Los gestores de proyectos que deseen optimizar la capacidad de su equipo deberían considerar la posibilidad de utilizar una plantilla de planificación. Estos son los pasos para utilizar una: 

Antes de reunir a tu equipo para hablar sobre la capacidad, pídele que anote sus actividades semanales utilizando una plantilla de planificación de la capacidad, incluidos los proyectos de trabajo, las tareas administrativas y las pausas para comer. 

Luego, pídeles que calculen el tiempo semanal dedicado a cada tarea. De esta forma, los miembros del equipo pueden consultar sus horarios, correos electrónicos, chats y tickets para conocer con precisión sus capacidades de carga de trabajo.

Organiza una reunión de equipo después de dar tiempo a los miembros de tu equipo para que organicen su semana laboral utilizando la plantilla de planificación de la capacidad. Empieza por explicar por qué hablas del trabajo que puede abarcar el equipo. 

¿Te estás preparando para un nuevo proyecto, estás pensando en cómo incorporar a un nuevo miembro del equipo o simplemente quieres establecer límites claros? Aclarar el propósito ayuda a que todo el mundo entienda la meta, ya que fomenta un debate abierto y honesto sobre las horas y la disponibilidad sin reservas.

A continuación, es hora de que cada uno cuente el total de sus horas individuales. Asegúrate de que cada miembro del equipo incluya todas las actividades típicas de la semana laboral, desde tareas administrativas hasta las pausas para tomar café. Esta visión global te permite, como gestor de proyectos, conocer el total de horas de trabajo de cada miembro del equipo.

A continuación, calcula el porcentaje del tiempo que cada miembro del equipo dedica a los proyectos dividiendo las horas relacionadas con el proyecto por el total de horas de trabajo. Este análisis permite saber cuánto tiempo dedican a trabajar en proyectos.

Dedica un momento a hablar de estas cifras con el equipo. ¿Se ajustan las horas de trabajo a las expectativas? ¿Coinciden los porcentajes con las metas del equipo? ¿Existen desequilibrios inesperados, como dedicar demasiado tiempo a tareas ajenas al proyecto, como las tareas administrativas? 

Este diálogo abierto permite a los gestores de proyectos identificar las áreas que deben adaptarse y optimizar el tiempo del equipo en consecuencia.

En la tabla de plantilla de planificación, incluye el nombre, el cargo, el porcentaje de tiempo semanal dedicado a los proyectos y el total de horas semanales asignadas a los proyectos de cada miembro del equipo. Agrupa a las personas con roles similares para comprender perfectamente la capacidad de tu equipo. 

Al sumar las horas de cada rol, puedes determinar el tiempo total que los profesionales que ocupan puestos especializados, como ingenieros y analistas de datos, dedican a los proyectos. Este enfoque aclara cuánto tiempo dedica cada profesional a las actividades relacionadas con los proyectos.

Ahora que tienes una idea más clara del trabajo que puede abarcar tu equipo, utiliza esta información para tomar decisiones fundamentadas sobre la planificación de proyectos. Los datos obtenidos a partir de las plantillas de planificación de capacidades permiten a los gerentes coordinar de forma eficaz las habilidades de cada miembro del equipo con tareas específicas. 

Este enfoque ayuda a prevenir el estrés y el agotamiento entre los miembros del equipo al evitar sobrecargarlos de trabajo y hacer que abarquen demasiado. Aprovechar las plantillas de planificación de capacidades facilita una mejor distribución de la carga de trabajo, mejora el rendimiento del equipo y promueve un entorno de trabajo más saludable.