Automatiseer je inhoudsworkflow met Confluence en Rovo
Kleine dagelijkse taken, zoals pagina-updates en statuscontroles, lijken misschien niet zo veel werk. Maar na verloop van tijd tasten ze onopvallend je productiviteit aan. Vermenigvuldig dat over een heel team, en je verliest hele werkdagen dankzij deze kleine taken. Het resultaat is een tragere voortgang, meer fouten en een uiteindelijke burn-out.
Het automatiseren van routinetaken maakt tijd vrij voor werk met veel impact. Met de automatisering zonder code van Confluence en de AI-support van Rovo kan je team workflows vereenvoudigen en projecten draaiende houden.
Automatisering en AI in Confluence
Automatisering verwerkt repetitieve taken, zoals archiveren of meldingen sturen, zodat je team zich kan concentreren op wat belangrijk is. AI gaat nog een stap verder en voegt inhoudsgeneratie en contextuele suggesties toe aan je workflow.
In Confluence kunnen automatiseringsregels inactieve pagina's opschonen, herinneringen sturen wanneer deadlines naderen, of goedkeuringen activeren wanneer de inhoud wordt bijgewerkt. Deze regels vereisen geen code en kunnen binnen enkele minuten worden ingesteld.
Rovo voegt een laag AI toe die instructies interpreteert, inhoud schrijft, documenten vertaalt en feedback samenvat. Het zet handmatig werk om in geautomatiseerde inzichten.
Samen transformeren deze tools Confluence in een workspace die zichzelf bijwerkt, inhoud organiseert en problemen signaleert — zonder constant onderhoud.
Automatiseer routinewerk in Confluence
Confluence-automatisering helpt teams sneller te handelen door handmatige stappen te elimineren en workflows consistent te maken. Met slechts een paar klikken kun je buildregels maken die projecten op schema houden.
Zo zetten teams het aan het werk.
Schoon verouderde inhoud automatisch op
Verouderde inhoud verstopt elke workspace met bijvoorbeeld oude notities over de lancering, vergeten strategieën, dubbele documenten. Zoeken naar actuele informatie wordt zo elk kwartaal moeilijker.
Confluence-automatisering helpt je workspace georganiseerd te houden door verouderde pagina's automatisch te archiveren na een bepaalde periode van inactiviteit, bijvoorbeeld na zes maanden. Projectmanagers kunnen de lanceringsdocumenten na de release opschonen. Marketingteams kunnen oude campagnes volgens een vast schema stopzetten. Zonder dat er driemaandelijkse audits of handmatig werk nodig zijn.
En dankzij de regels op basis van sjablonen kunnen nieuwe pagina's automatisch worden gelabeld wanneer ze worden aangemaakt, zodat je kennisdatabase vanaf de eerste dag geordend blijft.
Houd iedereen op de hoogte
Hiaten in de informatie doorbreken het momentum. Als deadlines verschuiven of documenten klaar zijn om te worden beoordeeld, missen asynchrone teams vaak de update, wat leidt tot vertragingen bij de beoordeling en overbodig werk.
Confluence-automatisering overbrugt die hiaten. Trigger waarschuwingen wanneer pagina's van 'Concept' naar 'Beoordeling' gaan, of wanneer de inhoud al weken niet is bijgewerkt. Stuur die updates naar Slack, Jira of waar je team ook communiceert.
Een verspreid team kan bijvoorbeeld een automatisering instellen om beoordelaars in Slack op de hoogte te stellen wanneer een specificatiedocument de status 'Klaar voor beoordeling' krijgt. Deze ene regel vermindert vertragingen bij de vervolgstappen en zorgt ervoor dat de feedbackloops in beweging blijven, ongeacht de tijdzone.
Bouw herhaalbare workflows
Terugkerende projecten beginnen vaak helemaal opnieuw: nieuwe pagina's die handmatig worden aangemaakt, inconsistente naamgeving en verspreide inhoud over verschillende spaces. Zonder een standaardproces worden belangrijke stappen overgeslagen en wordt de voortgang vertraagd.
Confluence-automatisering helpt teams bij het opzetten van systemen die op zichzelf draaien. Slimme knoppen kunnen goedkeuringen met één klik triggeren. Genereer automatisch projectsjablonen en lanceer elke keer nieuwe spaces met de juiste pagina's die al aanwezig zijn.
Stel je eens voor: een regionaal marketingteam dat elke maand campagnes lanceert. Dankzij automatisering wordt elke nieuwe campagnespace vooraf ingevuld: briefings, tijdlijnen, checklists, allemaal klaar voor gebruik. Beoordeling en goedkeuringen volgen elke keer hetzelfde proces. Projecten zijn consistent en verlopen soepel.
Gebruik Rovo om slimmer te werken
Waar automatisering de herhaaldelijke taken afhandelt, creëert Rovo intelligentie. Het helpt teams om sneller inhoud aan te maken, inzichten direct naar boven te halen en op één lijn te blijven zonder extra handmatige inspanningen.
Zo voegt Rovo waarde toe aan het dagelijkse werk
Genereer inhoud met een simpele prompt
Lege pagina's vertragen teams. Rovo helpt door prompts rechtstreeks in Confluence om te zetten in gestructureerde overzichten, samenvattingen of concepten.
