Ottimizza le operazioni delle risorse umane con un centro servizi dedicato

Senza un centro servizi delle risorse umane dedicato, le organizzazioni spesso forniscono i servizi in modo incoerente, con tempi di risposta lenti e un uso inefficiente delle risorse umane. I professionisti delle risorse umane dedicano tempo prezioso ad attività amministrative ripetitive anziché in iniziative strategiche che generano valore aziendale. I dipendenti sono frustrati quando ricevono risposte diverse alle stesse domande o subiscono ritardi nella risoluzione dei problemi relativi alle risorse umane.

Con pratiche ITSM adeguate, i professionisti delle risorse umane possono evitare queste sfide. Un centro servizi delle risorse umane stabilisce processi chiari per la gestione delle richieste dei dipendenti, standardizza le risposte alle domande più comuni e fornisce un metodo per monitorare e misurare le prestazioni dei servizi delle risorse umane.

Un centro servizi delle risorse umane ben progettato incorpora diversi elementi essenziali che collaborano per fornire un servizio senza interruzioni. Tra questi sono inclusi:

• Un portale self-service: un'interfaccia intuitiva in cui i dipendenti possono trovare informazioni e inviare richieste di assistenza in modo indipendente. Questo componente riduce in modo significativo il volume delle domande di base che vengono poste al personale delle risorse umane.
• Una knowledge base: un repository completo di politiche, procedure e domande frequenti in materia di risorse umane a cui i dipendenti possono accedere in modo indipendente. Una solida knowledge base consente ai dipendenti di trovare rapidamente le risposte garantendo al contempo la coerenza delle informazioni fornite.
• Un sistema di gestione dei casi: una piattaforma per monitorare e gestire le richieste dei dipendenti, dall'invio alla risoluzione. Questo sistema consente ai team delle risorse umane di assegnare i casi agli specialisti appropriati, monitorare i tempi di risposta e garantire che nessuna richiesta dei dipendenti venga ignorata.
• Flussi di lavoro automatizzati: processi predefiniti che guidano le richieste attraverso canali di approvazione e fasi d'azione appropriati con un intervento manuale minimo. L'automazione riduce i tempi di elaborazione e il rischio di errore umano nei task di routine delle risorse umane.
• Una dashboard di analisi: strumenti per monitorare le metriche chiave delle prestazioni come i tempi di risposta, i tassi di risoluzione e i tipi di richieste comuni. Queste informazioni aiutano i responsabili delle risorse umane a identificare le opportunità di miglioramento e ad assegnare le risorse in modo efficace.
• Comunicazione multicanale: opzioni che permettono ai dipendenti di interagire con le risorse umane attraverso i loro canali preferiti, che si tratti di e-mail, chat, telefono o riunioni di persona. Questa flessibilità migliora l'accessibilità e soddisfa le diverse preferenze dei dipendenti.

L'utilizzo di un centro servizi delle risorse umane offre vantaggi significativi sia per i team delle risorse umane che per l'organizzazione in generale, tra cui:

Sebbene i centri servizi delle risorse umane offrano chiari vantaggi, è necessario considerare con attenzione i tempi e l'ambito di implementazione. Ecco quando ha senso usare un centro servizi delle risorse umane:

• Organizzazioni in crescita: quando le aziende si espandono oltre i 100-200 dipendenti, il volume e la complessità delle transazioni delle risorse umane raggiungono in genere un punto in cui gli approcci informali diventano insostenibili. Questa fase di crescita è ideale per creare un centro servizi delle risorse umane per scalare le operazioni in modo efficiente.
• Team delle risorse umane a volume elevato: le organizzazioni con un elevato volume di richieste o transazioni ripetute delle risorse umane, come i rivenditori con aumenti stagionali delle assunzioni o le aziende con frequenti modifiche alle policy, possono trarre vantaggi significativi dalla standardizzazione e dall'automazione fornite da un centro servizi delle risorse umane. In particolare, per la gestione di un flusso di lavoro di onboarding efficiente per i nuovi dipendenti.
• Ambienti normativi complessi: i settori con severi requisiti di conformità possono utilizzare un centro servizi delle risorse umane per garantire un'applicazione coerente delle policy e una documentazione completa delle attività di questo reparto.
• Forza lavoro distribuita in aree geografiche diverse: le aziende con dipendenti dislocati in più sedi o fusi orari possono utilizzare un centro servizi delle risorse umane per fornire un servizio coerente in qualsiasi sede fisica.
• Iniziative di trasformazione digitale: le organizzazioni che attuano iniziative di trasformazione digitale più ampie possono includere un centro servizi delle risorse umane come parte della loro strategia di modernizzazione, allineando la fornitura dei servizi di questo team con altri miglioramenti digitali in tutta l'azienda.

