Optimaliseer de HR-activiteiten met een HR-servicecentrum

Zonder een speciaal HR-servicecentrum worstelen organisaties vaak met inconsistente serviceverlening, trage responstijden en inefficiënt gebruik van HR-middelen. HR-professionals besteden waardevolle tijd aan repetitieve administratieve taken in plaats van aan strategische initiatieven die de bedrijfswaarde verhogen. Werknemers worden gefrustreerd wanneer ze verschillende antwoorden krijgen op dezelfde vragen of vertragingen ervaren bij het oplossen van hun HR-problemen.

Met de juiste ITSM-praktijken kunnen HR-professionals deze uitdagingen vermijden. Een HR-servicecentrum stelt duidelijke processen vast voor de behandeling van vragen van werknemers, standaardiseert de antwoorden op veelgestelde vragen en biedt een methode voor het volgen en meten van de prestaties van HR-services.

Een goed ontworpen HR-servicecentrum bevat verschillende essentiële elementen die samenwerken om een naadloze service te bieden. Dit zijn onder andere:

• Selfserviceportal: een gebruiksvriendelijke interface waar werknemers onafhankelijk informatie kunnen vinden en hulpaanvragen kunnen indienen. Dit onderdeel vermindert het aantal basisvragen dat HR-personeel bereikt aanzienlijk.
• Kennisdatabase: een uitgebreide repository met HR-beleidsregels, -procedures en veelgestelde vragen die werknemers onafhankelijk kunnen raadplegen. Een robuuste kennisdatabase stelt werknemers in staat snel antwoorden te vinden en zorgt tegelijkertijd voor consistentie in de verstrekte informatie.
• Casemanagementsysteem: een platform voor het volgen en beheren van vragen van werknemers, van indiening tot oplossing. Met dit systeem kunnen HR-teams cases toewijzen aan geschikte specialisten, de responstijden in de gaten houden en ervoor zorgen dat geen enkele aanvraag van werknemers vergeten wordt.
• Geautomatiseerde workflows: vooraf gedefinieerde processen die aanvragen via geschikte goedkeuringskanalen en actiestappen begeleiden met minimale handmatige tussenkomst. Automatisering verkort de verwerkingstijd en minimaliseert het risico op menselijke fouten bij routinematige HR-taken.
• Analysedashboard: tools voor het bijhouden van belangrijke prestatiestatistieken, zoals responstijden, oplossingspercentages en veelgebruikte vraagtypen. Deze inzichten helpen HR-leiders om verbeteringsmogelijkheden te identificeren en middelen effectief toe te wijzen.
• Communicatie via meerdere kanalen: opties voor werknemers om via hun favoriete kanalen met HR te communiceren of dat nu e-mail, chat, telefoon of fysieke vergaderingen zijn. Deze flexibiliteit verbetert de toegankelijkheid en komt tegemoet aan verschillende voorkeuren van werknemers.

Het gebruik van een HR-servicecentrum levert aanzienlijke voordelen op voor zowel HR-teams als de bredere organisatie, waaronder:

Hoewel HR-servicecentra duidelijke voordelen bieden, moeten de timing en de scope van de implementatie zorgvuldig worden overwogen. Dit is wanneer het zinvol is om een HR-servicecentrum te gebruiken:

• Groeiende organisaties: naarmate bedrijven meer dan 100 tot 200 werknemers hebben, bereiken het volume en de complexiteit van HR-transacties doorgaans een punt waarop informele benaderingen onhoudbaar worden. Deze groeifase is ideaal voor de oprichting van een HR-servicecentrum om de HR-activiteiten efficiënt op te schalen.
• HR-teams met veel aanvragen: organisaties die te maken krijgen met een groot aantal terugkerende HR-vragen of -transacties, zoals retailers met seizoensgebonden aanwervingspercentages of bedrijven met frequente beleidswijzigingen, kunnen aanzienlijk profiteren van de standaardisatie en automatisering die een HR-servicecentrum biedt. Dit geldt met name voor het beheren van een efficiënte onboarding-workflow voor nieuwe werknemers.
• Complexe regelgeving: industrieën met strenge nalevingsvereisten kunnen een HR-servicecentrum gebruiken om te zorgen voor een consistente toepassing van het beleid en uitgebreide documentatie van HR-activiteiten.
• Geografisch verspreid personeelsbestand: bedrijven met werknemers verspreid over meerdere locaties of tijdzones kunnen een HR-servicecentrum gebruiken om consistente service te bieden, ongeacht de fysieke locatie.
• Initiatieven voor digitale transformatie: organisaties die bredere inspanningen op het gebied van digitale transformatie ondernemen, kunnen een HR-servicecentrum opnemen als onderdeel van hun moderniseringsstrategie, waarbij de HR-serviceverlening wordt afgestemd op andere digitale verbeteringen in het hele bedrijf.

