Confluence-whiteboards voor productmanagers: je team klaarstomen voor succes
De basis voor een succesvolle productlancering is het begrijpen en definiëren van het probleem of de kans die het product wil aanpakken. Volgens de meeste productteams is dit ook meteen het moeilijkste deel van het proces.
Uit een recente Duo Loop-enquête is gebleken dat productmanagers zeggen dat het plannen en prioriteren van initiatieven hun grootste uitdagingen zijn. Ze willen ook betere tools voor dit proces. Uit een onderzoek van het Product Management Festival bleek dat 51% van de productmanagers behoefte had aan geavanceerdere tools om hun werk te visualiseren en te strategiseren.
Confluence is een bekende bondgenoot voor productmanagers. Uit de enquête van Product Focus uit 2023 bleek dat productmanagers Confluence beschouwen als één van vijf essentiële tools (naast Jira). En met de introductie van virtuele whiteboards is Confluence een nog betere plek geworden voor productideeën, discussies en planning.
Virtueel brainstormen met whiteboards
Sommige voordelen van virtuele whiteboards zijn duidelijk. Je hoeft ze niet schoon te maken, je krijgt geen inktvlekken op je vingers en je post-its zullen niet wegwaaien als iemand een raam opent. Wist je dat virtueel brainstormen volgens onderzoek productiever is dan persoonlijke sessies?
Eén onderzoek wees uit dat het aantal nieuwe ideeën dat per persoon wordt gepresenteerd toeneemt naarmate een virtuele brainstormgroep groeit, terwijl het tegenovergestelde het geval is bij het uitbreiden van persoonlijke teams. Uit het onderzoek bleek dat virtueel brainstormen vaak betere resultaten oplevert omdat het speelveld gelijk wordt gemaakt. Extraverte en hooggeplaatste teamleden kunnen een persoonlijke sessie domineren, maar virtueel brainstormen zorgt ervoor dat minder uitgesproken teamleden in gelijke mate deelnemen.
Een brainstormsessie moet losjes zijn. Het moet een veilige plek zijn waar teamleden vrij ideeën kunnen toevoegen zonder zich zorgen te hoeven maken over de goedkeuring. Brainstormen met virtuele whiteboards biedt het beste van twee werelden: een plek om creatief aan de slag te gaan zonder beperkingen en een tool om een verzameling ideeën om te zetten in een nieuw initiatief of project.
Je kunt Confluence-whiteboards gebruiken om verbanden te leggen tussen ideeën door lijnen en vormen te gebruiken om diagrammen aan te maken, net zoals je dat zou doen op een echt whiteboard, maar dan zonder dat je constant hoeft te wissen en schoon te maken. Confluence heeft virtuele versies van alles wat gewone whiteboards gebruiken, waaronder post-its en stempels.
Je kunt ook snel opmerkingen achterlaten op het whiteboard om een gesprek op gang te brengen. Ben je nog steeds aan het uitzoeken waar je moet beginnen? Er zijn ook whiteboard-sjablonen voor brainstormsessies beschikbaar. Brainwriting is daar één van.
Bij brainwriting schrijven je teamleden antwoorden op prompts, meestal aangemaakt door de productmanager. Een typisch sjabloon voor brainwriting begint met een inleiding waarin het doel en de richtlijnen van de oefening worden gedefinieerd.
Teamleden krijgen dan de tijd om ideeën te bedenken, die ze aan een post-it toevoegen. De post-it wordt vervolgens doorgegeven aan elk teamlid, waarin ze worden aangespoord om de ideeën verder te ontwikkelen en ze mogelijk te verbeteren.
Zodra de post-its met ideeën rond zijn gegaan, beoordeelt en bespreekt het team elk idee. Met de sjabloon kun je zelfs stemmen met behulp van onze stempelfunctionaliteit en de beste ideeën kiezen.
Remember when we said whiteboards can be used to create structured ideas out of freeform ideation? You can turn elements like sticky notes into actionable Jira tasks from whiteboards or import Jira work items onto a whiteboard itself.. To see just how easy it is, check out this resource.
Je ideevorming prioriteren
Prioritering is een uitdaging. PM's moeten rekening houden met nieuwe functieaanvragen, bugfixes en meer. Welke belangrijke stappen moeten we meteen ondernemen om klanten tevreden te stellen en hun ervaring te verbeteren, en wat kan nog even wachten? Prioritering heeft alles te maken met het op één lijn brengen van iedereen — product, techniek, marketing en verkoop — en beslissen wat je verder wilt doen en welke branden je als eerste moet blussen.
Gelukkig bieden Confluence-whiteboards geweldige sjablonen voor enkele van de meest populaire prioriteringsmethoden. De RICE-sjabloon helpt je bijvoorbeeld prioriteiten te stellen op basis van het aantal gebruikers dat zal worden beïnvloed (reach; bereik), het belang van de voordelen (impact), hoe zeker je team is van het bereik en de impact van deze taken (confidence; vertrouwen), en hoeveel tijd en moeite het kost om deze taken te voltooien (effort; inspanning).
