Что такое служба ИТ-поддержки?
8 инструментов управления изменениями, которые сделают транзакции удобнее
В сфере бизнеса постоянно происходят перемены, и сопротивляться им бесполезно. Главное — то, как вы управляете процессом. Независимо от того, внедряете ли вы новое программное обеспечение, реструктуризируете отделы или применяете политики для всей компании, с подходящими инструментами управления изменениями вы сможете избежать хаоса и гарантировать плавный переход.
В этой статье рассказывается об инструментах, с помощью которых организации легче внедряют изменения, снижают сопротивление и добиваются лучших результатов.
Получить Jira Service Management Free
Что такое инструменты управления изменениями?
Инструменты управления изменениями — это программные платформы, фреймворки и методики, которые организации используют в рамках трансформационных инициатив. Это помогает командам планировать, внедрять и отслеживать изменения без нарушения повседневной работы. Обычно в таких инструментах можно планировать проекты, управлять коммуникациями, контролировать взаимодействие с заинтересованными сторонами, оценивать риски и отслеживать прогресс.
Так вы сможете структурировать процессы, которые часто кажутся неконтролируемыми. Вместо того чтобы пускать изменения на самотек, такие инструменты предлагают системные подходы, повышающие вероятность успеха. Большинство из них сочетают множество функций и учитывают разные аспекты процесса изменений.
Преимущества инструментов управления изменениями
Организации, которые вкладываются в качественные инструменты управления изменениями, постоянно добиваются лучших результатов. В периоды неопределенности им проще управлять командами и налаживать совместную работу. Преимущества выходят за рамки простого управления проектами и включают улучшенную коммуникацию, сниженное сопротивление и более устойчивые результаты.
Давайте рассмотрим, что делает эти инструменты незаменимыми для современного бизнеса.
Улучшение коммуникации
Одна из самых больших проблем любой инициативы по преобразованиям заключается том, чтобы держать всех в курсе и согласовывать действия команды. Инструменты управления изменениями централизуют обмен информацией с помощью специальных каналов, где можно эффективно делиться обновлениями, объявлениями и отзывами.
Вместо того чтобы полагаться на разрозненные электронные письма или неформальные беседы, у команды есть единый источник достоверной информации об изменениях. Когда все одновременно имеют доступ к одной и той же информации, гораздо легче работать, не сбавляя темпа, и решать проблемы до того, как они станут серьезными препятствиями.
Более эффективное взаимодействие с заинтересованными сторонами
Для успешных изменений нужно участие ключевых заинтересованных сторон, но выявить и задействовать их может быть тяжело. Инструменты управления изменениями помогают определять отношения с заинтересованными сторонами, отслеживать уровень влияния и контролировать их участие на протяжении всего процесса. Такой системный подход гарантирует, что все мнения будут услышаны.
Инструменты управления изменениями предлагают структурированные методы сбора отзывов, решения проблем и поддержания постоянного диалога с заинтересованными сторонами. Когда люди чувствуют, что к их мнению прислушиваются и они вовлечены в процесс управления изменениями, они с большей вероятностью поддержат инициативу и не станут сопротивляться.
Эффективная совместная работа
Инициативы по преобразованиям обычно включают несколько команд, которые работают над достижением общих целей, но без надлежащих систем координировать работу может быть трудно. Инструменты управления изменениями облегчают сотрудничество между командами и помогают работать в едином ритме благодаря общим рабочим пространствам, отслеживанию задач и обновлениям в реальном времени.
Совместное планирование, общие репозитории документов, автоматические уведомления и другие функции обеспечивают эффективную совместную работу, даже если участники команды находятся в разных местах.
Снижение рисков
Каждая инициатива по преобразованиям сопряжена с потенциальными рисками, которые могут подорвать прогресс или привести к непредвиденным последствиям. Инструменты управления изменениями помогают выявлять эти риски на ранней стадии благодаря систематической оценке и отслеживанию. Они позволяют легко оценивать потенциальные проблемы и разрабатывать планы на случай непредвиденных обстоятельств до того, как все станет хуже.
Встроенные в такие инструменты системы раннего предупреждения оповещают о возможных проблемах и помогают принимать меры заранее, вместо того чтобы пытаться сгладить последствия в будущем. Для того чтобы установить четкую подотчетность в управлении рисками, важно понимать, какие существуют роли и обязанности в процессе управления изменениями.
Отслеживание и отчетность в реальном времени
Наглядное представление прогресса изменений играет важную роль в принятии обоснованных решений и поддержании динамики. Инструменты управления изменениями предоставляют дашбоарды и аналитику, что позволяет оперативно отслеживать ход реализации инициатив в соответствии с установленными целями и сроками.
