Confluence-Whiteboards für das Projektmanagement
Ein erfolgreiches Projekt abzuwickeln, erfordert harte Arbeit, besonders wenn es um die Leitung funktionsübergreifender Teams geht. Von der Ideenfindung über die Priorisierung von Aufgaben bis hin zur Informationsweitergabe an die Stakeholder – Projektmanager müssen unzählige bewegliche Teile gleichzeitig im Blick behalten. Die größten Herausforderungen bestehen darin, umfassende Pläne in klare, umsetzbare Schritte zu verwandeln und alle auf demselben Stand zu halten.
Confluence-Whiteboards beseitigen diese Hürden mit einer flexiblen digitalen Arbeitsumgebung, in der Teams Brainstormings durchführen, sich organisieren und Aufgaben erledigen können. Egal, ob du Diskussionen leitest oder Aufgaben organisierst, Online-Whiteboards helfen dir, nahtlos von der Idee zur Umsetzung zu gelangen.
Entdecke, wie Confluence-Whiteboards die Kommunikation und die Zusammenarbeit deines Teams verändern kann und euch hilft, Ideen zum Leben zu erwecken.
Funktionsübergreifende Teams mit Facilitation-Tools zusammenbringen
Wenn man funktionsübergreifende Teams leitet, muss man sicherstellen, dass jedes Mitglied Gehör bekommt, abgestimmt bleibt und zu den Zielen des Teams beiträgt. Confluence-Whiteboards helfen dabei, indem sie Facilitation-Tools bereitstellen, die die Zusammenarbeit in Echtzeit einfach und produktiv machen.
"Folge mir"-Cursor
Mit dem "Folge mir"-Cursor kannst du den Fokus deines Teams lenken, wenn du Ideen präsentierst. Da dein Cursor für alle Mitarbeiter sichtbar bleibt, kannst du für dein Team in Echtzeit die wichtigsten Details hervorheben.
Das Tool ist besonders hilfreich, wenn du wichtige Abschnitte einer Projekt-Roadmap markierst oder die Verantwortlichkeiten der Stakeholder durchgehst, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle versteht. Es reduziert Ablenkungen und hält Diskussionen auf Kurs, was gemeinsame Sitzungen produktiv und fokussiert macht.
Abstimmen
Mit den integrierten Abstimmungstools kannst du Entscheidungen schneller und inklusiver treffen. Abstimmungen helfen Projektmanagern bei der Priorisierung, da sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, ihre Meinung zu den wirkungsvollsten Ideen beizutragen.
Du kannst die Funktion zum Beispiel nutzen, um zu entscheiden, welche Verbesserungen zuerst implementiert werden sollen, oder um potenzielle Konzepte für eine Kampagne zu bewerten. Abstimmungen ermutigen zur Teilhabe und stärken dadurch die Unterstützung im Team. Außerdem sorgen sie dafür, dass Entscheidungen unterschiedliche Sichtweisen widerspiegeln.
Timer
Nutze Timer, um deine Besprechungen auf Kurs zu halten. Sie geben Diskussionen Struktur und sorgen dafür, dass Konversationen fokussiert bleiben. Ob bei der Abstimmung von Projektprioritäten oder beim Treffen von Entscheidungen, Timer fördern Effizienz und Dynamik.
Wenn du zum Beispiel während der Ideengenerierung einen Timer einrichtest, förderst du schnelle Beiträge und regst Diskussionen an. Bei Priorisierungsübungen verhindern Timer, dass kleine Details übermäßig analysiert werden, und sorgen dafür, dass das Team vorankommt. Visuelle Hinweise wie Countdowns fördern produktive Besprechungen und Ergebnisse.
Privater Modus
Gute Ideen entstehen oft aus individuellem Fokus. Im privaten Modus können Teammitglieder unabhängig voneinander brainstormen – frei von Gruppeneinflüssen oder Ablenkungen. Das Tool fördert individuelle Beiträge und sorgt dafür, dass auch zurückhaltendere Personen die Chance haben, gehört zu werden.
