計画と優先順位付けに Confluence ホワイトボードを使用する方法
元アメリカ合衆国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーはかつて、「計画に価値はないが、計画立案にはあらゆる価値がある」と言いました。状況の変化に直面するとき、計画はほとんど意味をなさないことがありますが、そのために行われた計画立案、議論、実施といったプロセスが非常に重要です。
現代のビジネス環境、特にソフトウェア開発のようにプロセスが段階的で、共同作業を必要とする業界では、プロジェクトとタスクの計画と優先順位付けが、予想外の事態を機敏かつ成功裏に乗り越えるための基盤となります。
計画と優先順位付けは相互に補完し合いますが、別個のビジネス プロセスです。計画は明確な目標を設定し、それを達成するための戦略を立てるのに役立ちますが、優先順位を付けることは、それらの目標に沿った活動に取り組めるように方向性を定めるため、成功の可能性が高まります。
優先順位付けは、企業がトレードオフを評価する際に役立ち、意思決定のフレームワークとなります。一方、計画を立てることは、利用可能な選択肢と予想される結果を慎重に検討した上で意思決定が行われるようにするものです。
Confluence は、チームが目標、タイムライン、優先度を共同で文書化するための一元化されたプラットフォームを提供するため、チームの作業を効率的に計画して優先順位を付ける必要があるプロジェクト マネージャーにとって、長期的に非常に有用なツールになります。
Confluence ホワイトボードの導入により、計画と優先順位付けがさらに視覚的でコラボレーティブになりました。この機能により、チームは実行開始前に自由な形で計画を立てることができます。その計画に取り掛かる準備ができたら、作業を簡単に Jira に移して、実行可能なタスクに変えることができます。
Confluence ホワイトボードとは何ですか？
Confluence ホワイトボードは、対話しながらコラボレーションできるツールであり、思いついたアイデアを取り入れて整理し、実行可能なタスクにシームレスに変換できます。
他のアトラシアン製品と簡単に統合できるので、構造化されていない作業 (ブレーンストーミングなど) を取り込み、アイデアを正式な文書にすばやく変換する非常にコラボレーティブで視覚的な方法を提供します。
Confluence ホワイトボードは、チームがアイデアを探求し、計画から実行までのプロセスを合理化するために使用できる無限キャンバスです。ホワイトボードの使用を開始する方法の詳細について、こちらのクイックガイドをご確認ください。
テンプレートを使ってホワイトボードを作成する
テンプレートは、あらゆる種類のプロジェクトやタスクをすぐに始めるための素晴らしい方法です。テンプレートは、構造化されたフレームワークとガイダンスを提供し、時間を節約し、計画と実行の一貫性を確保します。
また、Confluence ホワイトボードを使用してあらゆる種類の共同作業セッションを開始する出発点としても最適です。
Confluence でホワイトボードを作成するには、トップメニューの [作成] ボタンを選択し、[ホワイトボード] に移動して選択します。
新しく作成したホワイトボードの画面に進むと、テンプレートを選択するように求めるメッセージが表示されます。
使用したいものが見つかったら、テンプレート ピッカーのテンプレートにカーソルを合わせ、[テンプレートを使用する] を選択します。
ホワイトボードが読み込まれるたびにテンプレート ピッカーを表示したくない場合は、ピッカーの左下隅にある [Show when creating a whiteboard (ホワイトボードの作成時に表示)] のチェックボックスをオフにしてください。
計画と優先順位付けのための Confluence ホワイトボード テンプレート
Confluence ホワイトボードは、チームが可視化を行い、戦略を立て、イノベーションを起こすための多彩なキャンバスを提供します。プロジェクト管理を容易にするために、プロジェクトのブレーンストーミング、図表作成、設計、調査といったさまざまなタスク用の多数のテンプレートも組み込まれています。
ここでは、チームがプロジェクトの計画と優先順位付けのプロセスを開始するのに役立つホワイトボード テンプレートをいくつかご紹介します。
ブレインライティング テンプレート
Brainwriting is a collaborative brainstorming technique where participants silently write down their ideas on a template, responding to prompts or prompts provided by the facilitator.
