Годовое планирование: ставим эффективные цели за шесть шагов

Четкий фокус и направление

Для большинства команд нередки конфликты приоритетов. При годовом планировании в ходе трудных, но необходимых дискуссий выделяется то, что действительно важно. Когда приоритеты четко расставлены заранее, организациям есть на что опереться при принятии решений в течение всего года.

Например, возьмем не очень крупную компанию по разработке ПО, которая запланировала на год три инициативы. Если в середине года вдруг появится возможность выгодного партнерства, то вместо того чтобы хвататься за нее без раздумий, им стоит проанализировать, как она соотносится с установленными в начале года приоритетами. Именно в этом и заключается дисциплина: отказаться от заманчивой возможности, которая в конечном итоге помешает достижению изначальной цели.

Улучшение тайм-менеджмента

Большинство организаций сходятся во мнении, что самый дефицитный ресурс — это время. Благодаря годовому планированию команды могут определить, что требует больше всего внимания, и распределить этот бесценный ресурс максимально эффективно.

Более того, в календаре планов на год сразу видны пересечения ключевых инициатив, из-за которых могут возникнуть узкие места. Такие конфликты лучше заметить на этапе планирования, чем когда сроки уже поджимают.

Принятие более эффективных решений

Когда приоритеты понятны, легче принимать решения. Так как критерии успеха уже известны, командам не нужно долго спорить о том, на какие проекты направить усилия в первую очередь.

Такая ясность помогает организациям работать быстрее. Вместо долгих прений по каждой появившейся возможности команды могут сразу понять, впишутся ли новые инициативы в их стратегические приоритеты.

Оптимизация ресурсов

Зачастую достижению амбициозных целей команд мешают ограниченные ресурсы. В процессе годового планирования можно честно обсудить имеющиеся ограничения. Анализ реального положения вещей помогает организациям не попасть в распространенную ловушку, когда они берут на себя большие обязательства при скромных ресурсах.

Целенаправленно выделяя ресурсы на первоочередные инициативы, команды намного повышают свои шансы на заметный прогресс. Вместо продвижения десятков проектов крошечными шагами они могут достичь весомых результатов в достижении самых важных целей.

Проанализируйте результаты предыдущего года

Прежде чем планировать, не поленитесь оглянуться в прошлое. Что получилось? Что не удалось? Пообщайтесь с сотрудниками своей организации, чтобы собрать разные мнения. Это поможет высветить моменты, которые в противном случае остались бы без внимания.

Однако исключительно на мнения полагаться не стоит. Внимательно изучите цифры, прочитайте отзывы клиентов, проанализируйте финансовые результаты и опросите сотрудников. Так можно обнаружить закономерности и тенденции, которые дадут опору для будущего планирования.

Ставьте четкие цели

Лучшие цели — те, которые стимулируют команду развиваться, не зацикливаясь на неудачах. Попробуйте такие системы структурирования, как формулирование SMART-целей или определение OKR. Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что все четко понимают, что считается успехом.

Никогда не забывайте: на самом деле целеполагание подразумевает определение того, от чего мы отказываемся. Большинство команд способны параллельно заниматься всего несколькими крупными инициативами, поэтому расставляйте приоритеты бескомпромиссно.

Составьте план действий

Качественный план действий увязывает амбициозные цели с обычными, повседневными задачами. Всему нужен срок. Переведите свои цели на язык планов с конкретными ответственными лицами и четкими сроками. Каждую крупную инициативу разложите на необходимые шаги, для каждого из которых укажите ответственного и срок выполнения. Чтобы избежать узких мест, сопоставьте зависимости между проектами и подробно распишите ресурсы, необходимые для успеха каждого из них.

Распределяйте ресурсы

Каждый проект должен чем-то подкрепляться. Подумайте, какие специалисты, финансовые средства и время потребуется для каждой части годового плана. Оценивайте свои возможности максимально объективно. Команды практически всегда переоценивают свои силы, в результате рано или поздно наступает выгорание и разочарование. Заложите некоторую свободу действий на случай непредвиденных проблем, которые непременно возникнут.

С помощью инструментов для управления проектами и методов планирования можно увидеть, где может возникнуть дефицит ресурсов. Это помогает заметить и устранить потенциальные проблемы еще до того, как они помешают выполнению проектов.

Отслеживайте прогресс

Составить план в январе и оставить его пылиться в столе до декабря — плохая идея. Регулярно проводите проверки, чтобы отследить прогресс по задачам и при необходимости внести коррективы.

Отслеживайте прогресс с той периодичностью, которая подходит вашей команде. Собрания раз в неделю помогают следить за повседневными задачами, ежемесячные встречи обычно посвящаются обсуждению проблем с конкретными инициативами. А вот целью ежеквартальных проверок уже становится оценка общего прогресса по отношению к целям на год.

Регулярное отслеживание прогресса предотвращает неприятные сюрпризы, когда вдруг оказывается, что вы далеко отклонились от курса, а возвращаться обратно уже поздно. Незначительные проблемы не перерастут в катастрофу, если их вовремя заметить и решить.

Обдумывайте и корректируйте

Планы — не каменные скрижали. Будьте готовы пересматривать их и менять свой подход при изменениях в организации.

Это не значит, что нужно опускать руки при первых же трудностях. Это значит, что нужно иметь достаточно смекалки, чтобы приспособиться к новому положению вещей, не отступая от основных целей. Продумывая изменения, заранее взвешивайте как неотложные потребности, так и долгосрочные цели.