12 nozioni e principi di gestione dei progetti

PUNTI CHIAVE

• I principi di gestione dei progetti forniscono ai team un framework coerente per pianificare, eseguire, monitorare e chiudere i progetti

• Concetti fondamentali come mantenere ruoli chiari e concentrarsi sull'offerta di valore si applicano in tutti i settori e a tutte le metodologie

• Seguire questi principi migliora le probabilità di riuscita dei progetti e contribuisce a creare una cultura della responsabilità

• Usa questi principi per valutare le pratiche attuali e individuare le possibili aree di miglioramento del team

Una gestione dei progetti efficace è alla base di ogni organizzazione di successo. Dietro ogni importante iniziativa aziendale c'è una serie di progetti che ne determina il progresso e fornisce valore.

Tuttavia, per ottenere risultati straordinari servono più di semplici fogli di calcolo, matrici RACI o della riunione occasionale del team. La vera riuscita di un progetto dipende da un flusso di lavoro trasparente e ben definito e da una collaborazione fluida tra team e figure con ruoli diversi.

Le strategie più affidabili si basano su una serie di principi guida di gestione dei progetti che favoriscono la chiarezza, la coerenza e il lavoro di squadra. 

In questa guida esploreremo 12 principi essenziali di gestione dei progetti che offrono un framework solido ma adattabile a qualsiasi team. Adottando questi principi, la tua organizzazione potrà pianificare, eseguire il lavoro e offrire risultati con sicurezza e coerenza.

Quali sono i principi della gestione dei progetti?

I principi della gestione dei progetti sono le linee guida fondamentali che i team usano per pianificare, eseguire, monitorare e completare i progetti. Definiscono le modalità in cui viene strutturato il lavoro, vengono prese le decisioni e i team rimangono allineati dall'avvio fino alla chiusura.

I principi sono più ampi di qualsiasi metodologia di gestione dei progetti presa singolarmente. 

Che il tuo team lavori con sprint Agile, segua un modello a cascata, utilizzi il metodo Kanban o adotti un approccio ibrido, vengono applicati gli stessi principi fondamentali. Questi offrono ai team un framework operativo condiviso, indipendentemente da come scelgono di organizzare il lavoro.

In termini pratici, i principi di gestione dei progetti aiutano i team a rispondere a domande come:

• Quale obiettivo vogliamo raggiungere?

• Chi è responsabile di ogni parte del lavoro?

• Come gestiremo ambito, rischi e modifiche?

• Come misureremo il successo

• Come documenteremo le lezioni apprese per il futuro?

Principi di gestione dei progetti e fasi della gestione dei progetti

Laddove i principi sono le linee guida che definiscono come lavora un team,le fasi della gestione del progetto descrivono quando viene svolto il lavoro. Sono le fasi sequenziali che si susseguono dall'avvio del progetto alla sua chiusura.

I principi guidano il processo decisionale in ogni fase, mentre le fasi forniscono la timeline del progetto strutturale che consente di mantenere il lavoro in linea con gli obiettivi.

Uno sguardo sui 12 principi di gestione dei progetti

Ecco una rapida panoramica di tutti e 12 i principi e di ciò che consentono di fare ai team:

12 principi fondamentali per la gestione dei progetti

Un piano di progetto ben congegnato fornisce tutte le informazioni necessarie per realizzare un progetto dall'inizio fino al completamento e alla valutazione.

Indipendentemente dalla metodologia che utilizzi, il tuo approccio deve soddisfare i requisiti del progetto, le aspettative degli stakeholder e le esigenze e gli obiettivi aziendali. L'applicazione di questi 12 principi essenziali di gestione può contribuire a garantire il successo del tuo progetto.

1. Stabilire la struttura del progetto

Prima che abbia inizio qualsiasi lavoro, un progetto deve avere una struttura chiara che tutte le persone coinvolte (membri del team e stakeholder) possano valutare e usare come riferimento. Questa struttura deve definire cosa include il progetto e, aspetto altrettanto importante, cosa non include.

Una struttura di progetto ben definita in genere definisce le milestone del progetto, l'ambito, la timeline, gli stakeholder, i deliverable, il budget e i limiti. 

Documentare tutto questo in unmodello di piano di progetto o in una carta del progetto offre al team un'unica origine di riferimento fin dal primo giorno e riduce il rischio di disallineamento in seguito.

2. Definire gli scopi e gli obiettivi del progetto

Definire gli scopi e gli obiettivi del progetto è essenziale per stabilirne la struttura e ottenere il supporto del team di gestione e degli stakeholder.

