Что такое служба ИТ-поддержки?
Улучшите поддержку сотрудников с помощью программного обеспечения справочной службы отдела кадров
Прошли времена бесконечных цепочек электронных писем и бумажных форм. Теперь отделы кадров используют цифровые решения, которые упрощают поддержку и делают работу сотрудников удобнее. Система размещения заявок в справочной службе отдела кадров меняет подход организаций к управлению внутренними запросами, создавая упорядоченную среду, в которой ничего не может быть упущено.
Из этого руководства вы узнаете, как внедрение процесса справочной службы отдела кадров может коренным образом улучшить работу с персоналом, повысить удовлетворенность сотрудников и упорядочить процесс администрирования, чтобы отдел кадров мог сосредоточиться на стратегических инициативах.
Попробуйте Jira Service Management для отдела кадров уже сегодня.
Что такое справочная служба отдела кадров?
Справочная служба отдела кадров является центральным узлом для управления обращениями, запросами и проблемами, связанными с кадрами. В отличие от традиционных справочных служб ИТ, которые ориентированы на техническую поддержку, справочная служба отдела кадров решает только проблемы, касающиеся сотрудников, такие как вопросы о бонусах, разъяснения политики и трудовая документация.
Система регистрирует запросы сотрудников, поступающие по нескольким каналам, преобразует их в отслеживаемые заявки и направляет соответствующим сотрудникам отдела кадров на решение. Современные платформы управления кадровыми услугами предлагают автоматизацию рутинных задач и возможности самообслуживания, снижая долю ручной работы специалистов по персоналу.
Многие организации начинают с шаблона управления кадровыми услугами, в котором предусмотрены готовые рабочие процессы и конфигурации. В конечном итоге при внедрении управления кадровыми услугами выполнение комплексных процедур становится проще, информация хранится централизованно, а компании получают больше выгод по мере своего роста.
Почему компаниям необходимо программное обеспечение для справочной службы отдела кадров
Многие организации борются с плохо отлаженными процессами кадровой службы, которые приводят к задержкам с ответами, противоречиям в информации и разочарованию сотрудников, а также к другим сложностям. Вот некоторые из них.
- Слишком большое количество электронных сообщений и, как следствие, утерянные и забытые запросы.
- Отсутствие информации о статусе запроса и ходе его рассмотрения.
- Противоречивые ответы на схожие вопросы.
- Сложности с отслеживанием производительности и рабочей нагрузки отдела кадров.
Неэффективный обмен знаниями между сотрудниками отдела кадров.
Программное обеспечение справочной службы отдела кадров помогает в решении этих проблем благодаря централизованной обработке всех запросов в одной системе. При таком подходе устраняются пробелы в коммуникации и для каждого обращения назначаются ответственные лица.
Ключевые функции, которыми должно обладать программное обеспечение справочной службы отдела кадров
Оценивая варианты ПО справочной службы отдела кадров, вы обнаружите некоторые возможности, которые могут помочь предоставить сотрудникам превосходную поддержку. Платформа предоставления кадровых услуг должна обладать следующими основными функциями.
Управление заявками
Система размещения заявок в справочной службе отдела кадров позволяет его сотрудникам регистрировать, классифицировать и приоритизировать запросы. Каждое обращение порождает уникальную заявку, в которой отслеживаются все коммуникации и действия до тех пор, пока вопрос не будет решен. При таком подходе ни одна проблема не будет упущена и не останется без ответственного лица. Система заявок также обеспечивает прозрачность работы отдела кадров, позволяя руководителям распределять рабочую нагрузку, выявлять узкие места и своевременно реагировать на обращения.
Портал самообслуживания
Интуитивно понятный портал для сотрудников позволяет им самостоятельно находить ответы на свои вопросы без необходимости обращаться в отдел кадров. Они могут находить информацию в базе знаний, где содержатся правила, процедуры и ответы на часто задаваемые вопросы. Это сокращает время ожидания и повышает удовлетворенность сотрудников. Каждое самостоятельно решенное обращение экономит время для отдела кадров, которое он может использовать для выполнения стратегических задач или разрешения нестандартных обращений.
Автоматизация рабочих процессов
С помощью автоматизации управления персоналом, интегрированной в рабочий процесс, устраняются повторяющиеся задачи и ускоряется разрешение запросов, повышая эффективность работы отдела кадров. Автоматизированные рабочие процессы позволяют направлять запросы соответствующим специалистам, отправлять уведомления и эскалировать просроченные заявки. К распространенным областям применения относятся списки задач при адаптации новых сотрудников и обработка заявок на получение бонусов.
