Che cos'è il supporto IT?
8 strumenti di gestione delle modifiche per transazioni più fluide
Il cambiamento è inevitabile per le aziende, è inutile cercare di evitarlo. La chiave per il cambiamento è sapere come gestirlo. Che si tratti di implementare un nuovo software, ristrutturare i reparti o implementare policy a livello aziendale, avere i giusti strumenti di gestione delle modifiche può fare la differenza tra caos e transizioni senza interruzioni.
Questo articolo illustra gli strumenti che aiutano le organizzazioni ad affrontare il cambiamento in modo più fluido, a ridurre la resistenza e a ottenere risultati migliori.
Ottieni Jira Service Management Free
Che cosa sono gli strumenti di gestione delle modifiche?
Gli strumenti di gestione delle modifiche sono piattaforme software, framework e metodologie che le organizzazioni utilizzano attraverso iniziative di trasformazione. Questi strumenti aiutano i team a pianificare, eseguire e monitorare le modifiche riducendo al minimo le interruzioni delle operazioni quotidiane. In genere, offrono funzionalità come la pianificazione del progetto, la gestione della comunicazione, il monitoraggio degli stakeholder, la valutazione dei rischi e il monitoraggio dell'avanzamento.
Questi strumenti hanno lo scopo di creare una struttura attorno a quello che spesso può sembrare un processo incontrollato. Anziché lasciare il cambiamento al caso, forniscono approcci sistematici che aumentano la probabilità di ottenere risultati positivi. La maggior parte degli strumenti di gestione delle modifiche combina più funzionalità per affrontare diversi aspetti del processo di modifica.
Vantaggi dell'utilizzo di strumenti di gestione delle modifiche
Le organizzazioni che investono in strumenti di gestione delle modifiche adeguati ottengono costantemente risultati migliori. Questi strumenti semplificano la gestione delle modifiche e migliorano radicalmente il modo in cui i team collaborano durante i periodi di incertezza. I vantaggi vanno oltre la semplice gestione del progetto, tra cui una migliore comunicazione, meno resistenza e risultati più sostenibili.
Diamo un'occhiata ai vantaggi specifici che rendono questi strumenti essenziali per le aziende moderne:
Comunicazione migliorata
Una delle maggiori sfide durante qualsiasi iniziativa di cambiamento è mantenere tutti informati e allineati. Gli strumenti di gestione delle modifiche centralizzano la comunicazione fornendo canali dedicati per condividere aggiornamenti, annunci e feedback in modo efficiente.
Anziché fare affidamento su e-mail sparse o conversazioni informali, i team hanno un'unica origine di riferimento per tutte le informazioni relative al cambiamento. Se tutti hanno accesso alle stesse informazioni contemporaneamente, è molto più facile mantenere lo slancio e risolvere i problemi prima che diventino ostacoli insormontabili.
Migliore coinvolgimento degli stakeholder
Un cambiamento di successo richiede il consenso degli stakeholder principali. Tuttavia, identificare e coinvolgere queste persone può essere un processo complesso. Gli strumenti di gestione delle modifiche aiutano a mappare le relazioni con gli stakeholder, monitorare i loro livelli di influenza e il loro coinvolgimento durante tutto il processo. Questo approccio sistematico assicura che nessuna opinione venga trascurata.
Gli strumenti di gestione delle modifiche offrono metodi strutturati per raccogliere feedback, affrontare le preoccupazioni e mantenere un dialogo continuo con gli stakeholder. Quando le persone si sentono ascoltate e coinvolte nel processo di gestione delle modifiche, sono molto più propense a sostenere l'iniziativa anziché esserne avverse.
Miglioramento della collaborazione
Di solito, le iniziative di modifica coinvolgono più team che lavorano per raggiungere obiettivi comuni, ma il coordinamento può essere difficile senza sistemi adeguati. Gli strumenti di gestione delle modifiche facilitano la collaborazione tra team fornendo spazi di lavoro condivisi, monitoraggio dei task e aggiornamenti in tempo reale, assicurando che tutti rimangano sincronizzati.
