Cómo lograr coordinar los equipos con Confluence

Caos bajo control con un espacio de trabajo centralizado

Eliminar las unidades aisladas de información es fundamental para la alineación de los equipos. Cuando los detalles del proyecto están repartidos en varios correos electrónicos o herramientas, es difícil para los equipos colaborar de forma eficaz. Crear un espacio de Confluence exclusivo resuelve este problema al centralizar los conocimientos de tu equipo en un espacio de trabajo único y organizado.

Un espacio de proyectos bien estructurado no solo mantiene a tu equipo informado, sino que crea una fuente única de información fiable que garantiza que todo el mundo, desde el liderazgo hasta los gerentes de programas, pueda acceder a la información que necesita exactamente cuando la necesita.

Cómo configurar tu espacio de proyectos

Crear un espacio de proyectos exclusivo en Confluence es sencillo e intuitivo. Empieza haciendo clic en Crear en el panel y selecciona Espacio.

Asigna un nombre a tu espacio que refleje el proyecto, como "Project Nexus", y añade un icono para identificarlo rápidamente en tu espacio de trabajo. A continuación, selecciona un propósito:

• Colaboración: ideal para herramientas como pizarras y plantillas para fomentar la lluvia de ideas, la planificación y el seguimiento.
• Base de conocimientos: ideal para los equipos que gestionan una documentación extensa.
• Personalizado: ideal para adaptar una configuración a los flujos de trabajo específicos de tu equipo.

Estructurar tu espacio de esta manera facilita la búsqueda de las actualizaciones y evita la pérdida de tiempo al buscar en herramientas desconectadas.

Uso de plantillas para crear una estructura

Pon en marcha tus proyectos y garantiza la coherencia con las plantillas de Confluence. Estos planos listos para usar ahorran tiempo y proporcionan a tu equipo una hoja de ruta clara y estandarizada.

Para empezar, consulta la biblioteca de plantillas y selecciona la que se adapte a tus necesidades. En la página de la plantilla, haz clic en Usar plantilla, elige el espacio de tu proyecto y selecciona Crear página. Una vez que se haya generado la plantilla, es hora de que tu equipo participe para rellenar la información.

Por ejemplo, con la plantilla de cronograma del proyecto, puedes definir las metas y los objetivos y asignar las tareas clave del proyecto para que todo vaya según lo previsto. Añade plazos, dependencias, etiquetas de estado y enlaces incrustados a los documentos de apoyo para que todos tengan una visión clara de lo que está por venir.

Confluence ofrece una gama de diferentes plantillas para ayudar a los gestores de proyectos y programas a mantener los equipos organizados y trabajando de forma eficiente. Prueba estas plantillas básicas de gestión de proyectos:

Plantillas de planificación de proyectos:

• Plan del proyecto: define los objetivos, las entregas y los hitos clave.
• Acta del proyecto: define los objetivos, el alcance y las responsabilidades del equipo del proyecto.
• Planificación de recursos: asigna las personas, los presupuestos y los materiales de manera eficiente.
• Planificación de IP: coordina los equipos en torno a los objetivos empresariales en una sesión estructurada.

Plantillas de flujos de trabajo y ejecución:

• Planificación de sprints: establece las metas de los sprints y planifica la ejecución para los equipos ágiles.
• Evaluación de riesgos: identifica y prioriza los riesgos con estrategias de mitigación.
• Carriles: aclara las funciones, los flujos de trabajo y los responsables de las tareas.
• Tablero de visión del producto: establece la dirección del producto y las prioridades clave.

Personalizar las plantillas para que se ajusten a las necesidades de tu equipo puede mejorar la claridad y la eficiencia. Por ejemplo, en un plan de proyecto, añadir etiquetas de estado clasificadas por colores a cada tarea (verde si va según lo previsto, rojo si no va por buen camino o gris si no ha empezado) facilita la consulta del progreso de un vistazo. En un plan de recursos, insertar enlaces a hojas de cálculo presupuestarias o tablas de disponibilidad de los equipos permite acceder a los detalles importantes en un solo lugar. Estos simples ajustes ayudan a los equipos a mantenerse coordinados y centrados en la ejecución.

