Como criar roteiros que conquistem o apoio das equipes para trabalharem com o produto
O roteiro é uma ferramenta dinâmica e compartilhada que reúne equipes em torno do processo atual — e em constante mudança — do produto.
Como ele, você comunica as prioridades e como elas foram escolhidas para diferentes grupos, da liderança às equipes voltadas para o cliente. Cada um desses grupos vai ter uma visão exclusiva do roteiro do produto, tornando os próximos trabalhos concretos e fáceis de visualizar.
As prioridades estão sempre evoluindo, é por isso que o roteiro é um documento vivo e atualizado com frequência. No entanto, mesmo com as mudanças de plano, ele atua como uma fonte única de informações para a jornada do produto, fornecendo uma visão atualizada de quais ideias vão ser colocadas em ação e quando.
Como criar um roteiro?
O roteiro pode ser criado de diferentes maneiras. Um dos muitos desafios da elaboração de um roteiro é que esse é um termo abrangente que pode representar muitas tarefas diferentes em colaboração, comunicação, decisão de prioridades, comunicação dessas prioridades, definição de expectativas e assim por diante.
A elaboração do roteiro envolve muitas pessoas da equipe e empresa e, às vezes, partes externas, como clientes e parceiros. Você pode precisar de um formato e uma abordagem diferentes, dependendo das partes envolvidas.
No entanto, ainda existem práticas recomendadas seguras para a elaboração de roteiros. Nesta seção, vamos compartilhar técnicas e estratégias que funcionam e outras que tendem a falhar na elaboração de roteiros.
Dicas para um bom roteiro
Já passamos por muitos roteiros desde que começamos a trabalhar no Jira Product Discovery.
Os bem-sucedidos têm alguns atributos em comum:
- São sempre atualizados: isso não é negociável, porque outras pessoas dependem do roteiro para se orientar no próprio trabalho e tomar decisões importantes.
- Usam termos que todos entendem: todos os campos e valores, como “impacto nos negócios” ou “nível de risco”, devem ter uma definição clara. Isso mantém o foco e a produtividade das conversas.
- Mostram uma visão geral: roteiros eficazes explicam o “porquê” por trás das prioridades que compartilham. Eles se concentram no todo, não nas tarefas e detalhes de sua execução.
- São baseados em resultados e metas: ao mostrar a meta final, os roteiros bem-sucedidos direcionam a conversa para uma visão mais ampla, em vez de para “quando é o lançamento de X?”
- Estabelecem expectativas realistas: em vez de prometer demais, os roteiros são honestos sobre o nível de comprometimento com cada ideia.
- São sucintos: cabem em uma página.
Como saber se um roteiro está funcionando
Quando um roteiro funciona, ele se torna uma fonte única e confiável de informações que pode ser usada de forma independente para seus planos futuros de produtos.
- As pessoas não precisam perguntar diretamente o que está por vir e quando, porque o roteiro funciona como uma fonte de informações de autoatendimento
- Os membros da equipe compartilham de forma independente novas informações e ideias por meio de canais dedicados
- As partes interessadas param de solicitar apresentações ad-hoc para obter visibilidade, em vez disso, consultam a visualização dedicada do roteiro
Você não precisa perder tempo revisando e repetindo suas prioridades, porque todos podem acessar o roteiro para obter respostas.
As conversas se tornam mais estratégicas e produtivas. Sua equipe de produto ganha autonomia e tempo para se concentrar no que você foi contratado para fazer: causar impacto.
Qual é a diferença entre os roteiros e o Planos?
Um roteiro no Jira Product Discovery, conectado ao Planos no Jira.
Os roteiros são criados no backlog do produto. Eles informam como e por que cada ideia foi priorizada. Além de serem fáceis de compartilhar com clientes, parceiros e todos na sua empresa.
→ Roteiros disponíveis no Jira Product Discovery.
Em seguida, planeje a execução dessas ideias no Jira.
