Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami

Czym jest planowanie zasobów?

Planowanie zasobów polega na ich przydzielaniu do określonych zadań i projektów w wyznaczonych ramach czasowych. W zależności od branży zasobami mogą być członkowie zespołu, sprzęt lub obiekty.

Każdy, począwszy od członków zespołu po interesariuszy, ma dostęp do planu zasobów, który określa zobowiązania czasowe i obowiązki w całym cyklu życia projektu, pomagając uniknąć nieporozumień.

W przypadku większości projektów planowanie zasobów wymaga udzielenia odpowiedzi na trzy pytania:

• Jakich zasobów potrzebuje ten projekt?
• Kiedy będą potrzebne te zasoby?
• Czy te zasoby są dostępne?

Udzielenie tych odpowiedzi pozwala utrzymać wszystkich na dobrej drodze i zapobiegać opóźnieniom, gdyż menedżerowie projektów mogą określić dokładne wymagania dotyczące zasobów, ograniczenia czasowe i dostępność. Efektywne planowanie zasobów jest też kluczowym elementem efektywnego zarządzania czasem, dzięki czemu Twój zespół produktywnie wykorzystuje dostępny czas i realizuje cele projektu.

Zwiększona wydajność realizacji projektów

Istnieje kilka zagrożeń dla wydajności projektu, od przypisywania niewłaściwych zasobów po zbyt późne delegowanie zadań. Planowanie zasobów pozwala menedżerom zobaczyć cały zakres projektu i potrzeby każdego projektu.

Załóżmy, że potrzebujesz starszego programisty do pracy nad firmową aplikacją, ale nie planujesz zasobów. Może się zdarzyć, że zbyt późno zorientujesz się, iż programista musi współpracować z zespołem finansowym, co zmusi Cię do zmiany osi projektu.

Utworzenie planu zasobów pozwala przypisać wszystkie zasoby i zadania podczas fazy planowania projektu. Wówczas nie musisz się martwić o rozwiązywanie konfliktów związanych z zasobami.

Zapobieganie nadmiernej alokacji zasobów

Załóżmy, że masz w zespole starszego programistę pracującego nad nową aplikacją. Czy zajmuje się on także nową witryną internetową? A co z zarządzaniem czatbotami, które chce uruchomić w tym samym czasie? Jeśli proces decyzyjny uwzględnia tylko to, kiedy programista jest dostępny, łatwo przeciążyć go pracą.

Zarządzanie zasobami pozwala równomiernie rozłożyć prace, aby uniknąć wypalenia. Dzięki niemu wiesz, czy ktoś wziął na siebie za dużo obowiązków albo czy nie jest zbytnio obciążony pracą.

Zapobieganie nadmiernej alokacji ma sens finansowy. Jeśli Twój harmonogram zasobów nie istnieje lub jest błędny, można się spodziewać przypisania zbyt wielu zasobów do projektu. Dodatkowe zasoby zwiększają ostateczny koszt i ograniczają zdolność zespołu do wykonywania innych zadań.

Oprogramowanie do planowania zasobów powstrzymuje nadmierną alokację. Opanowanie jego obsługi może jednak zająć trochę czasu. Oceń średnią produktywność swojego zespołu, aby zapewnić sprawiedliwą alokację zadań.

Poprawia harmonogram i realizację projektu

Zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów

Czy członkowie zespołu siedzą bezczynnie, ponieważ ich projekty nie wypełniają całego dnia pracy? Czy członkowie zespołu pracują ponad swoje siły? Planowanie zasobów pokazuje, jak Twój zespół wykorzystuje swoje zasoby, a także wyniki tego zużytkowania.

Optymalne wykorzystanie zasobów osiągasz, gdy uzyskujesz najwyższą produktywność swoich zasobów przy minimalnym marnotrawstwie. Ręczne znalezienie tej równowagi jest prawie niemożliwe, a bez planowania zasobów tracisz z oczu zasoby i ich dostępność. To utrudnia identyfikację niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywanych zasobów i może powodować trudności ze skutecznym przypisywaniem ról.