¿Sabías que...? Puedes crear plantillas de Confluence personalizadas para estandarizar los flujos de trabajo y mantener la documentación coherente en todos los proyectos.

Colaboración más fácil con los comentarios y el etiquetado en línea

La coordinación del equipo se basa en una comunicación clara y práctica. Confluence mejora la colaboración con herramientas que conectan los comentarios directamente con los detalles del proyecto, lo que garantiza que todo el mundo esté informado y centrado.

Usa los comentarios en línea para hacer comentarios específicos. Por ejemplo, al revisar el documento de estrategia de un proyecto, el gestor del programa puede resaltar la sección de una propuesta de funciones y sugerir revisiones o aclarar los requisitos. Tener los comentarios vinculados a determinados elementos garantiza que los comentarios sean específicos y que sea fácil actuar en consecuencia.

Las menciones, que se pueden identificar por el símbolo @, son una forma eficaz de etiquetar a los miembros o grupos del equipo para realizar tareas, actualizaciones o aprobaciones. Una parte interesada puede etiquetar a un gestor del proyecto para confirmar las entregas o solicitar ajustes en los cronogramas. Las personas etiquetadas reciben una notificación al momento, lo que garantiza una comunicación clara y una responsabilidad rápida.

Al integrar esta información con los comentarios en línea y las menciones, Confluence elimina las cadenas de correo electrónico y los mensajes de Slack dispersos. Este enfoque optimizado ayuda a los equipos a coordinarse más rápido, reduce los malentendidos y hace que los proyectos avancen de forma eficiente.

Visualiza y agiliza los flujos de trabajo con facilidad

Todo proyecto necesita un espacio para el trabajo con ideas y la resolución creativa de problemas. Las pizarras de Confluence ofrecen un lienzo infinito para intercambiar ideas, planificarlas y convertirlas en planes prácticos.

Las pizarras facilitan la colaboración al permitir a los equipos visualizar las ideas en tiempo real o de forma asíncrona. Por ejemplo, durante un sprint de diseño, usa notas de recordatorio para definir los perfiles de usuario, crear un flujograma del recorrido del cliente y resaltar los datos relevantes principales con anotaciones. Los miembros del equipo pueden añadir reacciones con sellos o dejar comentarios de texto o vídeo para dirigir los próximos pasos.

Insertar páginas u otros enlaces de Confluence directamente en la pizarra garantiza que cada idea se conecte con las metas de tu proyecto. Este enfoque integrado reduce el cambio de contextos y mantiene a los equipos en sintonía para que las ideas avancen de forma eficiente.

Centraliza e integra los recursos del proyecto en las bases de datos

Los documentos dispersos y la información aislada pueden provocar la descoordinación de los equipos y retrasar el progreso. Las bases de datos de Confluence centralizan los recursos del proyecto en un espacio de trabajo adaptable y con capacidad de búsqueda. Desde el seguimiento de tareas hasta los registros de riesgos, las bases de datos ayudan a los equipos a organizar la información fundamental y a mantenerse coordinados.

Crear una base de datos es sencillo y flexible. Usa el botón Crear de la barra de navegación, el icono + de la barra lateral del espacio o el comando /database directamente en una página.

Una vez creada, configura tu base de datos para que satisfaga las necesidades del proyecto. Importa los datos existentes de un archivo CSV o empieza desde cero con una estructura en blanco. Añade campos como fechas, propietarios o etiquetas de estado para filtrar, ordenar y buscar tus datos. Personaliza los diseños con vistas de tablas, tarjetas o tableros para organizar la información en el formato que mejor se adapte a tu equipo.

Con funciones de sincronización e inserción en tiempo real, las bases de datos facilitan el acceso a los recursos. Por ejemplo, un equipo de productos podría incluir una base de datos de especificaciones de ingeniería en el espacio de su proyecto, lo que permitiría a los miembros del equipo consultar al instante las actualizaciones sin cambiar de herramienta. Esto garantiza una información coherente y actualizada para una colaboración fluida.