No Planos do Jira, as ideias aparecem como campos dentro de um epic ou iniciativa. Divida cada ideia em histórias do usuário, tarefas e subtarefas e mapeie como tudo se encaixa, levando em conta dependências, restrições e estimativas.
→ Planos de entrega disponíveis no Jira.
Campo de ideias no Planos do Jira.
Tempo e dependências no Planos do Jira.
Dependências no Planos do Jira.
Como o Jira Product Discovery e os Planos do Jira funcionam juntos
Aqui estão alguns Looms descrevendo como o Jira Product Discovery e os Planos do Jira funcionam juntos:
Roteiros diferentes para diferentes grupos de partes interessadas
Cada grupo de partes interessadas, da liderança aos clientes, vai ter perguntas e preocupações diferentes. Para se comunicar com todos de forma eficaz, as equipes de produto precisam de vários roteiros.
Com o Jira Product Discovery, isso é muito fácil. Você pode criar várias versões do seu roteiro sem precisar começar sempre do zero ou atualizar todas elas quando fizer uma alteração.
Defina visualizações personalizadas que detalhem os dados para que sejam relevantes para cada um dos grupos de partes interessadas. As visualizações vão ser atualizadas de forma dinâmica. Assim, a alteração de uma ideia vai ser refletida de forma automática em todas as versões do roteiro.
Para evitar constantes perguntas do tipo “quando é o lançamento de X?”, você também deve criar roteiros independentes. Todos devem ter um link para o próprio roteiro, com informações de que precisam de uma forma simples e acessível.
Há duas maneiras de compartilhar roteiros no Jira Product Discovery:
Convide partes interessadas internas como contribuidores do projeto. Elas vão precisar de uma conta do Jira, mas não de uma licença paga se tiverem acesso somente à função “Colaborador”.
Publique e compartilhe uma visualização com qualquer pessoa, como partes interessadas internas, parceiros, clientes e usuários finais. Ela é somente para leitura e fácil de compartilhar dentro e fora da empresa com um único link.
Durante a criação das visualizações para cada grupo, tente abordar as questões que você sabe que são importantes para cada um com antecedência. Dependendo do público, você pode enfatizar:
- A estrutura de priorização usada, como insights, pontuação RICE, impacto versus esforço
- Como você equilibrou os investimentos em todas as áreas
- O nível de comprometimento e certeza de cada ideia
- Informações sobre o status do item (em dia, atrasado, em risco)
- Nível de esforço e indicação de capacidade
- Uma ideia geral de sequenciamento (sem datas específicas)
Roteiros para liderança
As equipes de liderança e de produto têm preocupações principais diferentes e analisam as situações com um nível diverso de detalhes.
Um roteiro diferente com variações de níveis na equipe de produto.
As conversas no nível de liderança podem se concentrar em metas, áreas de investimento e a capacidade alocada para cada ideia com base nos recursos disponíveis e nos objetivos estratégicos.
Os roteiros de liderança também devem comunicar o nível de certeza. Por exemplo, se você vai experimentar uma ideia inovadora e não tem certeza do resultado, esse item do roteiro deve ser distinguido de uma escolha segura de imediato.
O roteiro compartilhado com a liderança deve ter todas essas informações claras.
Minhas partes interessadas só querem saber sobre o lançamento do recurso!
Você está fadado ao fracasso se prometer datas exatas para o lançamento dos recursos. A engenharia de software não é um processo previsível. Se o foco da conversa sobre a elaboração do roteiro incluir datas exatas, você corre o risco de estabelecer expectativas irracionais, perder as datas prometidas e perder a confiança da equipe de liderança.
Esse dano é difícil de reparar e, no final, datas arbitrárias não são muito importantes. O que importa é o impacto do seu trabalho e como ele apoia o sucesso da sua empresa.
Em vez de se aprofundar nos detalhes da execução, eleve as conversas de liderança para o panorama geral.
Explore perguntas como:
- Você acha que estamos fazendo as apostas certas?
- Com base no que você sabe sobre as metas da empresa, devemos investir em outras áreas?
- Esses planos parecem realistas com base nos recursos e restrições disponíveis?