Planowanie zasobów prezentuje zadania każdego członka zespołu w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybkie dostosowanie, gdy pojawią się problemy. Możesz na przykład przypisać zadanie do osoby, która ma więcej czasu i umiejętności, lub zrównoważyć możliwości zespołu.

Rodzaje planowania zasobów

Różne projekty wymagają różnych metod planowania zasobów. Zrozumienie, kiedy stosować każdą z nich może pomóc Ci dobrać odpowiednią strategię do potrzeb Twojego zespołu.

Najpopularniejsze metody planowania zasobów:

• Planowanie oparte na czasie: ta metoda koncentruje się na określonych przedziałach czasowych i terminach realizacji projektu. Polega na przypisywaniu zasobów na podstawie tego, kiedy zadania muszą zostać ukończone, a nie na dostępności zasobów. Planowanie oparte na czasie doskonale sprawdza się w projektach z ustalonymi terminami, takich jak wprowadzanie produktów lub kampanie marketingowe.
• Bilansowanie zasobów: gdy masz ograniczone zasoby, ale elastyczne terminy, bilansowanie zasobów pomaga wyeliminować szczytowe obciążenie pracą. Metoda ta dostosowuje osie czasu projektu do możliwości Twojego zespołu, co oznacza, że możesz przedłużyć projekt o kilka tygodni, zamiast zasypywać swojego najlepszego projektanta trzema jednoczesnymi kampaniami.
• Wyrównywanie zasobów: w przeciwieństwie do bilansowania, wyrównywanie zasobów pozwala zachować pierwotną oś czasu projektu, jednocześnie ponownie przydzielając pracę w tym przedziale czasu. To podejście działa, gdy terminy nie podlegają negocjacjom, ale musisz zrównoważyć obciążenie zespołu. Może ono obejmować dostosowanie harmonogramu niektórych zadań w tej samej fazie projektu.

O tym, która metoda jest najlepsza, zazwyczaj decyduje złożoność projektu. Prostym projektom z wyraźnymi osiami czasu często wystarczy harmonogram oparty na czasie. Tymczasem złożonym projektom z wieloma zależnościami potrzebne są bilansowanie lub wyrównywanie zasobów, aby zapobiec powstawaniu wąskich gardeł.

Jak stworzyć efektywny harmonogram zasobów dla następnego projektu

Do stworzenia harmonogramu zasobów, który naprawdę działa, potrzeba czegoś więcej niż lista zadań. Wymaga ono strategicznego podejścia do dostępności, umiejętności i celów projektu.

Oto jak można wykorzystać Jirę, aby poradzić sobie z tym wyzwaniem:

Krok 1: Tworzenie projektu

Zacznij od skonfigurowania projektu w Jirze, co umożliwi dokładne planowanie i zarządzanie zadaniami. Krok ten ustanawia ramy do podejmowania wszystkich decyzji dotyczących planowania. Wybierz szablon projektu zgodnie z Twoim przepływem pracy — Scrum, Kanban lub niestandardowego. Ten wybór wpływa na sposób wizualizacji i zarządzania harmonogramem zasobów w całym cyklu życia projektu.

Krok 2: Tworzenie zadań dla projektu

Prawidłowe tworzenie zgłoszeń w Jirze stanowi podstawę dokładnego przydzielenia zasobów. Używaj różnych typów zgłoszeń w przypadku różnych prac: zadań do określonych czynności, epików do większych projektów, historyjek do wymagań oraz błędów w przypadku problemów wymagających rozwiązania. Dostosuj wymagania dotyczące zadań do umiejętności i doświadczenia członków zespołu. Starszy programista może zakończyć złożoną integrację w dwa dni, podczas gdy młodszy potrzebuje tygodnia. Harmonogram zasobów powinien odzwierciedlać te różnice w umiejętnościach.

