I program manager sono responsabili di un gruppo di progetti, noto collettivamente come programma. Il ruolo è simile a quello di un product manager che si occupa di identificare le esigenze dei clienti e delle aziende. I project manager collaborano con i program manager per sviluppare un piano di progetto per il loro team. Si coordinano con i vertici aziendali sugli scopi e gli obiettivi aziendali e agiscono come consulenti strategici, formulando nuove tattiche. Si assicurano che ci sia un allineamento tra gli obiettivi strategici, il programma e i singoli team.  

Un program manager supervisiona l'esecuzione del programma, garantendo la collaborazione tra progetti e team. La sua capacità di gestire efficacemente un programma indica il suo successo all'interno dell'azienda. 

I program manager formulano e organizzano progetti interconnessi. Devono decidere quali strategie e obiettivi perseguire e coordinarsi con i vari team di progetto. Potrebbero anche avere un ruolo di leadership in cui devono supervisionare e valutare le prestazioni dei project manager. 

Tutte le scadenze e i budget devono essere sottoposti al program manager che è responsabile della gestione dei rischi e delle risorse.

Un project manager supervisiona un team che svolge attività relative a un progetto del programma. È responsabile di un progetto e della sua esecuzione dall'inizio alla fine. 

La gestione dei progetti implica la supervisione e la conduzione di progetti a breve termine con una sequenza temporale e una data di fine definite. Ad esempio, i project manager creano il flusso di lavoro interfunzionale per un progetto e un team. Si concentrano sulle operazioni quotidiane, come priorità, task, milestone e risultati finali. 

I project manager si concentrano sul rispetto delle scadenze e sono meno coinvolti nel quadro organizzativo generale. Ad esempio, vengono coinvolti in progetti su piccola scala, come l'implementazione di una richiesta di una nuova funzionalità. Stabiliscono l'ambito del progetto e allocano le risorse per raggiungere gli obiettivi di quest'ultimo. Oppure possono ricoprire il ruolo di Scrum Master se l'azienda utilizza il framework Scrum.

I program manager e i project manager aiutano in modi diversi le aziende a raggiungere i propri obiettivi. Il diagramma seguente illustra le principali differenze e somiglianze tra il ruolo di program manager e quello di project manager:

Questo grafico mostra la suddivisione delle attività di gestione dei progetti e dei programmi e il modo in cui si sovrappongono.

Responsabilità

Le responsabilità dei program manager e quelle dei project manager sono diverse sotto molti aspetti. I project manager supervisionano i piccoli progetti che contribuiscono in modo incrementale a un programma. Gestiscono le risorse, i risultati e le scadenze. 

I program manager, invece, stabiliscono i programmi e i relativi obiettivi in base alle esigenze aziendali dell'intera azienda. Sono importanti consulenti strategici che collaborano con gli stakeholder e i vertici aziendali e si coordinano con i project manager. Lavorano per creare roadmap, budget e programmazioni. Ma una cosa che devono fare è mitigare il rischio. Ad esempio, stabiliscono se un programma sarà troppo costoso da portare avanti e se può trasformarsi in perdite continue di denaro. In definitiva, monitorano e misurano l'efficacia di un programma.

Competenze

Le competenze dei project manager e dei program manager tendono a sovrapporsi. Entrambi devono essere in grado di comunicare in modo chiaro e devono essere orientati ai processi, pensare in modo tattico e strategico e avere familiarità con le metodologie Agile. Devono inoltre essere orientati alle metriche e in grado di analizzare i dati e adattare i progetti e le tempistiche in base ai risultati dell'analisi. 

Oltre a queste competenze comuni, i program manager devono essere in grado di pensare in modo più ampio rispetto ai project manager. Devono concentrarsi sugli aspetti a livello generale di diversi progetti e decisioni, nonché sul modo in cui i progetti correlati contribuiscono agli obiettivi aziendali.

Obiettivi

Anche gli obiettivi dei project manager e dei program manager sono diversi. Gli obiettivi dei program manager sono più strategici e mirano ad allineare gli obiettivi del programma alla mission dell'azienda. I program manager si concentrano sul modo in cui gli obiettivi del programma portano valore all'azienda e agli stakeholder. 

