Agendamento de recursos na gestão de projetos

O que é agendamento de recursos?

O agendamento de recursos aloca ativos para tarefas e projetos específicos dentro do intervalo de tempo definido. Dependendo do setor, os recursos podem incluir membros da equipe, equipamentos e instalações.

Todos os envolvidos (dos membros da equipe às partes interessadas) têm acesso ao agendamento de recursos, que detalha os prazos e as responsabilidades durante todo o ciclo de vida do projeto, garantindo que não haja confusão.

Para a maioria dos projetos, o agendamento de recursos envolve responder a três perguntas:

• De quais recursos esse projeto precisa?
• Quando ele precisa desses recursos?
• Esses recursos estão disponíveis?

Responder a essas perguntas mantém todos no caminho certo e evita atrasos, pois permite que os gerentes de projetos identifiquem os requisitos exatos de recursos, restrições de tempo e disponibilidade. O agendamento eficaz de recursos também é um componente crucial do gerenciamento de tempo, garantindo que sua equipe utilize as horas disponíveis com produtividade e atenda aos objetivos do projeto.

Melhora a eficiência do projeto

Há várias maneiras de sabotar a eficiência do projeto, desde atribuir os recursos errados até delegar tarefas tarde demais. O agendamento de recursos permite que os gerentes vejam todo o escopo do projeto e o que cada projeto precisa.

Imagine que você precise do desenvolvedor sênior para trabalhar no aplicativo da empresa, mas não pratique o agendamento de recursos. Você pode esquecer que o desenvolvedor precisa colaborar com a equipe de finanças até que seja tarde demais, forçando você a alterar o cronograma do projeto.

Com o agendamento de recursos, você atribui todos os recursos e tarefas durante a fase de planejamento do projeto. Desse jeito, você não precisa se preocupar em corrigir conflitos de recursos.

Evita a superalocação de recursos

Suponha que você tenha o desenvolvedor sênior trabalhando no novo aplicativo. Ele também está trabalhando no novo site? E quanto ao chatbot que a gerência quer lançar ao mesmo tempo? Se o processo de tomada de decisões considerar apenas quando o desenvolvedor estiver disponível, talvez ele fique sobrecarregado.

O gerenciamento de recursos permite que você distribua o trabalho com uniformidade para evitar o esgotamento. Você vai saber se alguém se alonga demais ou precisa de mais trabalho.

Evitar a superalocação faz sentido em temos financeiros. Quando o agendamento de recursos é falho ou não existe, há um risco elevado de que os projetos acabem com recursos excessivos. Esses recursos a mais aumentam o custo final e limitam a possibilidade da equipe de se dedicar a outras tarefas.

O software de agendamento de recursos impede a superalocação. No entanto, pode ser que seja necessário passar por um período de aprendizado. Avalie a produtividade média da sua equipe para garantir uma alocação equitativa de tarefas.

Melhorar os cronogramas e a entrega dos projetos

Garantir a utilização ideal dos recursos

Há membros da sua equipe ociosos porque os projetos deles não ocupam o dia de trabalho? Ou eles estão trabalhando além da capacidade deles? O agendamento de recursos mostra como sua equipe usa seus recursos e os resultados dessa utilização.

A utilização ideal dos recursos significa extrair o máximo de produtividade dos recursos disponíveis com o mínimo de desperdício. Encontrar esse equilíbrio à mão é quase impossível e, sem o agendamento de recursos, você perde o controle dos recursos e de sua disponibilidade. Isso dificulta a identificação de recursos subutilizados ou superutilizados e pode fazer com que você tenha dificuldade em atribuir funções com eficácia.

O agendamento de recursos mostra as tarefas de cada membro da equipe em tempo real, permitindo ajustes rápidos se surgirem problemas. Por exemplo, você pode reatribuir uma tarefa a alguém com mais tempo e habilidades ou reequilibrar a capacidade da equipe.

Tipos de agendamento de recursos

Projetos diferentes exigem abordagens diferentes para o agendamento de recursos. Entender quando usar cada método pode ajudar você a escolher a estratégia certa para as necessidades da sua equipe.

Os tipos mais comuns de métodos de agendamento de recursos incluem:

• Agendamento baseado em tempo: este método se concentra em horários e prazos específicos para a execução do projeto. Envolve a atribuição de recursos com base em quando as tarefas precisam ser concluídas, e não na disponibilidade de recursos. O agendamento baseado em tempo é adequado para projetos com prazos fixos, como lançamentos de produtos ou campanhas de marketing.
• Nivelamento de recursos: quando você tem recursos limitados, mas prazos flexíveis, ele ajuda a suavizar os picos de carga de trabalho. Este método ajusta os cronogramas do projeto para corresponder à capacidade da sua equipe, o que significa que você pode estender um projeto por algumas semanas, em vez de sobrecarregar seu melhor designer com três campanhas simultâneas.
• Suavização de recursos: ao contrário do nivelamento, a suavização de recursos mantém o cronograma original do projeto enquanto redistribui o trabalho dentro desse período. Essa abordagem funciona quando os prazos não são negociáveis, mas você precisa equilibrar as cargas de trabalho da equipe, o que pode envolver o ajuste do tempo de algumas tarefas na mesma fase do projeto.

