L'automazione del flusso di lavoro è un approccio che consente di automatizzare vari processi, task e flussi di lavoro aziendali richiedendo un intervento umano minimo. L'automazione del flusso di lavoro sfrutta il software per creare una serie di azioni automatizzate per i passaggi dei processi aziendali, il che aiuta i team a eseguire i task in modo efficiente e coerente.

L'automazione del flusso di lavoro utilizza un software di gestione dei task per indirizzare questi ultimi e le informazioni alle persone e ai sistemi in base a regole e trigger predefiniti. Ad esempio, quando un sistema contrassegna un task come completato, l'automazione può inviarlo automaticamente all'assegnatario successivo e aggiornare le dashboard. Ciò consente di risparmiare tempo rispetto alle consegne manuali e riduce al minimo gli errori.

Segui questi passaggi per iniziare:

1. Analizza il flusso di lavoro attuale raccogliendo informazioni sul flusso dei task tra i team. Comprendi come si avviano i progetti, i criteri utilizzati per completare un task, l'ambito del lavoro e come nascono i colli di bottiglia. Determina cosa causa l'avvio e la modifica di ogni task.

2. Delinea visivamente il flusso di lavoro per identificare le inefficienze. Crea un flusso di lavoro in bozza per mettere in evidenza i vari punti problematici. Consenti ai team interfunzionali di collaborare per migliorare la bozza e individuare le pratiche che generano sprechi.

3. Identifica i task che richiedono l'integrazione dei dati da altri sistemi e assicurati che il software per il flusso di lavoro li supporti. Valuta la possibilità di modificare il flusso di lavoro per soddisfare i requisiti di integrazione, ad esempio suddividendo i task in task secondari più piccoli.

4. Risolvi le inefficienze del flusso di lavoro, comprese le interruzioni delle comunicazioni e i task scaduti. Gli esempi includono l'aggiunta di misure di responsabilità sui task o il chiarimento delle informazioni di sistema che devono far parte del flusso.

5. Crea il flusso di lavoro nel software di automazione del flusso di lavoro descrivendo ogni task e assegnando i ruoli utente. In base alle esigenze del team, fornisci visibilità tramite diagrammi di Gantt, mappe dei processi, calendari ecc.

6. Crea trigger e azioni automatici per semplificare i task ricorrenti. Personalizza le ricette di automazione in base alle esigenze specifiche o affidati a opzioni predefinite.

7. Verifica e ottimizza continuamente il flusso di lavoro automatizzato per risolvere i ticket. Stabilisci metriche prestazionali e indicatori di prestazioni chiave per monitorare l'efficienza. Usa le dashboard per mantenere una visibilità di alto livello sui progressi e sui bloccanti.

8. Forma il team sull'utilizzo del nuovo flusso di lavoro automatizzato attraverso dimostrazioni pratiche. Prepara i team alle modifiche ai processi e alle ottimizzazioni del flusso di lavoro con i piani di gestione delle modifiche.

L'automazione del flusso di lavoro offre una moltitudine di vantaggi in tutte le operazioni aziendali. Migliora significativamente l'efficienza e la produttività per garantire il miglioramento continuo. Ecco alcuni vantaggi chiave dell'automazione del flusso di lavoro:

Maggiore efficienza

L'automazione dei task ripetitivi consente ai dipendenti di concentrarsi su un lavoro più strategico, aumentando la produttività complessiva. I processi automatizzati completano i task più velocemente e possono restare attivi 24 ore su 24, aumentando significativamente l'efficienza.

Riduzione degli errori

I flussi di lavoro automatizzati riducono al minimo l'errore umano garantendo un'esecuzione coerente dei task secondo regole predefinite. Ciò porta a una maggiore precisione in task come l'immissione dei dati, i calcoli e l'elaborazione. Riduce inoltre il tempo e le risorse spesi per correggere gli errori.

Strumenti di collaborazione

Lo scopo di uno strumento di monitoraggio dei task è agevolare la comunicazione e la collaborazione tra i membri dei team, offrendo una piattaforma per il dialogo, la condivisione di documenti, il feedback e il coordinamento. Tutto questo ottimizza il lavoro di squadra e il successo finale del progetto. 