Stabilisci chiaramente gli scopi specifici del progetto e assicurati che siano in linea con gli obiettivi generali dell'azienda. Definire chiaramente gliobiettivi durante la fase di pianificazione consente inoltre ai team di stabilire le priorità in maniera più efficiente quando le risorse sono limitate. 

Il tuo software di gestione dei progetti deve collegare direttamente gli obiettivi ai ticket, in modo che tutte le persone coinvolte capiscano come i propri task si collegano al quadro generale. Per i team che usano gli OKR, questi esempi di OKR aiutano a rendere gli obiettivi concreti, misurabili e attuabili.

3. Trovare uno sponsor per il progetto

La collaborazione degli sponsor è fondamentale per la buona riuscita di un progetto. Uno sponsor del progetto fornisce supporto a livello esecutivo, elimina i bloccanti organizzativi e offre le risorse di cui i team hanno bisogno per andare avanti.

Lo sponsor in genere non è coinvolto nella gestione quotidiana, ma svolge un ruolo diretto nelle decisioni generali e nelle escalation. Ecco dove offre supporto in genere uno sponsor di progetto:

• Approvazione dell'ambito e dei criteri che definiscono la buona riuscita di un progetto: conferma che i limiti del progetto e la definizione di "progetto riuscito" siano allineati alle priorità aziendali.

• Eliminazione dei principali bloccanti: interviene per liberare il percorso quando i team riscontrano problemi che non sono risolvibili a livello di progetto.

• Comunicazione del valore del progetto alla leadership: funge da figura di riferimento, mantenendo dirigenti e responsabili informati e coinvolti.

• Supporto delle decisioni su budget o risorse: sa quando è necessario un investimento aggiuntivo.

Descrivi lo sponsor del progetto e il suo ruolo in un documento di avvio del progetto, in modo che tutto il team comprenda la gerarchia decisionale fin dall'inizio. Per iniziare più velocemente, usa un modello gratuito di carta del progetto per connettere il tuo team e definire aspettative chiare per i lavori di maggiore impatto.

4. Chiarire i ruoli e le responsabilità

Ruoli e responsabilità varieranno in base ai requisiti aziendali, alle aspettative degli stakeholder e alle risorse disponibili. Definire chiaramente questi ruoli, e farlo fin dall'inizio, garantisce una collaborazione efficace ed evita lavori duplicati.

I progetti procedono più rapidamente quando tutte le persone sanno chi è responsabile di decisioni, task, revisioni e approvazioni. Un grafico RACI è un modo pratico per rendere queste informazioni visibili.

Viene fornita un'indicazione chiara di chi ha il ruolo di Responsabile (Responsible), Responsabile dell'approvazione (Accountable), Persona consultata (Consulted) e Persona informata (Informed). 

Ad esempio, il lancio di un contenuto potrebbe avere la persona che scrive come Responsabile, il responsabile del marketing come Responsabile dell'approvazione, il team legale come Persone consultate e il team più ampio come Persone informate. Questo livello di chiarezza elimina ogni dubbio e permette al lavoro di avanzare.

5. Rafforzare la responsabilità del team

Responsabilità dell'approvazione significa che ogni lavoro ha un responsabile visibile, una scadenza chiara e un modo per monitorare l'avanzamento. Non si tratta tanto di supervisione, quanto di un impegno condiviso nel portare avanti il lavoro.

Ciò significa che l'intero team sa quali sono le aspettative e può vedere come sta procedendo il lavoro. Con strumenti come Jira, per i team è facile integrare la responsabilità dell'approvazione nei flussi di lavoro: 

• Responsabilità del task: assegnare i task a persone specifiche elimina qualsiasi ambiguità su chi è responsabile di cosa.

• Scadenze e aggiornamenti dello stato: scadenze chiare e controlli regolari dello stato del lavoro offrono al team una visione condivisa della situazione.

• Board Kanban: visualizzare il lavoro in corso consente ai team di individuare i colli di bottiglia prima che diventino bloccanti.

• Reporting della dashboard: le viste aggregate dell'avanzamento, dei bloccanti e delle percentuali di completamento mantengono informati sia il team sia gli stakeholder.

6. Gestire l'ambito del progetto e le relative modifiche

L'adattabilità è fondamentale per tutto il ciclo di vita di un progetto. Obiettivi, esigenze, aspettative, persone disponibili e risorse possono cambiare in qualsiasi momento.

Per questo motivo, ogni piano dovrebbe includere una strategia chiara per gestire l'ambito del progetto e rispondere ai cambiamenti. Lo slittamento dell'ambito si verifica quando a un progetto vengono aggiunti lavori non pianificati senza una modifica adeguata alla timeline, al budget o alle risorse. 