A complexidade do seu projeto em geral determina qual método é o mais adequado. Projetos simples com cronogramas claros muitas vezes precisam apenas de agendamento baseado em tempo. Já projetos complexos com várias dependências se beneficiam do nivelamento ou suavização de recursos para evitar gargalos.

Como criar um agendamento de recursos eficaz para seu próximo projeto

Criar um agendamento de recursos que funcione de verdade envolve mais do que apenas listar tarefas. Isso requer uma abordagem estratégica de disponibilidade, habilidades e metas do projeto.

Veja como você pode aproveitar o Jira para enfrentar esse desafio:

Etapa 1: crie um projeto

Comece configurando seu projeto no Jira, que estabelece a base para um agendamento e gerenciamento de tarefas precisos. Esta etapa estabelece a estrutura que orienta cada decisão do agendamento. Escolha um template do projeto que se alinhe ao seu fluxo de trabalho, seja Scrum, Kanban ou uma abordagem personalizada. Essa escolha afeta a forma como você visualiza e gerencia seu agendamento de recursos durante todo o ciclo de vida do projeto.

Etapa 2: crie tarefas para seu projeto

A criação adequada de tickets no Jira prepara você para uma alocação precisa de recursos. Use diferentes tickets para trabalhos variados: tarefas para ações específicas, epics para projetos maiores, histórias para requisitos e bugs para problemas que precisam ser corrigidos. Alinhe os requisitos da tarefa com as habilidades e a experiência dos membros da equipe. Um desenvolvedor sênior pode terminar uma integração complexa em dois dias, enquanto um desenvolvedor júnior precisa de uma semana. Seu agendamento de recursos deve refletir essas diferenças de habilidades.

Etapa 3: avalie a disponibilidade e o agendamento de recursos

Revise calendários, cargas de trabalho atuais e folgas planejadas para identificar as restrições que afetam o acesso aos recursos. A visualização do trabalho no Jira fornece perspectivas diferentes sobre a alocação de recursos. A visualização Quadro do Jira mostra tickets nas etapas do fluxo de trabalho, enquanto a visualização Cronograma ajuda a planejar o trabalho, acompanhar o progresso e mapear dependências. Essas ferramentas visuais ajudam a identificar problemas antes que eles atrapalhem seu cronograma.

Etapa 4: monitore e ajuste com frequência

Acompanhe o progresso e reatribua os recursos conforme necessário quando ocorrerem atrasos ou alterações. O Jira oferece relatórios e insights baseados em dados para ajudar você a ver como os projetos evoluem e as prioridades mudam. Mantenha uma comunicação aberta com a equipe com verificações regulares para identificar problemas com antecedência e fazer ajustes antes que eles piorem. Os relatórios do Jira, combinados com a visualização Cronograma, permitem que as equipes monitorem o grau de alinhamento entre o cronograma de recursos e o andamento real do projeto.

Ao seguir essas etapas e utilizar as funções robustas do Jira, você pode criar um cronograma de recursos eficaz que melhora a eficiência do projeto e garante a utilização ideal deles.

Desafios comuns da programação de recursos

Em um mundo ideal, o agendamento de recursos funcionaria com perfeição. Os cronogramas se encaixariam com pouca dificuldade, e os recursos estariam sempre disponíveis.

No entanto, na maioria das vezes, as equipes enfrentam problemas como restrições no projeto, escopos variados e interesses conflitantes. Por exemplo, a equipe de conteúdo quer usar o novo freelancer para criar blogs, mas a equipe de publicidade acha que a prioridade deve ser criar um texto para um novo anúncio. A priorização é uma parte vital do agendamento de recursos

Aqui estão quatro desafios comuns que sua equipe pode encontrar:

Resolver conflitos e superalocação de recursos

A superalocação costuma ser o maior problema de uma equipe. Em geral, um simples agendamento de recursos evita casos extremos de superalocação. No entanto, o problema é mais persistente do que parece.

Imagine que você atribuiu a uma mesma pessoa três tarefas simultâneas, cada uma ocupando um terço do dia de trabalho. Isso não deixa muita margem para ajustes. Se um projeto atrasar, vai acontecer a mesma coisa com os outros, deixando a pessoa estressada e correndo para cumprir os prazos. A equipe agora tem um conflito de recursos.

