Gestión de salida de los empleados: una guía para garantizar transiciones fluidas

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• Un proceso estructurado de gestión de salida de los empleados protege a tu empresa de los riesgos de seguridad y las carencias de conocimiento a la vez que te permite mantener relaciones positivas con los empleados que se van.

• La mayoría de las empresas carecen de procedimientos formales de gestión de salida, lo que conlleva que los antiguos empleados conserven el acceso a los sistemas, así como importantes vulnerabilidades de seguridad.

• Una lista de comprobación efectiva para la gestión de salida de los empleados abarca varios pasos críticos, desde la confirmación de los detalles de la salida hasta la finalización de las actualizaciones posteriores al fin de la relación laboral.

• Una gestión estratégica de salida de los empleados reduce los riesgos para la reputación y crea embajadores de marca que recomienden tu empresa a futuros candidatos y clientes.

Cuando un empleado deja la empresa, la forma en la que se va importa tanto como la manera en la que llegó. Un proceso de gestión de salida de los empleados bien planificado deja una última impresión positiva, protege los datos sensibles y garantiza el éxito del resto de tu equipo. Entonces, ¿por qué la mayoría de las organizaciones destinan una gran parte de sus esfuerzos a la incorporación de los nuevos empleados en lugar de a la gestión de las salidas?

Una gestión de salida de los empleados deficiente provoca problemas reales. Los antiguos empleados que conservan el acceso al sistema suponen una seria amenaza para la seguridad, mientras que los equipos que no disponen de un proceso de transferencia de conocimientos adecuado apenas pueden ser productivos. Además, los trabajadores que dejan la empresa y se sienten infravalorados pueden dañar tu imagen como empleador durante años.

Esta guía abarca todo lo que necesitas saber para crear un proceso fiable de gestión de salida de los empleados. Descubrirás lo que implica la gestión de salida de los empleados y cómo ejecutar cada paso de una lista de comprobación exhaustiva destinada a la ejecución de este proceso.

¿Qué es la gestión de salida de los empleados?

La gestión de salida de los empleados es el proceso de gestionar la salida de un empleado de una empresa; garantiza una transición fluida tanto para el empleado como para la empresa. Es lo opuesto a la incorporación de los empleados y resulta esencial para los procesos y las políticas de RR. HH.

El proceso de gestión de salida de los empleados generalmente comienza cuando alguien renuncia o recibe una notificación de despido. A partir de ese momento, los equipos de RR. HH. coordinan tareas a nivel de varios departamentos, como la recopilación de todo aquello que sea propiedad de la empresa, la transferencia de conocimiento, la revocación del acceso a los sistemas, la ejecución de entrevistas de salida y la gestión de la nómina final y las prestaciones.

Un marco completo de gestión de salida de los empleados abarca tanto los recursos humanos como los operativos. Las empresas necesitan recuperar sus activos, proteger sus datos y redistribuir las responsabilidades, así como mantener las relaciones, recopilar comentarios y dejar las puertas abiertas a futuras colaboraciones.

Diferencias entre el proceso de incorporación y de gestión de salida de los empleados

Mientras que el flujo de trabajo de incorporación sirve para dar la bienvenida a los empleados a tu organización, el proceso de gestión de salida los ayuda a irse con dignidad y sin apenas complicaciones. La incorporación se centra en la integración. Implica configurar cuentas, ofrecer formación, desarrollar vínculos y agilizar la productividad. Por el contrario, la gestión de salida de los empleados comprende tareas como la revocación de los accesos, la recopilación del conocimiento institucional y el cierre de las relaciones administrativas.

Una lista de comprobación para la incorporación suele tardar varias semanas o meses en completarse, ya que se desarrolla conforme los nuevos empleados van asumiendo responsabilidades. Por otra parte, la gestión de salida de los empleados suele ser un proceso mucho más rápido (a veces se lleva a cabo en tan solo unos días). Esta rapidez conlleva que la organización y la preparación sean esenciales.

Ambos procesos tienen la misma importancia en la gestión del ciclo de vida de los empleados. Una incorporación sólida prepara a las personas para el éxito durante el tiempo que permanezcan en la empresa. En cambio, una gestión de salida de los empleados bien estructurada protege a la organización tras la marcha de una persona; además, ayuda a mantener la relación más allá de la duración del empleo.

¿Por qué es importante la gestión de salida de los empleados para garantizar que las transiciones sean más fluidas?

• Mejor compromiso de los empleados: los procesos eficaces de gestión de salida son fundamentales para lograr un compromiso positivo por parte de los empleados. Los empleados que abandonan la empresa con sensaciones y experiencias positivas tienen más probabilidades de recomendarla a otros candidatos y clientes. 