Sobald alle ihre Ideen eingereicht haben, können sie vom Leiter des Meetings zur Diskussion und Abstimmung vorgelegt werden. Im privaten Modus kannst du ein kollaboratives Umfeld schaffen, in dem alle Perspektiven wertgeschätzt und Innovationen gefördert werden.
Planung und Priorisierung leicht gemacht
Effektive Planung und Priorisierung sorgt dafür, dass sich Teams auf die Arbeit konzentrieren, die den größten Nutzen bringt. Confluence-Whiteboards bieten einen Bereich für die Zusammenarbeit, in dem Teams ganz einfach Ideen organisieren und Prioritäten setzen können.
Integrierte Vorlagen erleichtern den Einstieg. Nachdem du ein Whiteboard erstellt hast, wirst du aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen. Wähle die Vorlage für eine Priorisierungsmatrix aus.
Die Vorlage enthält eine schrittweise Anleitung, um dein Team dabei zu unterstützen, Ziele gemeinsam zu besprechen und Aufgaben zu identifizieren. Sobald deine Aufgaben auf Notizzetteln stehen, kannst du sie je nach Komplexität und Wert in Kategorien ablegen, um Arbeit mit hoher Wirkung und geringem Aufwand zu bestimmen.
Wenn du dich zum Beispiel auf den Start eines Projekts vorbereitest, könntest du dem Start deiner E-Mail-Kampagne (hohe Wirkung, geringer Aufwand) Vorrang vor der Beantwortung von Kommentaren in sozialen Netzwerken (geringe Wirkung, hoher Aufwand) einräumen. Durch diesen visuellen Ansatz bleiben die Teams auf dem Laufenden und konzentrieren sich auf die wichtigsten Aufgaben.
Andere Vorlagen, z. B. das RICE-Framework und die 2x2-Priorisierungsmatrix, bieten zusätzliche Möglichkeiten, um Aufgaben zu ordnen und sicherzustellen, dass die Arbeit des Teams zu den strategischen Zielen passt. Und mit der nahtlosen Jira-Integration kannst du mit Confluence-Whiteboards ganz einfach Prioritäten in umsetzbare Aufgaben verwandeln.
Workflows visualisieren und optimieren
Ein strukturierter Workflow sorgt dafür, dass Teams organisiert und Projekte auf Kurs bleiben. Ohne einen klaren Prozess verschwimmen Rollen und Verantwortlichkeiten und die Ausführung verlangsamt sich. Confluence-Whiteboards bieten eine visuelle Möglichkeit, jeden Workflow-Schritt zu skizzieren, Engpässe zu identifizieren und für Konsistenz zu sorgen.
Mit der Workflow-Vorlage kannst du strukturierte Prozesse schneller erstellen. Nutze und ändere vorgefertigte Formen, um jeden Schritt abzubilden. Anschließend kannst du Abschnitte nach Bedarf bearbeiten, hinzufügen oder entfernen.
Beispiel: Ein Projektmanager, der einen Produktlaunch beaufsichtigt, kann den gesamten Prozess skizzieren – von der Planung und der Einholung von Stakeholder-Genehmigungen bis hin zu Entwicklung, Tests und der endgültigen Markteinführung.
Bei mehrphasigen Projekten können Aufgaben mit der Vorlage für einen Zeitleisten-Workflow nach Phasen organisiert werden. Das ermöglicht die Fortschrittsverfolgung. Anstelle eines linearen Flussdiagramms verwendet diese Vorlage Spalten, um die Arbeit nach Phasen wie Nicht zugewiesen, In Arbeit und Abgeschlossen zu kategorisieren. Das ist nützlich für die Visualisierung komplexer Workflows, die sich über mehrere Phasen erstrecken, z. B. Produkteinführungen oder Softwareentwicklungszyklen. Mit dieser Konfiguration erhalten Teams einen klaren Überblick darüber, wo Fortschritte erzielt werden, wo Blocker beseitigt werden müssen und wo Anpassungen erforderlich sind.