Funzionalità come la pianificazione collaborativa, i repository di documenti condivisi e le notifiche automatiche assicurano che i membri del team lavorino insieme in modo efficace, anche quando sono lontani.
Mitigazione del rischio
Ogni iniziativa di cambiamento comporta rischi potenziali che potrebbero far deragliare l'avanzamento o causare conseguenze indesiderate. Grazie a processi di valutazione sistematici e funzionalità di monitoraggio, gli strumenti di gestione delle modifiche aiutano a identificare con anticipo questi rischi. Forniscono framework per valutare potenziali problemi e sviluppare piani di emergenza prima che i problemi si aggravino.
I sistemi di allerta precoce integrati in questi strumenti avvisano i team quando le metriche indicano potenziali problemi, consentendo loro di intervenire in modo proattivo, anziché controllare i danni. Comprendere i ruoli e le responsabilità di gestione delle modifiche è fondamentale per stabilire una chiara responsabilità nei processi di gestione dei rischi.
Monitoraggio e report in tempo reale
La visibilità sull'avanzamento della modifica è fondamentale per prendere decisioni informate e mantenere lo slancio. Gli strumenti di gestione delle modifiche forniscono dashboard e analisi che offrono approfondimenti continui sull'avanzamento delle iniziative rispetto agli obiettivi e alle tempistiche stabiliti.
Queste funzionalità di reporting in tempo reale aiutano i team ad apportare modifiche basate sui dati secondo necessità, che si tratti di riallocare le risorse, regolare le tempistiche o modificare le strategie. La possibilità di vedere chiaramente l'avanzamento aiuta anche a mantenere la fiducia e il supporto degli stakeholder durante tutto il processo di modifica.
Scalabilità e coerenza
Man mano che le organizzazioni crescono, la gestione delle modifiche diventa sempre più complessa. Gli strumenti di gestione delle modifiche assicurano che i processi rimangano standardizzati tra diversi team, reparti e progetti, a prescindere dalle dimensioni o dall'ambito.
Gli strumenti forniscono modelli, flussi di lavoro e best practice che possono essere applicati a tutti i progetti. Questa standardizzazione migliora l'efficienza e rende più facile imparare da ogni iniziativa di modifica e applicare queste lezioni in futuro.
Tipi di strumenti di gestione delle modifiche
La gestione delle modifiche comprende varie attività e fasi, ognuna delle quali richiede diversi tipi di supporto. Alcuni strumenti si concentrano sulla pianificazione e sullo sviluppo della strategia, mentre altri sono ottimi per l'implementazione e l'esecuzione. Diversi tipi di gestione delle modifiche richiedono approcci e strumenti specializzati.
Gli strumenti di comunicazione mantengono i team connessi e informati, mentre le piattaforme di formazione aiutano le persone a sviluppare nuove competenze necessarie per le modifiche. Per le organizzazioni alle prese con modifiche della forza lavoro, le piattaforme HRSM forniscono funzionalità specializzate per la gestione delle transizioni dei dipendenti e l'implementazione delle best practice per l'automazione delle risorse umane.
Gli strumenti di monitoraggio e valutazione monitorano l'avanzamento e misurano il successo, assicurando che le modifiche raggiungano i risultati previsti. Spesso, l'approccio migliore prevede la combinazione di più tipi di strumenti per affrontare tutti gli aspetti del processo di modifica.
I migliori strumenti di gestione delle modifiche da provare
Il mercato offre numerose opzioni per le organizzazioni che cercano soluzioni efficaci per la gestione delle modifiche. Anziché cercare di illustrare tutti gli strumenti disponibili, concentriamoci su approcci e framework comprovati che hanno aiutato innumerevoli organizzazioni ad affrontare il cambiamento con successo. Tra questi strumenti sono incluse piattaforme software complete e metodologie semplici ma efficaci che possono essere implementate con una tecnologia di base.
