Roadmaps maken waarbij teams worden samengebracht op basis van productwerk
Een roadmap is een gedeelde en dynamische tool die teams samenbrengt rond het huidige en steeds veranderende traject van je product.
De roadmap toont de prioriteiten en hoe ze zijn gekozen aan verschillende groepen, van management tot klantgerichte teams. Elk van deze groepen heeft een eigen visie over de roadmap van het product, waardoor toekomstige werkzaamheden concreet en gemakkelijk te visualiseren zijn.
Prioriteiten ontwikkelen zich voortdurend. Daarom is de roadmap een document dat voortdurend wordt bijgewerkt. Maar zelfs als plannen veranderen, is dat één enkele bron van waarheid voor het product. Hierbij wordt de huidige visie gedeeld voor welke ideeën in de praktijk worden gebracht en wanneer dit wordt gedaan.
Hoe maak je een roadmap?
Er is niet één goede manier om een roadmap te maken. Een van de vele uitdagingen bij het maken van roadmaps is dat het een algemeen overzicht is en veel verschillende taken kan omvatten op het gebied van samenwerking, communicatie, prioriteiten, het communiceren van deze prioriteiten, het stellen van verwachtingen, enzovoort.
Bij roadmaps zijn veel mensen binnen je team en bedrijf betrokken, maar soms ook externe partijen, zoals klanten en partners. Je hebt waarschijnlijk een andere indeling en aanpak nodig, afhankelijk van wie erbij betrokken is.
Er zijn echter nog steeds best practices voor roadmaps waarop je kunt vertrouwen. In deze sectie gaan we roadmapping-technieken en -strategieën bespreken die werken, evenals technieken die vaak tekortschieten.
Belangrijke onderdelen voor een goede roadmap
We hebben heel wat roadmaps voorbij zien komen sinds we zijn begonnen met Jira Product Discovery.
De goede roadmaps hebben een aantal kenmerken met elkaar gemeen:
- Ze worden regelmatig bijgewerkt: dit is een essentieel element, omdat andere mensen afhankelijk zijn van de roadmap als leidraad voor hun eigen werk en om belangrijke beslissingen te nemen.
- Ze bevatten termen die iedereen begrijpt: alle gebieden en waarden, zoals 'impact op het bedrijf' of 'risiconiveau', moeten een duidelijke definitie hebben. Zo blijven gesprekken gefocust en productief.
- Ze laten het grote geheel zien: effectieve roadmaps leggen het 'waarom' uit achter de prioriteiten die ze delen. Ze zijn gericht op het grote geheel, niet op de taken en de details van de uitvoering ervan.
- Ze zijn gebaseerd op resultaten en doelen: door het einddoel aan te geven, zorgen goede roadmaps ervoor dat het gesprek niet gaat om details, zoals 'wanneer wordt X geleverd?'
- Er worden realistische verwachtingen gesteld: in plaats van teveel te beloven, wordt in een goede roadmap eerlijk gesproken over de mate van betrokkenheid bij elk idee.
- Ze zijn beknopt: ze passen op één pagina.
Hoe weet je of een roadmap werkt?
Als een roadmap werkt, wordt dit een enkele bron van waarheid voor je toekomstige productplannen.
- Mensen hoeven je niet rechtstreeks te vragen wat er gaat gebeuren en wanneer, omdat de roadmap fungeert als een self-service informatiebron.
- Teamleden delen onafhankelijk nieuwe inzichten en ideeën via speciale kanalen
- Belanghebbenden vragen niet meer om ad-hocpresentaties om meer inzicht te krijgen, maar verwijzen naar hun specifieke roadmapweergave
Je hoeft geen tijd te besteden aan het herhalen van je prioriteiten, want iedereen kan rechtstreeks naar de roadmap gaan om vragen beantwoord te krijgen.
Gesprekken worden strategischer en productiever. Je productteam wordt autonomisch en krijgt weer tijd om je te concentreren op waar ze voor werden aangenomen: impact maken!
Op welke manier verschillen roadmaps van plannen?
Een roadmap in Jira Product Discovery, gekoppeld aan plannen in Jira.
In de productbacklog worden roadmaps gemaakt. Ze vertellen hoe en waarom elk idee prioriteit heeft gekregen. Ze kunnen gemakkelijk worden gedeeld met klanten, partners en iedereen binnen je bedrijf.
→ Roadmaps zijn beschikbaar in Jira Product Discovery.
Plan vervolgens de uitvoering van deze ideeën in Jira.
