Completar un proyecto dentro del plazo designado demuestra las capacidades de colaboración del equipo en proyectos y ayuda a las empresas a ahorrar dinero. Tener un cronograma de proyectos predecible ayuda a los equipos a reducir los riesgos, gestionar el alcance del proyecto, armonizar sus presupuestos y mantener la calidad.

Las plantillas de cronogramas de proyectos proporcionan a los equipos los fundamentos necesarios para crear resultados predecibles y cumplir el plan en todas las fases de gestión del proyecto.

Las plantillas de cronogramas de proyectos ayudan a representar visualmente el proyecto de principio a fin, lo cual permite a los equipos ver qué tareas requieren más tiempo, saber dónde están las dependencias e identificar cualquier riesgo. Conocer el flujo permite a los equipos cambiar los recursos para completar las tareas críticas y mitigar las incidencias.

Los flujos de trabajo visuales también permiten a las partes interesadas entender de un vistazo el proyecto en general. Además, ayuda a mantener a todo el mundo sincronizado y les permite hablar del cronograma del proyecto con los demás.

Las plantillas de cronogramas de los proyectos simplifican la asignación de dependencias y garantizan una secuencia correcta de las tareas. Con un cronograma visual, los equipos pueden ver rápidamente los casos en los que las dependencias pueden poner en riesgo el proyecto, lo cual les ayuda a reorientar recursos para centrarse en las tareas más prioritarias. 

Las dependencias de tareas también ayudan a identificar el trabajo no negociable del proyecto. La colaboración en equipo durante la asignación de dependencias es la mejor manera de garantizar que las personas más familiarizadas con las tareas den información sobre las dependencias.

Planificar la capacidad es uno de los aspectos más complejos de la gestión de proyectos. Establecer la secuencia de tareas en función de las dependencias puede sobrecargar a algunos miembros del equipo y dejar a otros inactivos.

Una plantilla de cronograma de proyecto permite a los equipos asignar recursos y ajustar la secuencia para adaptarse y hacer un seguimiento de la disponibilidad de los recursos y las dependencias de las tareas.

Tanto si el cronograma del proyecto utiliza un enfoque de principio a fin como si el equipo trabaja hacia atrás a partir de una fecha establecida, una plantilla de cronogramas de proyectos ayuda a definir los plazos de cada tarea del proyecto. Cuando se cambia el plazo de un proyecto con tareas dependientes vinculadas, todas las tareas se actualizan automáticamente. De este modo, los equipos pueden identificar antes los retrasos en la planificación y tomar medidas para ajustarlos.

Todos los proyectos acarrean riesgos. Podría tratarse de un plazo poco realista en el que se amontonan recursos asignados y tareas dependientes cerca del final del proyecto. Una plantilla de cronogramas de proyecto ayuda a los equipos a identificar precozmente esos riesgos y a efectuar los ajustes necesarios.

Con el cronograma visual, secuenciar el trabajo en función de las dependencias posibilita que se vean con claridad los cuellos de botella y permite que los equipos perfeccionen la secuencia o negocien el trabajo para contribuir a mitigar los riesgos. 

El uso de una plantilla para definir el cronograma del proyecto facilita a los equipos el seguimiento de su progreso en relación con las tareas y los plazos generales. A medida que avanza el proyecto, se hacen evidentes los obstáculos, lo que permite a los equipos adaptarse rápidamente.

Las partes interesadas y otras personas de la empresa pueden utilizar el cronograma del proyecto para identificar con rapidez el estado del proyecto, el estado de las tareas y las cargas de los recursos.