Probleme können für jedes Teammitglied unterschiedlich aussehen, abhängig von seiner Rolle im Unternehmen. Wenn sich Teams auf die Ursache eines Problems konzentrieren, statt darauf, wer daran schuld war, fördert das das Vertrauen und stellt sicher, dass das gesamte Team die Verantwortung für die Lösung von Problemen übernimmt.

Wenn du eine Problemstellung aufsetzt und beschreiben willst, wie ein Problem aufgetreten ist, musst du zunächst fragen, warum es aufgetreten ist, was es verursacht hat, welche Bedingungen dazu beigetragen haben und welche weiteren Faktoren dabei eine Rolle gespielt haben könnten. Hake so lange nach, bis das Team mindestens fünf Warum-Fragen gestellt hat, um das Problem aus jedem Blickwinkel zu betrachten.

Beim Verfassen einer Problemstellung und auf der Suche nach umsetzbaren Lösungen hilft es, das Problem mit Neugier und Experimentierfreudigkeit aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Die Vorlage zur Ursachenanalyse bietet einen Rahmen für Gespräche, die zu einem tieferen Verständnis der Ursache und der Bedingungen führen, unter denen das Problem aufgetreten ist. 

Ein einheitlicher Prozess zur Problembehebung, beispielsweise eine Vorlage für die Ursachenanalyse, ermöglicht es Teams, Probleme effizienter anzugehen und sich auf die relevanten Informationen zu konzentrieren. Wenn du die Ursachenanalyse als erwartete Projektaktivität einbeziehst, beschleunigst du die Bearbeitung des Dokuments und verbesserst die Klarheit für alle Teammitglieder.

Das Brainstorming von Ideen ist wichtig, damit das Team mehrere Lösungen finden und umsetzbare Vorschläge unterbreiten kann. Wenn sich das Team auf eine Lösung geeinigt hat, dokumentiere, wie sie umgesetzt wird und wer die Verantwortung übernimmt. Bespreche außerdem mögliche Hindernisse und veranschlage einen Zeitplan für die Lösung des Problems.