Toda vez que você cria um novo roteiro, é uma oportunidade de redefinir as expectativas e estruturar as discussões de uma forma que as torne produtivas para todos os envolvidos.
Cada grupo de partes interessadas tem prioridades diferentes. Um bom roteiro enquadra a conversa sobre o que é importante para suas partes interessadas: quais são as metas delas? Quais resultados elas estão tentando alcançar?
Em seguida, você pode direcionar as discussões para onde e como sua equipe pode ajudar a cumprir essas metas.
Roteiro de liderança do Jira Product Discovery
Quando o Jira Product Discovery foi criado, este é o roteiro que a gente compartilhou com a equipe de liderança da Atlassian em meados de 2024.
Roteiro de liderança do Jira Product Discovery.
Um item no roteiro de liderança do Jira Product Discovery.
Este roteiro destaca algumas questões principais:
- Horizonte temporal: a gente só assume compromissos firmes dentro do prazo de 6 meses
- Impacto esperado: nossas grandes apostas e o raciocínio que levou a escolha delas
- Nível de investimento: quantos recursos as equipes vão dedicar a cada ideia
É importante ressaltar que você vai notar que não há menção de datas para nenhuma das ideias neste roteiro.
Roteiros para equipes e esquadrão de produtos
Os roteiros da equipe de produto devem deixar claro para o que você está dizendo “sim” e “não”, além de esclarecer o sequenciamento. Mantenha as coisas em alto nível, mostrando em quais problemas a equipe de produto está trabalhando e o que eles significam em nível de funções.
O objetivo dessa visão não é orientar o trabalho diário da equipe — o que acontece no Jira — mas deixar claro qual é a missão dela e viabilizar a solução eficaz de problemas específicos.
Roteiro da equipe de produto do Jira Product Discovery
Este é o roteiro compartilhado por um esquadrão que trabalha no Jira Product Discovery:
Um roteiro de esquadrão no Jira Product Discovery.
Um item em um roteiro de esquadrão do Jira Product Discovery.
Como você pode ver, a gente usa um roteiro com dois níveis no Jira Product Discovery. Um roteiro, para o produto inteiro, é compartilhado com a liderança. Em seguida, um roteiro secundário mostra o escopo de cada esquadrão.
Aqui estão dois vídeos que mostram como criar esse roteiro de dois níveis no Jira Product Discovery:
Criação de um roteiro com 2 níveis - Parte 1.
Criação de um roteiro com 2 níveis - Parte 2.
Roteiros para equipes voltadas para o cliente
As equipes voltadas para o cliente precisam de um roteiro que, desde o começo, deixe claro o que elas podem compartilhar com os clientes. Esse roteiro deve comunicar:
- Com quais ideias o compromisso é firmado
- Quando cada função e ideia vai surgir
- O nível de certeza sobre o cumprimento desses compromissos
Você deve explicar seus compromissos junto com o nível de certeza de cada um deles. Caso contrário, os clientes talvez antecipem datas e prazos que não vão ser cumpridos ou receber a promessa de funções que nunca vão ser entregues.
Roteiro do Jira Product Discovery para equipes voltadas para o cliente.
Roteiros para clientes e usuários finais
Um roteiro público pode melhorar a confiança do cliente e fortalecer os relacionamentos, compartilhando os planos futuros do seu produto e incentivando um feedback útil.
Os clientes corporativos, em específico, esperam isso: quando compram seu produto, sabem que estão embarcando em uma jornada de longo prazo e precisam saber para onde ele está indo.
No entanto, essa abertura tem uma desvantagem: ela expõe a equipe de produto a um maior escrutínio e pressão. Quando o roteiro muda, os clientes talvez se sintam decepcionados, vendo as mudanças como promessas não cumpridas, em vez de mudanças de prioridades ou problemas imprevisíveis.
Essa percepção pode corroer a confiança no produto e em sua equipe de desenvolvimento. Portanto, não se esqueça de pesar os prós e os contras do seu cenário.