ホワイトボードのブレーンライティング テンプレートは、新しいアイデアを生み出し、新しいソリューションを開発し、問題解決にクリエイティブにアプローチするプロセスを速めるための素晴らしいツールです。
ブレーンライティングを活用するには、チーム メンバーがオープンに他のアイデアを受け入れることが重要です。参加者が自分のアイデアを審査されたり、ばかにされたりすることを恐れてセッションに参加するなら、このクリエイティブなプロセスは効果的なものになりません。
このテンプレートを使ったブレーンストーミング セッションの方法を説明します。
- はじめに: 目的を説明し、ブレーンライティング テンプレートの使用に必要な指示やガイドラインを提供します。
- 黙ってアイデアを生み出す: 各チーム メンバーが自分の名前を付箋に記入し、タイマーを設定して全員が問題に対するアイデアを個別にブレーンストーミングできるようにします。
- ローテーション: タイマーが切れたら、ローテーションの時間です。ローテーションによって、他のアイデアを取り入れることができます。タイマーをもう一度スタートして、右側の人のアイデアについて考え、そのアイデアを改善を図ります。
- レビューとディスカッション: 参加者全員が複数のテンプレートのブレーンライティングに関わることができたら、ディスカッションを始めて、生まれたアイデアをレビューします。このテンプレートを使えば、ディスカッションの結論が出た際に最善のアイデアに投票することもできます。
このホワイトボード テンプレートは、チーム メンバーが互いのアイデアに基づいて考え出し、創造性を育み、与えられた問題や課題に対してさまざまな解決策を生み出すのに役立ちます。
フロー チャート テンプレート
Flow charts have long been used in project management for various processes, including customer journey mapping, prioritizing tasks, email mapping, defining specifications and feature requirements, mapping out user journeys, outlining release processes, and visualizing feedback loops.
フロー チャートでは、チームが製品開発に関わる一連のステップやプロセスを視覚的に表現でき、依存関係を特定し、リソースを効果的に配分し、製品ライフサイクル全体を通して戦略的目標との整合性を確保するのに役立ちます。
Confluence ホワイトボードのフローチャート テンプレートは、あらゆる種類のワークフローとプロセスを迅速に計画して最適化したいチームにとって非常に役立ちます。
フロー チャート テンプレートは驚くほど汎用性が高く、プロジェクトの構想段階における複雑なプロセスの計画、文書化、明確化に使用できます。
RICE テンプレート
Confluence whiteboards also offer a template for one of the most popular prioritization methods, the RICE framework. The RICE method prioritizes tasks or projects based on four factors: Reach, Impact, Confidence, and Effort.
- Reach (リーチ) とは、タスクやプロジェクトが影響を与えるユーザー数を指します。
- Impact (インパクト) は、タスクやプロジェクトがユーザーやビジネスに与える潜在的な影響やメリットを測定します。
- Confidence (信頼度) は、リーチとインパクトの推定に対するチームの信頼度のレベルを表します。
- Effort (労力) は、タスクやプロジェクトを完了するのに必要な時間、リソース、作業を見積ります。
RICE メソッドでは、リーチ、インパクト、信頼度を掛けて、その結果を労力で割ることにより、これら 4 つの要素を組み合わせて 1 つのスコアにします。計算式は次のとおりです。
(リーチ x インパクト x 信頼度) ÷ 労力
このスコアは、各タスクやプロジェクトの優先度を定量的に測定した結果を表すため、チームがリソースを効果的に配分し、労力が最も効果を発揮する可能性のあるイニシアチブに集中するのに役立ちます。