In Jira Plans verschijnen ideeën als velden binnen een epic of initiative. Verdeel elk idee in userstory's, taken en subtaken en breng in kaart hoe alles bij elkaar past. Houd hierbij rekening met afhankelijkheden, beperkingen en schattingen.
→ De leveringsplannen zijn beschikbaar in Jira.
Ideeënveld in Jira Plans.
Timing en afhankelijkheden in Jira Plans.
Afhankelijkheden in Jira Plans.
Hoe Jira Product Discovery en Plannen in Jira samenwerken
Hieronder volgen een aantal Looms waarin wordt beschreven hoe Jira Product Discovery en Jira Plannen samenwerken:
Verschillende roadmaps voor verschillende groepen belanghebbenden
Elke groep belanghebbenden, van managementteams tot klanten, heeft verschillende vragen en zorgen. Om effectief met hen te kunnen communiceren, hebben productteams meerdere roadmaps nodig.
Jira Product Discovery maakt dit eenvoudig. Je kunt veel versies van je roadmap maken zonder elke keer opnieuw te beginnen. Ook worden ze bijgewerkt wanneer je een wijziging aanbrengt.
Stel aangepaste weergaven in waarin de gegevens worden opgedeeld, zodat ze relevant zijn voor al je groepen belanghebbenden. De weergaven worden dynamisch bijgewerkt, dus als je één idee wijzigt, wordt dit automatisch weergegeven in elke versie van de roadmap.
Als je wilt voorkomen dat mensen je continue vragen 'wanneer wordt X geleverd?', moet je ervoor zorgen dat ze hun eigen roadmaps krijgen. Iedereen moet een link naar zijn of haar eigen roadmap hebben, waarin de informatie die diegene nodig heeft op een gemakkelijke en toegankelijke manier wordt gedeeld.
Er zijn twee manieren om roadmaps te delen in Jira Product Discovery:
Interne belanghebbenden uitnodigen om bij te dragen aan het project. Ze hebben een Jira-account nodig, maar geen betaalde licentie als ze alleen toegang hebben met de rol 'Bijdrager'.
Een weergave publiceren en deze met iedereen delen, zoals interne belanghebbenden, partners, klanten en eindgebruikers. Deze weergave kan alleen worden gelezen en kan gemakkelijk binnen en buiten het bedrijf worden gedeeld met één enkele link.
Probeer bij het ontwerpen van weergaven voor elke doelgroep vooraf belangrijke vragen te beantwoorden die belangrijk zijn voor hen. Afhankelijk van de doelgroep wil je misschien de nadruk leggen op:
- de gebruikte prioriteringsstructuur, zoals inzichten, de RICE-score, impact vs. inspanning;
- hoe je investeringen in verschillende gebieden in balans hebt gebracht;
- de mate van toewijding en zekerheid voor elk idee;
- informatie over de status van het item (op schema, niet op schema, loopt risico);
- inspanningsniveau en capaciteitsindicatie;
- Een algemeen idee van rangschikking (zonder specifieke datums)
Roadmaps voor managementteams
Management- en productteams hebben doorgaans verschillende belangen en bekijken situaties met een ander detailniveau.
Een andere roadmap op verschillende niveaus in het productteam.
Gesprekken op managementniveau gaan doorgaans over doelen, investeringsgebieden en de capaciteit die aan elk idee wordt toegewezen op basis van beschikbare resources en strategische doelstellingen.
Roadmaps voor managementteams moeten ook een mate van zekerheid weergeven. Als je bijvoorbeeld een radicaal idee wilt uitproberen en je niet zeker weet hoe dit gaat uitpakken, moet dat item op de roadmap direct te onderscheiden zijn van een veilig idee.
Deze informatie moet duidelijk te zien zijn op de roadmap die je deelt met het managementteam.
Maar mijn belanghebbenden willen gewoon weten wanneer een bepaalde functie wordt geleverd!
Als je de exacte datums belooft waarop de functies worden geleverd, zorgt dit geheid voor problemen. Software-engineering is onvoorspelbaar. Als je alleen bepaalde datums in je roadmap verwerkt, loop je het risico om onredelijke verwachtingen te stellen, de beloofde datums te missen en het vertrouwen van je managementteam te verliezen.
Dit vertrouwen is moeilijk terug te winnen en uiteindelijk maken willekeurige datums niet eens zoveel uit. Wat belangrijk is, is de impact van je werk en hoe dat het succes van je bedrijf ondersteunt.
In plaats van je druk te maken over de details van de uitvoering, kun je het tijdens managementgesprekken hebben over het grote geheel.