• Menor riesgo para la reputación: los empleados cuyas experiencias de salida fueron negativas tienen más probabilidades de hablar de forma negativa sobre sus experiencias y sobre su antiguo empleador. Esto puede suponer un gran riesgo para la reputación de la empresa.

• Trabajadores más felices y productivos: la gestión de salida de los empleados puede afectar significativamente a la trayectoria de un empleado en la empresa. La gestión del personal, incluida la gestión de salida de los empleados, también puede afectar directamente a las interacciones y a la percepción de los empleados sobre la tecnología y los servicios que impulsan la empresa. ITIL, el marco de la biblioteca de infraestructuras de TI para la gestión del ciclo de vida de los servicios de TI, incluye una práctica de gestión del personal que aborda la gestión de salida de los empleados.

Además, según Zippia: 

• El 58 % de las empresas encuestadas cuenta con un proceso formal de incorporación, pero solo el 29 % tiene un proceso formal de gestión de salida de los empleados.

• El 98 % de los empleados cree que las aportaciones que hacen durante las entrevistas de salida son esenciales y pueden ser de utilidad para la empresa, pero solo entre el 30 y el 35 % participa en esas conversaciones en Internet. La participación presencial es de tan solo el 15 %.

• El 60 % de las filtraciones de datos se origina en una empresa, dos tercios de las cuales son maliciosas e intencionadas.

• El 89 % de los empleados que se marchan conserva el acceso a aplicaciones y datos privados en sus antiguos lugares de trabajo.

Cómo gestionar la salida de los empleados de forma eficaz: la lista de comprobación imprescindible

Esta lista de comprobación para la gestión de salida de los empleados proporciona un marco paso a paso que puedes tomar como referencia, independientemente del sector o el tamaño de tu empresa. Cada paso hace hincapié en la claridad, la conformidad y la necesidad de una transición fluida para proteger tanto a tu organización como al empleado que se marcha.

1. Confirma los detalles de la salida

Confirma la renuncia o el despido por escrito y define claramente la fecha de fin de la relación laboral. Esta documentación protege a todas las personas implicadas mediante la creación de un registro compartido de expectativas y plazos.

Revisa los contratos de trabajo, los plazos de preaviso y las obligaciones legales que pueden aplicarse a esta situación específica. Es posible que cada rol esté asociado con unos requisitos específicos en función de los acuerdos contractuales, los calendarios de adquisición de derechos o la normativa del sector. Definir debidamente estos detalles desde el principio evita confusiones y posibles problemas legales más adelante.

2. Coordina las comunicaciones con los equipos correspondientes

Una vez que se confirmen los detalles de la salida, notifica a todas las partes pertinentes, incluidos los equipos de RR. HH., TI y finanzas, así como los gerentes y la dirección. Cada departamento tiene asignadas unas responsabilidades específicas durante el proceso de gestión de salida de los empleados que se deben asumir de inmediato para respetar la fecha de fin de la relación laboral.

Define el momento oportuno para comunicárselo tanto a las partes internas como a las externas. Decide cuándo vas a informar al equipo inmediato del empleado que se marcha, cuándo vas a notificar al personal en general y si es necesario avisar a alguna parte interesada externa, como a clientes o socios. Un plan de comunicación claro evita confusiones y ayuda a todo el mundo a prepararse para la transición.

3. Cumple los requisitos de RR. HH. y de conformidad

Haz todos los cálculos relativos a la última remuneración, incluidas las vacaciones no disfrutadas, las primas, las comisiones y los reembolsos de gastos. Gestiona los cambios relativos a las prestaciones, como las notificaciones COBRA, las transferencias de cuentas de jubilación y las fechas de fin de cobertura del seguro de salud.

Reúne la documentación necesaria, como acuerdos de confidencialidad firmados, cláusulas de no competencia y los acuerdos de propiedad intelectual. Refuerza todo acuerdo posterior a la relación laboral que permanezca en vigor tras la marcha del empleado. Esta acción protege los intereses de tu empresa a la vez que garantiza que el empleado comprenda sus obligaciones subsistentes.

4. Planifica la transferencia del conocimiento

Documenta las responsabilidades, los flujos de trabajo y los conocimientos esenciales del empleado que deja la empresa antes de su salida. Esto incluye la documentación de los procesos, las actualizaciones de estado de los proyectos, los detalles relativos a las relaciones con los clientes y todo conocimiento especializado que se tenga que conservar.

Planifica reuniones de traspaso estructuradas entre el empleado que se marcha y la persona que asumirá sus responsabilidades. Asigna una responsabilidad clara a cada tarea y proyecto para que no se pase nada por alto. Una base de conocimientos puede servir de repositorio central para este conocimiento institucional.

5. Protege los activos y los accesos

Recopila todo aquello que sea propiedad de la empresa, incluidos portátiles, teléfonos, tabletas, tarjetas de acceso, tarjetas corporativas, llaves y cualquier otro activo físico. Crea una lista de comprobación de elementos que debes recuperar para que no se te pase ninguno.

