Offboarding dei dipendenti: una guida per transizioni fluide

PUNTI CHIAVE

• Un processo strutturato di offboarding dei dipendenti protegge l'azienda dai rischi legati alla sicurezza e dalle lacune nelle conoscenze e al contempo mantiene relazioni positive con i dipendenti che lasciano l'azienda.

• La maggior parte delle aziende non dispone di procedure formali di offboarding, di conseguenza lasciano agli ex dipendenti l'accesso ai sistemi e si vengono a creare vulnerabilità di sicurezza significative.

• Un'efficace checklist di offboarding dei dipendenti copre diversi passaggi fondamentali, dalla conferma dei dettagli dell'uscita dall'azienda alla finalizzazione degli aggiornamenti successivi all'addio.

• L'offboarding strategico riduce i rischi reputazionali e crea ambasciatori del brand che consigliano la tua azienda a futuri candidati e clienti.

Quando una persona lascia l'azienda, il modo in cui se ne va è importante tanto quanto il modo in cui è arrivata. Un processo ben pianificato di offboarding dei dipendenti crea ultime impressioni positive, protegge i dati sensibili e prepara al successo i membri del team che restano. Allora perché la maggior parte delle organizzazioni dedica molto più impegno ad accogliere i neoassunti che a gestire chi lascia l'azienda?

Un offboarding inadeguato crea problemi reali. I dipendenti che hanno lasciato l'azienda e continuano ad avere l'accesso ai sistemi rappresentano gravi minacce per la sicurezza, mentre i team senza un adeguato trasferimento delle conoscenze faticano a mantenere la produttività. Inoltre, i dipendenti che se ne vanno perché si sentono sottovalutati possono danneggiare per anni la tua reputazione di datore di lavoro.

Questa guida copre tutto quello che ti serve per creare un processo affidabile di offboarding dei dipendenti. Scoprirai cosa comporta l'offboarding e come svolgere ogni passaggio di una checklist completa per l'offboarding dei dipendenti.

Che cos'è l'offboarding dei dipendenti?

L'offboarding dei dipendenti è il processo di gestione dell'uscita delle persone da un'azienda. Garantisce una transizione agevole sia per il dipendente che per l'azienda. L'offboarding, che si contrappone all'onboarding dei dipendenti, è essenziale per i processi e le policy delle risorse umane.

Il processo di offboarding del dipendente inizia in genere quando una persona si dimette o riceve un avviso di licenziamento. Da quel momento in poi, i team delle risorse umane coordinano i task di più reparti, ad esempio recuperare le risorse di proprietà dell'azienda, trasferire le conoscenze, rimuovere l'accesso ai sistemi, organizzare i colloqui di uscita e gestire le buste paga e i benefit finali.

Un framework completo per l'offboarding tiene in considerazione sia gli aspetti operativi che quelli umani. Le aziende devono recuperare le risorse, proteggere i dati e ridistribuire le responsabilità ma allo stesso tempo preservare le relazioni, raccogliere i feedback e lasciare aperte le porte per eventuali collaborazioni future.

Confronto tra offboarding e onboarding dei dipendenti

Mentre un flusso di lavoro di onboarding dà il benvenuto ai dipendenti nell'organizzazione, l'offboarding li aiuta ad abbandonare l'azienda in modo dignitoso e riduce al minimo le interruzioni dell'attività. L'onboarding è incentrato sull'integrazione. Comporta la configurazione degli account, la fornitura di training, l'instaurazione di rapporti e l'accelerazione della produttività. L'offboarding fa il contrario ritirando gli accessi, acquisendo le conoscenze istituzionali e chiudendo i rapporti amministrativi.

Le attività incluse nella checklist per l'onboarding sono generalmente distribuite su qualche settimana o qualche mese, periodo nel quale i neoassunti assumono gradualmente le responsabilità. Al contrario, spesso l'offboarding avviene molto più velocemente, a volte addirittura in pochi giorni. Dato che i tempi sono così ristretti, è fondamentale organizzarsi e prepararsi.

I due processi hanno la stessa importanza ai fini della gestione del ciclo di vita dei dipendenti. Un onboarding efficace prepara le persone al successo durante il loro percorso lavorativo. Un offboarding efficace, invece, protegge l'organizzazione e mantiene la relazione oltre il rapporto lavorativo quando una persona se ne va.

Perché l'offboarding dei dipendenti è importante per transizioni più fluide?

• Migliore coinvolgimento dei dipendenti: i processi di offboarding efficaci contribuiscono in modo fondamentale a coinvolgere i dipendenti in modo positivo. I dipendenti che lasciano l'azienda con sensazioni ed esperienze positive sono più propensi a consigliarla ad altri candidati e clienti. 

• Meno rischi reputazionali: i dipendenti con esperienze di offboarding negative sono più inclini a dire cose spiacevoli sulle loro esperienze e sul loro ex datore di lavoro. Ciò può esporre l'azienda a un notevole rischio reputazionale.