Gib Workflows für dein Team frei, damit ihr in Echtzeit zusammenarbeiten könnt. Verwende Notizzettel, um wichtige Aufgaben hervorzuheben, Abhängigkeiten farblich zu markieren und Blocker zu kennzeichnen. Mit der Jira-Integration kannst du Notizzettel und Formen in Jira-Vorgänge umwandeln und so für reibungslose Abläufe sorgen.
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten dank Mapping
Klare Rollen sorgen dafür, dass Teams aufeinander abgestimmt und produktiv sind. Confluence-Whiteboards helfen Projektmanagern, Verantwortlichkeiten und wichtige Beziehungen visuell zu definieren, wodurch Missverständnisse gemindert werden und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teams gewährleistet wird.
Die "Netzwerk aus Teams"-Vorlage ist eine wichtige Ressource, um Stakeholder zu identifizieren und Teamabhängigkeiten zu skizzieren. Im Rahmen des Spiels "Netzwerk aus Teams" aus dem Atlassian Team Playbook bietet sie einen strukturierten Prozess zur Bestimmung von Projektteilnehmern und wichtigen Bereichen für die Zusammenarbeit.
Beispiel: Ein Veranstaltungsplanungsmanager, der eine unternehmensweite Konferenz organisiert, kann diese Vorlage verwenden, um die Beziehungen zwischen Anbietern, Referenten, internen Teams und Projektsponsoren abzubilden. Wenn das Kernteam und die für den Erfolg entscheidenden Personen bekannt sind, hilft das sicherzustellen, dass jeder seine Rolle versteht und weiß, wie er zum Erfolg der Veranstaltung beiträgt.
Während das Event Gestalt annimmt, können die Teams die Netzwerkübersicht weiter ausarbeiten, indem sie Notizen hinzufügen, Stakeholder miteinander verknüpfen und Prioritäten anpassen. Smart Connectors tragen dazu bei, Abhängigkeiten zu visualisieren, und gewährleisten, dass keine wichtigen Beziehungen übersehen werden. Inline-Kommentare und @mentions sorgen dafür, dass Diskussionen kontextrelevant bleiben. Das erleichtert es, Rollen zu klären und Lücken in der Zusammenarbeit zu schließen, ohne endlose Besprechungen zu führen.
Spannende und nützliche Retrospektiven leicht gemacht
Rückblicke bzw. Retrospektiven sind der Schlüssel für kontinuierliche Verbesserung. Sie helfen Teams, darüber nachzudenken, was funktioniert oder nicht funktioniert hat und wie es weitergehen sollte. Confluence-Whiteboards vereinfachen diesen Prozess mit der integrierten einfachen Vorlage für Retrospektiven.
Die Vorlage organisiert Diskussionen mit den Spalten Gut, Schlecht / Könnte besser laufen, Ideen und Aktionen. Verwende einen Timer, um die Besprechung fokussiert zu halten, wenn Teammitglieder jeder Spalte Notizzettel hinzufügen und so Feedback in Echtzeit zusammentragen. Gruppiere anschließend ähnliche Notizen und verwende das Abstimmungstool, um Bereiche zu priorisieren, in denen Handlungsbedarf besteht.
Zum Beispiel könnte dein Team nach einer Neugestaltung der Website die gute Kommunikation als Erfolg hervorheben und die Abstimmung der Stakeholder als einen Bereich mit Verbesserungsbedarf identifizieren. Das Team könnte dann über die nächsten Schritte abstimmen, beispielsweise regelmäßige Rücksprachen mit Stakeholdern bei künftigen Projekten.
Mit Confluence-Whiteboards für Retrospektiven ermöglichst du interaktive, visuelle Diskussionen. Whiteboards helfen Teams, Feedback zu organisieren und zu priorisieren, um schließlich umsetzbare Einblicke zu erhalten.
Unkomplizierte Tabellenverwaltung
Erfahre, wie du Tabellen in Confluence erstellst und formatierst.
Teamposter für bessere Teamarbeit
Erfahre, wie du Teamposter in Confluence erstellst, um die Zusammenarbeit zu fördern.