Ga in op vragen zoals:
- Denk je dat we de juiste keuzes hebben gemaakt?
- Op basis van wat je weet over de bedrijfsdoelen, moeten we investeren in andere gebieden?
- Lijken deze plannen realistisch op basis van onze beschikbare resources en beperkingen?
Telkens wanneer je een nieuwe roadmap aanmaakt, is dat een kans om de verwachtingen bij te stellen en discussies zo vorm te geven dat ze productief zijn voor alle betrokkenen.
Elke groep van belanghebbenden heeft verschillende prioriteiten. Een goede roadmap geeft het gesprek vorm rond wat belangrijk is voor je belanghebbenden: wat zijn hun doelen? Welke resultaten proberen ze te bereiken?
Vervolgens kun je discussies sturen naar waar en hoe je team kan helpen om ze te realiseren.
De roadmap voor leiderschap van Jira Product Discovery
Toen we Jira Product Discovery maakten, was dit de roadmap die we medio 2024 met het Atlassian-leiderschapsteam hebben gedeeld.
De roadmap voor leiderschap van Jira Product Discovery.
Eén item op de roadmap voor leiderschap van Jira Product Discovery.
In deze roadmap komen enkele belangrijke aandachtspunten aan de orde:
- Tijdshorizon: We doen alleen harde toezeggingen in de komende zes maanden
- Verwachte impact: Onze grote kansen en de reden waarom ze zijn gekozen
- Investeringsniveau: Hoeveel middelen de teams aan elk idee besteden
Belangrijker nog, je zult merken dat er voor geen van de ideeën datums worden genoemd op deze roadmap.
Roadmaps voor productteams en squads
Roadmaps van het productteam moeten duidelijk maken waar je mee instemt of niet, en duidelijkheid verschaffen over de volgorde. Houd de zaken op een hoog niveau, laat zien aan welke problemen het productteam werkt en hoe deze omgezet worden in functies.
Het doel van deze visie is niet om richting te geven aan het dagelijkse werk van het team (dat gebeurt in Jira) maar om ze op de hoogte te houden over hun missie en om specifieke problemen effectief op te lossen.
Roadmap voor het productteam van Jira Product Discovery
Dit is de roadmap die wordt gedeeld door één squad die aan Jira Product Discovery werkt:
Een roadmap voor squads in Jira Product Discovery.
Eén item op de roadmap voor squads van Jira Product Discovery.
Zoals je ziet, gebruiken we bij Jira Product Discovery een roadmap met twee niveaus. Eén roadmap voor het hele product wordt gedeeld met de leiding. Vervolgens laat een tweede roadmap zien wat er in scope is voor elke squad.
Hier zijn twee video's die laten zien hoe je deze roadmap met twee niveaus maakt in Jira Product Discovery:
Een roadmap aanmaken met 2 niveaus - Deel 1.
Een roadmap aanmaken met 2 niveaus - Deel 2.
Roadmaps voor klantgerichte teams
Klantgerichte teams hebben een roadmap nodig die meteen duidelijk maakt wat ze met klanten kunnen delen. Dat betekent dat ze moeten communiceren:
- Welke ideeën zijn toegezegd
- Wanneer welke functies en ideeën komen
- Over de mate van zekerheid over het nakomen van die verplichtingen
Je moet je toezeggingen duidelijk omschrijven, naast hun mate van zekerheid. Anders kunnen klanten anticiperen op datums en deadlines die niet worden gehaald, of krijgen ze functies beloofd die uiteindelijk nooit worden geleverd.
Roadmap van Jira Product Discovery voor klantgerichte teams.
Roadmaps voor klanten en eindgebruikers
Een openbare roadmap kan het vertrouwen van klanten vergroten en de relaties versterken door de toekomstplannen van je product te delen en nuttige feedback aan te moedigen.
Vooral Enterprise-klanten verwachten dit: als ze je product kopen, weten ze dat ze aan een lang traject beginnen en moeten ze weten waar dit naartoe leidt.
Deze openheid heeft echter ook een keerzijde: het stelt het productteam bloot aan meer controle en druk. Als de roadmap verandert, kunnen klanten zich teleurgesteld voelen omdat ze de veranderingen zien als verbroken beloften in plaats van verschuivende prioriteiten of onvoorziene problemen.
Dit kan het vertrouwen in het product en het ontwikkelingsteam ondermijnen. Zorg er daarom voor dat je de voor- en nadelen afweegt voor je scenario.