Krok 3: Ocena dostępności i planowania zasobów

Przejrzyj kalendarze, bieżące obciążenia i planowany czas wolny, aby zidentyfikować ograniczenia wpływające na dostęp do zasobów. Wizualizacja zgłoszenia w Jirze pozwala spojrzeć na przydzielanie zasobów z różnych perspektyw. Widok tablicy w Jirze wyświetla zgłoszenia w krokach przepływu pracy, podczas gdy widok osi czasu pomaga planować zgłoszenia, śledzić postępy i mapować zależności. Te narzędzia wizualne ułatwiają identyfikację problemów, zanim zakłócą one harmonogram.

Krok 4: Regularne monitorowanie i korygowanie

Śledź postępy i w razie potrzeby ponownie przydzielaj zasoby, gdy wystąpią opóźnienia lub zmiany. Jira oferuje oparte na danych raporty i analizy, które pomogą Ci zobaczyć, jak ewoluują projekty i zmieniają się priorytety. Utrzymuj otwartą komunikację z zespołem za pomocą regularnych kontroli, aby wcześnie identyfikować problemy i wprowadzać korekty, zanim problemy się nasilą. Raporty Jiry w połączeniu z widokiem osi czasu umożliwiają zespołom skuteczne monitorowanie zgodności harmonogramu zasobów z rzeczywistymi postępami projektu.

Wykonując te kroki i wykorzystując rozbudowane funkcje Jiry, możesz stworzyć skuteczny harmonogram zasobów, który zwiększa wydajność projektu i zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów.

Typowe wyzwania związane z planowaniem zasobów

W idealnym świecie planowanie zasobów byłoby wolne od drobnych problemów. Harmonogramy byłyby dotrzymywane bez większych tarć, a zasoby zawsze dostępne.

Zespoły często borykają się z ograniczeniami projektu, różnymi zakresami i rozbieżnymi interesami. Przykładowo zespół ds. treści chce wykorzystać nowego freelancera do tworzenia blogów internetowych, podczas gdy zespół ds. reklamy uważa, że najpierw trzeba stworzyć treść nowej reklamy. Jednak ustalanie priorytetów jest istotną częścią planowania zasobów.

Oto cztery typowe wyzwania, jakie zespoły napotykają podczas planowania zasobów:

Konflikty zasobów i nadmierna alokacja

Nadmierna alokacja jest często największym problemem zespołu. Proste planowanie zasobów zwykle zapobiega ekstremalnym przypadkom nadmiernej alokacji. Problem jest jednak trudniejszy do wyeliminowania niż się wydaje.

Powiedzmy, że przydzielasz komuś trzy równoczesne zadania, z których każde zajmuje jedną trzecią dnia pracy. To pozostawia niewielki margines. Jeśli jeden projekt zostanie w tyle, pracownik będzie musiał w stresie walczyć także o realizację pozostałych w terminie. I już mamy w zespole konflikt zasobów.

Wyeliminowanie problemów z nadmierną alokacją przy pomocy planowania zasobów może być niemożliwe, ale można ograniczyć ich występowanie. Upewnij się, że masz plan zarządzania zasobami i pilnuj aktualizacji.

Kierowanie dostępnością zasobów i umiejętnościami

Planowanie zasobów ułatwia przypisywanie zadań, ale co, jeśli ktoś nie jest dostępny?

Bilansowanie zasobów oznacza przesunięcia terminów wykonania zadań w celu uwzględnienia ograniczonych zasobów. Przykładowo jeśli jeden projektant musi pracować nad dwiema kampaniami reklamowymi, można wydłużyć oś czasu projektu zamiast zatrudniać kolejnego projektanta.

Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych i tablic, możesz mieć trudności ze znalezieniem niezbędnych informacji. Przegląd tego, kto pracuje nad konkretnym projektem także nie pomoże, gdy szukasz określonych umiejętności lub dostępności.

Dzięki efektywnemu oprogramowaniu do zarządzania zasobami, takiemu jak Jira, możesz śledzić harmonogram i możliwości każdego członka zespołu. To oprogramowanie pozwala wykryć potencjalne wąskie gardła, zanim staną się prawdziwymi przeszkodami, oraz zastosować taktyki, takie jak bilansowanie zasobów.

