Quadros brancos do Confluence para gerentes de produto: preparar a equipe para o sucesso
A base para bons lançamentos de produtos é entender e definir o problema ou a oportunidade que o produto pretende resolver. Segundo a maioria das equipes de produto, essa também é a parte mais difícil do processo.
A pesquisa mais recente da Duo Loop revelou que, segundo gerentes de produto, o planejamento e a priorização são as partes mais desafiadoras em projetos. Os gerentes buscam as melhores ferramentas para concluir esses processos. Outro estudo da Product Management Festival identificou que 51% dos gerentes de produto queriam ferramentas mais sofisticadas para visualizar e criar estratégias de trabalho.
O Confluence é aliado conhecido dos gerentes de produto. A pesquisa de 2023 da Product Focus revelou que os gerentes de produto consideram o Confluence uma das cinco principais ferramentas essenciais (com o Jira). A introdução dos quadros brancos virtuais melhorou ainda mais o Confluence, ao facilitar o desenvolvimento de ideias, a conversa entre as equipes e o planejamento de projetos.
Faça sessões de brainstorming virtuais com os quadros brancos
Algumas vantagens dos quadros brancos virtuais são evidentes. Você não precisa limpar os quadros nem manchar os dedos com canetas. Além disso, as notas adesivas não vão voar se alguém abrir a janela. Você sabia que, segundo estudos, o brainstorming virtual é mais produtivo do que o presencial?
Um estudo descobriu que as pessoas apresentam mais ideias quando as sessões virtuais de brainstorming aumentam. Contudo, o oposto acontece com a expansão das sessões presenciais. A pesquisa observou que, em geral, a sessão de brainstorming virtual gera melhores resultados, pois todos se sentem iguais nela. Os membros da equipe mais extrovertidos e de alto escalão podem dominar as sessões presenciais. No brainstorming virtual, todavia, os membros introvertidos participam mais.
As sessões de brainstorming devem ser leves. As sessões devem oferecer um espaço seguro para os membros da equipe, para adicionarem ideias sem se preocupar com a aprovação. O brainstorming com quadros brancos virtuais oferece o melhor dos dois mundos: espaços para exercer a criatividade sem timidez, além de ferramentas para estruturar várias ideias de novas iniciativas ou projetos.
Nos quadros brancos do Confluence, é possível criar conexões entre ideias ao usar linhas e formas, bem como diagramas. São similares aos quadros brancos reais, mas você não precisa apagar e limpar eles o tempo todo. O Confluence tem versões virtuais de tudo o que os quadros brancos comuns usam, incluindo notas adesivas e carimbos.
Você também pode deixar comentários no quadro branco para iniciar conversas com rapidez. Ainda tentando descobrir por onde começar? Confira os templates de brainstorming de quadro branco disponíveis. A gente oferece templates para brainwriting, por exemplo.
Na sessão de brainwriting, os membros da equipe escrevem respostas aos prompts, criados, em geral, pelo gerente de produto. A maioria dos templates de brainwriting iniciam com uma introdução, a qual define as metas e diretrizes do exercício.
Em seguida, os membros da equipe têm um tempo para pensar e adicionar suas ideias nas notas adesivas. As notas, depois, passam pelos membros da equipe. Todas as pessoas são incentivadas a desenvolver e, se possível, melhorar ainda mais as ideias.
Após as notas adesivas com as ideias passarem por todas as pessoas, a equipe analisa e discute cada ideia gerada. O template ainda permite votar nas melhores ideias com a funcionalidade de carimbo.
Remember when we said whiteboards can be used to create structured ideas out of freeform ideation? You can turn elements like sticky notes into actionable Jira tasks from whiteboards or import Jira work items onto a whiteboard itself.. To see just how easy it is, check out this resource.
Priorize as ideias
Em projetos, priorizar algo é desafiador. Os gerentes de produtos devem considerar novas solicitações de funções, atualizações de segurança e muito mais. Quais medidas a gente deve tomar agora para aumentar a satisfação dos clientes e melhorar a experiência geral? E quais medidas podem ser tomadas depois? Para priorizar algo, todas as equipes devem estar alinhadas: produtos, engenharia, marketing e vendas. Assim, é possível decidir os pontos que devem seguir no projeto, além dos que precisam ser solucionados primeiro.
Para facilitar o trabalho, os quadros brancos do Confluence oferecem ótimos templates para os métodos de priorização mais populares. O template RICE, por exemplo, ajuda a priorizar tarefas com base em quantos usuários vão ser impactados (alcance), na importância das vantagens (impacto), na certeza de que a equipe tem do alcance e do impacto das tarefas (confiança) e quanto tempo e esforço são precisos para concluir as tarefas (esforço).