Er zijn een aantal manieren waarop je Jira Product Discovery kunt gebruiken om een roadmap met je klanten en eindgebruikers te delen:
- Maak een weergave aan die veilig wordt gedeeld met een specifieke lijst van mensen, in plaats van deze volledig openbaar te maken.
- Maak een echt openbare roadmap aan die je online publiceert en waar iedereen toegang toe heeft.
- Gebruik een andere tool om je roadmap te publiceren, maar houd in je productbacklog bij welke toezeggingen je publiekelijk hebt gedaan. Op deze manier weet je welke initiatieven zijn toegezegd bij het herbewerken van de prioriteiten.
De openbare roadmap van Atlassian Cloud
Bij Atlassian publiceren we een zorgvuldig samengestelde openbare roadmap voor onze Cloud-producten:
Openbare roadmap van Atlassian Cloud (mei 2024).
Het Atlassian Cloud Security-team levert een grote bijdrage aan deze roadmap. In hun Jira Product Discovery-project gebruiken ze een specifieke weergave om bij te houden welke toezeggingen openbaar zijn gemaakt.
Roadmapindelingen om te overwegen
Strikt lineaire roadmaps zijn misleidend. Hoe verder je naar de toekomst kijkt, hoe minder zeker je toezeggingen zijn. Effectieve roadmaps moeten dat weerspiegelen.
Probeer in plaats daarvan je roadmap zowel eerlijk als strategisch te maken.
Misleidende, eerlijke en strategische roadmaps. Bron: @spavel.bsky.social🐀 op Twitter / X
Je ontwerpt je eigen beste roadmapindeling, waarbij je gegevens gebruikt om het verhaal te vertellen van wat je team herhaalt en waar je naartoe werkt.
Maar er zijn een paar populaire roadmapindelingen om inspiratie uit te putten. Dit zijn er een paar die we vaak zien werken voor klanten van Atlassian.
Op resultaat gebaseerde roadmap
Goede roadmaps maken duidelijk welke resultaten het productteam probeert te bereiken, en vertellen hoe het team die probeert te bereiken.
Een voorbeeld is de Jira Product Discovery-roadmap voor leiderschap, waarin wordt beschreven hoe we denken over investeringen, voor alle squads, voor het hele product.
Hoewel deze indeling voor ons goed heeft gewerkt, is er geen sprake van een enkele formule om het goed te doen. Experimenteer, kijk hoe de roadmap je gesprekken geleidt en ontdek wat voor jou werkt.
De op resultaten gebaseerde roadmap voor leiderschap van Jira Product Discovery.
Roadmap voor nu/straks/later
Roadmaps voor nu/straks/later zijn een effectieve manier om iedereen op één lijn te brengen met de kansen die het team plaatst, de mate van zekerheid rond elk initiatief, en om een idee te geven van de volgorde.
Deze roadmapstijl is erg populair geworden onder productteams, omdat het gesprek gericht is op resultaten, onzekerheid en capaciteit. Maar in tegenstelling tot andere veelgebruikte indelingen, zoals Gantt-grafieken, verzanden roadmaps voor nu/straks/later niet in leveringsgegevens en -datums.
Het Jira Product Discovery-team gebruikt deze indeling voor elke squadspecifieke roadmap:
De roadmap voor nu/straks/later van de Jira Product Discovery-squad.
Een veelvoorkomend probleem bij roadmaps voor nu/straks/later is dat je ze leest als: 'we doen dit eerst, dat daarna, en dit later.' Dat veronderstelt dat elk item een toezegging is die uiteindelijk wordt geleverd, wat een te grote vereenvoudiging is.
Bekijk het in plaats daarvan op deze manier:
- Nu: Gevalideerde kansen, waarbij het team actief oplossingen valideert of oplossingen implementeert die al gevalideerd zijn. Ideeën in de fasen Ontdekken, Maken of Impact maken.
- Deze ideeën kunnen worden geleverd, worden teruggezet naar de kolom 'Straks' als een oplossing niet gevalideerd kan worden, of volledig worden opgegeven op basis van de leerervaringen.
- Straks: Gevalideerde kansen waarvoor het team een goed begrip heeft van mogelijke oplossingen. Ideeën in de fase Ontdekken.
- Deze ideeën kunnen worden doorgestuurd naar de kolom 'Straks', worden teruggezet naar 'Later' ten gunste van veelbelovendere oplossingen, of volledig worden verwijderd op basis van de leerervaringen.
