팀의 작업 수용량을 최적화하려는 프로젝트 관리자는 계획 템플릿을 활용하는 것이 좋습니다. 템플릿을 사용하는 단계는 다음과 같습니다. 

팀을 모아 작업 수용량에 대해 논의하기 전에 작업 수용량 계획 템플릿을 사용하여 업무 프로젝트, 관리 작업, 점심 시간 등의 주간 활동을 기록하도록 요청합니다. 

그런 다음 각 작업에 주당 소요 시간을 추정해 보도록 합니다. 이러한 방식으로 팀원들이 일정, 이메일, 채팅, 티켓 등을 참조하여 자신의 워크로드 작업 수용량을 정확히 파악할 수 있습니다.

팀원들에게 작업 수용량 계획 템플릿을 사용하여 근무 주간을 체계화할 시간을 준 후에 팀 미팅을 진행합니다. 먼저 팀의 역량에 대해 논의하는 이유를 설명하세요. 

새 프로젝트를 준비하십니까? 새 팀원을 온보딩할 방법을 찾고 계십니까? 아니면 단순히 명확한 경계를 설정하려는 목표가 있으십니까? 목적을 명확히 하면 모두가 목표를 이해할 수 있으며 거리낌 없이 근무 시간 및 가용성에 대해 개방적이고 솔직하게 논의할 수 있습니다.

이제 모든 팀원이 각자의 총 활동 시간을 집계할 차례입니다. 각 팀원이 관리 업무부터 휴식 시간에 이르기까지 근무 주간 내내 수행한 모든 일반적인 활동을 포함하도록 하세요. 이 포괄적 보기를 통해 프로젝트 관리자가 각 팀원의 총 근무 시간을 파악할 수 있습니다.

다음으로 프로젝트 관련 시간을 총 근무 시간으로 나누어 각 팀원이 프로젝트에 소요한 시간의 비율을 계산합니다. 이 분석을 통해 팀원들이 프로젝트 업무에 얼마나 많은 시간을 할애하는지에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

잠시 시간을 내어 팀과 함께 이 수치에 대해 논의해 보세요. 근무 시간이 기대치와 일치합니까? 산출된 비율이 팀의 목표와 정렬됩니까? 관리 업무와 같이 프로젝트와 관련 없는 작업에 지나치게 많은 시간을 할애하는 등의 예상치 못한 불균형이 있습니까? 

이러한 열린 대화를 통해 프로젝트 관리자는 조정해야 할 영역을 파악하고 그에 따라 팀의 시간을 최적화할 수 있습니다.

계획 템플릿 표에는 각 팀원의 이름, 역할, 프로젝트에 할애한 주당 시간의 비율, 프로젝트에 할당된 주당 총 시간을 포함합니다. 팀의 작업 수용량을 완벽하게 파악하려면 역할이 비슷한 개인을 모아 그룹으로 묶습니다. 

각 역할의 시간을 집계하여 엔지니어 및 데이터 분석가와 같이 특정 직책에 있는 전문가가 프로젝트에 소요한 총 시간을 확인할 수 있습니다. 이 접근 방식은 각 전문가가 프로젝트 관련 활동에 얼마나 많은 시간을 할애하는지 명확히 보여줍니다.

이제 팀의 역량을 더욱 명확하게 파악했으니 이 정보를 활용하여 프로젝트 계획에 관해 정보에 기반한 의사 결정을 내리세요. 관리자는 작업 수용량 계획 템플릿에서 수집한 인사이트를 통해 각 팀원의 스킬을 특정 작업에 효과적으로 정렬할 수 있습니다. 

이러한 접근 방식은 팀원들에게 과중한 업무가 할당되어 무리하게 많은 작업을 맡지 않도록 해주므로 팀원들은 스트레스 및 번아웃에서 벗어날 수 있습니다. 작업 수용량 계획 템플릿을 활용하면 워크로드를 더 효과적으로 분배하고 팀 성과를 향상하며 보다 건강한 업무 환경을 조성할 수 있습니다.