Automatyzacja przepływu pracy dotyczącego treści za pomocą Confluence i Rovo
Drobne codzienne zadania — takie jak aktualizacje strony i sprawdzanie statusu — mogą wydawać się mało istotne. Z biegiem czasu zmniejszają one jednak produktywność. Gdy przemnożymy to przez wszystkich pracowników w zespole, okaże się, że mamy do czynienia z marnotrawieniem całych dni roboczych. Rezultatem są wolniejsze postępy, więcej błędów i wypalenie.
Automatyzacja rutynowych zadań pozwala zaoszczędzić czas, który można wykorzystać na pracę o większym znaczeniu. Dzięki automatyzacji Confluence bez konieczności kodowania i wsparciu sztucznej inteligencji Rovo Twój zespół może uprościć przepływy pracy i płynne realizować projekty.
Automatyzacja i sztuczna inteligencja w Confluence
Automatyzacja wykonuje powtarzalne zadania — takie jak archiwizacja lub powiadamianie — dzięki czemu zespół może skupić się na tym, co ważne. Sztuczna inteligencja idzie o krok dalej, uzupełniając przepływ pracy o generowanie treści i kontekstowe sugestie.
Reguły automatyzacji w Confluence pozwalają na czyszczenie nieaktywnych stron, wysyłanie przypomnień o zbliżających się terminach lub uruchamianie zatwierdzeń w przypadku aktualizacji treści. Reguły te nie wymagają kodowania i można je skonfigurować w ciągu kilku minut.
Rovo dodaje warstwę sztucznej inteligencji, która interpretuje instrukcje, pisze treści, tłumaczy dokumenty i streszcza opinie. Dzięki temu praca ręczna zamienia się w zautomatyzowane analizy.
Wspólnie narzędzia te przekształcają Confluence w przestrzeń roboczą, która sama się aktualizuje, porządkuje treści i oznacza zgłoszenia — bez konieczności ciągłej obsługi.
Automatyzacja rutynowych prac w Confluence
Automatyzacja Confluence pomaga zespołom działać szybciej dzięki eliminacji ręcznych zadań i poprawie spójności przepływów pracy. Wystarczy kilka kliknięć, aby utworzyć reguły pozwalające realizować projekty zgodnie z planem.
Oto jak zespoły z niej korzystają.
Automatyczne czyszczenie nieaktualnych treści
Przestarzałe treści, np. stare notatki dotyczące wprowadzenia produktu, zaniechane strategie czy zduplikowane dokumenty, zaśmiecają przestrzenie robocze. Z każdym kwartałem wyszukiwanie aktualnych informacji staje się coraz trudniejsze.
Automatyzacja Confluence pomaga utrzymać porządek w przestrzeni roboczej, automatycznie archiwizując nieaktualne strony po określonym okresie nieaktywności, np. sześciu miesiącach. Kierownicy projektów mogą uporządkować dokumenty po wydaniu produktu. Zespoły marketingowe mogą zakończyć stare kampanie zgodnie z ustalonym harmonogramem. Nie trzeba prowadzić kwartalnych audytów ani wykonywać prac ręcznych.
Z kolei dzięki regułom opartym na szablonach można automatycznie oznaczać nowe strony podczas ich tworzenia, co pozwala utrzymać porządek w bazie wiedzy już od pierwszego dnia.
Niech wszyscy będą na bieżąco
Luki informacyjne hamują prace. Kiedy zmieniają się terminy lub dokumenty są gotowe do przeglądu, zespoły pracujące asynchronicznie mogą łatwo przeoczyć taką aktualizację, co prowadzi do opóźnień w przeglądach i konieczności wykonania dodatkowych prac.
Automatyzacja Confluence wypełnia te luki. Możliwe jest wyzwalanie alertów, gdy strony zmieniają status z wersji roboczej na przegląd lub gdy treść nie była aktualizowana od kilku tygodni. Informacje te można przesłać przez Slacka, Jirę lub inne narzędzie, za pomocą którego komunikuje się zespół.
