年間計画: 効果的なゴールを設定するための 6 つのステップ

フォーカスと方向性の明確さ

ほとんどのチームは、優先事項の競合に苦労しています。年間計画では、本当に重要なことについて、困難ではあっても必須の対話が求められます。組織は事前に優先順位を明確にしておくことで、年間を通じて意思決定の指針となる枠組みを構築できます。

今年、3 つのイニシアチブに注力したいと考えている中規模ソフトウェア会社を想定してみましょう。年の途中で予期しない提携の機会が生じた場合、機械的にそれを実施するのではなく、既存のプロパティと照らし合わせて評価する必要があります。さらに厳格にすれば、魅力的ではあっても最終的にはプラスにならない機会を避けられるようになります。

時間管理の改善

どの組織でも、時間は常に不足しているリソースと言えます。年間計画では、どのアクティビティが最も注目に値するかを特定すれば、チームはこの貴重なリソースを効果的に割り当てることができます。

年間計画カレンダーを見れば、主要なイニシアチブが重複し、潜在的なボトルネックが生じる時期を見極めることができます。組織は、このような競合を締め切りが間近に迫ってから発見するのではなく、計画段階で発見することができます。

意思決定の強化

優先順位が明確であれば、意思決定が容易になります。チームは成功の基準をすでに確立しているので、どのプロジェクトが注目に値するかの議論に時間を割く必要がなくなります。

この明確性は、組織が迅速に行動していくのに役立ちます。あらゆる機会について延々と議論するのではなく、新しいイニシアチブが自社の戦略的優先事項と一致しているかどうかを迅速に判断できます。

リソースの最適化

ほとんどのチームのゴールは野心的なものですが、リソースは限られています。年間計画では、制約について率直に話し合う場を設けます。この実績調査は、組織が十分なリソースのないままオーバーコミットしてしまうという、よくある事態を回避するのに役立ちます。

チームは、優先度の高いイニシアチブに意図的にリソースを割り当てることで、有意義な進展が見込めるようになります。これによって、多数のプロジェクトを段階的に進めるのではなく、最も重要なゴールに向けて大きな成果を上げることができます。

前年の振り返り

計画を立てる前に、じっくり振り返ってみましょう。何がうまくいきましたか?何をうまくいきませんでしたか?組織全体で話し合い、さまざまな視点を得て、見落としがちな盲点を見つけましょう。

ただし、意見だけに頼ることはしません。数字を調べ、顧客からのフィードバック、財務結果、従業員アンケートに目を向け、計画に役立つパターンや傾向を特定します。

明確な目標を設定する

最高のゴールは、チームを失敗に追い込むことなく成長させます。SMART ゴールを記述する、OKR を設定するといった、ゴールを体系化するフレームワークを試してみましょう。どの方法を選んだとしても、成功とはどのようなものかを全員が正確に理解できるようにします。

ゴール設定の本来の意味や、何をすべきでないかを常に意識しましょう。ほとんどのチームで同時に処理できる主要イニシアチブは少ないため、優先順位を必ず守ります。

アクション プランを作成する

確実なアクション プランは、高いゴールを日常業務に結び付けます。すべてのものに期限があります。所有者とタイムラインを明確にして、ゴールを具体的な計画に変えます。主要イニシアチブごとに、必要なステップ、責任者、各コンポーネントを完了する時期を明確にします。プロジェクト間の依存関係をマッピングしてボトルネックを回避し、成功するための各イニシアチブのリソースを明確にします。

リソースを割り当てる

サポートはすべてのプロジェクトに必要です。年間計画のあらゆる面に必要な人材、予算、時間を考えてみます。キャパシティについても率直に判断してみましょう。チームではたいてい、各自ができることを過大評価してしまうため、燃え尽き症候群になったり、失望したりすることになります。予期しない課題は常に発生しているので、これに備えてある程度の余裕を持たせます。

プロジェクト管理ツールとプロジェクト計画アプローチでは、どこでリソースが不足しているかを把握できます。この可視性は、潜在的な問題を特定し、プロジェクトに影響する前に修正するのに役立ちます。

進捗を監視する

1 月に計画を立てても、12 月まで放置されます。定期的なチェックポイントを設定してタスクの進捗を監視し、必要に応じて調整しましょう。

チームに適したリズムを設定し、進捗を監視しましょう。週次ミーティングで日常業務を予定どおり進め、月次レビューで特定のイニシアチブに関する課題を特定します。四半期ごとのチェックインでは、年間のゴールに向けた全体的な進捗を評価します。

進捗を定期的に監視することで、計画から逸脱していて、そのことに気づいたときには回復するには遅すぎる、とひどく驚くようなことはなくなります。軽微な問題をすぐに把握すれば、後で最悪の事態にならずに済みます。

ふりかえり、調整する

計画は確定しないようにします。組織の変更の際は、アプローチの見直しや修正に備えましょう。

困難な状況になった場合に諦めるということではありません。現実に適応しつつ、自分の核となる目標に集中するのが賢明です。変更を検討する際は、決定する前に、当面のニーズと長期的なゴールの両方を比較検討します。