- Later: Gevalideerde kansen waarvoor het team nog steeds mogelijke oplossingen aan het beoordelen is. Ideeën in de fasen Afvragen of Ontdekken.
- Deze ideeën kunnen doorgezet worden naar 'Nu' of 'Straks', in 'Later' blijven staan of van de roadmap worden verwijderd op basis van de leerervaringen.
Op tijd gebaseerde roadmap
Gantt-grafieken zijn absoluut niet toegestaan voor roadmaps voor producten. Ze sturen het gesprek richting de verkeerde dingen: outputs of het gevreesde 'wanneer wordt X geleverd', in plaats van op resultaten of 'waarom werken we eigenlijk aan X?”
Maar dat betekent niet dat je op tijd gebaseerde roadmaps volledig moet negeren. Ze kunnen nog steeds nuttig zijn als andere teams afhankelijk zijn van je werk, of als je informatie deelt met marketing- en klantgerichte teams. Je moet er alleen voor zorgen dat iedereen die toegang heeft tot de roadmap begrijpt hoe zelfverzekerd en betrokken je bent bij elk idee.
We gebruiken geen op tijd gebaseerde roadmaps in het Jira Product Discovery-team, omdat we vinden dat gesprekken over datums het minst productief zijn om productbeslissingen te nemen. Maar als we het wel zouden doen, zouden ze er zo uitzien:
Voorbeeld van een op tijd gebaseerde roadmap.
Wees voorzichtig bij het ontwerpen van een op tijd gebaseerde roadmap. Het is gemakkelijk om een gevoel van zekerheid tot ver in de toekomst uit te stralen en onredelijke verwachtingen te stellen.
De volgende roadmap is waarschijnlijk misleidend, omdat het lijkt alsof het team een duidelijk idee heeft van wat er binnen zes maanden tot een jaar in de toekomst gaat gebeuren:
Als je belanghebbenden een op tijd gebaseerde roadmap eisen, raden we je aan een roadmap voor nu/straks/later te combineren met een tijdlijn om een eerlijker verhaal te vertellen:
- De roadmap voor nu/straks/later maakt duidelijk waar je team voldoende zekerheid over heeft om zich aan te binden
- Zet alleen ideeën in de kolom 'Nu' op een tijdlijn, om een globaal idee te geven van in welke maand of kwartaal ze verschijnen
- Ideeën in de kolommen 'Straks' en 'Nu' zijn opgenomen in je algemene plannen, zonder dat je toezeggingen doet die je niet kunt nakomen
Tijdlijnweergave binnen een roadmap voor nu/straks/later.
Zorg dat je tijdlijnweergave niet te gedetailleerd wordt. Richt je op de belangrijke ideeën, niet op specifieke datums en taken. Het doel is om je belanghebbenden een goed overzicht te geven van waar je heen gaat, niet om ze de details van het dagelijkse werk te tonen.
Tijdlijnweergaven en datums in Jira Product Discovery
Hier is een demo voor twee manieren om roadmaps aan te maken met verschillende tijdsbestekken. De tweede weergave is onze favoriet.
Het probleem met het vaststellen van datums is dat ze gemakkelijk kunnen veranderen op basis van wat je tijdens de levering hebt geleerd. In deze weergave kun je de datumvelden van het idee zo configureren dat ze automatisch worden overschreven door de datumvelden van de epic/het initiatief zodra het idee de bijbehorende leveringstickets heeft.
Op deze manier worden alle wijzigingen die tijdens het werk in een epic plaatsvinden, onmiddellijk weergegeven op de roadmap:
Dynamische tijdlijnweergave in een roadmap in Jira Product Discovery.
Eén datumveld dat is geconfigureerd om de datum uit de Jira-epic in Jira Product Discovery te halen.
Dashboard voor productinitiatieven
Deze roadmap voor het hele product biedt een overzicht van alle productinitiatieven die gepland of bezig zijn. Het is vooral handig als je samenwerkt met technisch leiderschap.
Het is een goed idee om deze roadmap altijd in je productbacklog te bewaren. Hoewel ontdekkings- en leveringswerk met elkaar verbonden zijn, liggen sommige dingen duidelijk op het gebied van ontdekking (het beoordelen van mogelijke oplossingen), andere op het gebied van levering (sprints uitvoeren), en weer andere dingen overbruggen ze (beslissen hoe prioriteit wordt gegeven aan technische schulden ten opzichte van nieuwe functies).
Deze roadmap is een goede manier om investeringen in al deze categorieën te visualiseren, waarbij je prioriteiten stelt voor je productbacklog.