ITSM
La gestione dei servizi IT aiuta i team a gestire le modifiche relative a questo ambito all'interno delle organizzazioni. I framework ITSM aiutano a garantire che le modifiche alla tecnologia siano implementate in sicurezza, con test adeguati, processi di approvazione e procedure di rollback. Questo approccio sistematico è fondamentale per mantenere la stabilità del sistema implementando gli aggiornamenti e i miglioramenti necessari.
Gli strumenti di gestione delle modifiche IT supportano il controllo delle modifiche fornendo flussi di lavoro che guidano le richieste attraverso adeguate catene di approvazione, requisiti di documentazione e procedure di implementazione. Questo riduce il rischio che le modifiche IT causino interruzioni del sistema o di altri servizi che potrebbero influire sulle operazioni aziendali.
Modello ADKAR
Il modello ADKAR si concentra sul cambiamento individuale affrontando cinque elementi chiave: Awareness (Consapevolezza), Desire (Desiderio), Knowledge (Conoscenza), Ability (Abilità) e Reinforcement (Rinforzo). Questo framework riconosce che il cambiamento a livello organizzativo dipende in ultima analisi dal fatto che le persone modificano i loro comportamenti e approcci. Gli strumenti basati su ADKAR aiutano a tenere traccia dell'avanzamento dei diversi stakeholder in ogni fase.
È un modello efficace, perché affronta sia gli aspetti razionali che quelli emotivi del cambiamento. Assicurandosi che le persone capiscano perché è necessario il cambiamento, vogliano partecipare, sappiano come cambiare, abbiano la capacità di adottare nuovi comportamenti e ricevano rinforzo per sostenere il cambiamento, le organizzazioni possono ottenere trasformazioni più durature.
Diagrammi di flusso
La mappatura visiva dei processi tramite diagrammi di flusso fornisce chiarezza sulle procedure di modifica complesse. Questi diagrammi aiutano i team a comprendere la sequenza di attività, punti decisionali e dipendenze coinvolti nelle iniziative di cambiamento. I diagrammi di flusso sono particolarmente utili per comunicare i processi agli stakeholder che potrebbero non avere familiarità con tutti i dettagli tecnici.
La creazione di diagrammi di flusso aiuta anche a identificare possibili colli di bottiglia, ridondanze o lacune nei processi di modifica prima dell'inizio dell'implementazione. Questo strumento di pianificazione consente ai team di ottimizzare i loro approcci ed evitare insidie comuni che potrebbero rallentare l'avanzamento o creare confusione.
Analisi degli stakeholder
L'analisi degli stakeholder identifica chi sarà interessato dalle iniziative di cambiamento e come coinvolgere queste persone. Questo processo prevede la mappatura dei livelli di influenza degli stakeholder, dell'interesse per il cambiamento e del potenziale impatto sul successo. Gli strumenti che supportano l'analisi degli stakeholder forniscono strutture per organizzare queste informazioni e monitorare gli sforzi di coinvolgimento.
Comprendendo le prospettive degli stakeholder nelle prime fasi del processo di cambiamento, i team possono sviluppare strategie di comunicazione mirate e affrontare i dubbi in modo proattivo. Questo approccio aumenta significativamente la probabilità di ottenere supporto e riduce la resistenza che potrebbe far deragliare le iniziative. Un comitato consultivo per il cambiamento ben strutturato può fornire supervisione e guida preziose durante tutto il processo di coinvolgimento degli stakeholder.
Il modello di cambiamento di Lewin
Il modello in tre fasi di Kurt Lewin fornisce un framework semplice ma efficace per comprendere il cambiamento: "scongelare" i modelli esistenti, implementare la modifica e "ricongelare" i nuovi modelli per renderli permanenti. Questo modello aiuta i team a pensare sistematicamente a ciò che deve accadere prima, durante e dopo l'implementazione delle modifiche.