Отчетность в реальном времени помогает командам вносить необходимые коррективы на основе полученных данных, будь то перераспределение ресурсов, корректировка сроков или изменение стратегии. Так как прогресс четко виден, на протяжении всего процесса изменений сохраняется доверие и поддержка заинтересованных сторон.
Масштабируемость и стабильность
По мере роста организации управлять изменениями становится все сложнее. Благодаря инструментам управления изменениями в разных командах, отделах и проектах используются одни и те же процессы, независимо от размера или области.
Руководителям предоставляются шаблоны, рабочие процессы и проверенные методы, которые можно применять в разных проектах. Стандартизация повышает эффективность и позволяет легче извлекать уроки из каждой инициативы по преобразованию и применять полученные знания в будущем.
Типы инструментов управления изменениями
Управление изменениями включает различные меры и этапы, и для каждого требуется свой вид поддержки. Некоторые инструменты направлены на планирование и разработку стратегии, а другие — на реализацию и выполнение. Для разных типов управления изменениями нужно подобрать свой подход и инструменты.
Инструменты для коммуникации позволяют командам оставаться на связи и получать необходимую информацию, а учебные платформы помогают развивать новые навыки, необходимые для изменений. Для управления кадровыми изменениями в организациях платформы HRSM предлагают специализированные возможности плавного перевода сотрудников и рекомендации по автоматизации управления персоналом.
Инструменты мониторинга и оценки отслеживают прогресс, измеряют успех и дают уверенность в том, что изменения приведут к желаемым результатам. Часто лучше всего сочетать несколько типов инструментов, чтобы учитывать все аспекты процесса изменений.
Лучшие инструменты управления изменениями, которые стоит попробовать
Организациям, которые ищут эффективные решения по управлению изменениями, на рынке доступно множество вариантов. Вместо того чтобы пытаться охватить все доступные инструменты, сосредоточимся на проверенных подходах и платформах, которые помогли множеству организаций успешно справиться с изменениями. Эти инструменты варьируются от комплексных программных платформ до простых, но эффективных методов, которые можно реализовать с помощью базовых технологий.
ITSM
Управление ИТ-услугами помогает контролировать организационные изменения, связанные с ИТ. Фреймворки ITSM позволяют безопасно внедрять технологические изменения с надлежащими процедурами тестирования, подтверждения и отката. Такой системный подход имеет решающее значение, если вам требуется поддерживать стабильность системы и вносить необходимые обновления и улучшения.
Инструменты управления изменениями в сфере ИТ помогают контролировать изменения, обеспечивая рабочие процессы, которые охватывают подтверждение, требования к документации и внедрение. Это снижает риск того, что технологические изменения вызовут перебои в работе системы или другие проблемы, которые могут повлиять на деятельность компании.
Модель ADKAR
В центре модели ADKAR находятся изменения на индивидуальном уровне, состоящие из пяти ключевых элементов: осведомленность (Awareness), желание (Desire), знание (Knowledge), способность (Ability) и подкрепление (Reinforcement). Согласно этой концепции, организационные изменения в конечном итоге зависят от изменений в поведении и подходах отдельных людей. Инструменты на основе ADKAR помогают отслеживать прогресс всех участников на каждом этапе.
Эффективность этой модели обусловлена тем, что в ней учитываются как рациональные, так и эмоциональные аспекты изменений. Чтобы добиться устойчивых долгосрочных преобразований в организации, ее сотрудники должны: понимать, зачем нужны изменения; хотеть участвовать в них; знать, что нужно поменять; уметь реализовать новые модели поведения; получать поддержку, мотивирующую продолжать изменения.
Блок-схемы
Составление наглядных карт процессов в виде блок-схем — это способ представить сложные изменения в ясной и прозрачной форме. Эти диаграммы помогают командам понять последовательность событий, точки принятия решений и зависимости, связанные с инициативами по изменениям. Блок-схемы особенно полезны для информирования заинтересованных сторон о процессах, технических деталей которых они могут не знать.
Создание блок-схем также помогает выявить потенциальные узкие места, избыточности или пробелы в процессах изменений до того, как начать их реализацию. С помощью этого инструмента планирования команды оптимизируют подходы и избегают распространенных ошибок, замедляющих прогресс или вызывающих недопонимание.