Удобная интеграция
Интеграция с платформами HRIS, системами начисления заработной платы, инструментами управления документами и приложениями для ведения коммуникации создает единую среду, в которой информация свободно перемещается без передачи вручную. В результате сокращается разрозненность данных и повышается продуктивность как отделов кадров, так и сотрудников.
Безопасность данных
Учитывая конфиденциальный характер кадровой информации, наличие функций обеспечения безопасности в ПО для справочной службы отдела кадров обязательно. Система должна защищать конфиденциальные данные сотрудников, и только уполномоченный персонал должен иметь к ним доступ. Основные функции безопасности включают в себя разрешения на основе ролей, шифрование, контрольные журналы и соблюдение нормативных требований, таких как GDPR и HIPAA.
Отчеты и аналитика
Инструменты отчетности превращают данные справочной службы отдела кадров в практическую информацию, способствующую постоянному совершенствованию. На панелях аналитики отображаются ключевые показатели, такие как среднее время ответа, скорость разрешения, распространенные типы запросов и производительность работы команды. Эта информация помогает руководителям отдела кадров выявлять тенденции, прогнозировать потребности и более эффективно распределять ресурсы. Со временем оптимизация на основе данных приводит к ускорению предоставления услуг и повышению удовлетворенности сотрудников.
Для чего используется программное обеспечение справочной службы отдела кадров?
Программное обеспечение справочной службы отдела кадров — это универсальная платформа, поддерживающая различные потребности сотрудников и функции управления персоналом. Следующие способы применения демонстрируют, как эта технология может трансформировать предоставление кадровых услуг.
Адаптация и увольнение
Программное обеспечение справочной службы отдела кадров поддерживает все этапы жизненного цикла работы с сотрудниками. Система может автоматизировать сбор документации, создавать списки задач по адаптации сотрудников для менеджеров по персоналу и отслеживать статус выполнения необходимых действий. Кроме того, процесс увольнения сотрудников, определенный в рамках справочной службы персонала, гарантирует соблюдение единых процедур. Такой подход поддерживает соответствие нормативным требованиям, защищает активы компании и поддерживает удобство работы даже во время смены сотрудников.
Бонусы и заработная плата
У сотрудников часто возникают вопросы о вознаграждениях и бонусах, поэтому для этой темы идеально будет использовать поддержку справочной службы отдела кадров. Система размещения заявок классифицирует и направляет обращения специалистам, а также отслеживает прогресс в решении важных финансовых вопросов. Справочная служба также служит репозиторием информации о бонусах, инструкций по внесению в список сотрудников и графиков выплаты заработной платы.
Вопросы о политике компании
Справочная служба персонала также разъясняет вопросы о политике компании, опираясь на утвержденные ресурсы и статьи базы знаний. При этом устраняется противоречивая информация, экономится время, а все сотрудники получают одинаковые рекомендации относительно правил и процедур компании.
Взаимодействие с сотрудниками
Справочная служба отдела кадров поддерживает функции управления взаимодействием с сотрудниками, создавая безопасную среду для разрешения проблем, жалоб или конфликтов с сохранением надлежащей конфиденциальности. Система может отслеживать все сообщения, документировать предпринятые действия и обеспечивать соблюдение надлежащих протоколов в конфиденциальных ситуациях. При таком подходе защищены как сотрудники, так и организация благодаря созданию проверяемых записей и надлежащей поддержке при решении проблем на рабочем месте.
Управление отпусками и рабочим временем
Управление запросами на отпуск становится простым, если их обрабатывать через справочную службу отдела кадров, что помогает как сотрудникам, так и отделам кадров эффективно управлять рабочим временем. Сотрудники могут отправлять заявки на отпуск, проверять баланс и отслеживать статус подтверждения через портал самообслуживания. При этом исключаются бумажные операции, сокращается время обработки запросов и достигается прозрачность для всех вовлеченных сторон.
Преимущества использования программного обеспечения справочной службы отдела кадров
Внедрение подходящего ИТ-решения для справочной службы отдела кадров дает следующие преимущества как отделу кадров, так и сотрудникам.
- Повышение продуктивности. Автоматизируйте рутинные задачи и стандартизируйте процессы обработки большего количества запросов с использованием тех же ресурсов.
- Сокращение времени ответа. Отслеживайте и приоритизируйте обращения, чтобы своевременно удовлетворять потребности сотрудников.
- Повышение прозрачности. Предоставляйте сотрудникам информацию о статусе запроса и ожидаемом времени рассмотрения.
