Pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti
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Una pianificazione delle risorse ben organizzata evita intoppi nel lavoro del team. Quando le risorse vengono assegnate correttamente, i progetti vengono completati per tempo e la produttività aumenta notevolmente.
Nell'ambito della gestione dei progetti, la pianificazione delle risorse può essere una sfida, in particolare per i project manager. Per chi ha team numerosi e vari flussi di lavoro, è facile che le risorse aziendali non vengano gestite correttamente. Devi abbinare risorse e progetti senza causare conflitti: basta un imprevisto per scombinare i piani.
Questo articolo definirà la pianificazione delle risorse e la sua importanza nella gestione dei progetti, oltre a illustrare le sfide comuni associate.
Cos'è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse assegna le risorse a task e progetti specifici entro un tempo stabilito. A seconda del settore, le tue risorse possono includere membri del team, attrezzature e strutture.
La pianificazione delle risorse, che delinea gli impegni e le responsabilità in termini di tempo durante tutto il ciclo di vita del progetto, è accessibile a tutti, dai membri del team agli stakeholder, quindi non c'è confusione.
Per la maggior parte dei progetti, la pianificazione delle risorse richiede di rispondere a tre domande:
- Di quali risorse ha bisogno questo progetto?
- Quando ha bisogno di queste risorse?
- Queste risorse sono disponibili?
Con la risposta a queste domande, tutti rispettano le tempistiche e si evitano ritardi, in quanto i project manager possono identificare con esattezza i requisiti in termini di risorse, i limiti di tempo e la disponibilità. Un'efficace pianificazione delle risorse è anche una componente cruciale di un'efficace gestione del tempo, perché garantisce che il team utilizzi in modo produttivo le ore disponibili e soddisfi gli obiettivi del progetto.
Importanza della pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti
Senza una pianificazione delle risorse, diventa molto più complicato restare al passo con il cambiamento delle priorità. Con la pianificazione delle risorse, le persone continuano a lavorare quando le risorse sono poche e le scadenze sono ravvicinate.
Ecco perché la pianificazione delle risorse è importante:
Migliora l'efficienza dei progetti
L'efficienza dei progetti può essere compromessa da diversi aspetti: dall'assegnazione delle risorse sbagliate al ritardo nel delegare i task. La pianificazione delle risorse consente ai manager di vedere l'intero ambito del progetto e le esigenze di ogni progetto.
Immagina che ti serva uno sviluppatore senior che lavori sull'app aziendale, ma non usi la pianificazione delle risorse. Rischieresti di accorgerti troppo tardi che lo sviluppatore deve collaborare con il team finanziario e questo può costringerti a modificare le tempistiche del progetto.
Con la pianificazione delle risorse, assegni tutte le risorse e i task durante la fase di pianificazione del progetto. In questo modo, non devi preoccuparti di risolvere i conflitti di risorse.
Impedisce l'assegnazione di risorse in eccesso
Supponiamo che tu abbia uno sviluppatore senior che lavora su una nuova app. Sta lavorando anche al nuovo sito web? E chi si occupa del chatbot che il team di responsabili vuole lanciare contemporaneamente? Se il processo decisionale prende in considerazione solo la disponibilità, rischi di sovraccaricare lo sviluppatore.
La gestione delle risorse ti consente di distribuire il lavoro in modo uniforme per evitare il burnout e ti permette di capire se una persona è sovraccarica di lavoro oppure non ne ha a sufficienza.
Prevenire l'assegnazione di risorse in eccesso è utile dal punto di vista finanziario. Se hai pianificato le risorse in modo errato o non le hai pianificate affatto, è probabile che vengano assegnate troppe risorse a un progetto. Le risorse extra vanno ad aggiungersi ai costi finali e limitano la capacità del team di dedicarsi ad altro.
Il software di pianificazione delle risorse impedisce l'assegnazione di risorse in eccesso. Tuttavia, potrebbe essere necessario un periodo di apprendimento. Valuta la produttività media del tuo team per garantire un'equa allocazione dei task.
Migliora le tempistiche e la consegna dei progetti
Un progetto tipico potrebbe comportare più scadenze per introdurre una nuova funzionalità nel tuo sito web, pianificando controlli di progettazione, test degli utenti e una revisione del budget. La gestione delle scadenze può creare confusione se non usi strumenti di gestione delle risorse. Assegnazione di risorse in eccesso, dipendenze tra task non notate e altri fattori possono farti rischiare di saltare una scadenza.
Con la pianificazione delle risorse, tutte le tue risorse e tutti i tuoi progetti vengono messi davanti al team e puoi creare tempistiche di progetto logiche per migliorare la consegna. Quando i progetti vengono completati in tempo e soddisfano i parametri principali, tutti ne escono vincitori.