このテンプレートを使用する場合、最初のステップは、リーチ、影響、信頼度、労力に基づいて、優先順位を付けている各プロジェクトまたはタスクのデータをプロットすることです。リーチについては、プロジェクト/タスクの影響を受ける可能性のあるユーザーの数をプロットします。
他の 3 つの要素は、一貫性を保つために 1 から 5 のスケールでランク付けできます。たとえば、労力を定義する場合は、「1 から 5 のスケールで、このプロジェクトを完了するのはどれくらい簡単か、それとも難しいか」と自問してみてください。
2 番目のステップは、計算式を使って各プロジェクトまたはタスクの RICE スコアを計算することです。
2x2 優先順位付け手法テンプレート
Confluence ホワイトボードには、2x2 優先順位付け手法のテンプレートも用意されています。アイゼンハワー マトリックスまたは重要度 x 緊急度マトリックスとも呼ばれ、重要度と緊急度に基づいてタスクに優先順位を付けるためのフレームワークです。この手法では、タスクを 4 つの象限に分類しています。
- 緊急かつ重要なタスクには直ちに対応する必要があり、最優先事項として取り組む必要があります。これらのタスクは、すぐに完了しないと重大な影響があります。
- 重要だが緊急ではないタスクは、長期的な目標や目的に貢献する戦略的タスクです。これらのタスクはスケジュールを立てて計画する必要がありますが、すぐに対応する必要はない場合もあります。
- 緊急だが重要ではないタスクは、多くの場合、委任したり、最小限に抑えたり、排除したりできる割り込みや中断です。これらのタスクは時間とリソースを消費する可能性がありますが、長期的な目標にはあまり貢献しません。
- 緊急でも重要でもないタスクは優先度が低く、延期、委任、削除できます。これらのタスクは目標と一致しないか、プロジェクトにあまり重要な価値をもたらしません。
2x2 優先順位付け手法は、チームが緊急かつ重要な取り組みに集中できるようにすると同時に、目標達成にとってそれほど重要ではないタスクを委任、スケジュール、または排除する機会を特定します。
優先順位マトリックス テンプレート
優先順位マトリックスは、意思決定マトリックスまたは優先順位グリッドとも呼ばれ、事前に定義された基準に基づいて一連のオプションや代替案を体系的に評価し、優先順位を付けるために使用されるツールです。これは、一方の軸にオプションが表示され、もう一方の軸に基準が一覧されているグリッドで構成されています。その後、各オプションはそれぞれの基準に照らして評価されます。
優先順位付けマトリックスは、構造化された意思決定アプローチを提供し、チームが情報に基づいた選択を行い、リソースを効果的に割り当て、戦略的目標や優先事項に沿ったイニシアチブに集中できるようにします。長い To Do リストを管理しやすいタスクに分解するのに役立ち、チームの目標を達成するためにどのタスクが最も重要かを理解するのにも役立ちます。
Confluence ホワイトボード優先順位付けマトリックス テンプレートは、効果的な優先順位付けができるよう、チームの取り組みとプロジェクトの目標を一致させるように設計されています。このテンプレートの 2 つの重要な要素は、「目標の共有」と「実行すべきタスク」です。
チームの最重要目標をテンプレートに追加して、最も重要な目標を常に念頭に置きながら仕事に優先順位を付けられるようにします。「実行すべきタスク」を定義したら、付箋などの要素を追加してそれらのタスクに優先順位を付けたり、期間に沿って調整したりできます。
優先順位は常に変化しているので、このテンプレートは、非常に簡単にマトリックス内でタスクを移動したり、必要に応じて変更を加えたりできるように設計されています。
その他の検討すべき計画と優先順位付けのオプション
Confluence ホワイトボード以外にも、アトラシアン製品には計画や優先順位付けのためのリソースが数多くあります。Jira ユーザーは Jira Product Discovery を試すことができます。これは、製品チームがアイデアを取り込んで優先順位を付け、Jira で製品ロードマップと直接連携するのに役立ちます。
Atlassian Team Playbook には、優先順位付けと計画に関するさまざまなプレイが用意されています。チームが共通の課題に取り組み、すべてのプロジェクトでチームワークを継続的に改善できるようにする無料のワークショップ リソースです。
このテンプレートを使用する準備はできましたか?
Confluence でタスクの文書化と標準化を開始します。