Cómo definir y crear el alcance de un proyecto en 5 sencillos pasos
Un alcance de proyecto claramente definido es tu plano para el éxito del proyecto
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El alcance del proyecto es todo lo que necesitas para llevar a cabo un proyecto, lo cual incluye las tareas, el tiempo y los recursos. Garantiza que los equipos se concentren para completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Tienes que hacer una breve parada en el supermercado para comprar huevos.
De camino a la sección de lácteos, recuerdas que te has quedado sin cereales. Por lo tanto, coges una caja. Bueno, vale, dos cajas. Después, te distraes con un estante lleno de velas perfumadas. ¿Por qué no pillas una también? Ah, y luego te das cuenta de que necesitas papel de cocina.
Llegados a este punto, ir cargando artículos hasta la barbilla equilibrándolos a duras penas con tus brazos no es una opción. Se te caen cosas por todas partes, independientemente de lo mucho que te esfuerces por evitarlo.
Haces el ridículo hasta la parte delantera del súper para agarrar un carrito de la compra. Después, lanzas unos cuantos artículos más al interior del carrito en el camino de vuelta a la sección de lácteos para ir a por los huevos (se te habían olvidado, ¿a que sí?).
Antes de que te des cuenta de lo que ha sucedido, en lugar de hacer un alto de cinco minutos en el supermercado, te has tirado una hora de compras. Lo que debería haberte costado 5 $ ha acabado saliéndote por casi 100. Y, para ser sinceros, lo último que necesitabas era otra vela más.
Si lo trasladas al contexto de los proyectos de trabajo, a esto se le conoce como "corrupción del alcance", y es una prueba de por qué merece la pena hacer una lista con antelación para definir y gestionar el alcance del proyecto.
Sí, hay gente que no se distrae con el papel de cocina ni con las velas perfumadas porque no formaban parte de la lista de la compra inicial. Con la gestión del alcance del proyecto, tú también podrás ser una de esas personas.
¿Qué es el alcance de un proyecto?
El alcance define los límites de un proyecto: en él se especifica qué se incluye, qué se excluye y cómo entregará el equipo el resultado final. Actúa como una hoja de ruta, ya que describe las entregas, los principales hitos y las restricciones para garantizar que todo el mundo esté coordinado de principio a fin.
La declaración de alcance del proyecto recoge todo eso y lo convierte en un documento claro y que se puede compartir. Es la forma de convertir la gran idea de "alcance" en algo que tu equipo puede consultar, seguir y usar para tomar decisiones a lo largo del proyecto.