Revoca o modifica el acceso al sistema y los permisos del empleado en todas las plataformas, incluidas las cuentas de correo electrónico, las aplicaciones de software, el acceso a las instalaciones, las credenciales de VPN y el almacenamiento en la nube. Un centro de asistencia puede agilizar las tareas de TI relacionadas con la gestión de salida de los empleados, mientras que las prácticas de ITSM ayudan a garantizar que no se pase por alto ningún punto de acceso durante esta etapa crítica para la seguridad.

6. Haz una entrevista de salida

Recopila comentarios sinceros sobre lo que ha supuesto para el empleado trabajar en tu empresa. Haz preguntas sobre lo que ha ido bien, lo que se podría mejorar, el motivo por el que ha decidido marcharse y qué podría haberle hecho cambiar de idea.

Utiliza estos datos relevantes para impulsar la mejora de la cultura empresarial, las estrategias de retención y los procesos operativos. Los datos extraídos de las entrevistas de salida resultan útiles si se analizan con el fin de identificar patrones en las diferentes salidas. Una solución dedicada a la experiencia de los empleados puede ayudarte a supervisar estos comentarios y actuar conforme a ellos sobre la base de un método sistemático.

7. Completa los pasos posteriores a la salida

Actualiza los organigramas, las estructuras de equipo y las relaciones jerárquicas para reflejar la salida del empleado. Redistribuye las responsabilidades asociadas con el trabajo y ajusta las asignaciones de proyectos según sea necesario.

Supervisa los problemas de seguridad, como los intentos de acceso no autorizado. Configura el reenvío de correo electrónico o las respuestas automáticas para redirigir las comunicaciones a los miembros del equipo adecuados. Completa las tareas de seguimiento finales, como el envío de los efectos personales, la entrega de cartas de referencia o la gestión de los trámites administrativos finales.

Prácticas recomendadas para una exitosa gestión de salida de los empleados

Una gestión de la salida de los empleados uniforme ayuda a que cada salida transcurra sin problemas. Estas prácticas reducen los errores y mejoran los resultados:

• Documenta tus procesos: crea procedimientos escritos de cada paso de la gestión de salida de los empleados para que cualquier persona de tu equipo pueda ejecutarlos correctamente. La documentación reduce los errores y garantiza que no se pase nada por alto durante el estrés de una salida.

• Estandariza los flujos de trabajo en todas las salidas: usa la misma lista de comprobación de gestión de salida de los empleados para cada salida, independientemente del rol o las circunstancias. La estandarización hace que tu proceso sea más eficaz y garantiza un trato justo para todos los empleados que se van.

• Prioriza la comunicación clara: mantén informadas a todas las partes interesadas durante todo el cronograma de la gestión de salida de los empleados. La ambigüedad genera ansiedad en los miembros restantes del equipo y puede hacer que los empleados que se van no se sientan respetados.

• Céntrate en la experiencia del empleado: trata a los empleados que se van con el mismo cuidado y la misma atención que brindas durante la incorporación. La forma en que alguien abandona un puesto de trabajo define a largo plazo la imagen de la empresa.

• Haz que la seguridad sea innegociable: la eliminación del acceso no puede esperar ni posponerse por inconveniencias. Cada hora que los antiguos empleados conservan las credenciales del sistema aumenta tu exposición al riesgo.

• Comprométete con la mejora continua: revisa tu proceso de gestión de la salida de los empleados con regularidad e incorpora las lecciones aprendidas en cada caso. Los comentarios recabados en las entrevistas de salida deben servir de base directa para actualizar los procesos.

Las plataformas de gestión de servicios empresariales hacen que estas prácticas recomendadas sean más fáciles de implementar al proporcionar estructura, automatización y supervisión en cada salida de un empleado.

Convierte la gestión de salida de los empleados en un proceso estable y repetible

El software adecuado para la gestión de la salida de los empleados elimina la coordinación manual que convierte las salidas en una situación caótica. Jira Service Management, accesible a través de Service Collection, agiliza la gestión de la salida de los empleados con flujos de trabajo automatizados que se activan cuando alguien abandona su puesto de trabajo. Las tareas se dirigen automáticamente a las personas correctas en RR. HH., TI y Finanzas, mientras que las cadenas de aprobación avanzan sin necesidad de un seguimiento constante. La eliminación del acceso se produce según el cronograma en todos los sistemas.

Puedes crear listas de verificación estandarizadas dentro del software de ITSM que garanticen que cada departamento siga los mismos pasos probados. La integración entre los sistemas informáticos y de RR. HH. permite que los datos fluyan automáticamente sin duplicaciones. El resultado es una gestión de la salida de los empleados segura, conforme con la normativa y coherente en todo momento.