¿Sabías que...? Puedes vincular entradas de la base de datos de Confluence con incidencias de Jira, lo que facilita el seguimiento de las tareas, los riesgos y las actualizaciones de los proyectos en un solo lugar, sin necesidad de sincronizarlas manualmente.

Organización del espacio del proyecto

Los recursos desorganizados retrasan el progreso y generan confusión. Los espacios bien estructurados de Confluence garantizan que todo el mundo pueda encontrar rápidamente lo que necesita sin interrupciones.

Usa las carpetas y el anidamiento para agrupar los documentos de forma lógica por fase del proyecto, departamento o responsabilidad.

Por ejemplo, un gestor de programas que planifique el lanzamiento de un producto podría crear carpetas para "Plan del proyecto", "Registro de riesgos" y "Entregas del equipo" para garantizar que los recursos son fáciles de encontrar. Anidar las entregas en las páginas principales vincula las entregas con el cronograma general del proyecto, lo que ayuda a los miembros del equipo a ver cómo su trabajo contribuye a metas más amplias.

La uniformidad es la clave de la claridad. Usa convenciones de nomenclatura claras, como añadir fechas o números de versión a los títulos de los archivos, y marca el contenido relacionado con etiquetas como "informes" o "activos de marketing". Esto facilita a los equipos filtrar y encontrar la información, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar recursos.

Para mantener la seguridad del espacio del proyecto, Confluence ofrece controles de acceso flexibles. Invita a compañeros de equipo o colaboradores externos a través de herramientas como Google, Slack o Microsoft. El acceso de invitado permite a los colaboradores externos trabajar en páginas específicas sin ver información confidencial, lo que mantiene la colaboración centrada y segura.

Conexión con plataformas externas mediante enlaces inteligentes

Los proyectos suelen utilizar herramientas como Google Docs y archivos de Figma para compartir recursos importantes. Los enlaces inteligentes de Confluence permiten una colaboración fluida entre los productos de Atlassian y las aplicaciones de terceros al insertar estos archivos directamente en tu espacio de trabajo.

Los enlaces inteligentes se adaptan a tu flujo de trabajo con varias opciones de visualización. Usa texto en línea para un diseño compacto, tarjetas para consultas rápidas con más contexto o vistas previas completas para una interacción detallada, todo ello sin salir de la página.

Al integrar herramientas externas en los enlaces inteligentes, Confluence centraliza los recursos en una única fuente de información. Los equipos pueden acceder a todos los archivos de sus proyectos directamente en Confluence.

¿Sabías que...? La IA puede resumir el contenido de un enlace inteligente para que los equipos puedan revisar rápidamente los detalles clave.

Asigna y supervisa las tareas fácilmente

Tener claras las responsabilidades y la visibilidad es esencial para ir todos a una. Confluence facilita la gestión de tareas al integrarlas directamente en las páginas de los proyectos. Etiqueta a los miembros del equipo, establece plazos con fechas de vencimiento y vincúlalos a los detalles pertinentes del proyecto. Esto garantizará que todos conozcan la planificación y los plazos.

Sincroniza aún más a los equipos marcando las entregas con estados como "Borrador", "En progreso" o "Bloqueada". Las notificaciones en tiempo real alertan a los equipos de las actualizaciones y permiten a los gestores de programas ajustar los plazos o reasignar las tareas según sea necesario, todo ello sin salir de Confluence.

Por ejemplo, durante el lanzamiento de un producto, tareas como modificar el texto de marketing, finalizar las especificaciones de ingeniería o programar el lanzamiento se pueden asignar y supervisar directamente en Confluence. A medida que los miembros del equipo terminan las tareas, las marcan y crean una instantánea del progreso en tiempo real.

Para proyectos más grandes, utiliza la macro del informe de tareas para ver todas las tareas en un solo lugar. Esta función ayuda a identificar los cuellos de botella, supervisar las actualizaciones y garantizar que los plazos se mantengan según lo previsto.

