Panoramica dei grafici PERT: cosa sono e come crearne uno

Cosa sono i grafici PERT?

I grafici PERT (dall'inglese Program Evaluation and Review Technique, tecnica di valutazione e revisione del programma) sono strumenti visivi nella gestione dei progetti che mappano le programmazioni dei progetti ed evidenziano il percorso critico. Utilizzando la formula PERT per stimare durate realistiche dei task, semplificano i progetti complessi e aiutano i team a rispettare tempi e budget.

Creati per la Marina degli Stati Uniti durante la Guerra Fredda, i grafici PERT sono strumenti efficaci per pianificare e organizzare progetti di ogni tipo, dimensione e grado di complessità. Fondamentalmente, un diagramma PERT aiuta i project manager a stimare il tempo necessario per completare un progetto considerando la durata di ogni attività e le rispettive interdipendenze.

I grafici PERT sono anche gradevoli dal punto di vista estetico perché illustrano in modo conciso le strutture complesse del progetto attraverso elementi visivi. Mappano l'ordine delle attività e ne evidenziano le connessioni utilizzando una rete di frecce e nodi.

Con l'aiuto di questa rappresentazione visiva, i project manager possono identificare i percorsi essenziali e la catena più lunga di attività interdipendenti, che alla fine determinano la durata totale del progetto. I manager possono garantire il completamento tempestivo del progetto concentrando le risorse sull'ottimizzazione di questi componenti fondamentali e sull'identificazione di questi percorsi essenziali.

Grafici PERT e diagrammi di Gantt a confronto

I grafici PERT e i diagrammi di Gantt sono preziosi strumenti per la gestione dei progetti che svolgono ruoli distinti ma complementari. I grafici PERT sono eccellenti per la visualizzazione delle dipendenze tra le attività e la stima delle tempistiche del progetto sulla base dei percorsi essenziali. Rappresentano il progetto come una rete, in cui le frecce sono le attività e i nodi indicano le milestone o i punti di completamento delle attività. Lo scopo principale è capire come le attività sono correlate e in che modo i ritardi in un'attività possono influire sui task successivi.

I diagrammi di Gantt, invece, si concentrano sulla pianificazione delle attività nel tempo. Immagina un grafico a barre che indichi le attività lungo l'asse verticale e il tempo lungo l'asse orizzontale. Una barra che si estende lungo l'arco temporale rappresenta ogni attività e indica il tempo di completamento previsto. Questa rappresentazione visiva consente ai project manager di identificare facilmente la durata delle attività, le sovrapposizioni e i potenziali conflitti di programmazione.

In sostanza, i grafici PERT forniscono una panoramica generale del flusso e del percorso più importante di un progetto, mentre i diagrammi di Gantt offrono una visione più dettagliata della pianificazione del progetto giorno per giorno. Sfruttando questi strumenti, i project manager acquisiscono una comprensione completa dei loro progetti, inclusi le dipendenze tra le attività e i tempi specifici assegnati a ciascuna di esse.

Come funziona un grafico PERT?

I componenti principali di un grafico PERT sono le attività, le dipendenze e il percorso essenziale. Le attività rappresentano i singoli task che i team devono completare all'interno di un progetto. Il grafico mostra queste attività come riquadri o cerchi all'interno del grafico. Le dipendenze illustrano le relazioni tra le attività, evidenziando quali di esse devono essere completate prima che altre possano essere iniziate. Le frecce collegano queste attività dipendenti, mostrando il flusso sequenziale del progetto.

Il percorso essenziale è l'elemento principale di un grafico PERT. Rappresenta la sequenza più lunga di attività dipendenti all'interno del progetto. Identificare il percorso essenziale è indispensabile perché in questo modo si calcola il tempo minimo necessario per completare il progetto. Possono esserci più percorsi in un grafico PERT, ma il percorso essenziale ha la durata complessiva più lunga. I ritardi in qualsiasi attività del percorso essenziale avranno un impatto diretto sulla scadenza del progetto.

Prendiamo come esempio un progetto di costruzione. Le fondamenta dell'edificio (attività A) devono essere completate prima di poter iniziare a costruire le pareti (attività B). Allo stesso modo, le pareti devono essere pronte prima di poter aggiungere il tetto (attività C). In questo scenario, le attività A, B e C costituirebbero il percorso essenziale, poiché dipendono tutte l'una dall'altra. La loro durata combinata determina il tempo minimo per completare la struttura dell'edificio.

I grafici PERT consentono di visualizzare queste dipendenze e individuare il percorso essenziale, così che i project manager possono identificare proattivamente i potenziali colli di bottiglia, allocare le risorse in modo strategico e garantire quindi il completamento tempestivo del progetto.

