Qué es una matriz de riesgos y cómo crear una [definición y plantilla]

Las matrices de evaluación de riesgos se estructuran a modo de cuadrícula, con dos ejes principales: probabilidad e impacto. La primera se refiere a la probabilidad de que ocurra un riesgo, mientras que el impacto indica las posibles consecuencias si se materializa el riesgo. Por lo general, ambos ejes se escalan con categorías como "bajo", "medio" y "alto", valores numéricos o colores. Estas escalas se corresponden con los niveles de gravedad del riesgo en cada categoría, por lo que son un componente clave de la estructura de la matriz.

Las organizaciones utilizan estas herramientas de mitigación de riesgos para priorizar los riesgos situándolos en la cuadrícula en función de la probabilidad y el impacto evaluados. Los riesgos que se encuentren en el cuadrante de alta probabilidad y alto impacto se consideran "críticos" y requieren atención y asignación de recursos de forma inmediata. Por otro lado, con los riesgos del cuadrante de baja probabilidad y bajo impacto, la acción puede reducirse a aceptarlos o a seguir supervisándolos. Esta representación visual deja clara la gravedad del riesgo, con lo que las organizaciones pueden centrarse en las amenazas más significativas durante la ejecución del proyecto.

Una vez creada la matriz, las organizaciones pueden usarla para elaborar estrategias de respuesta adecuadas. Al conocer la probabilidad y el impacto de cada riesgo, los equipos pueden determinar las acciones más efectivas, con planes de acción como estos:

• Mitigación: medidas tomadas para reducir la probabilidad o el impacto de un riesgo.
• Transferencia: el riesgo se deriva a una parte externa, por ejemplo, a través de una aseguradora.
• Aceptación: se confirma el riesgo, pero no se toman más medidas.
• Evitación: el riesgo se elimina modificando los planes o los procesos.

Este concepto estructurado de la gestión de riesgos de proyecto o generales mejora la toma de decisiones y la resiliencia organizativa.

Las matrices de riesgos son el concepto más estructurado para la gestión de riesgos y ofrecen diversas ventajas para las organizaciones, como estas:

• Mejora de la toma de decisiones: una matriz de riesgos ofrece una representación visual clara de los riesgos potenciales y su gravedad, lo que permite una asignación de recursos basada en datos y con criterios estratégicos. Los equipos pueden reconocer rápidamente los riesgos críticos y priorizar las iniciativas a partir de esa información.
• Comunicación y colaboración mejoradas: la matriz ofrece un marco y un lenguaje comunes entre equipos y departamentos para analizar los riesgos, lo que permite aumentar la colaboración en proyectos. Esta información en común facilita el trabajo en equipo y el desarrollo de estrategias de gestión de riesgos más eficaces con el uso de herramientas de colaboración.
• Mitigación de riesgos facilitada: al conocer la probabilidad y el impacto de cada riesgo, los equipos pueden elaborar e implementar estrategias de mitigación selectivas. Este concepto proactivo reduce las posibles interrupciones y mejora la resiliencia de la organización en términos generales.

Con una matriz de riesgos, las organizaciones pueden gestionar los riesgos de forma proactiva, garantizando mejores resultados y una mayor estabilidad.

Te mostraremos cómo funciona una matriz de riesgos en la práctica con un hipotético proyecto de desarrollo de software:

El gerente del proyecto ha identificado varios riesgos potenciales:

• Retraso en la entrega de un componente crítico
• Problemas técnicos imprevistos
• Pérdida de una persona clave del equipo
• Cambios en los requisitos del cliente

Utilizando una plantilla de matriz de riesgos, evalúa la probabilidad y el impacto de cada uno. Por ejemplo, el riesgo de "retraso en la entrega" podría evaluarse con probabilidad "media" e impacto "alto", y recibir el código de colores rojo para indicar su urgencia. En cambio, el riesgo de "pérdida de una persona clave del equipo" podría evaluarse con probabilidad "baja" e impacto "medio", con el código de colores amarillo para indicar el menor grado de urgencia.

A continuación, estos riesgos y sus escalas correspondientes se sitúan en la matriz. De esta forma, el gerente del proyecto puede visualizar fácilmente la gravedad relativa de cada uno. Esto le ayuda a priorizar los riesgos y a asignar los recursos de forma eficaz. En este caso, por ejemplo, puede centrarse en elaborar un plan de contingencia para el riesgo de "retraso en la entrega" y mantener supervisado el riesgo de "pérdida de una persona clave del equipo".

En este ejemplo, el valor de las matrices de riesgos se subraya por su capacidad de ofrecer un concepto estructurado y práctico para paliar posibles riesgos.

Para aprovechar al máximo las ventajas de una matriz de riesgos y que sean una herramienta efectiva para la gestión de riesgos, sigue estas prácticas recomendadas.

• Revisa y actualiza con regularidad: las matrices de riesgos son documentos vivos. Planifica revisiones periódicas para adaptar las matrices a los cambios en las circunstancias, nuevas informaciones e iniciativas de mitigación de riesgos finalizadas. No dejes que la matriz quede desactualizada: podría haber riesgos que pasen inadvertidos o hacer que las respuestas sean ineficaces.
• Involucra a diversas partes interesadas: haz que los miembros del equipo, gerentes de proyecto y otras partes relevantes ayuden a identificar y evaluar los riesgos. Así garantizarás una visión integral de los riesgos potenciales y será más fácil que las estrategias de mitigación de riesgos sean aceptadas. Amplía perspectivas, de lo contrario puedes pasar por alto riesgos críticos.
• Usa escalas uniformes y claras: define escalas claras y uniformes para evaluar la probabilidad y el impacto. De esta forma, los riesgos se evaluarán con criterios uniformes y podréis hacer comparaciones significativas. No uses escalas ambiguas, que pueden dar lugar a evaluaciones inconsistentes y a errores en las interpretaciones.
• Da prioridad a los riesgos de alto impacto: céntrate en mitigar los riesgos de alto impacto, aunque su probabilidad sea baja. Estos riesgos pueden causar interrupciones importantes y deben tener prioridad. No te centres únicamente en los riesgos de alta probabilidad, ya que podrías dejar a la organización expuesta a eventos graves aunque menos frecuentes.
• Documenta las suposiciones y las justificaciones: documenta cualquier suposición hecha durante el proceso de evaluación de riesgos y la justificación de cada clasificación de riesgo. Esto permite garantizar la transparencia y la responsabilidad, y facilita las revisiones futuras. Evita dejar las suposiciones sin documentar, ya que esto puede generar confusión e incoherencias.
• Comunícate de manera efectiva: comparte la matriz de riesgos y las estrategias de mitigación con todas las partes interesadas relevantes. Una comunicación efectiva garantiza que todos conozcan los riesgos potenciales y sus roles a la hora de gestionarlos. Evita tener la matriz aislada, puesto que dificulta la colaboración y la comprensión interfuncionales.
• Optimiza el proceso con una plantilla: utiliza una plantilla de matriz de riesgos fiable, como la plantilla de matriz de evaluación de riesgos gratuita de Confluence, para garantizar la coherencia y la integridad. Esto puede agilizar el proceso de creación y mantenimiento de tu matriz de riesgos.