• Lavoratori più soddisfatti e produttivi: l'offboarding può influire in modo significativo sul percorso di un dipendente nell'azienda. La gestione della forza lavoro, incluso l'offboarding, può anche influire direttamente sulle interazioni dei dipendenti e sulla loro percezione della tecnologia e dei servizi che danno impulso alla tua attività. ITIL, acronimo di IT Infrastructure Library, è il framework per la gestione del ciclo di vita dei servizi IT e include una pratica di gestione della forza lavoro rivolta nello specifico all'offboarding.

Zippia riferisce inoltre che: 

• Il 58% delle aziende intervistate ha un processo di onboarding formale, ma solo il 29% ha un processo di offboarding formale.

• Il 98% dei dipendenti ritiene che il feedback fornito durante i colloqui di uscita sia essenziale e potenzialmente utile per l'azienda, eppure solo il 30-35% partecipa a tali conversazioni online. La partecipazione di persona è di appena il 15%.

• Il 60% delle violazioni dei dati ha origine all'interno di un'azienda, due terzi delle quali sono dolose e intenzionali.

• L'89% dei dipendenti che ha lasciato l'azienda mantiene l'accesso alle applicazioni e ai dati privati nei precedenti luoghi di lavoro.

Checklist essenziale per condurre l'offboarding dei dipendenti con successo

Questa checklist per l'offboarding dei dipendenti fornisce un framework passo dopo passo che puoi seguire indipendentemente dalle dimensioni o dal settore dell'azienda. Ogni passaggio si concentra su chiarezza, conformità e transizione fluida per proteggere sia l'organizzazione sia la persona che lascia l'azienda.

1. Conferma i dettagli della partenza

Conferma per iscritto il licenziamento o l'accettazione delle dimissioni e stabilisci una data chiara di fine lavoro. Questa documentazione protegge tutte le persone coinvolte creando un prova condivisa di aspettative e tempistiche.

Esamina i contratti di lavoro, i periodi di preavviso e tutti gli obblighi legali applicabili a questa situazione specifica. I vari ruoli possono avere requisiti diversi in base ad accordi contrattuali, piani di maturazione delle azioni o normative del settore. Quando questi dettagli vengono definiti all'inizio, si evitano confusione e possibili problemi legali successivi.

2. Coordina le comunicazioni con i team appropriati

Una volta confermati i dettagli dell'uscita di scena, informa tutte le parti interessate, inclusi i team delle risorse umane, IT e finanziario, i manager e la leadership. Ogni reparto ha responsabilità di offboarding specifiche che devono iniziare immediatamente per rispettare la scadenza della data di fine del lavoro.

Allineati sui tempi delle comunicazioni interne ed esterne. Decidi quando informare il team diretto della persona che sta per abbandonare l'azienda, quando avvisare tutto il resto del personale e se è necessario avvertire gli eventuali stakeholder esterni, ad esempio clienti o partner. Una chiara pianificazione delle comunicazioni previene la confusione e aiuta tutti a prepararsi alla transizione.

3. Completa i requisiti di conformità e delle risorse umane

Gestisci tutti i calcoli della retribuzione finale, tra cui ferie non godute, bonus, provvigioni e rimborsi spese. Elabora le modifiche ai benefit come le notifiche COBRA, i trasferimenti dei fondi pensione e le date di copertura finale dell'assicurazione sanitaria.

Raccogli la documentazione richiesta, ad esempio accordi di riservatezza firmati, clausole di non concorrenza e riconoscimenti di proprietà intellettuale. Ribadisci quali sono gli eventuali accordi post-impiego che restano in vigore dopo che il dipendente lascia l'azienda. Questo passaggio protegge gli interessi dell'azienda e al tempo stesso garantisce che il dipendente comprenda quali obblighi dovrà continuare a rispettare.

4. Pianifica il trasferimento delle conoscenze

Documenta le responsabilità, i flussi di lavoro e le conoscenze fondamentali della persona prima che lasci l'azienda. Questo include la documentazione dei processi, gli aggiornamenti dello stato del progetto, i dettagli delle relazioni con i clienti e tutte le competenze specializzate che vanno preservate.

Organizza riunioni di passaggio di consegne strutturate tra la persona che lascia l'azienda e chi assumerà le sue responsabilità. Assegna una responsabilità chiara per ogni task e progetto, così da evitare di trascurare qualcosa. Una knowledge base può essere un repository centrale per queste conoscenze istituzionali.

5. Proteggi le risorse e gli accessi

Recupera tutte le risorse di proprietà dell'azienda, inclusi laptop, telefoni, tablet, badge di accesso, carte aziendali, chiavi e qualsiasi altra risorsa fisica. Crea una checklist di oggetti da recuperare, in modo da non trascurare nulla.