Als je begint met een sjabloon voor HR-servicebeheer, kun je de implementatie versnellen en ervoor zorgen dat de best practices vanaf de eerste dag worden geïntegreerd. Overweeg deze bewezen benaderingen om de waarde van je HR-servicecentrum te maximaliseren:

• Ontwerp met de werknemer in het achterhoofd: bouw een servicedesk met intuïtieve interfaces en eenvoudige processen die het voor werknemers gemakkelijk maken om te krijgen wat ze nodig hebben. Verzamel regelmatig feedback van gebruikers en verfijn de ervaring op basis van hoe werknemers met het systeem omgaan.
• Maak strategisch gebruik van automatisering: hoewel automatisering de efficiëntie aanzienlijk kan verbeteren, is het cruciaal om bij gevoelige of complexe problemen een menselijk contact te behouden. Gebruik tools zoals HR-automatisering voor routinematige processen, maar zorg voor eenvoudige escalatietrajecten naar menselijke specialisten wanneer dat nodig is.
• Investeer in kennisbeheer: een uitgebreide, goed onderhouden kennisdatabase vermindert het aantal vragen en zorgt voor consistente informatie. Maak middelen vrij om inhoud regelmatig bij te werken en de doorzoekbaarheid te verbeteren op basis van gegevens over gebruikersgedrag.
• Traim HR-personeel voor uitmuntende service: het succes van een HR-servicecentrum hangt voornamelijk af van de mensen die het ondersteunen. Zorg ervoor dat HR-teamleden technische vaardigheden ontwikkelen met betrekking tot het servicecentrumplatform en soft skills voor effectieve support van werknemers.
• Implementeer gelaagde support: structureer je HR-servicecentrum met meerdere supportniveaus, zodat eerstelijnspersoneel routinevragen kan afhandelen, terwijl specialisten complexere problemen aanpakken. Deze aanpak optimaliseert het gebruik van middelen en verbetert de oplossingstijden.
• Continu meten en optimaliseren: stel belangrijke prestatie-indicatoren vast die zijn afgestemd op de prioriteiten van je organisatie, of dat nu snelheid, kwaliteit of kostenefficiëntie is. Evalueer regelmatig prestatiegegevens en voer gerichte verbeteringen door op basis van deze inzichten.

Overweeg om een speciaal platform zoals Jira Service Management te gebruiken om je HR-servicecentrum te ondersteunen. Servicemanagement voor HR-teams wordt aanzienlijk effectiever met speciaal ontwikkelde tools, waaronder geautomatiseerde workflows, geïntegreerde kennisdatabases en aanpasbare selfservice-portals. Een gevestigd platform gebruiken in plaats van er een nieuw op te bouwen, kan de implementatie versnellen en toegang bieden tot de best practices die in het systeem zijn ingebouwd.

Met Jira Service Management kunnen HR-teams aangepaste aanvraagtypen aanmaken voor allerlei soorten aanvragen, van collectieve voordelen tot aangepaste werkplekken, met geautomatiseerde workflows die elke aanvraag doorsturen naar het juiste teamlid. Met de ingebouwde functionaliteit van de kennisdatabase kunnen werknemers zelfstandig antwoorden vinden, terwijl krachtige rapportagetools HR-leiders inzicht geven in de prestaties van de service en het gebruik van middelen.

Wat Jira HR Service Management onderscheidt, is de mogelijkheid om HR-processen te koppelen aan andere servicefuncties in de hele organisatie. Wanneer HR moet samenwerken met IT, faciliteiten of financiën om problemen met werknemers op te lossen, biedt Jira Service Management naadloze coördinatiemogelijkheden die de silo's wegnemen die doorgaans voorkomen bij organisatorische servicelevering. Deze aanpak creëert een meer geïntegreerd platform voor de werknemerservaring dat de manier waarop werknemers tijdens hun loopbaan bij het bedrijf omgaan met ondersteunende functies verbetert.

Probeer HRSM van Jira Service Management gratis