Garantisce un utilizzo ottimale delle risorse
Ci sono membri del team che non hanno niente da fare perché i loro progetti non occupano l'intera giornata lavorativa? I membri del team stanno lavorando al di sopra della loro capacità? La pianificazione delle risorse mostra come il tuo team utilizza le sue risorse e quali sono i risultati di tale utilizzo.
Puoi raggiungere un utilizzo ottimale delle risorse quando ottieni la massima produttività dalle tue risorse con il minimo spreco. È quasi impossibile trovare manualmente questo equilibrio e, senza una pianificazione delle risorse, si perde il conto delle risorse e della loro disponibilità. Questo rende difficile identificare quali risorse vengono utilizzate in modo eccessivo o non utilizzate al pieno delle loro capacità e potresti avere problemi ad assegnare i ruoli in modo efficace.
La pianificazione delle risorse mostra i task di ogni membro del team in tempo reale, permettendoti di adattare rapidamente i compiti in caso di problemi. Ad esempio, puoi riassegnare un task a una persona che ha più tempo e competenze o ribilanciare la capacità del tuo team.
Tipi di pianificazione delle risorse
Progetti diversi richiedono approcci diversi alla pianificazione delle risorse. Se comprendi quando utilizzare ciascun metodo, puoi scegliere la strategia giusta per le esigenze del tuo team.
I tipi più comuni di metodi di pianificazione delle risorse includono quelli riportati di seguito.
- Pianificazione basata sulle tempistiche: questo metodo si concentra su fasce orarie e scadenze specifiche per l'esecuzione del progetto. Implica l'assegnazione delle risorse in base alle scadenze delle attività e non alla disponibilità delle risorse. La pianificazione basata sulle tempistiche è adatta a progetti con scadenze fisse, come lanci di prodotti o campagne di marketing.
- Livellamento delle risorse: quando hai risorse limitate ma scadenze flessibili, il livellamento delle risorse aiuta a ridurre i picchi di carico di lavoro. Questo metodo modifica le tempistiche per i progetti in base alla capacità del team, il che significa che potresti ottenere una proroga di qualche settimana sulla consegna invece di sovraccaricare il tuo miglior progettista facendolo lavorare su tre campagne simultanee.
- Bilanciamento delle risorse: a differenza del livellamento, il bilanciamento delle risorse mantiene la tempistica originale del progetto ma allo stesso tempo ridistribuisce il lavoro in quell'arco di tempo. Questo approccio funziona quando le scadenze non sono negoziabili, ma devi bilanciare i carichi di lavoro del team, il che può comportare un cambio nelle tempistiche di alcuni task nella stessa fase del progetto.
In genere, è la complessità del progetto a determinare il metodo migliore. Spesso i progetti semplici con tempistiche chiare richiedono solo una pianificazione basata sul tempo. I progetti complessi con più dipendenze, invece, traggono vantaggio dal livellamento o dal bilanciamento delle risorse per evitare colli di bottiglia.
Come creare un'efficace pianificazione delle risorse per il prossimo progetto
Per creare una pianificazione delle risorse che funzioni davvero, serve molto più che un semplice elenco di task. È necessario un approccio strategico alla disponibilità, alle competenze e agli obiettivi del progetto.
Ecco come puoi sfruttare Jira per affrontare questa sfida:
Passaggio 1: Crea un progetto
Inizia configurando il progetto in Jira. In questo modo puoi pianificare e gestire i task in modo preciso. Questo passaggio stabilisce il framework che guida ogni decisione sulla pianificazione. Scegli un modello di progetto in linea con il tuo flusso di lavoro, che si tratti di Scrum, Kanban o un approccio personalizzato. Questa scelta influisce sul modo in cui visualizzi e gestisci la pianificazione delle risorse durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Passaggio 2: Crea task per il progetto
La corretta creazione di ticket in Jira consente un'accurata assegnazione delle risorse. Usa diversi tipi di ticket per i vari lavori: task per azioni specifiche, epic per progetti più grandi, story per requisiti e bug per problemi da risolvere. Allinea i requisiti dei task con le competenze e l'esperienza dei membri del team. Uno sviluppatore senior potrebbe completare un'integrazione complessa in due giorni, mentre uno sviluppatore junior ha bisogno di una settimana. La pianificazione delle risorse dovrebbe riflettere queste differenze di abilità.