Spesso inizia come una piccola modifica, magari con la richiesta di una funzionalità in più o un ulteriore deliverable, ma la portata può espandersi rapidamente. Un modello di ambito del progetto consente ai team di definire in anticipo deliverable, esclusioni, tempistiche, responsabilità e processi di approvazione.

In questo modo risulta più facile valutare le richieste di modifica man mano che si presentano. Abbinato a un piano di gestione delle modifiche, un ambito del progetto documentato in maniera chiara offre al team un modo strutturato per decidere se assorbire, rinviare o rifiutare nuovo lavoro.

7. Creare un piano di gestione dei rischi

Basta poco perché una situazione di rischio metta a repentaglio un progetto, se non addirittura l'azienda stessa. I piani di gestione dei progetti devono includere strategie complete per identificare, valutare e ridurre al minimo i rischi del progetto. 

Rivedi e aggiorna regolarmente il piano di gestione dei rischi man mano che il progetto procede. Tra le categorie di rischio più comuni da considerare nella pianificazione vi sono:

• Rischi relativi alla timeline: dipendenze, ritardi o stima errata dello sforzo richiesto che possono far slittare le milestone.

• Rischi relativi alle risorse: disponibilità del team, sostituzione dei membri del team o lacune nelle competenze che influiscono sulla capacità.

• Rischi relativi al budget: sforamento dei costi, modifiche dell'ambito o spese impreviste.

• Rischi tecnici: limitazioni del sistema, errori nelle integrazioni o debito tecnico.

• Rischi relativi agli stakeholder o alle approvazioni: ritardi decisionali, priorità che cambiano o aspettative non allineate.

Per ogni rischio, valuta la probabilità, il potenziale impatto, chi ne è responsabile e qual è il piano di mitigazione. Unregistro dei rischi e unamatrice dei rischi sono strumenti pratici per mantenere tutto organizzato e visibile al team.

8. Monitora l'avanzamento del progetto

Un altro principio essenziale della gestione dei progetti è monitorare l’avanzamento in ogni fase. Stabilisci indicatori di prestazioni chiave (KPI) per semplificare la misurazione dei progressi verso gli obiettivi stabiliti. 

Il tuo piano deve includere anche un sistema per monitorare, valutare e comunicare regolarmente l’avanzamento. Ecco cosa i team dovrebbero monitorare in ogni fase:

• Stato dell’attività: gli elementi procedono nel flusso di lavoro come previsto?

• Milestone: Il team sta raggiungendo i traguardi principali nei tempi previsti?

• Modifiche alla sequenza temporale del progetto: Ci sono dipendenze che sono state spostate o ritardate?

• Blocchi: Cosa sta impedendo l'avanzamento e come viene risolto?

• Vincoli di budget o di risorse: Il progetto sta procedendo come previsto dal punto di vista finanziario e della capacità?

Viste diverse supportano esigenze di monitoraggio diverse.Il monitoraggio del progetto con le bacheche Kanban funziona bene per la visibilità del flusso di lavoro. 

Valuta le viste della sequenza temporale per gestire dipendenze e pianificazione, le viste del calendario per mostrare le scadenze imminenti e le dashboard per fare report sull'avanzamento alle parti interessate.

9. Prioritizza un'offerta concreta di valore

L'obiettivo di ogni progetto è creare valore per gli stakeholder e per l'azienda in generale. Dai la massima priorità ai task che contribuiscono al successo del progetto. 

Questo principio prevede di includere metodi e strumenti che consentano al team di valutare e modificare continuamente le priorità in base alle esigenze degli stakeholder e agli obiettivi del progetto.

Un modo utile per stabilire le priorità è valutare il lavoro in base all'impatto, all'urgenza, all'impegno e all'allineamento con gli obiettivi del progetto. I task dall'impatto elevato ma dal basso impegno sono in genere i primi da affrontare. 

Il lavoro che non è chiaramente collegato agli obiettivi del progetto dovrebbe essere rimandato o eliminato del tutto. Mantenendo questa prospettiva sul lavoro per tutta la durata del progetto, i team possono rimanere concentrati su ciò che conta davvero.

10. Stabilire una baseline delle prestazioni

Una gestione efficace delle prestazioni è la chiave per il successo dei progetti. Stabilisci una base che ti consenta di valutare e monitorare i risultati del team e del progetto. 

Usa metriche specifiche per identificare le aree di miglioramento e individuare i risultati positivi. Alcune delle metriche base più utili sono:

• Tempistiche pianificate e reali: Il progetto sta procedendo secondo i tempi previsti?

• Variazione del budget: La spesa è in linea con la stima originale?

