프로젝트 관리에서 리소스 일정 관리

리소스 일정 관리란 무엇입니까?

리소스 일정 관리는 정해진 기간 내에 특정 작업 및 프로젝트에 자산을 할당하는 것입니다. 산업에 따라서 리소스에는 팀원, 장비 및 시설이 포함될 수 있습니다.

프로젝트 수명 주기 전반에 걸친 시간 이행 약속 및 책임이 요약된 리소스 일정은 팀원부터 이해 관계자까지 모두가 확인할 수 있으므로 혼동이 없습니다.

대부분의 프로젝트에서 리소스 일정 관리에는 다음 세 가지 질문에 대한 답변이 필요합니다.

• 이 프로젝트에는 어떠한 리소스가 필요합니까?
• 해당 리소스는 언제 필요합니까?
• 해당 리소스를 사용할 수 있습니까?

이 질문에 대한 답변을 찾으면 프로젝트 관리자가 정확한 리소스 요구 사항, 시간 제한 및 가용성을 파악할 수 있으므로 모두가 계획대로 작업을 진행하고 지연을 방지할 수 있습니다. 효과적인 리소스 일정 관리는 효과적인 시간 관리에 필요한 요소이기도 합니다. 이것을 통해 팀은 가용 시간을 생산적으로 활용하고 프로젝트 목표를 달성할 수 있습니다.

프로젝트 효율성 향상

잘못된 리소스 할당부터 너무 늦게 작업 위임하기까지 프로젝트 효율성을 방해하는 요인은 여러 가지입니다. 리소스 일정 관리를 통해 프로젝트 관리자는 전체 프로젝트 범위와 각 프로젝트에 필요한 사항을 확인할 수 있습니다.

회사 앱을 개발할 선임 개발자가 필요한 상황에서 리소스 일정 관리를 수행하지 않는다고 가정해 보세요. 개발자는 재무 팀과 공동 작업해야 한다는 사실을 너무 늦게 인지하여 불가피하게 프로젝트 타임라인 변경이 필요할 수도 있습니다.

리소스 일정 관리에서는 프로젝트 계획 단계에 모든 리소스 및 작업을 할당합니다. 이렇게 하면 리소스 충돌을 해결에 대해 걱정하지 않아도 됩니다.

리소스 과다 할당 방지

새로운 앱을 개발하는 선임 개발자가 있다고 가정해 보세요. 이들은 또한 새로운 웹 사이트도 만들고 있나요? 동시에 서비스를 시작하는 챗봇 관리는 어떤 상태인가요? 의사 결정 프로세스에서 개발자가 언제 작업할 수 있는지만 고려하는 경우 개발자에게 과도한 업무가 할당될 수 있습니다.

리소스 관리를 통해 업무를 균등하게 배분하여 번아웃을 방지합니다. 너무 과중한 업무를 맡고 있는 팀원 또는 작업을 더 맡아야 하는 팀원을 파악하게 될 것입니다.

리소스 과다 할당을 방지하는 것은 재정적인 측면에서 합리적입니다. 리소스 일정이 잘못 예약되거나 리소스 일정이 없는 경우 프로젝트에 리소스가 지나치게 많이 할당될 것입니다. 최종 청구서에 추가 리소스가 더해지고 다른 작업을 수행할 수 있는 팀 작업 수용량이 부족해집니다.

리소스 일정 관리 소프트웨어를 사용하면 과다 할당을 막을 수 있습니다. 하지만 익숙해지는 시간이 필요할 것입니다. 팀의 평균 생산성을 평가하여 작업을 균등하게 할당하도록 합니다.

프로젝트 타임라인 및 제공 개선

최적의 리소스 활용도 보장

프로젝트로 업무 시간을 채우지 못해 유휴 상태로 있는 팀원이 있습니까? 팀원들이 각자의 작업 수용량 이상으로 일하고 있습니까? 리소스 일정 관리를 보면 팀이 리소스를 사용하는 방식 및 리소스를 활용한 결과를 알 수 있습니다.

낭비를 최소화하는 동시에 리소스에서 최대한의 생산성을 이끌어낼 때 최적의 리소스 활용을 달성할 수 있습니다. 수동으로 균형을 찾는 것은 거의 불가능합니다. 리소스 일정 관리 없이는 리소스 및 리소스의 가용성을 추적할 수 없습니다. 그러면 리소스의 활용도가 낮거나 과도하게 높은 것을 인지하기가 어려워지고 역할을 효과적으로 할당하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

리소스 일정 관리를 통해 각 팀원의 작업을 실시간으로 확인할 수 있으므로 문제가 발생할 경우 신속하게 조정할 수 있습니다. 예를 들어 더 여유롭고 숙련된 팀원에게 작업을 다시 할당하거나 팀 작업 수용량을 다시 조정할 수 있습니다.