I project manager tengono in conto i dettagli quotidiani di un progetto per assicurarsi che il team raggiunga gli obiettivi di quest'ultimo. Si concentrano sulle milestone, sui risultati finali e sulla gestione delle risorse per gestire in modo efficiente progetti in grado di offrire valore ai clienti. I project manager si concentrano sul rispetto delle scadenze, mentre i program manager sono responsabili del modo in cui ogni progetto contribuisce al quadro organizzativo più ampio.

Strumenti richiesti

Entrambi i professionisti devono essere esperti nell'uso dei software di gestione di progetti e programmi per allocare con precisione le risorse, tenere traccia dell'avanzamento e misurare il successo. Devono inoltre avere familiarità con i sistemi di gestione dei contenuti e utilizzare strumenti come i grafici RACI, che delineano i ruoli tra i membri del team in un determinato progetto. 

Uno strumento utile nella loro cassetta degli attrezzi sono le storie degli utenti, che consentono ai program manager di incentrare gli obiettivi aziendali sulle esigenze degli utenti. 

Poiché i program manager hanno un focus più ampio rispetto ai project manager, dovrebbero anche avere familiarità con le soluzioni di gestione del lavoro per gestire senza problemi più progetti.

Program manager e project manager dovrebbero essere stretti collaboratori. Si affidano l'uno all'altro per raggiungere gli scopi e gli obiettivi del programma. 

In una gerarchia tradizionale, un project manager riferisce a un program manager. Questo perché un project manager lavora su una parte del programma, di cui il program manager è il principale responsabile. Tuttavia, in strutture più semplici, collaborano per capire il modo migliore per suddividere un programma in progetti più piccoli e interconnessi.

Entrambi i ruoli sono vantaggiosi per un'azienda, perché un project manager efficace eseguirà progetti allineati agli obiettivi della tua azienda, mentre un program manager determinerà quali sono tali obiettivi e come devono essere realizzati in un progetto interconnesso. 

Per determinare se hai bisogno di un program manager o di un project manager dovrai valutare le esigenze della tua azienda.  Hai bisogno di una figura strategica per allineare il lavoro dell'azienda alla sua missione o di qualcuno che assicuri che i tuoi team rispettino i risultati e le scadenze? 

Se hai bisogno di una figura strategica in grado di destreggiarsi tra più progetti, scegli un program manager. Se invece hai bisogno di qualcuno che guidi un singolo progetto, è meglio scegliere un project manager. Tuttavia, potresti scoprire che, per portare a termine un intero gruppo di task del programma, avrai bisogno di entrambi.

Program manager e project manager sono fondamentali per il successo di qualsiasi azienda. Avrai bisogno dell'uno oppure dell'altro per assicurarti di poter migliorare i tuoi prodotti e servizi. Tuttavia, per avere successo, program manager e project manager hanno bisogno degli strumenti giusti. 

Jira Align di Atlassian è un software di gestione dei programmi che può aiutare a tenere traccia dei programmi in un'unica semplice dashboard con visibilità in tempo reale. Consente ai program manager di allocare le risorse in modo appropriato ed eseguire i programmi senza intoppi. Inoltre, consente di coordinarsi con i project manager e comunicare i risultati alle parti interessate. 

Jira è un ottimo strumento grazie al quale i project manager possono pianificare e monitorare l'avanzamento del progetto in tutti i team dell'azienda. Inoltre, consente di allineare lo sviluppo con altri team, come quello aziendale, delle vendite, del marketing e delle risorse umane. Quando i team di sviluppo e le loro controparti non tecniche lavorano con lo stesso strumento di gestione dei progetti, i project manager possono individuare i colli di bottiglia e le dipendenze tra i team, allocare le risorse adeguate e allineare tutti sulle milestone condivise.

I project manager possono diventare program manager?

Sì, molti program manager iniziano come project manager. Tuttavia, per passare al nuovo ruolo, un project manager deve essere disposto ad acquisire nuove competenze e intraprendere una formazione professionale aggiuntiva, compresi programmi di certificazione.  

Come project manager, vorrai partecipare maggiormente a progetti su larga scala. In questo modo, avrai gli strumenti per condurre più progetti contemporaneamente.

I program manager sono considerati più "anziani" dei project manager?

L'anzianità di questi ruoli dipende interamente dalla struttura gerarchica dell'azienda. In una gerarchia più tradizionale, un project manager riporta spesso a un program manager che, a sua volta, riporta a dirigenti, vicepresidenti o presidente dell'azienda. Tuttavia, nelle gerarchie più semplici, program manager e project manager sono partner stretti e collaborano per raggiungere gli obiettivi aziendali.