di pagamento designato.

Valutazione delle prestazioni

1. Definizione degli obiettivi: stabilisci le aspettative prestazionali con il dipendente all'inizio del periodo di valutazione.

2. Monitoraggio continuo: traccia e documenta regolarmente gli avanzamenti e le prestazioni del dipendente nel corso dell'anno.

3. Raccolta di feedback: raccogli feedback da varie fonti, come autovalutazioni, revisioni tra pari e valutazioni dei manager.

4. Riunione di revisione: conduci una revisione formale delle prestazioni per discutere dei risultati, delle sfide e delle aree di miglioramento del dipendente.

5. Pianificazione dello sviluppo: crea un piano di sviluppo con azioni specifiche per il dipendente per migliorare le prestazioni e raggiungere gli obiettivi.

6. Documentazione: finalizza e documenta la valutazione, compresi gli obiettivi concordati e i piani di sviluppo per il prossimo periodo.

La gestione di più progetti, stakeholder e scadenze può essere complessa. I flussi di lavoro semplificano le operazioni, migliorano la collaborazione e promuovono un'esecuzione tempestiva, aumentando la produttività. Un software di gestione del flusso di lavoro, come Jira, aiuta i team a pianificare, definire e monitorare l'avanzamento del progetto in tempo reale, adattando la gestione dei progetti alle esigenze di qualsiasi team.

Jira offre modelli di progetto flessibili, flussi di lavoro personalizzabili e regole di automazione per adattarsi alle varie esigenze del progetto. Fornisce funzionalità specializzate tramite l'integrazione con altri strumenti. Le caratteristiche principali includono:

• Board: usa le board per la gestione visiva dei task.

• Ticket: suddividi grandi quantità di lavoro in task più gestibili chiamati "ticket".

• Sequenze temporali: con le sequenze temporali, i team possono coordinare facilmente progetti e dipendenze.

• Dashboard: visualizza una visione consolidata degli avanzamenti e dei risultati con le dashboard.

Ottieni Jira gratis

Quali sono i diversi tipi di flussi di lavoro?

I quattro tipi di flusso di lavoro principali sono i flussi di lavoro sequenziali, paralleli, con macchine a stati e basati su regole. I flussi di lavoro sequenziali facilitano la progressione lineare dei task, mentre quelli paralleli consentono di svolgere i task contemporaneamente. I flussi di lavoro con macchine a stati sono basati sugli eventi e gestiscono processi complessi con più stati, mentre i flussi di lavoro basati su regole si adattano in base a condizioni specifiche.

Quali sono le cinque fasi di un flusso di lavoro?

Le cinque fasi del flusso di lavoro sono avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e completamento. L'avvio identifica le necessità del task e la pianificazione delinea le fasi e le risorse. L'esecuzione svolge le attività, il monitoraggio supervisiona e regola il processo e il completamento finalizza i task e valuta i miglioramenti futuri.

In che modo le aziende creano flussi di lavoro?

Le aziende stabiliscono i flussi di lavoro identificando i processi che richiedono una struttura, definendo le fasi e progettando il layout. Quindi, implementano software di gestione come Jira e promuovono un'ottimizzazione continua in base al feedback e all'analisi delle prestazioni.