Zarządzanie zmianami i niepewnością

Planowanie zasobów pomaga zespołowi zarządzającemu projektami reagować na zmiany, ale może nie wystarczyć, jeśli harmonogram ma ograniczoną przestrzeń.

Może pojawić się nowy klient, a jedna z pracowniczek może pójść na urlop macierzyński. Jak sobie z tym poradzisz, jeśli harmonogram jest wypełniony i nie masz dodatkowych zasobów? Kiedy zdarzają się takie rzeczy, zazwyczaj masz trzy opcje: możesz wstrzymać projekt, wydłużyć terminy lub zatrudnić nowych pracowników.

Korzystanie z oprogramowania sprawia, że zmianami łatwiej zarządzać. Dzięki Jirze otrzymujesz automatyczne powiadomienia o zmianach, co daje Ci więcej czasu na ustalenie kolejnych kroków.

Równoważenie wielu projektów i priorytetów

Każdy członek zespołu ma swoje projekty i priorytety. Nawet jeśli cele członka zespołu są zgodne, i tak trzeba zrównoważyć różne projekty, a planowanie zasobów nie stanowi klucza do określenia priorytetów.

Prawidłowe planowanie zasobów pomaga łagodzić trudności, ale nie jest to jedyne rozwiązanie. Można przeoczyć indywidualne motywacje, dlatego regularna komunikacja z zespołem staje się niezbędna. Krytyczne znaczenie ma proszenie o aktualizacje projektu i korzystanie z informacji zwrotnej.

To wyzwanie staje się trudniejsze, gdy masz do czynienia z różnymi rodzajami zgłoszeń. Wykres Gantta może pokazywać, że wszystko gra na papierze, ale realia związane z przełączaniem kontekstu między projektami mogą wszystkich spowolnić. Niektórym członkom zespołu sprzyja różnorodność, podczas gdy inni osiągają lepsze wyniki, pracując w skupieniu nad jednym projektem.

Najlepsze praktyki dotyczące planowania zasobów

Efektywne planowanie zasobów to coś więcej niż tylko dopasowywanie ludzi do zadań. Potrzebujesz strategii, które zapobiegają typowym pułapkom niszczącym projekty i wypalającym zespoły.

Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi planowania zasobów:

• Uwzględnij w harmonogramie bufor czasowy: nie planuj każdej minuty każdego dnia. Zadania często trwają dłużej, niż oczekujemy, pojawiają się nagłe sytuacje, a ludzie potrzebują chwili oddechu. Przyznaj dodatkowy czas na większość zadań. Taki bufor zapobiega zakłóceniu całego harmonogramu przez jedno opóźnione zadanie.
• Zaplanuj regularne przeglądy w zespole: na odbywających się co tydzień lub dwa spotkaniach można wcześnie wykryć problemy. Spotkania nie muszą być długie — wystarczy czas potrzebny na wykrycie ewentualnych przeszkód lub zmian dostępności. Członkowie zespołu często wahają się mówić o problemach, dopóki te nie przerodzą się w kryzysy, należy więc stworzyć bezpieczną przestrzeń dla takich rozmów.
• Użyj danych historycznych, aby poprawić planowanie: śledź zadania oraz większe projekty, aby wiedzieć, ile czasu zajmuje ich wykonanie i jak się on ma do szacunków. Po ukończeniu kilku projektów zaczną wyłaniać się wzorce. Być może recenzowanie projektów zawsze trwa dwa razy dłużej, niż planowano, lub programiści zazwyczaj kończą zadania kodowania wcześnie, ale potrzebują dodatkowego czasu na testowanie. Użyj tych danych, aby następnym razem lepiej oszacować czas.

Jira centralizuje wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu i zapewnia ujednolicony wgląd w alokację zasobów za pomocą funkcji takich jak widoki osi czasu, planowanie pojemności i pola niestandardowe. Możesz też za pomocą Jira Product Discovery określić, którym projektom należy przyznać zasoby, zanim projekty te przerodzą się w zobowiązania, aby zapewnić dostępność zasobów do prac ważnych, a nie tylko pilnych.

Zoptymalizuj planowanie zasobów dzięki Jira