Rimuovi o modifica le autorizzazioni e gli accessi ai sistemi su tutte le piattaforme, inclusi gli account e-mail, le applicazioni software, l'ingresso nell'edificio, le credenziali della VPN e l'archiviazione cloud. Un service desk può semplificare le attività di offboarding relative all'IT, mentre le pratiche ITSM aiutano a garantire che nessun punto di accesso venga tralasciato durante questo passaggio fondamentale per la sicurezza.

6. Organizza un colloquio di uscita

Chiedi feedback onesti sull'esperienza lavorativa del dipendente nell'azienda. Informati su cosa ha funzionato bene, cosa si potrebbe migliorare, perché ha deciso di andarsene e cosa avrebbe potuto fargli cambiare idea.

Usa queste informazioni per supportare i miglioramenti nella cultura aziendale, nelle strategie di fidelizzazione e nei processi operativi. I dati dei colloqui di uscita sono preziosi quando vengono analizzati per identificare schemi ricorrenti in diverse dimissioni. Una soluzione per l'esperienza dei dipendenti può aiutare a monitorare il feedback e ad agire di conseguenza in modo sistematico.

7. Finalizza i passaggi post-uscita dall'azienda

Aggiorna gli organigrammi, le strutture dei team e i rapporti gerarchici in modo che il dipendente in uscita non vi compaia più. Ridistribuisci le responsabilità lavorative e modifica le assegnazioni dei progetti secondo necessità.

Monitora i problemi di sicurezza, ad esempio i tentativi di accesso non autorizzato. Configura l'inoltro delle e-mail o le risposte automatiche per reindirizzare le comunicazioni ai membri del team appropriati. Completa tutti i task di follow-up finali come l'invio di oggetti personali, la fornitura di lettere di referenza o l'elaborazione dei documenti finali.

Best practice per un offboarding dei dipendenti efficiente

Adottare un approccio di offboarding coerente rende più fluida l'uscita dei dipendenti dall'azienda. Ecco una serie di pratiche che riducono gli errori e migliorano i risultati.

• Documenta i processi: crea procedure scritte per ogni passaggio dell'offboarding dei dipendenti in modo che qualunque membro del tuo team possa eseguirle correttamente. La documentazione riduce gli errori e assicura che nulla venga tralasciato durante lo stress di un'uscita di un dipendente dall'azienda.

• Standardizza i flussi di lavoro per tutti i dipendenti che danno le dimissioni: utilizza la stessa checklist di offboarding dei dipendenti ogni volta che qualcuno lascia l'azienda, indipendentemente dal ruolo o dalle circostanze. La standardizzazione rende il tuo processo più efficiente e garantisce un trattamento equo per tutte le persone che lasciano l'azienda.

• Prioritizza una comunicazione chiara: mantieni tutti gli stakeholder informati durante tutta la timeline dell'offboarding. L'ambiguità crea ansia nei membri del team che rimangono e può far sentire le persone in uscita poco rispettate.

• Concentrati sull'esperienza dei dipendenti: tratta i dipendenti in uscita con la stessa cura e attenzione che riservi durante l'onboarding. Il modo in cui una persona chiude un rapporto determina l'impressione duratura che avrà della organizzazione.

• Rendi la sicurezza non negoziabile: la rimozione degli accessi non può aspettare o essere rimandata a causa di un disagio. Ogni minuto in cui ex dipendenti mantengono l'accesso alle credenziali di sistema aumenta la tua esposizione al rischio.

• Impegnati nel miglioramento continuo: rivedi regolarmente il processo di offboarding e incorpora le lezioni apprese da ogni dipendente che lascia l'azienda. Usa direttamente i feedback ottenuti durante i colloqui di uscita per aggiornare i processi.

Le piattaforme di gestione dei servizi aziendali consentono di implementare più facilmente queste best practice fornendo struttura, automazione e supervisione ogni volta che un dipendente lascia l'azienda.

Trasforma l'offboarding dei dipendenti in un processo affidabile e ripetibile

Utilizzare il software di offboarding dei dipendenti giusto elimina la gestione manuale che rende le uscite dei dipendenti caotiche. Jira Service Management, a cui puoi accedere tramite Service Collection, semplifica l'offboarding con flussi di lavoro automatizzati che si attivano quando qualcuno dà le dimissioni. I task vengono indirizzati automaticamente alle persone giuste nei reparti di risorse umane, IT e finanza, mentre le catene di approvazione procedono senza continui solleciti e la revoca degli accessi avviene nei tempi previsti su tutti i sistemi.

Puoi creare checklist standardizzate all'interno del software ITSM per assicurarti che ogni reparto segua gli stessi passaggi collaudati. L'integrazione tra i sistemi delle risorse umane e IT consente ai dati di fluire automaticamente senza che si creino duplicati, garantendo un offboarding sicuro, conforme e coerente ogni singola volta.