• Milestone completate: Il team ha raggiunto i checkpoint verso i quali si era impegnato?

• Utilizzo delle risorse: Il team sta lavorando a una capacità sostenibile e in linea con le aspettative?

• Criteri di qualità o di accettazione: Il lavoro soddisfa gli standard definiti all'inizio?

Il monitoraggio rispetto a una base di riferimento semplifica l'individuazione tempestiva delle deviazioni e ti permette di correggere la rotta prima che i piccoli scostamenti diventino problemi più grandi.

11. Finalizzare i deliverable del progetto

Per concludere con successo il progetto, completa tutti i task necessari definiti nel piano di progetto. Assicurati che tutti i deliverable soddisfino gli standard di qualità. 

Ottieni le necessarie approvazioni da parte degli stakeholder e dei manager. Chiudere il progetto significa anche verificare che il lavoro sia documentato e trasferito correttamente. 

Questo principio di gestione del progetto copre in genere quattro aree:

• Verificare che tutti i task siano completi: rivedi il piano di progetto e assicurati che ogni deliverable sia stato preso in considerazione.

• Controllare gli standard di qualità: assicurati che ogni deliverable soddisfi i criteri di accettazione stabiliti all'inizio del progetto.

• Ricevere l'approvazione degli stakeholder: ottieni la firma formale degli stakeholder e dei responsabili delle decisioni pertinenti.

• Archiviare la documentazione del progetto: archivia i documenti finali, le decisioni e le risorse in una posizione facilmente accessibile per riferimento futuro.

12. Documentare le lezioni apprese

Rifletti sui successi ottenuti e metti in evidenza i fattori chiave che contribuiscono ai risultati positivi. È altrettanto importante documentare ciò che hai appreso per applicarlo ai progetti futuri e promuovere un miglioramento continuo.

Le retrospettive di progetto sono un modo leggero e strutturato per acquisire questi insegnamenti. I team esaminano cosa è andato bene, cosa non ha funzionato e cosa fare in modo diverso la volta successiva. 

Questa documentazione diventa una risorsa per chiunque intraprenda un progetto simile in futuro. Le retrospettive regolari sono fra i fattori più evidenti che favoriscono il miglioramento continuo in tutti i team e tutte le organizzazioni.

Metti in pratica i principi di gestione dei progetti

I 12 principi riportati sopra offrono ai team un framework ripetibile per passare dall'avvio alla chiusura con chiarezza e coerenza. Funzionano indipendentemente dal settore, dalle dimensioni del team o dalla metodologia.

Confluence aiuta i team a documentare i piani di progetto, gli obiettivi, le decisioni e le retrospettive in un'unica posizione. Jira collega direttamente gli obiettivi al lavoro, con visualizzazioni timeline, calendario e Kanban per monitorare i progressi e creare report sui risultati. 

Insieme, offrono ai team tutto ciò di cui hanno bisogno per mettere in pratica questi principi fin dal primo giorno.

Prova Jira e Confluence gratuitamente per mettere in azione questi principi di gestione dei progetti. 

Domande frequenti sui principi di gestione dei progetti

Perché è essenziale avere un obiettivo di progetto chiaro?

Un obiettivo ben definito fornisce direzione e scopo, e garantisce che tutti i membri del team capiscano come si presenta il successo. Aiuta a orientare il processo decisionale e mantiene il progetto focalizzato sui risultati previsti.

In che modo la leadership influisce sui risultati del progetto?

Una leadership salda definisce il tono della collaborazione, della responsabilità e della motivazione all'interno del team. I leader efficaci aiutano a risolvere i conflitti, rimuovere gli ostacoli e mantenere l'allineamento tra il progetto e i suoi obiettivi.

Qual è l'importanza di adattare gli approcci di gestione dei progetti?

Ogni progetto è unico, quindi adattare principi e metodi alle dimensioni, alla complessità e al contesto aumenta le probabilità di successo. La personalizzazione garantisce che i processi siano efficienti e pertinenti, invece di essere rigidi o eccessivi.

Perché i progetti dovrebbero essere gestiti in fasi?

La suddivisione di un progetto in fasi consente di esaminare, adattare e verificare regolarmente i progressi. Questo approccio graduale aiuta a gestire il rischio e garantisce che ogni fase offra valore prima di andare avanti.

In che modo il coinvolgimento continuo degli stakeholder favorisce il successo del progetto?

Coinvolgere gli stakeholder durante tutto il progetto garantisce che le loro esigenze e aspettative siano comprese e soddisfatte. Un coinvolgimento continuo aiuta a creare fiducia e riduce il rischio di sorprese o resistenza nelle fasi finali.