리소스 일정 관리 유형

프로젝트마다 리소스 일정 관리 방식이 다릅니다. 각 방법을 언제 사용해야 하는지 이해하면 팀의 요구 사항에 적합한 전략을 선택할 수 있습니다.

가장 일반적인 유형의 리소스 일정 관리 방법은 다음과 같습니다.

• 시간 기반 일정 관리: 이 방법은 프로젝트 실행의 특정 시간대 및 마감 날짜에 초점을 맞춥니다. 리소스 가용성이 아닌 작업을 완료해야 하는 시기를 기준으로 리소스를 할당합니다. 시간 기반 일정 관리는 제품 제공 또는 마케팅 캠페인과 같이 마감 날짜가 정해진 프로젝트에 적합합니다.
• 리소스 평준화: 리소스는 제한적이지만 마감 날짜가 유연한 경우 리소스 평준화를 통해 워크로드 피크를 원활하게 처리할 수 있습니다. 이 방법은 팀의 작업 수용량에 맞추기 위해 프로젝트 타임라인을 조정합니다. 즉, 최고의 디자이너에게 캠페인 세 개를 동시에 맡기는 대신 프로젝트를 몇 주 연장할 수 있습니다.
• 리소스 평활화: 평준화와 달리 리소스 평활화는 원래 프로젝트 타임라인을 유지하면서 해당 기간 내에 업무를 다시 분배하는 것입니다. 이 접근 방식은 마감 날짜를 타협할 수 없지만 팀 워크로드의 균형을 맞춰야 할 때 유용합니다. 즉, 같은 프로젝트 단계 내에서 일부 작업의 타이밍을 조정해야 할 수도 있습니다.

프로젝트의 복잡성에 따라 일반적으로 어떤 방법이 가장 적합한지 결정됩니다. 타임라인이 명확한 간단한 프로젝트에는 대개 시간 기반 일정 관리가 필요합니다. 여러 종속성이 있는 복잡한 프로젝트에서는 병목 상태를 방지하기 위해 리소스 평준화 또는 평활화를 사용하는 것이 좋습니다.

다음 프로젝트를 위한 효과적인 리소스 일정을 만드는 방법

진정으로 효과적인 리소스 일정을 만들려면 작업을 나열하는 것 이상이 필요합니다. 가용성, 스킬 및 프로젝트 목표에 대한 전략적인 접근이 필요합니다.

Jira를 활용하여 이 도전 과제를 해결하는 방법은 다음과 같습니다.

1단계: 프로젝트 만들기

먼저 정확한 일정 관리와 작업 관리를 위한 토대를 마련해 주는 Jira에서 프로젝트를 설정합니다. 이 단계에서는 모든 일정 관리 결정을 안내하는 프레임워크를 설정합니다. 스크럼, 칸반 또는 사용자 지정 접근 방식 등, 워크플로에 부합하는 프로젝트 템플릿을 선택하세요. 이 선택은 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 리소스 일정을 시각화하고 관리하는 방식에 영향을 줍니다.

2단계: 프로젝트 작업 만들기

Jira에서 적절하게 이슈를 만들어 리소스를 정확하게 할당합니다. 다양한 업무에 맞는 여러 가지 이슈 유형을 사용하세요. 구체적인 작업에는 작업을, 대규모 프로젝트에는 에픽을, 요구 사항에는 스토리를, 해결해야 하는 문제에는 버그를 사용하세요. 팀원의 스킬 및 경험에 따라 작업 요구 사항을 조정하세요. 시니어 개발자는 이틀 만에 복잡한 통합을 완료할 수 있지만 주니어 개발자는 일주일이 걸립니다. 이렇듯 리소스 일정 관리에는 스킬 차이를 반영해야 합니다.

3단계: 리소스 가용성 및 일정 관리 평가

캘린더, 현재 워크로드 및 계획된 휴무를 검토하여 리소스 액세스에 영향을 주는 제약 조건을 식별합니다. Jira에서 업무를 시각화하면 리소스 할당에 대한 다양한 관점을 얻을 수 있습니다. Jira의 보드 보기는 워크플로 단계로 이슈를 표시하는 반면 타임라인 보기는 업무 계획, 진행률 추적 및 종속성 매핑에 도움이 됩니다. 이 시각적 도구를 사용하면 일정에 지장이 생기기 전에 문제를 식별할 수 있습니다.