- Улучшенное распределение ресурсов. Выявляйте распространенные проблемы и тенденции, чтобы направить усилия отдела кадров на важные задачи.
- Решения, основанные на данных. Используйте аналитику для оценки производительности и постоянного улучшения качества услуг.
- Стабильное качество обслуживания. Используйте стандартные ответы и процессы независимо от того, кто из сотрудников отдела кадров отвечает на обращение.
- Выше удовлетворенность сотрудников. Более быстрая и точная поддержка улучшает общее впечатление сотрудников.
Как подобрать оптимальное ПО для справочной службы отдела кадров
Поиск идеального ПО для справочной службы отдела кадров требует системного подхода. Чтобы выбрать оптимальный инструмент, следуйте этому алгоритму.
- Конкретизируйте свои потребности. Еще до того, как начнете подбирать решение, задокументируйте текущие процессы, проблемы и требования в сфере управления персоналом.
- Привлеките ключевые заинтересованные стороны. Подключите к процессу подбора сотрудников отдела кадров, ИТ-специалистов и непосредственно сотрудников компании.
- Оцените простоту использования. Протестируйте интерфейс: он должен быть удобным и интуитивно понятным не только для специалистов отдела кадров, но и для других сотрудников.
- Предусмотрите масштабируемость. Выбирайте решение, способное расти вместе с организацией и адаптироваться к меняющимся потребностям.
- Проверьте возможности интеграции. Решение должно быть совместимым с вашими нынешними системами управления персоналом и стеком технологий.
- Проверьте возможности обеспечения безопасности. Решение должно отвечать требованиям вашей организации к защите данных.
- Просчитайте общие затраты. В стоимость решения входит не только плата за подписку, но также расходы на внедрение, обучение и техническое обслуживание.
Лучшее программное обеспечение для справочной службы отдела кадров
Одно из ведущих решений для справочной службы отдела кадров — комплексная платформа Jira Service Management, сочетающая в себе мощные функции и непревзойденную гибкость. Служба поддержки Jira — это целостная экосистема для управления услугами и незаменимый инструмент для отделов кадров, ИТ-специалистов и других команд в компании.
Для управления персоналом в Jira Service Management реализован ряд возможностей: интуитивно понятные порталы запросов, настраиваемые рабочие процессы, интеграция с базой знаний и надежные средства отчетности. Платформа позволяет органично состыковать процессы отдела кадров с другими системами организации, что удобно как для сотрудников, так и для администраторов.
Что отличает Jira Service Management от традиционных решений для ITSM? Это возможность адаптировать платформу к специфике отделов кадров, а также безопасность и масштабируемость. В этом ПО предусмотрен ряд готовых шаблонов для распространенных рабочих процессов управления персоналом, которые можно точно подстроить под конкретные процессы и терминологию вашей организации.
Улучшите кадровую службу с помощью Jira Service Management
Чтобы перестроить модель кадровой службы, не нужно больших ресурсов или долгой реализации. Достаточно просто подобрать подходящую платформу и определиться с походом. Jira Service Management — мощное, но вместе с тем гибкое решение для отделов кадров, которые хотели бы модернизировать предоставление услуг и обеспечить максимальное удобство для сотрудников.
Jira Service Management берет на себя централизацию запросов, автоматизацию рутинных задач и формирование полезной аналитики, позволяя вашему отделу кадров сосредоточиться на самом важном — поддержке сотрудников. Интерфейс платформы интуитивно понятен и чрезвычайно прост в освоении, поэтому заметное повышение производительности и качества обслуживания не заставит себя ждать.
Структура и инструменты Jira Service Management помогут решить множество проблем, будь то завалы в почте, нескоординированные процессы или невозможность полностью отслеживать эффективность управления персоналом.
Готовы в корне изменить процессы в справочной службе отдела кадров? Попробуйте Jira Service Management для отдела кадров и узнайте, как правильно подобранная технология способна трансформировать предоставление услуг управления персоналом и сделать комфортнее работу сотрудников во всей организации.
Полное руководство по управлению корпоративными услугами (ESM)
Что такое управление корпоративными услугами? В этом руководстве вы узнаете, как внедрить ESM, чтобы повысить качество предоставляемых услуг.
Прочитать статьюУправление кадровыми услугами: подход Jira | Atlassian
В состав Jira Service Management входят готовые шаблоны для отдела кадров. В них уже настроены такие рабочие процессы, как адаптация сотрудников, их увольнение, а также обработка запросов общего характера.
Прочитать статью