Há algumas maneiras de usar o Jira Product Discovery para compartilhar um roteiro com seus clientes e usuários finais:
- Criar uma visualização que seja compartilhada com segurança para uma lista específica de pessoas, em vez de uma divulgação pública na íntegra.
- Criar uma visualização de roteiro pública disponibilizada on-line e com fácil acesso para qualquer pessoa.
- Usar uma ferramenta diferente para publicar seu roteiro, mas acompanhar no backlog do produto os compromissos públicos assumidos. Dessa forma, você vai saber com quais iniciativas se comprometeu, ao reformular as prioridades.
Roteiro público do Atlassian Cloud
Na Atlassian, a gente seleciona com muito critério o roteiro público dos produtos do Cloud divulgado:
Roteiro público do Atlassian Cloud (maio de 2024).
A equipe de segurança do Atlassian Cloud oferece uma importante contribuição para esse roteiro. Em seu projeto do Jira Product Discovery, eles usam uma visão específica para acompanhar quais compromissos foram divulgados para o público.
Formatos de roteiro a serem considerados
Roteiros com uma linearidade muito rígida são enganosos. Quanto mais você olha para o futuro, menos certos vão ser seus compromissos. Roteiros eficazes devem refletir isso.
Em vez disso, tente tornar seu roteiro honesto e estratégico.
Roteiros enganosos, honestos e estratégicos. Fonte: @spavel.bsky.social 🐀 no Twitter/ X
Seu melhor formato de roteiro pode ser criado usando dados para contar a história do que sua equipe está fazendo e em que está trabalhando.
Mas, existem alguns formatos de roteiro para você se inspirar. Estes são alguns que costumam funcionar com os clientes da Atlassian.
Roteiro baseado em resultados
Roteiros bem feitos deixam claro quais resultados a equipe de produto está tentando alcançar e contam a história do que está sendo feito para chegar lá.
Um exemplo é o roteiro de liderança do Jira Product Discovery, que explica como a gente está pensando em investimentos, em todos os esquadrões, para todo o produto.
Embora esse formato tenha funcionado bem para a gente, não existe uma fórmula única para fazer a coisa certa. Experimente, veja como o roteiro orienta suas conversas e descubra o que funciona para você.
Roteiro de liderança baseado em resultados do Jira Product Discovery.
Roteiro agora /em seguida/mais tarde
Os roteiros de agora/em seguida/mais tarde são uma forma eficaz de alinhar todos no que diz respeito às apostas que a equipe está fazendo, o nível de certeza sobre cada iniciativa e dar uma ideia do sequenciamento.
Esse estilo de roteiro se tornou muito popular entre as equipes de produto, porque concentra a conversa nos resultados, na incerteza e na capacidade. Mas, diferente de outros formatos comuns, como os gráficos de Gantt, os roteiros de agora/em seguida/mais tarde não ficam presos em informações e datas de entrega.
A equipe do Jira Product Discovery usa esse formato para cada roteiro específico do esquadrão:
Roteiro do esquadrão de agora/em seguida/mais tarde do Jira Product Discovery.
Uma armadilha comum nos roteiros de agora/em seguida/mais tarde é fazer a leitura dele como "a gente faz isso primeiro, depois isso e mais tarde isso." Essa ação implica que cada item é um compromisso que, por fim, vai ser enviado, o que é simplificar demais o processo.
Em vez disso, pense desta forma:
- Agora: oportunidades validadas, com a equipe fazendo a validação ativa das soluções ou implementando as que já foram validadas. Ideias nos estágios Descobrir, Criar ou Afetar.
- Essas ideias podem ser enviadas, retornadas para a coluna “Em seguida”, se uma solução não puder ser validada, ou abandonadas de vez com base no aprendizado.
- Em seguida: oportunidades validadas para as quais a equipe tem uma boa compreensão das possíveis soluções. Ideias no estágio Descobrir.
- Essas ideias podem avançar para a coluna “Em seguida”, ser retornadas para “Mais tarde” em favor de soluções mais promissoras ou removidas de vez com base no aprendizado.
