この演習を最大限に活用するため、各チーム メンバーにこのテンプレートを渡し、十分な時間を用意して各自でテンプレートに記入してもらいます。時間と場所を決めてテンプレートの 11 行すべて（好きなことわざから最大の試練までさまざまなことを尋ねます）の記入を一気に済ませようとするより、1 週間ほどの余裕があった方がはるかに楽に作成でき、より正確に各自の優先事項が反映されます。

テンプレートをチーム メンバーに配るときは、このアクティビティを行う理由などの背景を必ず説明してください。このアクティビティの趣旨は、欠点を強調したり反省を促したりすることではありません。チームの全員がお互いについて理解を深め、コラボレーションの質を高めることが目的です。

早速カレンダーにチーム・ミーティングの日程を組み込みましょう。このミーティングでは、各自の作成したユーザー・マニュアル・テンプレートが中心的なトピックとなるため、必ず持参するよう全員に念を押してください。

このミーティングの目標は、各自がテンプレートに入力した内容を全員で共有できるようにすることです。チームの人数が多い場合は、小さなグループに分けて時間を節約することをお勧めします。ただし小さめのチームでは、チーム全体が一緒に話し合うことで全員が同じ情報を共有できます。普段はあまり自分の優先事項や期待を明らかにしようとしない人も含めて、全員が自分のユーザー・マニュアルに記載した内容を発表する必要があります。

このミーティングではオープンに話し合う必要があります。お互いにわからないことを質問して、相手と一緒に仕事をした経験について気が付いたことや感じたことを伝えるよう（ただし当然ながら、相手に敬意を払ってプロらしい態度で伝えます）、チーム メンバーを促します。

ユーザー・マニュアルは、チームで使われることで初めて、本来の目的を果たします。立派な会議で一度話し合ったのみで活用しなければ、宝の持ち腐れです。

ユーザー・マニュアルはチームの全員が簡単に参照できる安全な場所に保管します。チームのホームページやチームの内部向けページにユーザー・マニュアルへのリンクを貼るのもよいでしょう。ユーザー・マニュアルには、チームがより効果的に連携するために役立つ貴重な情報がたくさん詰まっているため、チーム・メンバーが必要とするときに、簡単に確認できる状態にしておきます。

チームが進化し続けるように、チーム メンバーの優先事項も変化します。チーム メンバーが 2、3 年も前に入力した情報に縛られていると感じないよう気を付けます。

新しいチーム メンバーが加わるたびにこのテンプレートを渡し、記入した内容をチーム全体に共有するよう依頼しましょう。同時に、以前からいるチーム メンバーがユーザー・マニュアルで最近更新した情報について共有する機会を設けてもよいでしょう。そうすることで、誰もがいつでもコミュニケーションやコラボレーションの方法について最新情報にアクセスできます。