Passaggio 3: Valuta la disponibilità e la pianificazione delle risorse
Rivedi i calendari, i carichi di lavoro correnti e le ferie pianificate per identificare i vincoli che influiscono sull'accesso alle risorse. La visualizzazione del ticket in Jira offre diversi punti di vista sull'assegnazione delle risorse. La visualizzazione board di Jira mostra i ticket nelle fasi del flusso di lavoro, mentre la visualizzazione timeline aiuta a pianificare il lavoro, tenere traccia dell'avanzamento e mappare le dipendenze. Questi strumenti visivi aiutano a identificare i problemi prima che mandino a monte la tua pianificazione.
Passaggio 4: Monitora e modifica regolarmente
Tieni traccia dell'avanzamento e riassegna le risorse in base alle necessità in caso di ritardi o modifiche. Jira offre report e approfondimenti basati sui dati per aiutarti a vedere l'evoluzione dei progetti e il cambio di priorità. Mantieni una comunicazione aperta con il team consultandolo regolarmente per identificare tempestivamente i problemi e intervenire prima che si aggravino. I report di Jira, combinati con la visualizzazione timeline, consentono ai team di monitorare efficacemente l'allineamento della pianificazione delle risorse con l'effettivo avanzamento del progetto.
Seguendo questi passaggi e utilizzando le solide funzionalità di Jira, puoi creare un'efficace pianificazione delle risorse che migliora l'efficienza del progetto e garantisce un utilizzo ottimale delle risorse.
Sfide comuni nella pianificazione delle risorse
In un mondo ideale, la pianificazione delle risorse funzionerebbe senza intoppi. La pianificazione incontrerebbe pochi ostacoli e le risorse sarebbero sempre disponibili.
Spesso i team hanno problemi legati a vincoli dei progetti, ambiti di vario tipo e interessi contrastanti. Ad esempio, il team addetto ai contenuti desidera utilizzare il tuo nuovo freelance per creare blog per siti web, mentre il team pubblicitario ritiene che la priorità vada data al nuovo testo pubblicitario. Tuttavia, la definizione delle priorità è una parte vitale della pianificazione delle risorse
Ecco quattro sfide comuni che i team potrebbero riscontrare nella pianificazione delle risorse:
Conflitti e assegnazione di risorse in eccesso
Spesso il problema principale di un team è l'assegnazione di risorse in eccesso. Di solito, basta pianificare le risorse per evitare che si verifichino casi estremi di assegnazione di risorse in eccesso. Tuttavia, il problema è più persistente di quanto sembri.
Supponiamo che tu decida di assegnare a qualcuno tre task simultanei, ognuno dei quali occupa un terzo della giornata lavorativa. Questo non lascia molto spazio di manovra. Se si resta indietro con un progetto, è probabile che lo stesso valga anche per gli altri, di conseguenza la persona che se ne occupa sarà stressata e faticherà a soddisfare le scadenze. In questa situazione si verifica un conflitto di risorse nel team.
Magari la pianificazione delle risorse non eliminerà i problemi di assegnazione di risorse in eccesso, ma ti permetterà di limitarne l'insorgenza assicurandoti di disporre un piano di gestione delle risorse e verificando se ci sono aggiornamenti.
Gestione della disponibilità e delle competenze delle risorse
La pianificazione delle risorse semplifica l'assegnazione dei task, ma cosa succede se qualcuno non è disponibile?
Il livellamento delle risorse si riferisce allo spostamento delle date di scadenza dei task per soddisfare le esigenze in caso di risorse limitate. Ad esempio, se un progettista deve lavorare su due campagne pubblicitarie, puoi posticipare le scadenze invece di assumere un altro progettista.
Se ti affidi a fogli di calcolo e lavagne, potresti avere difficoltà a trovare le informazioni necessarie. Una panoramica di chi sta lavorando a un particolare progetto non aiuta nella ricerca di competenze o disponibilità specifiche.
Con un efficace software di gestione delle risorse come Jira, puoi tenere traccia della pianificazione e delle capacità di ogni membro del team. Questo software ti consente di individuare potenziali colli di bottiglia prima che si ingrandiscano e di utilizzare tattiche come il livellamento delle risorse.
Gestione di cambiamenti e incertezze
La pianificazione delle risorse aiuta il team di gestione dei progetti ad adattarsi alle modifiche, ma potrebbe non essere sufficiente se ha uno spazio limitato.
Magari hai un nuovo cliente o una persona del team è in congedo maternità. Come puoi cavartela in questa situazione se la pianificazione è completa e non hai risorse extra disponibili? Quando accadono cose del genere, di solito hai tre possibilità: sospendere un progetto, posticipare le scadenze o assumere qualcun altro.
Con l'uso del software, le modifiche diventano più gestibili. Con Jira, ricevi notifiche automatiche in caso di cambiamento e hai più tempo per determinare i passaggi successivi.