Talvez você não consiga erradicar o problema da superalocação com o agendamento de recursos, mas é possível limitar a ocorrência. Você precisa ter um plano de gerenciamento de recursos e prestar atenção nas atualizações.

Lidar com habilidades e disponibilidade de recursos

O agendamento de recursos facilita a atribuição de tarefas. Mas e se alguém não estiver disponível?

Nivelamento de recursos se refere à alteração das datas de entrega das tarefas para trabalhar com recursos limitados. Por exemplo, se um designer precisa trabalhar em duas campanhas publicitárias, você pode estender o prazo do projeto, em vez de contratar outro designer.

Se você conta com planilhas e quadros brancos, pode ter dificuldade em encontrar as informações necessárias. Uma visão geral de quem está trabalhando em que projeto específico também não ajuda quando você procura por uma habilidade ou disponibilidade específica.

Com um software eficaz de gerenciamento de recursos, como o Jira, você pode acompanhar o cronograma e as habilidades de cada membro da equipe. Esse software permite identificar possíveis gargalos antes que eles aumentem e empregar diversas táticas, como a de nivelamento de recursos.

Gerenciar alterações e incertezas

O agendamento de recursos ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a responder às alterações. Mas isso talvez não seja suficiente se o cronograma estiver apertado.

Pode acontecer de chegar um novo cliente ou um membro da equipe sair de licença. Como você vai conciliar isso se o cronograma já estiver todo preenchido e você não tiver recursos extras disponíveis? Quando coisas assim acontecem, você tem três opções: pausar um projeto, atrasar prazos ou contratar mais ajuda.

Usando um software, é mais fácil gerenciar as alterações. Com o Jira, você recebe notificações automáticas de alterações, permitindo mais tempo para determinar as próximas etapas.

Equilibrar diferentes projetos e prioridades

Todos os membros da equipe têm projetos e prioridades. Mesmo que as metas dos membros da equipe estejam alinhadas, você ainda precisa equilibrar vários projetos, e o agendamento de recursos não é a chave para determinar a prioridade.

Com um agendamento adequado dos recursos, é possível atenuar as dificuldades. Mas essa não é a única solução. Sem perceber, você pode deixar de lado as motivações pessoais da equipe, o que reforça a importância de uma comunicação regular. Pedir atualizações do projeto e manter a porta aberta para o feedback é fundamental.

Esse desafio se torna mais complexo quando você está lidando com diferentes tipos de trabalho. O diagrama de Gantt pode dar a impressão de que tudo está sob controle, mas, na prática, a troca constante de contexto entre projetos pode atrasar todo mundo. Alguns membros da equipe adoram variedade, enquanto outros têm um desempenho melhor com trabalhos focados em um único projeto.

Práticas recomendadas para programação de recursos

A programação eficaz de recursos é mais do que combinar pessoas e tarefas. Você precisa de estratégias que evitem cair nas armadilhas comuns que inviabilizam projetos e esgotam equipes.

Siga estas práticas recomendadas para programação de recursos:

• Inclua tempo extra no cronograma: evite ocupar cada minuto do dia com compromissos. As tarefas em geral demoram mais do que o esperado, emergências surgem e as pessoas precisam de tempo para respirar. Aloque tempo extra para a maioria das tarefas. Isso evita que uma tarefa atrasada atrapalhe todo o cronograma do seu projeto.
• Agende verificações regulares com sua equipe: reuniões semanais ou quinzenais ajudam você a descobrir problemas mais cedo. Evite reuniões longas, apenas o suficiente para revelar quaisquer obstáculos ou mudanças na disponibilidade. Os membros da equipe muitas vezes hesitam em falar sobre problemas até que eles se tornem crises, então crie espaços seguros para essas conversas.
• Use dados históricos para melhorar seu planejamento: acompanhe as tarefas para saber quanto tempo as tarefas e os projetos maiores levam de verdade, em comparação com suas estimativas. Depois de concluir alguns projetos, você vai ver padrões. Talvez suas análises de design sempre demorem o dobro do planejado, ou seus desenvolvedores concluam as tarefas de codificação mais cedo com consistência, mas precisem de mais tempo para testes. Use esses dados para fazer estimativas melhores na próxima vez.

O Jira centraliza todas as informações do seu projeto em um só lugar, oferecendo visibilidade unificada da alocação de recursos com funcionalidades como visualizações do cronograma, planejamento de capacidade e campos personalizados. Ao mesmo tempo, você pode usar o Jira Product Discovery para priorizar os projetos que demandam recursos antes de comprometerem o cronograma, garantindo alocação para trabalhos de alto impacto em vez de tarefas apenas urgentes.

Otimize sua programação de recursos com o Jira