Na een vergadering kan een teamlead Rovo bijvoorbeeld vragen om automatisch een samenvatting en actie-items te genereren en die samenvatting vervolgens via e-mail te delen om iedereen op één lijn te houden. In plaats van vanaf het begin alles op te schrijven, krijgt het team een duidelijk overzicht en de vervolgstappen die meteen kunnen worden gedeeld.
Marketingteams kunnen Rovo gebruiken om het aanmaken van inhoud in elke fase te versnellen. Een prompt zoals 'briefing over de productlancering van het derde kwartaal' leidt tot een gestructureerd overzicht voor het publiek, de berichten en de kanalen. Na publicatie kunnen teams Rovo vragen om de campagne samen te vatten of vervolginhoud op te stellen, zoals een productupdate of een nieuwsbrief.
Maak automatiseringen aan met natuurlijke taal
Confluence-automatisering is krachtig, maar niet iedereen weet waar te beginnen. Rovo maakt het makkelijker door je te laten beschrijven wat je wilt. Hiervoor is geen technische configuratie nodig.
Wil je de eigenaren van de inhoud een herinnering sturen wanneer een pagina al een paar weken niet is bijgewerkt? Typ dan de aanvraag: 'Stuur de eigenaar van de inhoud een herinnering wanneer een pagina 14 dagen niet is bijgewerkt.' Rovo maakt van eenvoudige taal een actieve regel. Je hoeft niet door menu's te navigeren of de voorwaardelogica te begrijpen. Hierdoor kunnen meer teams hun routinewerk zelf automatiseren.
Vertaal pagina's voor wereldwijde teams
Een trage vertaling vertraagt internationaal werk. Rovo haalt de vertraging weg door Confluence-pagina's met één klik in meerdere talen te lokaliseren.
Met behulp van de Rovo-Agent, Global Translator, kan een marketingteam binnen enkele minuten een Engelse campagnebriefing vertalen naar het Spaans, Japans en Duits. Dit versnelt niet alleen het werk, maar helpt ook om de berichtgeving consistent te houden in alle regio's.
Houd teams op één lijn in verschillende tools
Voor product- en engineeringteams is het een dagelijkse uitdaging om alle tools op één lijn te houden. De Product Requirements Agent helpt de kloof te overbruggen door gedeelde documentatie te genereren waarin updates in zowel Jira als Confluence worden weergegeven.
Wanneer een projectmanager vereisten invoert in Jira, genereert Rovo een bijbehorende Confluence-pagina. Als de scope of story later verandert, wordt de pagina ook bijgewerkt, zodat engineers en belanghebbenden altijd dezelfde informatie zien. Synchronisatie in realtime vermindert verwarring, versnelt beoordelingen en houdt de planning gekoppeld aan de uitvoering
Zet feedback om in inzichten
Feedback van klanten kan overweldigend zijn als deze via meerdere kanalen binnenstroomt. De Feedback Analyst Agent van Rovo helpt teams om snel supporttickets, antwoorden op enquêtes en beoordelingen te sorteren en samen te vatten om patronen en prioriteiten aan het licht te brengen.
Supportteams kunnen soortgelijke verzoeken eenvoudig groeperen; productmanagers kunnen scannen om terugkerende thema's te herkennen. In plaats van honderden tickets te doorzoeken, krijgen ze een rapport over wat klanten willen, wat er niet meer werkt en waar ze zich op moeten concentreren, waardoor het eenvoudiger wordt om actie te ondernemen waar het telt.
Automatisering versus AI: waarom je beide nodig hebt
Zie Confluence-automatisering als je motor: hij ondersteunt je workflows door regels uit te voeren, taken te activeren en dingen in beweging te houden. Rovo fungeert als de GPS en helpt je de juiste richting te bepalen met suggesties op basis van AI en het genereren van inhoud.
Zo vullen ze elkaar aan:
Automatisering van Confluence
- Voert workflows uit die jij definieert
- Vermindert het aantal handmatige stappen
- Stuurt waarschuwingen en activeert taken
Rovo AI
- Helpt bij het creëren en verbeteren van workflows
- Stelt inhoud voor, vat deze samen en genereert deze
- Vertaalt, stelt feedback op en analyseert deze
Elke tool is op zichzelf al krachtig. Als ze samen worden gebruikt, helpen ze teams om hun werk vooruit te krijgen, minder handmatige inspanningen te doen en op één lijn te blijven, zonder toegevoegde complexiteit.
Stroomlijn deze week één workflow
De snelste manier om de productiviteit te verhogen, is door te automatiseren wat je vertraagt.
Je hebt geen volledige revisie nodig. Identificeer eerst je ideale workflow met behulp van de Workflow-sjabloon. Begin dan met één oplossing, zoals het automatisch archiveren van verouderde pagina's of het aansturen van beoordelaars. Gebruik Rovo om verspreide ideeën om te zetten in gestructureerde plannen. Je gaat minder tijd besteden aan het zoeken naar updates en meer tijd aan belangrijk werk waar je team om geeft.
Probeer Confluence-automatisering en activeer Rovo om het drukke werk weg te nemen en projecten sneller vooruit te helpen.
Maak snel werk van tabellen
Ontdek hoe je tabellen kunt maken en opmaken in Confluence.
Teamposters voor beter teamwerk
Zo maak je teamposters aan op Confluence en bevorder je de samenwerking.