Bilanciamento di più progetti e priorità
Tutti i membri del tuo team hanno progetti e priorità. Anche se gli obiettivi dei membri del team sono allineati, devi comunque bilanciare più progetti e la pianificazione delle risorse non ti dà una chiave per determinare la priorità.
Una corretta pianificazione delle risorse aiuta a risolvere le difficoltà, ma non è l'unica soluzione. Potresti trascurare le motivazioni individuali, rendendo fondamentale la comunicazione regolare con il team. È essenziale chiedere aggiornamenti sui progetti e tenere la porta aperta al feedback.
Questa sfida diventa più complessa quando devi destreggiarti tra diversi tipi di ticket. Il tuo diagramma di Gantt potrebbe mostrare che tutto è perfetto sulla carta, ma la realtà del passaggio da un progetto all'altro può rallentare tutti. Alcuni membri del team raggiungono ottimi risultati grazie alla varietà, altri invece con un lavoro mirato e incentrato su un singolo progetto.
Best practice per la pianificazione delle risorse
Una pianificazione efficace delle risorse non si limita ad abbinare le persone ai task. Servono strategie che prevengano le insidie comuni che fanno deragliare i progetti e stressare i team.
Segui queste best practice per la pianificazione delle risorse:
- Includi del tempo di riserva: non riempire ogni minuto di ogni giorno. Spesso, i task richiedono più tempo del previsto oppure sorgono delle emergenze e le persone hanno bisogno di un momento di pausa. Prevedi più tempo per la maggior parte dei task. In questo modo, il ritardo di un task non comprometterà l'intera sequenza temporale del progetto.
- Programma check-in regolari con il tuo team: le riunioni settimanali o bisettimanali ti aiutano a individuare i problemi in anticipo. Non devono essere riunioni eccessivamente lunghe, ma assicurati di dedicare abbastanza tempo per far emergere eventuali ostacoli o cambiamenti nella disponibilità. I membri del team spesso esitano a parlare dei problemi finché non diventano crisi, quindi crea spazi sicuri per queste conversazioni.
- Usa i dati storici per migliorare la tua pianificazione: monitora i task per determinare il tempo effettivo necessario per ognuno e per i progetti più grandi rispetto alle tue stime. Dopo aver completato alcuni progetti, inizierai a notare degli schemi. Le revisioni della progettazione potrebbero richiedere sempre il doppio del tempo previsto oppure gli sviluppatori finiscono i task di codifica in anticipo, ma hanno bisogno di più tempo per i test. Usa questi dati per migliorare le stime la prossima volta.
Jira centralizza tutte le informazioni del progetto in un unico posto, offrendoti una visibilità unificata sull'assegnazione delle risorse grazie a funzionalità come la visualizzazione timeline, pianificazione della capacità e i campi personalizzati. Allo stesso tempo, puoi usare Jira Product Discovery per dare priorità ai progetti che necessitano di risorse prima che diventino problematici, assicurandoti di allocare risorse per lavori ad alto impatto, non solo per i task urgenti.
Ottimizza la pianificazione delle risorse con Jira
Dimentica la confusione di destreggiarsi tra fogli di calcolo, scambi di e-mail e app di calendario più disparate. Jira offre una piattaforma coesa che offre una visione completa di task e responsabilità. Grazie a funzionalità come i campi personalizzati, puoi monitorare i punti dati specifici cruciali per prendere decisioni informate sulle risorse. La visualizzazione timeline di Jira offre un quadro completo della programmazione del progetto, mostrando le dipendenze tra i task e le assegnazioni delle risorse in modo chiaro.
Le dashboard di Jira ti consentono di creare visualizzazioni personalizzate che mettono in evidenza l'utilizzo delle risorse in vari progetti. Con i Programmi Jira puoi impegnarti nella pianificazione della capacità per evitare che l'assegnazione di risorse in eccesso diventi un problema. Le visualizzazioni di riepilogo offrono approfondimenti immediati sullo stato del progetto e sull'assegnazione delle risorse, facilitando una comunicazione efficace con gli stakeholder.
Potenziando le funzionalità di pianificazione delle risorse di Jira, Jira Product Discovery consente ai team di dare priorità alle idee in modo efficace. Aiuta a determinare quali progetti meritano le tue risorse, assicurando che non tutte le idee diventino automaticamente un progetto. Valutando l'impatto, l'impegno e l'allineamento strategico, Jira Product Discovery aiuta a prendere decisioni più intelligenti sull'allocazione delle risorse.
Integrando l'esplorazione con la pianificazione delle consegne, puoi evitare di allocare risorse a progetti non necessari e assicurarti che i team si concentrino sul completamento dei task giusti in modo efficiente.
Vuoi migliorare la pianificazione delle risorse? Usa il nostro modello di programmazione del progetto gratuito.