Quando usare un grafico PERT

I grafici PERT offrono vantaggi significativi in particolari tipi di progetti:

• Progetti complessi: quando si gestiscono progetti con numerose attività e dipendenze interconnesse, i grafici PERT sono ottimi per avere una panoramica sulla rete di attività. Spiegano chiaramente come si susseguono le attività e come i ritardi in un ambito possano avere un effetto domino sugli altri task del progetto.
• Progetti urgenti: i grafici PERT sono ideali per progetti con scadenze rigorose. Identificando il percorso essenziale, i project manager possono concentrarsi sull'ottimizzazione delle attività principali e sulla riduzione dei potenziali rischi che potrebbero portare a non rispettare la deadline prevista.
• Progetti con elementi incerti: i grafici PERT possono essere utili per progetti con incertezze intrinseche, come quelli che coinvolgono nuove tecnologie o dipendenze esterne. La capacità di tenere conto della durata stimata delle attività con scenari ottimistici, molto probabili e pessimistici consente flessibilità e aiuta a definire tempistiche di progetto realistiche.

Vantaggi dei grafici PERT

I grafici PERT offrono diversi vantaggi che li rendono strumenti preziosi per la gestione dei progetti:

• Chiarezza visiva: i grafici PERT forniscono una rappresentazione visiva chiara e concisa delle attività del progetto e delle loro dipendenze. Questo approccio visivo semplifica la comprensione del flusso complessivo del progetto, l'identificazione dei potenziali colli di bottiglia e la comunicazione dei piani di progetto agli stakeholder.
• Pianificazione migliorata: i grafici PERT consentono una migliore pianificazione del progetto evidenziando i percorsi essenziali e le dipendenze tra le attività. I project manager possono allocare le risorse in modo più efficace, concentrandosi sulle attività che influiscono in modo significativo sulla tempistica del progetto. Questa attenzione ai percorsi essenziali aiuta a garantire il completamento tempestivo del progetto.
• Flessibilità: i grafici PERT sono in grado di riflettere gli elementi incerti di un progetto. La capacità di tenere conto di stime ottimistiche, molto probabili e pessimistiche riguardo alla durata delle attività consente la definizione di tempistiche di progetto più realistiche. Questa flessibilità è fondamentale per adattare i piani man mano che il progetto avanza e si presentano ostacoli imprevisti.

Svantaggi dei grafici PERT

Sebbene i grafici PERT offrano vantaggi considerevoli, ci sono anche alcuni limiti da considerare:

• Complessità per progetti di grandi dimensioni: i grafici PERT possono diventare piuttosto complessi da realizzare e gestire nel caso di progetti con più attività e dipendenze complesse. La rappresentazione visiva può diventare confusa, rendendo difficile decifrare i collegamenti tra le attività e identificare i percorsi essenziali.
• Impegno di tempo: la creazione di un grafico PERT richiede un'analisi dettagliata delle attività del progetto e delle stime dei tempi per ciascuna attività. Questo processo può richiedere molto tempo, soprattutto nel caso di progetti più grandi. La raccolta di stime accurate dei tempi può comportare la consultazione dei membri del team e la considerazione dei dati di progetti simili svolti in passato.

Come creare un grafico PERT

Ora che sai cosa sono i grafici PERT e ne hai compreso i concetti fondamentali, questa sezione esaminerà i passaggi pratici per crearne uno, dall'identificazione delle attività al monitoraggio dei progressi.

Identifica i rischi

Individua le componenti del progetto. Il primo passo è elencare tutte le singole attività coinvolte nel progetto. Questo elenco completo è fondamentale, in quanto costituisce la base del grafico PERT.

Individua le dipendenze

Definisci le dipendenze tra le attività. Una volta creato l'elenco delle attività, analizza le relazioni tra ciascuna attività. Identifica quali attività devono essere completate prima che ne vengano iniziate altre. Questo processo si concretizza in un diagramma di flusso che mostra i requisiti di dipendenza e regola il piano generale del progetto man mano che le varie fasi vengono completate. Ricorda che queste dipendenze sono fondamentali per comprendere il flusso del progetto e individuare potenziali colli di bottiglia.

Collega il grafico

Crea una panoramica del percorso. Una volta definite le attività e le dipendenze, è il momento di creare una rappresentazione visiva del progetto. Sono disponibili vari strumenti per realizzare i grafici PERT, oppure puoi creare un diagramma manualmente utilizzando software come Microsoft Visio o anche una lavagna.

Stabilisci la timeline del progetto

Calcola le tempistiche. Dopo aver stabilito le attività e le relazioni di dipendenza, determina i punti chiave di controllo e la scadenza generale e traccia di conseguenza le allocazioni del progetto e delle risorse.

Supervisiona l'avanzamento delle attività

Porta a termine il progetto. Dopo aver mappato tutto, usa il grafico per monitorare i progressi complessivi. Il grafico PERT ti aiuterà a supervisionare l'avanzamento delle attività, a monitorarne la puntualità e a identificare eventuali ostacoli, e consentirà al team di adeguarsi secondo necessità per mantenere i progetti in linea con i tempi previsti.

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I grafici PERT sono per i project manager uno strumento utile per affrontare le complessità dei progetti. Comprendere le dipendenze tra le attività e identificare i percorsi essenziali consente di pianificare i progetti in modo ottimale, allocare efficacemente le risorse e garantire il completamento tempestivo.

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