Przykładowo, rozproszony zespół może skonfigurować automatyzację, aby powiadamiać recenzentów w Slacku, gdy dokument specyfikacji osiągnie status „Gotowy do przeglądu”. Ta jedna zasada zmniejsza opóźnienia w działaniach następczych i utrzymuje pętle informacji zwrotnych, niezależnie od strefy czasowej.
Tworzenie powtarzalnych przepływów pracy
Powtarzające się projekty często zaczyna się od zera — nowe strony są tworzone ręcznie, nazewnictwo jest niespójne, a treść rozrzucona po różnych przestrzeniach. Bez standardowego procesu można pominąć ważne kroki, a prace ulegają spowolnieniu.
Automatyzacja Confluence pomaga zespołom skonfigurować systemy, które działają samodzielnie. Do wyzwolenia zatwierdzeń wystarczy jedno kliknięcie inteligentnego przycisku. Możliwe jest automatyczne generowanie szablonów projektów i uruchamianie nowych przestrzeni ze spójnie umieszczonymi odpowiednimi stronami.
Wyobraźmy sobie regionalny zespół marketingowy, który co miesiąc uruchamia kampanie. Dzięki automatyzacji każda nowa przestrzeń kampanii jest wstępnie wypełniona: briefy, osie czasu, listy kontrolne — wszystko jest gotowe. Sprawdzanie i zatwierdzanie odbywa się za każdym razem zgodnie z tym samym procesem. Projekty są spójne i realizuje się je płynnie.
Wykorzystanie Rovo do inteligentniejszej pracy
O ile automatyzacja zajmuje się powtarzalnymi zadaniami, Rovo wprowadza do tego inteligentne funkcje. Rozwiązanie to pomaga zespołom w szybszym tworzeniu treści, natychmiastowym uzyskiwaniu analiz i koordynacji prac bez dodatkowego ręcznego wysiłku.
Oto jak Rovo zwiększa wartość codziennej pracy
Generowanie treści za pomocą prostego promptu
Puste strony spowalniają prace zespołów. Z pomocą przychodzi Rovo, przekształcając prompty w ustrukturyzowane konspekty, podsumowania lub wersje robocze bezpośrednio w Confluence.
Przykładowo, po spotkaniu lider zespołu może polecić Rovo automatyczne wygenerowanie podsumowania i czynności do wykonania, a następnie rozesłać to podsumowanie do wszystkich e-mailem. Nie trzeba niczego pisać od zera, a zespół otrzymuje jasny przegląd i kolejne kroki, gotowe do udostępnienia.
Zespoły marketingowe mogą wykorzystać Rovo, aby przyspieszyć tworzenie treści na każdym etapie. Prompt taki jak „Streszczenie wprowadzenia produktu na rynek w 3. kwartale” pozwala uzyskać uporządkowany zarys odbiorców, komunikatów i kanałów. Po publikacji zespoły mogą poprosić Rovo o podsumowanie kampanii lub wersję roboczą dalszych treści — takich jak aktualizacja produktu lub newsletter.
Tworzenie automatyzacji za pomocą języka naturalnego
Automatyzacja Confluence ma ogromne możliwości, ale nie wszyscy wiedzą, od czego zacząć. Rovo to ułatwia, gdyż umożliwia opisanie oczekiwanych rezultatów osobom bez przygotowania technicznego.
Chcesz przypomnieć właścicielom treści, że dana strona nie była aktualizowana od kilku tygodni? Wystarczy wpisać polecenie: „Przypomnij właścicielowi treści, jeśli strona nie była zaktualizowana przez 14 dni”. Rovo zamienia język potoczny w aktywną regułę — nie musisz przechodzić przez kolejne menu ani znać logiki warunkowej. W efekcie więcej zespołów może samodzielnie automatyzować rutynowe prace.
Tłumaczenie stron dla globalnych zespołów
Powolne tłumaczenie opóźnia pracę międzynarodowych zespołów. Rovo eliminuje tę przeszkodę dzięki tłumaczeniu stron Confluence na wiele języków za jednym kliknięciem.