Risparmio sui costi

L'automazione dei task di routine riduce la necessità di lavoro manuale. Riducendo al minimo gli errori, le aziende risparmiano sui costi associati alla loro correzione. L'automazione del flusso di lavoro ottimizza anche l'allocazione delle risorse.

Miglioramento della collaborazione

L'automazione del flusso di lavoro presenta spesso funzionalità che promuovono una cultura del lavoro collaborativo tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Gli aggiornamenti in tempo reale, gli spazi di lavoro condivisi e le notifiche automatiche aiutano a mantenere tutti aggiornati. Ciò migliora il lavoro di squadra e consente di organizzare riunioni collaborative.

Scalabilità

L'automazione del flusso di lavoro consente alle aziende di gestire un carico di lavoro crescente senza aumentare proporzionalmente la propria forza lavoro. Tutto ciò supporta la crescita aziendale senza compromettere la qualità o l'efficienza.

La versatilità dell'automazione del flusso di lavoro è evidente in vari settori, tra cui: 

Assistenza sanitaria: dalla semplificazione della registrazione dei pazienti tramite moduli elettronici all'automazione della pianificazione degli appuntamenti e della gestione dei farmaci, l'automazione del flusso di lavoro migliora l'efficienza e l'assistenza ai pazienti.

Servizi bancari: il software di gestione dei task automatizza l'elaborazione dei prestiti, migliora il rilevamento delle frodi, garantisce la conformità e migliora il servizio clienti attraverso la gestione automatizzata dei conti bancari.

Logistica: semplifica gli ordini, l'inventario, il trasporto, il controllo qualità e la gestione dei documenti.

Vendita al dettaglio: ottimizza la gestione dell'inventario, l'elaborazione degli ordini, il servizio clienti e le operazioni in negozio.

Assicurazione: semplifica l'elaborazione dei reclami, la stipula dei contratti, la conformità, il servizio clienti e il rilevamento delle frodi. 

Settore immobiliare: migliora la gestione della proprietà, la gestione delle transazioni, la gestione dei lead e i processi di ispezione.

Produzione: utilizza i flussi di lavoro per garantire il controllo della qualità, gestire i processi di produzione e gestire la produzione degli strumenti in modo efficiente.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

La scelta del giusto strumento di automazione del flusso di lavoro è fondamentale per ottenere i vantaggi desiderati. Ecco alcune caratteristiche essenziali da considerare nelle soluzioni di automazione del flusso di lavoro:

Semplicità d’uso

Un'interfaccia e un design intuitivi sono fondamentali per garantire che i dipendenti possano navigare facilmente nello strumento e favoriscono un'adozione e un ritorno sull'investimento più rapidi.

Funzionalità di integrazione

La perfetta integrazione con i sistemi e le applicazioni esistenti è fondamentale per garantire il flusso fluido di dati tra diversi strumenti e piattaforme. Inoltre, inibisce i silos di dati e massimizza i flussi di lavoro automatizzati.

Personalizzazione e flessibilità

La capacità di personalizzare i flussi di lavoro in base alle esigenze aziendali specifiche è fondamentale. Uno strumento flessibile di automazione del flusso di lavoro si adatta ai requisiti operativi specifici, garantendo l'allineamento con gli obiettivi strategici.

Scalabilità

Le soluzioni di automazione del flusso di lavoro devono gestire volumi di lavoro crescenti man mano che l'azienda cresce. Ciò include il supporto di più flussi di lavoro, utenti e dati senza compromettere le prestazioni o l'affidabilità.

Report e analisi

Funzionalità di creazione di report e analisi approfondite sono indispensabili per valutare l'efficienza del flusso di lavoro. Queste funzionalità evidenziano le aree di miglioramento e consentono di adottare un processo decisionale basato sui dati grazie all'accesso alle informazioni in tempo reale.

Sicurezza

Gli strumenti di automazione devono disporre di solide misure di sicurezza come crittografia, controlli degli accessi e audit log per proteggersi da accessi non autorizzati e violazioni dei dati.

Accessibilità mobile

L'accessibilità mobile è sempre più importante, poiché consente al personale di mantenere la produttività e ai flussi di lavoro di avanzare senza intoppi, indipendentemente dalla posizione geografica.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

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