- Mais tarde: oportunidades validadas para as quais a equipe ainda está avaliando possíveis soluções. Ideias nos estágios Pensamento ou Descobrir.
- Essas ideias podem avançar para “Agora” ou “Em seguida”, permanecer em “Mais tarde” ou ser removidas do roteiro com base nos aprendizados.
Roteiro baseado em tempo
Os gráficos de Gantt são uma grande desvantagem para roteiros de produtos. Eles concentram a conversa nas coisas erradas — saídas ou o temido “quando X vai ser lançado”, em vez de resultados ou “por que a gente está trabalhando primeiro em X?”
Mas isso não significa que você deva ignorar todo e qualquer tipo de roteiro baseado em tempo. Eles ainda podem ser úteis quando outras equipes dependem do seu trabalho ou quando compartilham informações com equipes de marketing e de atendimento ao cliente. Você só precisa garantir que todos que acessam o roteiro entendam seu nível de confiança e comprometimento em cada ideia.
Não são usados roteiros baseados em tempo na equipe do Jira Product Discovery, porque a gente descobriu que as conversas sobre datas são as menos produtivas para ajudar nas decisões sobre produtos. Mas se a gente usasse, eles ficariam assim:
Exemplo de um roteiro baseado em tempo.
Tenha cuidado ao criar um roteiro baseado em tempo. É fácil projetar uma sensação de certeza em um futuro distante e definir expectativas irracionais.
É muito provável que o roteiro a seguir seja enganoso, pois faz parecer que a equipe tem uma ideia clara do que vai acontecer daqui a seis meses a um ano:
Se suas partes interessadas exigirem um roteiro baseado em tempo, a gente recomenda combinar um roteiro de agora/em seguida/mais tarde com uma linha do tempo para contar uma história mais honesta:
- O roteiro de agora/em seguida/mais tarde deixa claro com o que sua equipe tem certeza suficiente para se comprometer
- Trace apenas ideias na coluna “Agora” em uma linha do tempo, para dar uma ideia aproximada de em qual mês ou trimestre elas vão chegar
- As ideias nas colunas “Em seguida” e “Agora” estão situadas em seus planos gerais, sem assumir compromissos que você não pode cumprir
Visualização do cronograma em um roteiro de Agora/Em seguida/Mais tarde.
Evite tornar sua visualização do cronograma muito granular. Mantenha o foco nas ideias importantes, não em datas e tarefas específicas. A meta é dar às partes interessadas uma visão geral de alto nível do rumo que você está tomando, e não mostrar a elas as particularidades do trabalho diário.
Visualizações e datas de cronograma no Jira Product Discovery
Aqui está uma demonstração de duas maneiras de criar roteiros com diferentes horizontes de tempo. A segunda visão é a nossa favorita.
O problema de definir datas é que elas podem ser alteradas com facilidade com base no que você aprende na entrega. Nessa visualização, você pode configurar os campos de data da ideia para serem substituídos de imediato pelos campos de data do epic/iniciativa assim que a ideia tiver os tickets de entrega correspondentes.
Dessa forma, quaisquer alterações que ocorram em um epic durante o trabalho vão ser refletidas de imediato no roteiro:
Visualização dinâmica do cronograma em um roteiro no Jira Product Discovery.
Um campo de data configurado para obter a data do epic do Jira no Jira Product Discovery.
Painel de iniciativas de produtos
Esse formato de roteiro para todo o produto oferece uma visão panorâmica de todas as iniciativas de produto planejadas ou em andamento. Ele é muito útil ao colaborar com a liderança de engenharia.
É uma boa ideia sempre manter esse roteiro no backlog do produto. Embora o trabalho de descoberta e entrega esteja conectado, é evidente que algumas coisas estão no âmbito da descoberta (avaliação de possíveis soluções), outras no âmbito da entrega (execução de sprints) e outras unem os dois (decidir como priorizar o débito técnico em relação às novas funções).
Esse formato de roteiro é uma boa maneira de visualizar o investimento nessas categorias, à medida que você prioriza o backlog do produto.