Анализ заинтересованных сторон
Анализ заинтересованных сторон позволяет определить, кого затронут инициативы по изменениям и как их вовлечь. В ходе анализа оценивается степень влияния заинтересованных сторон, их отношение к изменениям и потенциальный вклад в успех. Инструменты для анализа заинтересованных сторон предоставляют схемы для систематизации этой информации и отслеживания усилий по вовлечению.
Изучив точки зрения заинтересованных сторон на ранних этапах изменений, команды могут разрабатывать целевые коммуникационные стратегии и заблаговременно устранять возможные проблемы. При таком подходе значительно выше вероятность положительной реакции на перемены и ниже сопротивление, которое может сорвать реализацию инициатив. Хорошо организованный консультативный совет по изменениям может вести необходимый контроль и координацию всего процесса взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Модель изменений Левина
Трехступенчатая модель Курта Левина — это простая, но мощная схема для принятия изменений: «разморозить» существующие подходы, внедрить изменения и «заморозить» новые подходы, чтобы сделать их постоянными. Эта модель предлагает системный взгляд на процесс изменений: что должно произойти до, во время и после реализации нововведений.
Инструменты для работы с моделью Левина помогают командам планировать действия на каждом этапе, уделяя должное внимание подготовке и подкреплению. Многие инициативы по изменениям терпят неудачу, потому что направлены только на реализацию, игнорируя меры по подготовке участников и закреплению новых моделей поведения.
Диаграммы Ганта
Визуализация хронологии с помощью диаграмм Ганта наглядно отображает расписание проекта, зависимости и требования к ресурсам. Эти диаграммы особенно полезны для сложных инициатив по изменениям, которые включают несколько этапов, команд или ожидаемых результатов. Они дают четкое представление о том, как связаны различные мероприятия и когда нужно достичь ключевых контрольных точек.
Восьмиступенчатая модель Коттера
Восьмиэтапный процесс Джона Коттера служит комплексной основой для управления организационными изменениями. Он предполагает следующие этапы: формирование ощущения срочной необходимости, создание руководящей коалиции, разработка концепции, донесение концепции, создание условий для действий, достижение краткосрочных успехов, закрепление результатов и интеграция новых подходов в культуру.
Программные инструменты, поддерживающие модель Коттера, помогают командам систематически внедрять изменения и отслеживать прогресс на каждом этапе.
Матрица RACI
В матрице RACI распределяются роли и обязанности. В ней указывается, кто выполняет задачи, кто отвечает за результаты, к кому обращаться за информацией и кого информировать о прогрессе. Этот инструмент эффективно предотвращает путаницу в процессе изменений, особенно когда задействовано несколько команд или отделов.
Четкое определение ролей позволяет избежать двойной работы, обеспечить подотчетность и снизить риск упустить из виду важные задачи. Матрицы RACI особенно полезны для реализации сложных изменений, в которые вовлечено много участников с разной степенью влияния.
Как выбрать лучший инструмент для своей компании
При выборе инструментов управления изменениями следует учитывать конкретные потребности, культуру и ограничения вашей организации. Определите, с какими типами изменений вы обычно сталкиваетесь, и оцените сложность вашей организационной структуры. Небольшим командам могут подойти простые и интуитивно понятные инструменты, а крупным предприятиям — более технологичные платформы с расширенными функциями.
Обратите внимание на простоту использования, возможности интеграции, масштабируемость и уровень поддержки, предлагаемый поставщиками. Также важно оценить, сочетаются ли инструменты с предпочтительными методологиями организации и можно ли их адаптировать к вашим процессам. Следуйте сложившимся рекомендациям по управлению изменениями, чтобы выбрать инструменты, поддерживающие проверенные подходы.
Используйте Jira Service Management для эффективного управления изменениями
Jira Service Management — это комплексная платформа для управления инициативами по изменениям. В ней предусмотрены эффективные рабочие процессы, инструменты для совместной работы и расширенные возможности отслеживания. Гибкая архитектура позволяет настраивать процессы в соответствии с потребностями организации, сохраняя согласованность командной работы.
Благодаря функциям управления кадровыми услугами в Jira Service Management организации могут эффективно управлять кадровыми изменениями, используя специализированные рабочие процессы.
Получить Jira Service Management бесплатно
Полное руководство по управлению корпоративными услугами (ESM)
Что такое управление корпоративными услугами? В этом руководстве вы узнаете, как внедрить ESM, чтобы повысить качество предоставляемых услуг.
Прочитать статьюУправление кадровыми услугами: подход Jira | Atlassian
В состав Jira Service Management входят готовые шаблоны для отдела кадров. В них уже настроены такие рабочие процессы, как адаптация сотрудников, их увольнение, а также обработка запросов общего характера.
Прочитать статью