4단계: 정기적인 모니터링 및 조정

진행률을 추적하고, 지연 또는 변경이 발생하는 경우 필요에 따라 리소스를 다시 할당합니다. Jira는 데이터 기반 보고서 및 인사이트를 제공하므로 프로젝트가 진행되는 방식 및 우선 순위 변동 방식을 확인할 수 있습니다. 정기적인 체크인을 통해 팀과 열린 커뮤니케이션을 유지하여 문제를 조기에 식별하고 에스컬레이션 전에 조정합니다. Jira의 보고서와 타임라인 보기를 함께 활용하면 팀은 실제 프로젝트 진행률에 리소스 일정이 얼마나 잘 부합하는지 효과적으로 모니터링할 수 있습니다.

이 단계를 따르고 Jira의 강력한 기능을 활용하면 프로젝트 효율성을 높이고 최적의 리소스 활용을 보장하는 효과적인 리소스 일정을 만들 수 있습니다.

리소스 일정 관리 중에 흔히 겪는 어려움

완벽한 세상이라면 리소스 일정 관리에 아무런 문제가 없을 것입니다. 큰 마찰 없이 일정대로 진행되고 리소스는 언제나 충분히 준비되어 있을 것입니다.

하지만 팀은 프로젝트 제약 조건, 다양한 범위 및 상충되는 이해 관계로 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 예를 들어 콘텐츠 팀은 신규 프리랜서에게 웹 사이트 블로그 작성을 맡기고 싶어 하지만 광고 팀은 새로운 광고 카피를 먼저 만들어야 한다고 생각합니다. 하지만 우선 순위 지정은 리소스 일정 관리에서 매우 중요한 부분입니다

리소스 일정 관리에서 팀이 흔히 겪을 수 있는 네 가지 도전 과제는 다음과 같습니다.

리소스 충돌 및 과다 할당

리소스 과다 할당은 팀의 가장 큰 문제인 경우가 많습니다. 일반적으로 간단한 리소스 일정 관리는 리소스 과다 할당이라는 극단적인 상황을 방지합니다. 하지만 문제는 생각보다 더 오래 지속됩니다.

예를 들어 누군가에게 각각 근무 시간의 1/3이 소요되는 세 가지 작업을 동시에 할당했다고 가정해 보겠습니다. 이렇게 되면 일정에 여유가 거의 없습니다. 한 프로젝트가 늦어지면 다른 프로젝트도 함께 밀릴 가능성이 높습니다. 작업자는 스트레스를 받으면서 마감 날짜를 맞추기 위해 서두르게 됩니다. 그러면 팀에서 리소스 충돌이 발생합니다.

리소스 일정 관리를 통해 리소스 과다 할당 문제를 완벽히 해결할 수는 없지만 문제가 발생하지 않도록 막을 수는 있습니다. 리소스 관리 계획을 세우고 업데이트를 관찰하면 됩니다.

리소스 가용성 및 기술 처리

리소스 일정 관리를 통해 작업을 쉽게 할당할 수 있더라도 작업이 가능한 팀원이 없는 경우에는 어떤 방법을 사용해야 할까요?

리소스 평준화란 제한된 리소스에 맞춰 작업 기한 날짜를 변경하는 것입니다. 예를 들어 한 디자이너가 두 개의 광고 캠페인을 진행해야 할 경우 다른 디자이너를 채용하는 대신 프로젝트 타임라인을 연장할 수 있습니다.

스프레드시트 및 화이트보드를 사용하는 경우 필요한 정보를 찾기가 어려울 수 있습니다. 특정 프로젝트에 참여하고 있는 팀원에 대한 개요도 구체적인 스킬 또는 작업 수용량을 찾는 데 도움이 되지 않습니다.

Jira와 같은 효과적인 리소스 관리 소프트웨어를 사용하면 각 팀원의 일정 및 능력을 추적할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 통해 잠재적 병목 상태가 심각해지기 전에 미리 발견하고 리소스 평준화와 같은 전략을 사용할 수 있습니다.

변화 및 불확실성 관리

프로젝트 관리 팀은 리소스 일정 관리를 통해 변화에 대응할 수 있지만 일정에 여유가 없는 경우에는 역부족일 수 있습니다.