Gli strumenti che supportano il modello di Lewin aiutano i team a pianificare le attività per ogni fase, assicurando che la preparazione e il rinforzo ricevano un'attenzione adeguata. Molte iniziative di cambiamento falliscono perché si concentrano solo sull'implementazione senza preparare adeguatamente le persone o rafforzare nuovi comportamenti successivamente.
Diagrammi di Gantt
La visualizzazione della sequenza temporale tramite diagrammi di Gantt aiuta i team a comprendere le pianificazioni del progetto, le dipendenze e le risorse richieste. Questi grafici sono utili soprattutto per iniziative di cambiamento complesse che coinvolgono più fasi, team o risultati finali. Forniscono un quadro chiaro di come le diverse attività si relazionano tra loro e quando è necessario raggiungere milestone chiave.
Il modello in 8 fasi di Kotter
Il processo in otto fasi di John Kotter fornisce un framework completo per guidare il cambiamento organizzativo. Le fasi sono: creare urgenza, formare una coalizione guida, sviluppare una vision, comunicare la vision, promuovere l'azione, generare risultati a breve termine, consolidare i risultati ottenuti e ancorare nuovi approcci alla cultura.
Gli strumenti software che supportano il modello di Kotter aiutano i team a implementare e monitorare sistematicamente l'avanzamento in ogni fase.
Matrice RACI
La matrice RACI chiarisce ruoli e responsabilità identificando chi è responsabile dei task, responsabile dei risultati, figura di riferimento per gli input e persona informata sull'avanzamento. Questo strumento è fondamentale per prevenire la confusione durante le iniziative di cambiamento, in particolare quando sono coinvolti più team o reparti.
Una chiara definizione dei ruoli previene sforzi doppi, garantisce la responsabilità e riduce la probabilità di trascurare i task essenziali. Le matrici RACI sono particolarmente utili per cambiamenti complessi che riguardano molti stakeholder con diversi livelli di coinvolgimento.
Come scegliere lo strumento migliore per la tua attività
La scelta dei giusti strumenti di gestione delle modifiche richiede un'attenta considerazione delle esigenze, della cultura e dei vincoli specifici della tua organizzazione. Valuta i tipi di cambiamenti che di solito ti trovi ad affrontare e la complessità della tua struttura organizzativa. I team di piccole dimensioni potrebbero aver bisogno di strumenti semplici e intuitivi, mentre le grandi aziende richiedono piattaforme più sofisticate con funzionalità avanzate.
Considera la facilità d'uso, le capacità di integrazione, la scalabilità e il livello di supporto offerto dai fornitori. È anche importante valutare se gli strumenti sono in linea con le metodologie preferite dall'organizzazione e se possono essere adattati ai tuoi processi. Seguire le best practice consolidate per la gestione delle modifiche può guidare il tuo processo di selezione e assicurarti di scegliere strumenti che supportino approcci comprovati.
Usa Jira Service Management per un'efficace gestione delle modifiche
Jira Service Management è una piattaforma completa per la gestione delle iniziative di cambiamento, dotata di solidi flussi di lavoro, strumenti di collaborazione e avanzate funzionalità di tracciamento. La sua architettura flessibile consente alle organizzazioni di personalizzare i processi in base alle proprie esigenze mantenendo un approccio coerente all'interno del team.
Le funzionalità HRSM di Jira Service Management consentono alle organizzazioni di gestire le modifiche attraverso flussi di lavoro specializzati per un'efficace gestione delle modifiche nelle risorse umane.
Scarica Jira Service Management gratuitamente
La guida completa alla gestione dei servizi aziendali (ESM)
Che cos'è la gestione dei servizi aziendali? Leggi questa guida per scoprire come implementare ESM per una migliore distribuzione dei servizi.
Leggi l'articoloGestione dei servizi delle risorse umane: l'approccio di Jira | Atlassian
Jira Service Management offre modelli pronti all'uso per i team delle risorse umane, tra cui flussi di lavoro predefiniti per processi come l'onboarding, l'offboarding e le richieste delle risorse umane.
Leggi l'articolo