Je kunt ook de sjabloon voor de 2x2-prioriteringsmethode gebruiken in Confluence-whiteboards, waarmee je taken kunt prioriteren op basis van hoe belangrijk en dringend ze zijn.
Net zoals bij de sjabloon voor ideevorming door middel van brainwriting kun je taken in de vorm van plaknotities aan je whiteboard toevoegen en teamleden laten stemmen over welke taken prioriteit hebben.
Maar wat nou écht handig is aan whiteboards voor productmanagement, is dat ze verbonden zijn met alle andere Atlassian-tools die je product- en engineeringteam gebruikt.
For example, you can import work items from Jira Product Discovery, bringing task-related context into your whiteboard to help you prioritize tasks without having to constantly bounce between Jira and your whiteboard.
Voor meer context kun je Smart Links van Jira rechtstreeks op je whiteboard insluiten om belangrijke gegevens op te halen, zoals teamdoelen, bedrijfsprioriteiten op lange termijn en feedback van klanten die relevant zijn voor de taken die moeten worden uitgevoerd.
Je geprioriteerde projecten en taken plannen
Zodra je prioriteiten zijn gesteld, kun je het beste beginnen met het plannen van je werk door middel van storypoints. Met deze storypoints bepaal je hoe lang het duurt om taken te voltooien, welke teams of teamgenoten verantwoordelijk zijn voor een taak en welke afhankelijkheden er bij iedere taak komen kijken.
To kick off planning, you can once again convert any sticky notes from your prioritization sessions into Jira work items or import your relevant Jira work items right to the whiteboard. You can learn how to do this here
The best way to integrate the ideation and prioritization you’ve done on whiteboards is to use smart sections and smart connectors. Smart sections allow you to quickly and easily update Jira work items after planning sessions. By creating a smart section on your whiteboard and dragging Jira work items into it, changes to fields (like assignee, story points and labels) are updated from the whiteboard in real time and immediately reflected in Jira, facilitating a smooth transition from planning to execution.
Additionally, smart connectors enable you to draw lines between Jira work items on your whiteboard, visualizing relationships and dependencies. These connectors transform lines into work item links, automatically updating Jira's “Linked work items” field.
Additionally, smart connectors enable you to create relationships between Jira work items on your whiteboard, which are then reflected in Jira. Simply draw a line to connect work items visually, then select "Link work items" to transform them into smart connectors. Now, you can change or update any linked Jira work items directly in your whiteboard during your planning session.
Confluence-whiteboards bevatten ook sjablonen die kunnen helpen bij de planning. Zo kun je de workflowsjabloon voor de tijdlijn gebruiken om eenvoudiger te plannen door de volledige tijdlijn van het project te visualiseren en open discussies mogelijk te maken met behulp van whiteboardelementen zoals plaknotities, stempels en stemmen.
De sjabloon voor het swimlane-proces helpt je om je planning te verduidelijken en complexe processen in kaart te brengen, zodat ze gemakkelijk te volgen en te begrijpen zijn. Met stroomschema's kun je bij elke taak visueel de stappen of elk productontwikkelingsproces weergeven. Je kunt ze gebruiken om afhankelijkheden in kaart te brengen en ervoor te zorgen dat je planning aansluit bij je strategische doelen.
Iedereen eenvoudig bij retrospectieven betrekken
Na elke werkiteratie is het belangrijk om retrospectieven te houden, een veelvoorkomend proces in agile softwareontwikkeling waarbij teams elk project beoordelen om te zien wat goed is gegaan en wat niet.
Confluence-whiteboards kunnen ook helpen bij dit proces. Nogmaals, er zijn genoeg sjablonen voor whiteboard-retrospectieven om uit te kiezen.
Je kunt de eenvoudige retrospectievensjabloon gebruiken om de mening van teamleden te peilen over wat er goed ging bij recente productontwikkelingsprocessen en wat volgens hen verbeterd kon worden.
Met deze sjabloon kunnen teams ook acties voorstellen waarvan zij denken dat ze kunnen helpen bij toekomstige prioritering en planningssessies.
Je kunt ook de retrospectief voor vier L's gebruiken voor vergelijkbare resultaten. De sjabloon is heel eenvoudig om te gebruiken. Teamleden zeggen wat ze leuk en niet leuk vonden, wat ze hebben geleerd en wat ze graag willen zien tijdens een project.
There’s also the sailboat retrospective template. This template allows team members to provide their input on what slowed down the project and what could have sped it up by placing sticky notes on relevant sections of the template. The front of the sailboat houses the work items that obstruct progress, while the wind in the sails represents ideas that could have sped up processes.
Whiteboard-sjablonen bieden verschillende benaderingen die kunnen helpen voorkomen dat je retrospectieve processen stagneren en saai worden.
Try our Product Management templates
Use Confluence to get a head start on your team's projects and docs.
Teamposters voor beter teamwerk
Zo maak je teamposters aan op Confluence en bevorder je de samenwerking.