신규 고객을 확보할 수도 있고 출산 휴가로 자리를 비우는 팀원이 있을 수도 있습니다. 일정이 꽉 차 있지만 사용할 수 있는 추가 리소스가 없다면 어떻게 대처할 수 있을까요? 이런 일이 발생하면 일반적으로 세 가지 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 프로젝트를 일시 중지하거나 마감 날짜를 연장하거나 추가 지원 인력을 고용하는 것입니다.

소프트웨어를 사용하면 변경 사항을 더 쉽게 관리할 수 있습니다. Jira를 사용하면 변경 사항에 대한 자동 알림을 받게 되므로 다음 단계를 결정하는 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

여러 프로젝트와 우선 순위 간에 균형 맞추기

팀원 모두는 각자의 프로젝트 및 우선 순위가 있습니다. 팀원 목표가 정렬되더라도 여러 프로젝트의 균형을 맞춰야 하고 리소스 일정 관리만으로는 우선 순위를 결정할 수 없습니다.

적절한 리소스 일정 관리를 통해 어려움을 어느 정도 완화할 수 있지만 유일한 해결책은 아닙니다. 개인의 동기 부여 요소를 간과할 수 있으므로 팀과의 정기적인 커뮤니케이션이 중요합니다. 프로젝트 업데이트를 요청하고 피드백을 기꺼이 받아들이는 것이 중요합니다.

이 도전 과제는 다양한 유형의 업무를 병행할 때 더 복잡해집니다. Gantt 차트에서는 서류상 모든 것이 잘 정리되어 있는 것처럼 보일 수 있지만, 프로젝트 간 컨텍스트를 전환하는 현실에서는 모두의 작업 속도가 느려질 수 있습니다. 어떤 팀원은 다양한 업무를 잘 처리하는 반면, 어떤 팀원은 단일 프로젝트에 집중하는 것이 더 효과적입니다.

리소스 일정 관리의 모범 사례

효과적인 리소스 일정 관리는 단순히 인력을 업무에 할당하는 것 이상의 의미를 갖습니다. 프로젝트에 지장을 주고 팀을 지치게 만드는 일반적인 함정을 방지하는 전략이 필요합니다.

리소스 일정 관리에 대한 다음 모범 사례를 따르세요.

• 일정에 버퍼 시간 포함: 매분 매초를 빠짐없이 계획하지 않아도 됩니다. 작업이 예상보다 오래 걸리고 긴급 상황이 발생하고 숨을 돌릴 여유가 필요한 경우가 많습니다. 대부분의 작업에 추가 시간을 확보하세요. 이 버퍼 시간은 하나의 작업이 지연되었을 때 전체 프로젝트 타임라인에 지장을 주는 것을 방지합니다.
• 팀과 정기적인 체크인 일정 예약: 매주 또는 격주로 미팅을 하면 문제를 조기에 찾을 수 있습니다. 긴 시간 미팅을 진행할 필요는 없으며, 장애물 또는 가용성 변경 사항을 파악할 수 있을 만큼만 진행하면 됩니다. 팀원들은 문제가 위기가 될 때까지 말을 꺼내기 주저하는 경우가 많으므로 이러한 대화를 위한 안전한 공간을 조성하세요.
• 기록 데이터를 사용하여 계획 개선: 작업을 추적하고 예상 시간과 비교하여 작업 및 대규모 프로젝트의 실제 소요 시간을 확인할 수 있습니다. 몇 개의 프로젝트를 완료하고 나면 패턴이 파악할 수 있을 것입니다. 설계 검토가 항상 계획된 시간보다 두 배나 오래 걸리거나, 개발자가 꾸준히 코딩 작업을 일찍 끝내지만 테스트에 추가 시간이 걸릴 수도 있습니다. 이 데이터를 사용하여 다음에는 예상 시간을 더 정확하게 계획하세요.

Jira는 모든 프로젝트 정보를 한곳에 중앙 집중식으로 처리하여 타임라인 보기, 작업 수용량 계획 및 사용자 지정 필드와 같은 기능을 통해 리소스 할당에 대한 통합된 가시성을 제공합니다. 동시에 Jira Product Discovery를 사용하여 어떤 프로젝트가 이행 약속이 되기 전에 리소스가 필요한지 우선 순위를 지정하여 긴급한 작업이 아닌 영향력이 큰 작업에 대한 리소스를 예약할 수 있습니다.

Jira를 통한 리소스 일정 관리 최적화