Partire da un modello di gestione dei servizi delle risorse umane può accelerare l'implementazione e garantire l'integrazione delle best practice sin dal primo giorno. Per massimizzare il valore del centro servizi delle risorse umane, considera di adottare questi approcci comprovati:

• Progetta pensando ai dipendenti: crea un service desk con interfacce intuitive e processi semplici che consentano ai dipendenti di ottenere facilmente ciò di cui hanno bisogno. Raccogli regolarmente il feedback degli utenti e perfeziona l'esperienza in base al modo in cui i dipendenti interagiscono con il sistema.
• Sfrutta l'automazione in modo strategico: sebbene l'automazione possa migliorare notevolmente l'efficienza, è fondamentale mantenere un contatto umano per problemi sensibili o complessi. Usa strumenti come l'automazione delle risorse umane per i processi di routine, ma assicurati di avere a disposizione facili percorsi di escalation a specialisti umani quando necessario.
• Investi nella gestione della conoscenza: una knowledge base completa e ben gestita riduce il volume delle richieste e garantisce di fornire informazioni coerenti. Dedica risorse all'aggiornamento regolare dei contenuti e migliora la ricercabilità in base ai dati sul comportamento degli utenti.
• Forma il personale delle risorse umane per fornire servizi eccellenti: il successo di un centro servizi delle risorse umane dipende principalmente dalle persone che lo supportano. Assicurati che i membri del team delle risorse umane sviluppino competenze tecniche relative alla piattaforma del centro servizi e competenze relazionali per un supporto efficace dei dipendenti.
• Implementa un supporto su più livelli: struttura il centro servizi delle risorse umane con più livelli di supporto, consentendo al personale in prima linea di gestire le richieste di routine, mentre gli specialisti risolvono problemi più complessi. Questo approccio ottimizza l'utilizzo delle risorse e migliora i tempi di risoluzione.
• Misura e ottimizza continuamente: stabilisci indicatori di prestazioni chiave in linea con le priorità della tua organizzazione, che si tratti di velocità, qualità o efficienza dei costi. Esamina regolarmente i dati sulle prestazioni e implementa miglioramenti mirati sulla base di queste informazioni.

Prendi in considerazione la possibilità di utilizzare una piattaforma dedicata come Jira Service Management per il tuo centro servizi delle risorse umane. La gestione dei servizi per i team delle risorse umane diventa notevolmente più efficace con strumenti appositamente progettati che includono flussi di lavoro automatizzati, knowledge base integrate e portali self-service personalizzabili. L'utilizzo di una piattaforma consolidata anziché la sua creazione da zero può accelerare l'implementazione e fornire l'accesso a best practice integrate nel sistema.

Jira Service Management consente ai team delle risorse umane di creare tipi di richiesta personalizzati per qualsiasi cosa, dalla registrazione ai benefit alle richieste di adattamento sul posto di lavoro, con flussi di lavoro automatizzati che indirizzano ogni richiesta al membro del team appropriato. La funzionalità di knowledge base integrata consente ai dipendenti di trovare risposte in modo indipendente, mentre gli efficaci strumenti di creazione di report offrono ai responsabili delle risorse umane visibilità sulle prestazioni dei servizi e sull'utilizzo delle risorse.

Ciò che distingue la gestione dei servizi delle risorse umane di Jira è la capacità di collegare i processi delle risorse umane con le funzioni di altri servizi all'interno dell'organizzazione. Quando le risorse umane devono collaborare con i reparti IT, strutture o finanza per risolvere i problemi dei dipendenti, Jira Service Management offre funzionalità di coordinamento perfette che eliminano i silos che si riscontrano generalmente nella fornitura di servizi organizzativi. Questo approccio crea una piattaforma di esperienza dei dipendenti più integrata che migliora il modo in cui i dipendenti interagiscono con le funzioni di supporto durante il loro percorso con l'azienda.

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