Você também pode usar o template do método de priorização 2x2 nos quadros brancos do Confluence para se concentrar nas tarefas de acordo com a importância e urgência delas.
Assim como o template de ideação de brainwriting, você pode adicionar tarefas como notas adesivas ao quadro branco e oferecer aos membros da equipe a oportunidade de votar naquelas que devem ser priorizadas.
Mas o que torna os quadros brancos excelentes para o gerenciamento de produtos é que eles estão interconectados a todas as outras ferramentas da Atlassian que sua equipe de produto e engenharia está usando.
For example, you can import work items from Jira Product Discovery, bringing task-related context into your whiteboard to help you prioritize tasks without having to constantly bounce between Jira and your whiteboard.
Para ter ainda mais contexto, você pode incorporar os links inteligentes do Jira ao quadro branco para coletar dados importantes, como metas da equipe, prioridades da empresa a longo prazo e o feedback de clientes relevante para as tarefas em questão.
Planeje as tarefas e projetos priorizados
Depois que você concluir o processo de priorização, a melhor maneira de começar a planejar o trabalho é usar pontos da história. Eles determinam quanto tempo as tarefas vão levar para serem concluídas, quais equipes ou profissionais são responsáveis por cada uma delas e quais dependências estão incluídas.
To kick off planning, you can once again convert any sticky notes from your prioritization sessions into Jira work items or import your relevant Jira work items right to the whiteboard. You can learn how to do this here
The best way to integrate the ideation and prioritization you’ve done on whiteboards is to use smart sections and smart connectors. Smart sections allow you to quickly and easily update Jira work items after planning sessions. By creating a smart section on your whiteboard and dragging Jira work items into it, changes to fields (like assignee, story points and labels) are updated from the whiteboard in real time and immediately reflected in Jira, facilitating a smooth transition from planning to execution.
Additionally, smart connectors enable you to draw lines between Jira work items on your whiteboard, visualizing relationships and dependencies. These connectors transform lines into work item links, automatically updating Jira's “Linked work items” field.
Additionally, smart connectors enable you to create relationships between Jira work items on your whiteboard, which are then reflected in Jira. Simply draw a line to connect work items visually, then select "Link work items" to transform them into smart connectors. Now, you can change or update any linked Jira work items directly in your whiteboard during your planning session.
Os quadros brancos do Confluence também têm templates que ajudam no planejamento. Por exemplo, o template de fluxo de trabalho de linha do tempo facilita o planejamento ao exibir toda a linha do tempo do projeto. Além disso, ele possibilita discussões abertas que incluem o uso dos elementos do quadro branco, como notas adesivas, carimbos e votos.
O template de processo de raia ajuda a esclarecer o planejamento, mapeando processos complexos para que eles sejam fáceis de seguir e entender. Com os fluxogramas, você cria uma representação visual das etapas envolvidas em cada tarefa ou processo de desenvolvimento de produto. Use esses recursos para mapear as dependências e garantir que seu planejamento esteja alinhado às metas estratégicas.
Facilite a participação de todos em retrospectivas
Depois de cada iteração do trabalho, é essencial realizar retrospectivas: um processo comum do desenvolvimento ágil de software em que as equipes analisam cada projeto para analisar o que deu certo e o que deu errado.
Os quadros brancos do Confluence também ajudam nesse processo. Há muitos templates de retrospectiva de quadro branco para você escolher.
Use o template de retrospectiva simples para coletar as opiniões da equipe sobre o que cada membro achou bom nos processos recentes de desenvolvimento de produto e o que pode ser melhorado.
O template também dá aos membros da equipe a oportunidade de sugerir ações que podem ajudar nas próximas sessões de priorização e planejamento.
Você também pode usar a retrospectiva dos quatro Ls para produzir os mesmos resultados. O template é muito simples, permitindo que os membros da equipe digam o que amaram, odiaram, aprenderam e desejaram durante todo o projeto.
There’s also the sailboat retrospective template. This template allows team members to provide their input on what slowed down the project and what could have sped it up by placing sticky notes on relevant sections of the template. The front of the sailboat houses the work items that obstruct progress, while the wind in the sails represents ideas that could have sped up processes.
Os templates de quadro branco oferecem várias abordagens para você evitar que os processos de retrospectiva não saiam do lugar e fiquem chatos.
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