Haz un seguimiento de los proyectos fácilmente con Jira

Confluence y Jira acaban con las unidades aisladas reuniendo las actualizaciones, las tareas y la documentación de los proyectos en un solo lugar. Añade hojas de ruta, tableros y tickets de Jira a las páginas de Confluence y visualiza, edita y crea páginas de Confluence en Jira. La sincronización automática entre plataformas permite a los equipos conocer las prioridades y progresar sin tener que cambiar de herramienta.

En Confluence, mencionar una incidencia de Jira genera automáticamente un enlace con la macro de incidencias de Jira, que conecta las actualizaciones a la información relevante del proyecto. Usa el cuadro de diálogo Enlace de Jira para vincular las tareas a la documentación de asistencia, como las notas de las reuniones o los planes de proyectos. De este modo, darás a tu equipo el contexto que necesita.

Imagina que desarrollas una nueva actualización del software para el hogar inteligente. Con Confluence y Jira conectados, puedes incluir una hoja de ruta de Jira en el espacio de proyectos para hacer un seguimiento de las funciones o conectar los informes de errores con las correcciones de ingeniería. Esta integración ayuda a mantener a los equipos alineados, a acelerar la toma de decisiones y a garantizar un camino más fluido desde la idea hasta el lanzamiento.

¿Sabías que...? El 76 % de los clientes de Jira lanzaron los proyectos más rápido tras añadir Confluence.

Mejora la claridad con los vídeos de Loom

Algunas cosas son más fáciles de explicar verbalmente. Al conectar Loom y Confluence, los equipos pueden utilizar los vídeos para mejorar la colaboración y la alineación.

Integrar las grabaciones de Loom en Confluence mejora la claridad, ya que se añade más contexto a los flujos de trabajo. Por ejemplo, un gestor de programa que revise un cronograma puede crear un videotutorial para explicar los ajustes y asegurarse de que todos entienden los siguientes pasos. Los vídeos integrados mantienen informados a los miembros del equipo que colaboran de forma asíncrona y les permiten revisar los detalles según sea necesario.

Crea vídeos de Loom fácilmente en páginas o pizarras de Confluence. Selecciona Grabar en la barra de herramientas del editor o escribe /loom para grabar e insertar vídeos exactamente donde se necesitan.

Los vídeos de Loom transforman las explicaciones extensas en actualizaciones visuales y claras para ahorrar tiempo y minimizar la necesidad de organizar reuniones. Esta integración reduce los malentendidos y añade un toque personal a la colaboración, ya que mantiene a los equipos sincronizados para poder avanzar.

¿Lo sabías? Con la extensión de Chrome, la aplicación de escritorio o la aplicación para móviles de Loom, podrás compartir actualizaciones fácilmente desde cualquier lugar.

Simplifica los flujos de trabajo con la IA

Para mantener los equipos en sintonía se necesitan flujos de trabajo simplificados e información accesible. La IA transforma la forma en que trabajan los equipos al automatizar los procesos, resumir el contenido y mejorar la colaboración para que puedan centrarse en los objetivos de mayor impacto.

Puedes usar la IA para:

• Resumir y organizar el contenido: convierte las notas de las reuniones en planes de acción o las sesiones de lluvia de ideas en tareas estructuradas.
• Automatiza las tareas repetitivas: describe lo que necesitas y crea reglas de automatización en cuestión de segundos. Configura recordatorios para los plazos de las tareas o archiva automáticamente las páginas inactivas.
• Encuentra información más rápido: busca en Confluence respuestas adaptadas al contenido que estás trabajando para no malgastar tiempo buscando.

Imagina esto: tras una sesión de lluvia de ideas, el gestor de proyectos transforma una pizarra en un plan de acción detallado mediante la IA. Mientras el equipo trabaja, la IA mantiene informadas a las partes interesadas con actualizaciones automáticas, resume las páginas de progreso y destaca los posibles cuellos de botella.

Al reducir el trabajo manual y facilitar la colaboración, la IA permite a tu equipo centrarse en obtener resultados.

Centraliza todo el equipo con Confluence