Wykorzystując do tłumaczenia agenta Rovo — globalnego tłumacza — zespół marketingowy może w kilka minut przetłumaczyć angielskie streszczenie kampanii na język hiszpański, japoński i niemiecki. Nie tylko przyspiesza to prace, ale także pomaga zachować spójność komunikatów w różnych regionach.
Koordynacja działań zespołów pracujących w różnych narzędziach
Zespoły produktowe i inżynieryjne muszą codziennie stawiać czoła wyzwaniom związanym z pracą z różnorodnymi narzędziami. Agent wymagań produktowych w Rovo pomaga wypełnić lukę poprzez generowanie wspólnej dokumentacji, która odzwierciedla aktualizacje zarówno w Jirze, jak i Confluence.
Po wprowadzeniu przez menedżera projektu wymagań w Jirze Rovo generuje odpowiednią stronę Confluence. Jeśli później zmieni się zakres lub historyjka, strona również zostanie zaktualizowana, dzięki czemu inżynierowie i interesariusze zawsze widzą te same informacje. Synchronizacja w czasie rzeczywistym zmniejsza zamieszanie, przyspiesza przeglądy i sprawia, że planowanie jest połączone z realizacją.
Przekształcenie informacji zwrotnej w analizy
Opinie klientów przekazywane wieloma kanałami jednocześnie mogą przytłaczać. Agent analiz opinii Rovo pomaga zespołom szybko sortować i streszczać zgłoszenia do pomocy technicznej, odpowiedzi na ankiety i recenzje, aby odkryć wzorce i priorytety.
Zespoły wsparcia mogą z łatwością grupować podobne zgłoszenia, a menedżerowie produktu — skanować je, aby wyłapać powtarzające się kwestie. Nie muszą już przekopywać się przez tysiące zgłoszeń — otrzymują raport o tym, czego klienci potrzebują, co nie działa i na czym należy się skupić.To ułatwia podejmowanie najważniejszych działań.
Automatyzacja a SI — dlaczego potrzebujesz obu
Pomyśl o automatyzacji Confluence jak o silniku. Napędza on Twoje przepływy pracy, uruchamiając reguły, wyzwalając zadania i utrzymując wszystko w ruchu. Rovo działa jak GPS, który pomaga Ci zachować właściwy kierunek dzięki sugestiom SI i wygenerowanym przez nią treściom.
Oto jak te dwa elementy się uzupełniają:
Automatyzacja Confluence
- Uruchamia zdefiniowane przepływy pracy
- Zmniejsza liczbę manualnych kroków
- Wysyła alerty i wyzwala zadania
SI Rovo
- Pomaga tworzyć i ulepszać przepływy pracy
- Sugeruje, streszcza i generuje treści
- Tłumaczy i analizuje opinie, przygotowuje wersje robocze
Każde z narzędzi jest potężne samo w sobie. Połączone, pomagają zespołom posuwać pracę do przodu, zmniejszać liczbę czynności do ręcznego wykonania i zachować koordynację bez zwiększania złożoności.
Usprawnij w tym tygodniu jeden przepływ pracy
Najszybszym sposobem poprawy produktywności jest zautomatyzowanie procesów, które Cię spowalniają.
Nie potrzebujesz całkowitej restrukturyzacji. Wystarczy najpierw zidentyfikować swój przepływ idealny za pomocą szablonu przepływu pracy. Potem można rozpocząć od jednej poprawki, na przykład automatycznie zarchiwizować nieaktualne strony lub zautomatyzować kontakty z testerami. Rovo pomoże Ci zmienić rozproszone pomysły w ustrukturyzowane plany. Poświęcisz dzięki temu mniej czasu na wyszukiwanie aktualności, a więcej na efektywną, ważną dla zespołu pracę.
Wypróbuj automatyzacje Confluence i aktywuj Rovo, aby wyeliminować bezproduktywne zajęcia i szybciej posuwać projekty do przodu.
Szybka praca z tabelami
Dowiedz się, jak tworzyć i formatować tabele w Confluence.
Plakaty zespołów usprawniające współpracę
Dowiedz się, jak tworzyć w Confluence plakaty zespołów wspierające współpracę.